Motivazione del lunedì: come progettare un incredibile calendario degli eventi

Pubblicato: 2021-08-08

Vuoi sapere come rendere il tuo calendario degli eventi migliore che mai? Ecco alcuni suggerimenti e trucchi su cose come come rendere ogni evento stagionalmente appropriato, modi per colmare le lacune del calendario e gli strumenti migliori in assoluto per progettare un incredibile calendario di eventi.

Il tuo modello di evento aziendale: quali eventi organizzare e quando

Ecco come riunire le persone tutto l'anno comprendendo come far funzionare qualsiasi tipo di evento per la stagione.

gira intorno all'hotel fallito

Eventi aziendali stagionali

Ci sono alcuni temi e stili di eventi che possono essere realizzati solo durante il periodo giusto dell'anno. Man mano che i trimestri aumentano o diminuiscono, organizzare un evento per celebrare i dipendenti, aiutarli a rilassarsi o riportarli tutti sulla stessa pagina può essere davvero utile per il successo a lungo termine. Ecco alcune idee ispiratrici per ogni stagione principale.

1. Eventi invernali :

Per la maggior parte degli Stati Uniti, il freddo dominerà la scelta dei luoghi e delle attività per eventi. A meno che tu non sia disposto ad affittare un sacco di stufe da esterno, probabilmente dovrai tenere le cose in casa per la maggior parte. Inoltre dovrai considerare le restrizioni di viaggio: 60.000 voli vengono cancellati ogni anno negli Stati Uniti a causa delle temperature gelide e delle bufere di neve. Quindi i mesi invernali potrebbero essere il momento ideale per concentrarsi sul pubblico locale e sugli eventi incentrati sui dipendenti.

Le feste natalizie, la definizione degli obiettivi per il nuovo anno e gli eventi di beneficenza sono tutti perfetti per l'inverno. Se hai intenzione di organizzare una cena di gala o di raccolta fondi, ora è il momento di farlo. Aggiungi anche almeno un apprezzamento dei dipendenti (come una festa in ufficio, un pranzo con catering o una gita invernale) al tuo calendario durante questa stagione.

Prova uno o più dei seguenti:

  • Organizza una festa di osservazione delle luci natalizie nel tuo parco o giardino botanico locale.
  • Organizza una giornata di volontariato (cose come aiutare a spalare la neve per gli anziani o servire cibo nei rifugi per senzatetto sono attività piuttosto popolari).
  • Invita un esperto di definizione degli obiettivi e produttività a tenere un seminario con il tuo team per il nuovo anno.
  • Pianifica le riunioni iniziali all'inizio del primo trimestre per motivare e ispirare ogni reparto.
  • Ecco alcuni temi stimolanti per gli eventi invernali da esplorare.

Una nota sulle vacanze: ci sono alcune vacanze davvero divertenti e bizzarre tutto l'anno che puoi anche trasformare in eventi. Dai un'occhiata a questo elenco di eventi non tradizionali in ufficio per le vacanze per ancora più idee.

Rendi ogni evento del tuo calendario un successo

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2. Eventi primaverili :

Pioggia, più luce del giorno e fiori in boccio rendono questa stagione davvero speciale e possono ispirare molti eventi divertenti per il tuo calendario. In questo periodo dell'anno i professionisti di tutti i settori sono rimotivati ​​dal clima più caldo a perseguire ulteriormente gli obiettivi fissati all'inizio dell'anno. Il che rende gli eventi che educano, addestrano e consentono molta creatività particolarmente efficaci in questo periodo dell'anno.

Cospargi alcune di queste idee nel tuo calendario degli eventi:

  • Una festa di baseball in cui riunisci squadre per giocare o semplicemente guardare insieme il passatempo preferito degli americani. Assicurati di servire un sacco di hot dog, popcorn e birra.
  • Riunisci la tua squadra per aiutare a piantare alberi nella tua comunità.
  • Pianifica eventi di lancio per nuovi prodotti, caratteristiche del prodotto o design.
  • Organizza una serata cocktail per i tuoi clienti VIP e account executive per mescolarsi e socializzare.
  • Ecco alcuni grandi temi per eventi primaverili per feste ed eventi.

