Perché un buon controllo dei contenuti è il migliore amico della tua azienda?

Cosa saresti disposto a fare per ottenere una guida affidabile su quali tipi di contenuti creare di più e di meno per avere un impatto maggiore sulla tua attività? Andresti al punto di *gulp* controllare i tuoi contenuti?

Non fare clic! Sì, un controllo dei contenuti può sembrare un compito travolgente: "qualcosa che pensiamo sia responsabilità di qualcun altro", afferma Cathy McKnight, partner fondatore di Digital Clarity Group e relatore all'Intelligent Content Conference. “Ma è essenziale per il nostro lavoro” come marketer.

Questo articolo riassume i punti principali del discorso ICC di Cathy, Esecuzione di una verifica dei contenuti utilizzabili che avrà un impatto immediato sui tuoi contenuti di marketing.

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Che cos'è un controllo dei contenuti?

Un controllo del contenuto è una revisione del contenuto esistente. Di solito assume la forma di un foglio di calcolo che elenca le risorse dei tuoi contenuti (tutti i tipi di contenuto, tutti i canali, tutti i formati di distribuzione) e acquisisce informazioni su ciascuna risorsa. L'elenco stesso viene talvolta definito inventario dei contenuti; l'audit è il processo di valutazione di ogni articolo nell'inventario.

Non esiste un insieme universale di informazioni da acquisire durante l'audit. Considera le esigenze del tuo progetto e gli obiettivi aziendali e valuta i tuoi contenuti in base a ciò che vuoi sapere. Considera sia l'informazione quantitativa (quanto, quanti) sia l'informazione qualitativa (chi, cosa, quando, dove, come, perché).

Per esempi dei tipi di informazioni che potresti voler raccogliere nel tuo audit, consulta la sezione – Quali dati dovrebbe includere un inventario dei contenuti? - in questo articolo.

Perché fare un controllo dei contenuti?

Un controllo dei contenuti rivela quali aspetti delle nostre risorse digitali richiedono attenzione. Tra le altre cose, può identificare:

• Pagine che non hanno funzionato bene
• Pagine obsolete
• Informazioni errate, informazioni obsolete e informazioni incomplete
• Informazioni SEO non valide

Un controllo dei contenuti può aiutarti:

• Semplifica le operazioni del sito
• Rinnova e migliora i contenuti esistenti quando appropriato
• Aumenta la qualità di tutti i contenuti, attuali e pianificati, e mantieni quel livello di qualità

Molti strateghi dei contenuti indicano il controllo dei contenuti come il loro migliore amico. Ti offre una visione di alto livello dei tuoi contenuti in modo che tu possa organizzarli, gestirli in modo efficace ed efficiente, mantenerli aggiornati e prendere decisioni informate su quali tipi di nuovi contenuti probabilmente funzioneranno bene.

Quando e con quale frequenza dovremmo controllare i nostri contenuti?

È tempo di un controllo dei contenuti se ti trovi in ​​una di queste situazioni:

• Non ne hai mai fatto uno.
• Nessuno ricorda l'ultima volta che ne hai fatto uno.
• I tuoi contenuti sono cresciuti dall'ultimo audit.
• I tuoi contenuti sono vecchi, obsoleti o con prestazioni insufficienti.
• Stai sviluppando una nuova strategia per i contenuti.
• Hai intenzione di implementare una nuova tecnologia di gestione dei contenuti.

È tempo di un audit se prevedi di implementare la nuova tecnologia di gestione dei contenuti @cathymcknight tramite @marciarjohnston Condividi il Tweet

Cathy richiama l'attenzione su quest'ultimo punto:

Quando passi a una nuova tecnologia di gestione dei contenuti, il contenuto è spesso la cosa che sostiene il progetto. Sei così concentrato sul far funzionare il sistema di contenuti - lo stai costruendo, lo stai testando, stai guardando la funzionalità - e poi all'improvviso il tuo sviluppatore dice: "OK, ragazzi, dove è il contenuto?' Tu dici, 'Huuuh! Contenuto?' Diventa un ascensore e uno spostamento.

Un nuovo sistema brillante non ti farà molto bene se sollevi e sposti tutti i tuoi vecchi contenuti non verificati in esso. Fai prima il tuo audit e prendi le decisioni di conseguenza.

Paula Land, autrice di Content Audit and Inventories: A Handbook, consiglia di aggiornare la verifica dei contenuti almeno una volta all'anno. "Se crei e aggiorni frequentemente i contenuti, aggiorna il tuo inventario e controlla frequentemente", afferma. "In questo modo capisci sempre il tuo set di contenuti."

Se crei e aggiorni frequentemente i contenuti, aggiorna il tuo inventario e controlla frequentemente, dice @plland. Fai clic per twittare

Potresti anche voler aggiornare il tuo audit ogni mese. Qualunque sia il ritmo che hai impostato, Cathy dice di pianificare l'audit in corso: "Non vuoi che l'audit dei contenuti sia visto come un progetto una tantum: uno e finito, l'hai spuntato, stai andando avanti".

Quali contenuti dovremmo controllare?

Prima di poter decidere quali contenuti controllare, scopri tutti gli elementi correlati della tua organizzazione. Esempi:

• Canali di contenuti rilevanti
• Contenuti di proprietà della tua organizzazione: live, in produzione e archiviati
• Gli utenti di contenuti stanno generando oltre il tuo firewall
• Altri contenuti che il tuo team IT potrebbe conoscere
• Metadati contenuti nel tuo CMS, DAM, CRM o altri sistemi di contenuti

Idealmente, afferma Paula, includere tutte le risorse di contenuto "in tutti i tipi di contenuti, canali e formati di distribuzione". Un inventario completo include anche contenuti stampati, aggiunge, "consentendoti di valutare attraverso tutti i punti di contatto dei clienti".

