Saggezza del mercoledì: come progettare un concetto di evento indimenticabile

Crea un concetto di evento di cui i partecipanti parleranno per mesi dopo attraverso una combinazione di strategia e creatività. In questo articolo vedremo come fare esattamente questo insieme a molti esempi e idee stimolanti.

Ma prima, cos'è l'Event Design?

Il design dell'evento è l'aspetto e la sensazione di un evento. Cose come l'arredamento, i layout dei luoghi e il tema giocano tutti un ruolo nella progettazione di un evento.

E cos'è lo stile degli eventi?

Lo stile dell'evento si riferisce a tutti gli aspetti visivi di un evento, inclusi elementi come l'illuminazione, i fiori e le tovaglie. Come probabilmente puoi immaginare, uno stilista di eventi ha il compito di dare vita a queste funzionalità. In genere seguono la visione del progettista dell'evento e fanno del loro meglio per assicurarsi che anche il loro lavoro sia in linea con i desideri del cliente.

Le principali differenze tra il design dell'evento e lo stile dell'evento sono che i designer di eventi si concentrano sulla creazione di un'estetica complessiva di un evento e si attengono principalmente a idee di grande respiro. E uno stilista di eventi, d'altra parte, crea ed esegue i dettagli di quella visione. Il loro lavoro spesso coinvolgerà lo styling non solo della sede, ma anche del cibo e persino dei partecipanti in primo piano (come feste nuziali o docenti ospiti) o anche il personale a volte.

La differenza tra un tema di evento e un concetto di evento

Il tema di un evento è la grande idea dietro l'intera festa. Spesso coinvolge il tono generale, la struttura e gli obiettivi dell'evento. Un concetto di evento sembra simile ma è decisamente unico. Per definizione, un concetto di evento sono i dettagli e gli elementi dell'evento che costituiscono gli aspetti pratici dell'evento stesso.

Ad esempio, se il progettista dell'evento sceglie di creare un tema luau, è compito dello stilista dell'evento capire quali attività si svolgeranno, di quali elementi decorativi avranno bisogno e praticamente tutto ciò che è necessario sapere per ospitare effettivamente l'evento. evento.

Legare tutto insieme: i progettisti di eventi trascorrono più tempo a sognare il tema generale dell'evento, mentre gli stilisti di eventi si concentrano sul concetto dell'evento (cioè portando il tema in vita).

Come progettare un tema per eventi in 4 semplici passaggi

Indipendentemente dal tipo di evento (aziendale, privato, ecc.) che stai progettando, segui ciascuno di questi utili passaggi.

1. Avere obiettivi dell'evento concreti e dettagliati, nonché un sistema in atto per misurare il ROI dell'evento.

Questa è la base da cui vengono costruite tutte le decisioni sui temi degli eventi. Altrimenti stai solo scegliendo temi di eventi casuali che sembrano divertenti. Invece, assicurati che tu e la tua azienda o i clienti siate sulla stessa pagina sul perché questo evento è importante anche per cominciare.

Conferenze come MozCon mirano a educare i professionisti del marketing sulle ultime novità in fatto di SEO, mobile e altri tipi di pubblicità digitale. L'evento consolida lo status del marchio come esperto di marketing digitale, aumentando allo stesso tempo le vendite dei suoi strumenti e software SEO. Per supportare questo obiettivo, il tema dell'evento scelto da MozCon è una festa tecnologicamente avanzata e ad alta energia (che spinge almeno un partecipante passato a confrontarla con la cavalcata di Space Mountain alla Disney).

Anche il tema del tuo evento dovrebbe avere una visione chiara: qualcosa che si adatti al marchio, agli obiettivi dell'evento e ai gusti del pubblico, tutto allo stesso tempo.

2. Conosci il tuo pubblico.

Il modo migliore per identificare il tuo pubblico di destinazione per un evento è analizzare tutti i dati che potresti avere sui partecipanti di eventi precedenti. Sondaggi, tariffe di vendita dei biglietti e persino condivisioni sui social media possono aiutarti a scoprire indizi sui loro gusti e antipatie. Cerca modelli e crea un elenco di elementi che potresti voler remixare in questo nuovo concetto di evento.

Se non disponi dei dati dei partecipanti degli eventi passati, puoi sempre provare:

• Analizzare i dati demografici chiave della concorrenza
• Alla ricerca di idee in altri eventi di settore simili
• E inviare un sondaggio ai social media o ai follower della newsletter.

3. Raccogli informazioni sui tuoi potenziali partecipanti per comprendere meglio i loro interessi, gusti e obiettivi personali.

I dati sono i tuoi migliori amici. Guarda i numeri e i modelli in ogni risorsa disponibile. Utilizza l'analisi dei dati web, le prestazioni di vendita dei biglietti e i sondaggi sui partecipanti per ottenere maggiori informazioni sui desideri e le esigenze del tuo pubblico.

Una delle ultime tendenze nel marketing per il 2019 e oltre è la pianificazione guidata dalle persone. Questo approccio si basa sul feedback del pubblico per determinare i budget degli eventi, i messaggi e persino il tipo di eventi che ospitano.

Rispetto ai vecchi modi di pensare (quando si pianificava ogni dollaro e ogni attività prima del primo trimestre di un nuovo anno, gli organizzatori di eventi in tutto il paese andavano in delirio durante le festività natalizie), questa idea di seguire il flusso e consentire al pubblico di prendere praticamente decisioni per sei piuttosto radicale

4. Scegli un luogo per eventi che supporti i tuoi obiettivi e si rivolga al tuo pubblico di destinazione.

La sede dell'evento determina la maggior parte dell'aspetto e dell'atmosfera del tuo evento, rendendo molto facile restringere le scelte del tema. Negli ultimi anni c'è stata persino una crescente domanda di sedi per eventi non tradizionali. Ad esempio, se il tema del tuo evento si rivolge a paralegali che hanno bisogno di aiuto per costruire un rapporto di squadra, potresti prendere in considerazione la scelta di una stanza di fuga o di un campo da pallavolo al coperto per la tua sede, qualcosa che li aiuti a costruire relazioni al di fuori dell'ufficio.

Come progettare un concetto di evento in 3 semplici passaggi

Ora che abbiamo chiarito ogni confusione su tutti i termini rilevanti e abbiamo immerso i nostri piedi nel processo di progettazione dell'evento, è tempo di imparare le migliori pratiche di creazione del concetto di evento. Usa queste idee per ispirarti e stupire i tuoi partecipanti!

1. La mappa del viaggio dei partecipanti

Mettiti nei panni del tuo pubblico e considera il concetto del tuo evento attraverso gli occhi dei partecipanti. Quando crei una mappa di viaggio dei partecipanti, sarai in grado di capire perché i partecipanti si sentirebbero motivati ​​a partecipare, come sarebbero più propensi a scoprirlo e come potresti utilizzare il concetto dell'evento per aumentare la partecipazione. A volte tutto ciò che un potenziale partecipante ha bisogno di fare clic su quel pulsante di registrazione è un nuovo concetto di evento.

2. Scelta del punto focale dell'evento

Questa attrazione principale costituirà il centro di tutte le altre idee, trucchi e strategie del tuo evento. Una volta che questo è a posto, hai fatto più della metà del duro lavoro necessario per realizzare un fantastico concetto di evento.

3. Factoring in partner e sponsor

Comunicare bene con partner e sponsor vedendo l'evento dal loro punto di vista e comprendendo quali informazioni sono più rilevanti per loro. Ad esempio, uno sponsor di una conferenza sarà più interessato ai propri striscioni e segnaletica che al catering che hai scelto.

Quindi comunica solo le informazioni più importanti e rilevanti a ciascuna singola parte. Concentrati su 3-5 aree di eventi che hanno un impatto maggiore sugli obiettivi dei tuoi stakeholder. Quindi chiedi allo stakeholder quali aree lo interessano di più. Otterranno le informazioni di cui hanno bisogno e ti assicurerai che ogni decisione venga presa solo dalle parti più rilevanti.

Il modo migliore per negoziare con tutte e tre le parti decisionali (clienti, designer e parti interessate) è elaborare un concetto di evento che:

• Aiuta tutti a raggiungere il proprio obiettivo
• Consente a ciascun marchio di mescolarsi in modo coeso
• È abbastanza unico da catturare l'attenzione del pubblico di destinazione di tutti
• Soddisfa le aspettative estetiche di tutti i soggetti coinvolti

E, ultimo ma certamente non meno importante, assicurati di dare un'occhiata a queste 5 domande da porre quando crei un concetto di evento.

Ora è il momento di tuffarti a capofitto in alcune delle ultime/più grandi tendenze e idee concettuali di eventi che puoi utilizzare per rendere il tuo prossimo progetto un enorme successo.

6 modi efficaci per stupire i partecipanti con il concetto di evento

Ecco alcune idee concettuali di eventi altamente efficaci che intratterranno, sorprenderanno e delizieranno i partecipanti.

1. Locali Speakeasy

Stiamo per entrare nei ruggenti anni '20 – di nuovo! Quale modo migliore per festeggiare che riportare alcuni temi super divertenti del periodo? Questa tendenza al concetto di evento si basa sull'avere un pubblico avventuroso: persone che sono totalmente in gioco per registrarsi e ricevere un indirizzo (e un codice segreto, ovviamente) poche ore prima dell'evento. Dai ricevimenti di nozze alle feste in ufficio, questa idea versatile aggiunge un po' di mistero e intrigo a qualsiasi tipo di evento.

2. Maratone dell'intelletto

Fondamentalmente tutto ciò che faresti normalmente a un evento può essere trasformato in una maratona se lo fai abbastanza a lungo! Almeno questo è il motto della maggior parte degli eventi tecnologici come hackathon ed editathon. Ma in realtà questo concetto può essere applicato a quasi tutti gli altri obiettivi dell'evento.

Ad esempio, supponiamo che l'obiettivo del tuo evento sia quello di riunire una rete di clienti che la pensano allo stesso modo per formare una comunità di fan per tutta la vita. Per fare ciò, potresti creare un athon di accoglienza, in cui tutti i partecipanti alla conferenza devono presentarsi a tutti gli altri. E intendiamo tutti . Puoi persino incorporare la tua app per eventi per facilitare il processo.

3. Periodi di lista vuoti

Ricordi quando abbiamo parlato di lasciare che il tuo pubblico prenda alcune delle decisioni relative agli eventi di quest'anno? Beh, non c'è da meravigliarsi se anche i periodi di lavagna vuota sono diventati così popolari. I periodi di slate vuoti sono interi blocchi dell'agenda dell'evento che vengono lasciati intenzionalmente vuoti. I partecipanti possono iscriversi per partecipare a questi blocchi e, quando arrivano nel luogo designato, lavoreranno insieme in gruppi per trovare idee su come vorrebbero trascorrere il loro tempo. I facilitatori possono aiutare a far girare la palla o mantenere le persone sull'argomento, ma per la maggior parte i tuoi partecipanti riescono a essere creativi quanto vogliono.

Simile al periodo gratuito per gli adulti, possono interagire direttamente l'uno con l'altro, trascorrere il tempo come vogliono ed espandere le loro reti in modi che la maggior parte degli eventi non consentirebbe loro.

Ad esempio, supponiamo che tu stia organizzando un seminario di un giorno sulla leadership nelle vendite. Durante il periodo della lavagna vuota, i gruppi di partecipanti possono scegliere di ripassare ciò che hanno imparato finora o darsi consigli su quali sono i loro maggiori punti deboli in quest'area. Oppure possono partecipare a divertenti esercizi di team building che si basano sui concetti presentati nelle lezioni del primo pomeriggio.

4. Solo su invito

Vuoi far sentire ogni partecipante all'evento un VIP? Quindi usa questo concetto di evento di tendenza per il tuo prossimo incontro. L'idea è semplice: possono partecipare solo coloro che hanno ricevuto il biglietto d'oro (o inviato via email). È un ottimo modo per far sentire speciali i pochi eletti, massimizzare i tassi di partecipazione e rafforzare le relazioni con i partner oi clienti del marchio più significativi.

5. Mescola gli affari con il piacere

Al giorno d'oggi c'è molto clamore intorno a funzioni aziendali non tradizionali, il che spiegherebbe perché aziende come Wanderlust utilizzano questo concetto di evento come scusa per ospitare ritiri di consapevolezza ben frequentati e concerti dal vivo. Questa tendenza all'evento consiste nel lasciare il lavoro alle spalle e coinvolgere i partecipanti in attività che già amano fare nel loro tempo libero. Esperienze di alto valore come quelle che Wanderlust ha programmato sono particolarmente efficaci, per alcuni motivi:

• Alcuni professionisti non hanno il tempo o la capacità di andare in vacanza, godersi attività ricreative o dedicarsi ad hobby al di fuori della normale vita quotidiana. Ecco perché questo concetto di evento sarebbe particolarmente attraente: si divertono molto mentre sono ancora tecnicamente al lavoro.
• Gli eventi incentrati sul tempo libero promuovono una maggiore salute olistica, possono portare a una migliore creatività e presentano maggiori opportunità per i partecipanti di formare connessioni durature.
• Sono più facili da commercializzare: chi non vorrebbe fare una gita in kayak o visitare un parco a tema?

6. Pop-up a sorpresa

Mistero e intrigo sono un grande tema dominante nelle tendenze del concetto di evento del 2019, quindi ha senso il motivo per cui questo tipo di esperienza sarebbe così tanto richiesto. Il vantaggio bonus di ospitare un pop-up a sorpresa è il fatto che può essere aggiunto a qualsiasi evento che hai già in cantiere, non importa quanto last minute. E anche se non sarai in grado di commercializzare quale sia esattamente la sorpresa, puoi far sapere ai partecipanti che quando e dove si svolgerà quel mini evento speciale.

Ecco alcune idee per pop-up a sorpresa che puoi includere nel tuo prossimo evento:

• Incontra le celebrità del settore. I partecipanti al Coachella che si sono fermati al pop-up BMW all'evento di quest'anno sono stati accolti e si sono incontrati e salutati con DJ Khalid.
• Viaggia nella memoria. La nostalgia per gli anni '80 e '90 sta andando forte (come dimostrano gli ultimi film di Pokemon e la stagione di Stranger Things). Le esperienze inaspettate che riportano il pubblico a questi tempi della loro vita possono essere uno strumento molto potente per generare il ROI degli eventi. Ad esempio, la prima del film di Where the Wild Things Are ha allestito un negozio a sorpresa con merce da collezione e servizi fotografici che hanno messo in evidenza il bambino all'interno di ognuno dei loro partecipanti.

Tutto sommato, un'esperienza pop-up a sorpresa potrebbe essere solo il fattore wow di cui il tuo concetto ha bisogno per rendere l'evento ancora più speciale.

Ora sei pronto per creare progetti e concetti di eventi memorabili!

Pensi di aver imparato a creare concetti e progetti di eventi ormai? In tal caso, dovresti imparare quali KPI di eventi chiave considerare o come l'integrazione dei dati degli eventi può risolvere i tuoi più grandi misteri del ROI degli eventi.