Vuoi sapere come rendere il tuo calendario degli eventi migliore che mai? Dai un'occhiata a questi suggerimenti.
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3. Eventi estivi :

L'estate è tutta una questione di incontri ad alta energia, uscire all'aperto e incontrare nuove persone. Il che rende gli eventi di networking e le ore sociali i perfetti riempitivi del calendario durante questi mesi caldi. E assicurati di prendere quell'elenco di luoghi per eventi all'aperto che non vedevi l'ora di provare perché ora è il momento di usarli.

Aggiungi un po' di sole al tuo calendario con questi suggerimenti:

  • Barbecue e grigliate per celebrare le vittorie di squadra sono sempre un'ottima idea in questo periodo dell'anno.
  • Raccogli nuovi talenti con eventi di reclutamento e social del gelato volti ad attrarre neolaureati.
  • I ritiri possono servire come mini vacanze produttive per la tua squadra, quindi prendi in considerazione l'aggiunta di un weekend che unisca lavoro e gioco.
  • Ecco alcuni temi per eventi estivi da provare per la tua prossima festa.

4. Eventi autunnali :

Le giornate si accorciano di nuovo e tutti stanno dando l'ultima spinta per raggiungere le quote e gli obiettivi di fine anno prima che prendano il sopravvento le festività natalizie. Quindi, se l'estate non è stata la tua prima scelta per la creazione di carriera e gli eventi educativi, assicurati di programmarli ora. Concentrati di nuovo su attività orientate all'azione e takeaway per questi eventi, ma non aver paura di aggiungere anche alcuni piani divertenti.

Un'altra cosa grandiosa della parte autunnale del tuo calendario degli eventi è che puoi ospitare eventi di grande impatto come conferenze o fiere poiché le famiglie sono tornate dalle vacanze estive e viaggiare per lavoro diventa di nuovo molto più fattibile.

I tuoi eventi autunnali dovrebbero probabilmente includere uno di questi:

  • Qualcosa relativo a Halloween e/o al Ringraziamento poiché queste festività non confessionali sono più accessibili a un vasto pubblico e offrono molte opportunità di divertimento.
  • Gli incontri di gratitudine per i dipendenti aziendali che meritano un piccolo riconoscimento in più sono ottimi per la stagione.
  • Approfitta del calcio in pieno svolgimento con il Super Bowl o le feste a tema sportivo.
  • Dai un'occhiata a questi fantastici temi autunnali per gli eventi.
19 tendenze che sconvolgono gli eventi nel 2019

Come personalizzare il tuo evento in qualsiasi periodo dell'anno per riempire il tuo calendario

Quando ospiti un evento è importante. Non ha senso organizzare una riunione di avvio subito prima delle vacanze, quando molti dipendenti si prenderanno del tempo libero per le attività familiari, le vacanze e persino alcuni giorni di malattia. Ecco come personalizzare il tuo evento in base al periodo dell'anno:

  • Incorpora i colori stagionali (come i neon per l'estate e le tonalità più scure per l'inverno) in tutti i tuoi elementi decorativi per eventi.
  • Scegli un tema di ispirazione stagionale appropriato (come nelle idee suggerite sopra).
  • Aggiungi prodotti di stagione ai tuoi menu di cibi e bevande, come i frutti di bosco durante l'estate o le zucche in autunno.
  • Tieni a mente il comfort dei tuoi ospiti quando scegli un luogo. Ad esempio, durante l'inverno avrai bisogno di uno spazio per eventi che abbia un sacco di spazio per i cappotti, altrimenti gli ospiti dovranno accatastarli negli angoli o portarli in giro tutta la notte.

Quale giorno della settimana è il migliore per il tuo evento?

Non sorprende che gli eventi del lunedì abbiano spesso i tassi di partecipazione più bassi. Organizzare un evento all'inizio della settimana non è quasi mai una buona idea perché la maggior parte delle persone ricomincia a lavorare dopo il fine settimana e preferisce tornare a casa dopo. Ma non preoccuparti: puoi comunque ospitare eventi nei giorni feriali, se preferisci. I martedì sono considerati i migliori per riunioni aziendali o educative, mentre si dice che il giovedì sia il nuovo sabato per l'organizzazione di eventi. Gli eventi a bassa energia incentrati sul team building, sul networking o semplicemente sul divertimento sono - probabilmente puoi indovinare - i migliori per il venerdì sera e i fine settimana.

8 fattori critici da considerare quando si progetta il modello di calendario degli eventi

Questi punti chiave ti prepareranno al successo tutto l'anno.

  1. Spazio di manovra per contrattempi nella cronologia degli eventi. Prendi in considerazione l'utilizzo di un diagramma di Gantt per visualizzare meglio il calendario degli eventi nel suo insieme.
  2. Collaborazione di marketing e vendita per l'intero ciclo di vita di ogni evento. Allineare l'intero team è facile quando tutti sono sulla stessa pagina: assicurati solo di creare moduli di controllo periodico delle riunioni o di responsabilità per mantenere tutti puntuali e in attività.
  3. Assegna con precisione il tempo per le attività pre e post evento. Ti chiedi fino a che punto dovresti programmare un tempo dedicato alla pianificazione degli eventi prima o dopo che si verifichi effettivamente? Gli esperti dicono che il numero magico per gli eventi aziendali è solitamente di 6 mesi.
  4. Mappa le promozioni degli eventi e le relative comunicazioni. Devi avere tempo per la strategia, la creazione e la distribuzione dei contenuti. Pianifica di iniziare su questo a circa 90-180 giorni da ogni singolo evento.
  5. Aggiungi il biglietto e gli obiettivi di registrazione. Questo ti aiuterà a tenere traccia dei numeri mentre procedi e a prevedere numeri di ROI degli eventi più accurati.  
  6. Includi del tempo per recuperare se gli obiettivi non vengono raggiunti. Ma niente panico: ci sono molte tattiche dell'ultimo minuto per aumentare la partecipazione.
  7. Considera le date per i rilasci dei prezzi dei biglietti a più livelli. Questo è particolarmente importante se stai pianificando così tanti eventi che le loro tempistiche si sovrappongono.
  8. Assicurati che ogni evento elencato abbia un nome, un riepilogo scritto in 125 parole o meno e tag ricercabili. I collaboratori dovrebbero essere sempre in grado di trovare rapidamente e facilmente i dettagli chiave dell'evento.

Usa un utile strumento per la creazione del calendario degli eventi

Software per il calendario degli eventi di Cvent una fantastica soluzione all-in-one per i marketer di eventi aziendali che devono lavorare con una varietà di reparti, aspettative e obiettivi per creare un calendario di eventi che tutti ameranno. Certo, puoi creare un calendario di eventi tramite Google, ma software come Cvent (o altri marchi leader nell'organizzazione di eventi) offre i seguenti vantaggi:

  • Opzioni di ricerca flessibili per i partecipanti all'evento che potrebbero voler vedere l'evento dei gruppi in un determinato periodo di tempo.
  • Condivisione link per eventi interni per quando non è necessaria la registrazione.
  • Invio di e-mail di massa ai potenziali partecipanti su tutti gli eventi contemporaneamente piuttosto che su ciascun evento individualmente.
  • Sincronizzazione del calendario con un clic.
  • Branding personalizzabile che rende i tuoi calendari degli eventi fantastici e funziona come un efficace strumento di marketing.
regali per l'organizzazione di eventi

Ora sei pronto per creare un calendario di eventi entusiasmante!

Quando si tratta di progettare, riempire e gestire il calendario degli eventi, conoscere suggerimenti come quelli condivisi sopra è la chiave del successo. Potresti anche essere interessato a saperne di più sulla pianificazione di una sequenza temporale di eventi a lungo termine, sulla creazione di un calendario di marketing per eventi efficace o sulla pianificazione di eventi mobili.

Dai vita al tuo calendario degli eventi con semplici diagrammi

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Suggerimenti rapidi su come progettare un calendario di eventi:

Come si crea un calendario di eventi?

– Crea un grande diagramma di Gantt per tracciare tutte le sequenze temporali degli eventi l'una contro l'altra sul calendario per garantire una distribuzione gestibile
– Assicurati di tenere conto delle responsabilità prima e dopo l'evento
– Dedica del tempo a promozioni di biglietti, prezzi differenziati e punti decisionali chiave