Non c'è niente da fare: devi indagare. Parla con tutte le persone coinvolte nei contenuti della tua organizzazione. Finché non sai quali tipi di contenuti produce la tua organizzazione, non puoi prendere buone decisioni su quali contenuti controllare.

Fino a quando non sai quali tipi di contenuti produce la tua organizzazione, non puoi prendere buone decisioni, afferma @cathymcknight. Fai clic per twittare

Dopo aver avuto un'idea di tutti i contenuti che potresti controllare, decidi quale contenuto sottoporre a revisione – forse tutto, forse un sottoinsieme – a seconda dei tuoi obiettivi di business. (Per un aiuto nel determinare la quantità di contenuto da controllare, vedere la sezione – Guardi ogni pezzo di contenuto o un campione? – in questo articolo.)

Cosa dobbiamo fare prima di iniziare la verifica dei contenuti?

Prima di lanciarti in un controllo dei contenuti, che ti lascerà con "un mare di dati", Cathy suggerisce di fare queste cose:

• Determina dove stai andando. Quello che cerchi nel tuo audit dipende dal fatto che ti stia dirigendo verso un aggiornamento, una riprogettazione, una migrazione o una revisione.
• Imposta standard di contenuto. È utile disporre di "una linea di base di standard che le persone possono utilizzare per tenere traccia del delta" dei tuoi contenuti man mano che avanzi. Senza standard di contenuto, il contenuto non può essere governato - e se non hai intenzione di governare il tuo contenuto, non ha senso controllarlo. Per ulteriori informazioni sugli standard e sulla governance dei contenuti, vedere Come ottenere il controllo dei contenuti digitali: lezioni da Intel.

Non controllare i tuoi contenuti senza standard per governarli, dice @cathymcknight. Fai clic per twittare

Cosa dovremmo fare durante la verifica dei contenuti?

Non esiste un insieme universale di cose da fare durante un audit. Sta al tuo team allineare la tua revisione con la tua strategia di contenuto. Per raggiungere questo allineamento, devi comprendere i tuoi obiettivi aziendali, le esigenze e le attività del tuo pubblico, i tuoi sistemi di contenuti e i vincoli tecnici (come mostrato a destra della diapositiva di Cathy in basso). Quindi, in base alla tua comprensione di queste cose, decidi cosa fare durante l'audit. (Alcuni esempi sono elencati a sinistra di questa diapositiva).

Durante l'audit, Cathy suggerisce di contrassegnare quanto segue:

• Contenuti pertinenti e ad alte prestazioni da riutilizzare
• Contenuti obsoleti da aggiornare
• Contenuti irrilevanti da uccidere

Paula osserva che la valutazione di "tutti i contenuti rispetto allo stesso insieme di obiettivi e linee guida mostra dove i messaggi vengono presentati in modo incoerente". Potresti voler evidenziare le incongruenze business-critical in modo che il tuo team possa risolverle e mettere in atto misure per evitare incongruenze simili in futuro.

Mentre stai controllando il contenuto, dice Cathy, cerca vittorie veloci : "Se ci sono cose che puoi modificare lungo la strada per migliorare il tuo sito, fallo".

• Se trovi contenuti errati che possono essere facilmente corretti, correggili.
• Se trovi contenuti che non si collegano a nulla, come pagine orfane o micrositi, collegali o eliminali.
• Se trovi contenuti duplicati, consolidali.
• Se trovi URL ostili, rendili amichevoli. (Potrebbero essere disponibili plug-in per aiutare in questo.)
• Se scopri che mancano contenuti importanti, aggiungili.

Ecco alcuni esempi di cose da valutare (e, se il tempo lo consente, affrontare) durante un controllo dei contenuti:

• Inviti all'azione
• Messaggi click-to-tweet
• Testo pieno di gergo e altrimenti difficile da leggere
• Link e contenuti duplicati
• Titoli, sottotitoli, titoli e didascalie
• Termini usati in modo incoerente
• Date di pubblicazione
• Nomi d'autore
• Metadati
• Parole chiave
• Lunghezza di scorrimento
• Punti di rottura
• Tempi di caricamento
• Accessibilità
• SEO
• Condivisione

Queste sono solo possibilità per farti pensare. Valuta le cose che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi di business. Chiediti cosa devi sapere sui tuoi contenuti per supportare la tua strategia: cosa ti direbbe un audit di successo? Immergiti di conseguenza.

Come mettiamo insieme una squadra che funziona?

Affinché un team di controllo dei contenuti abbia successo, ha bisogno di un team manager, afferma Cathy, e ha bisogno di membri di tutti i gruppi di stakeholder: IT, marketing, linee di business e così via. Una volta che il team è a posto, l'azienda deve impegnarsi a controllare il contenuto regolarmente e correttamente.

Gli audit dei contenuti devono essere parte dei requisiti del lavoro. Come dice Cathy, "Se le persone verranno misurate su questo alla fine dell'anno, puoi essere abbastanza sicuro che sarà fatto."

Conclusione

Cathy paragona il contenuto non inventariato e non verificato a una biblioteca senza catalogo. Non puoi gestire i tuoi contenuti, mantenendo l'intera raccolta fresca, utile, trovabile e pertinente, se non sai cosa hai.

Con quale frequenza controlli i tuoi contenuti? Chi lo fa? Quali sono le cose più importanti che valuti per supportare i tuoi obiettivi di business? Quante modifiche fai durante l'auditing? (Mi sembra che anche le soluzioni rapide potrebbero trascinarti in fondo a una palude di contenuti.) Per favore condividi ciò che funziona per te in un commento.

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Immagine di copertina di Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute