Motivazione del lunedì: 24 tendenze e suggerimenti per la pianificazione di eventi aziendali per aumentare il ROI

Pubblicato: 2021-08-08

I pianificatori esperti conoscono tutte le migliori pratiche per gli eventi aziendali ma, dopo un po', la sfida diventa distinguersi dalla massa. Come puoi rendere diversa la tua conferenza, attivazione del marchio o altro evento aziendale in un mare di sosia? E, cosa ancora più importante, come puoi sorprendere e deliziare i partecipanti massimizzando al contempo il ROI del tuo evento?

Per rispondere a queste domande, daremo un'occhiata a come puoi utilizzare alcune delle ultime tendenze del settore in modi freschi e innovativi. Inoltre, fornisci una lista di controllo per eventi aziendali infallibile con quei due elementi essenziali che tendono a scivolare fuori fuoco.

10 interessanti tendenze nella pianificazione degli eventi aziendali

Ecco cosa è di tendenza in tutto il mondo e come puoi utilizzare queste idee per migliorare il tuo evento aziendale.

associazioni di organizzazione di eventi

1. Promuovi la prevenzione del burnout sia per te che per i tuoi ospiti della convention.

Il burnout causa oltre il 60% delle assenze legate al lavoro. Non solo questa malattia invisibile ha un impatto sulla vendita dei biglietti, ma è rimasta in gran parte non affrontata, fino ad ora. Usa il marketing per la promozione dell'evento per educare i futuri partecipanti sulla gravità del problema e sui passaggi per mantenere abitudini sane prima, durante e dopo la convention o il seminario.

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2. Controllare due volte che la sede della fiera sia stata sottoposta a test di qualità dell'aria interna di recente.

L'aria che respiriamo gioca un ruolo importante nella nostra salute e produttività, quindi assicurati di aggiungere questo passaggio della lista di controllo spesso trascurato all'ispezione della tua sede. Se preferisci non chiedere loro dei test recenti, puoi fare una valutazione da solo.

  1. Cammina attraverso il locale con gli occhi chiusi e nota cosa puoi annusare.
  2. Cerca segni generali di pulizia (ad esempio, la muffa nel bagno è un grande indicatore di scarsa manutenzione).
  3. Chiedi informazioni sulla frequenza con cui le aree con moquette vengono pulite a fondo.
  4. E infine, dai un'occhiata all'interno di uno degli armadi di custodia: se vedi sostanze chimiche conservate vicino a sistemi di ventilazione, dovresti prendere in considerazione luoghi alternativi.

3. Aggiungi il riconoscimento facciale o le foto al tuo processo di check-in.

Assicurati che il tuo evento aziendale abbia un'esperienza personalizzata. Le app per il check-in possono aiutarti a fare un'ottima prima impressione non appena gli ospiti entrano dalla porta. Usa un'app per avvisare i fotografi quando arrivano ospiti importanti in modo da poter scattare foto veloci o per informare il catering di portare subito un assaggio di stuzzichini.

4. Fornisci assistenti robot ai tuoi ospiti ADA.

Indipendentemente dal tuo budget, ci sono molti modi per rendere il tuo evento ancora più sorprendente per gli ospiti ADA semplicemente noleggiando il tuo robot personale per aiutarti con attività come pannelli di co-moderazione, tradurre più lingue e fornire assistenza vocale, tra le altre cose le cose.

5. Utilizzare gli assistenti vocali per fornire consigli personalizzati ai partecipanti agli eventi di lancio del prodotto.

Questa enoteca di New York ha chiesto alla sua Alexa di offrire agli ospiti dell'evento consigli personalizzati sul whisky. Anche se le vendite di merchandising non sono una parte importante del tuo prossimo evento, ci sono molti modi intelligenti per utilizzare gli assistenti vocali per eventi legati al lavoro.

6. Incorporare una sessione senza telefono nell'agenda dell'evento.

Sappiamo tutti che il tempo in eccesso sullo schermo è dannoso per la nostra salute fisica e mentale, quindi stai al passo con la curva aggiungendo almeno un'attività in cui i dispositivi devono essere spenti e riposti.

7. Usa tavoli da pranzo comuni per scongiurare l'atomizzazione durante gli eventi aziendali.

L'ascesa dell'individuo ha reso la socializzazione, il networking e il lavoro di squadra più impegnativi negli eventi aziendali. Anche se non sarai in grado di sconfiggere questo fenomeno culturale con un solo seminario, puoi usare il social eating per connettere la tua comunità di eventi. E assicurati di utilizzare uno strumento di disposizione dei posti a sedere per aiutarti a organizzare il tuo layout.

8. Rivedere la diversità dell'elenco dei partecipanti all'evento a metà della vendita dei biglietti.

Eventi e campagne di marketing stanno ora assistendo all'impatto del consumismo post-demografico, in cui i potenziali partecipanti sono più interessati all'inclusività che a circondarsi di colleghi che la pensano allo stesso modo. Se noti che le tue vendite di biglietti si stanno orientando pesantemente verso un gruppo rispetto all'altro, assicurati di adeguare la tua strategia di marketing e aggiungere potenziali partecipanti che trarrebbero vantaggio dall'esperienza ma non sono ancora all'altezza della chiamata per l'acquisto di un biglietto.

9. Sostituisci la tua sala VIP congressuale con una biblioteca.

Segui le orme di grandi marchi come Lululemon e aggiungi uno spazio per le mazzette in biblioteca al tuo evento. Incoraggia la comunità, aggiunge un tocco accogliente a sale convegni altrimenti sterili e offre un'esperienza davvero rilassante per i partecipanti all'evento.

10. Aggiungi stazioni di salute mentale alle strutture di pronto soccorso del tuo evento.

Man mano che le opinioni della società sulla salute mentale si trasformano, anche i nostri eventi dovrebbero cambiare. Coordinati con la tua sede per vedere se hanno uno psicologo autorizzato disponibile per fornire servizi alla tua prossima funzione aziendale.

Ora che abbiamo evidenziato alcune tendenze che puoi aggiungere all'elenco di controllo del tuo evento, parliamo dei modi per massimizzare il ROI già che ci siamo.

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Tendenze nella pianificazione degli eventi aziendali

1. Creare un elenco di media invitati per gli ospiti della fiera.

Stand e fornitori apprezzeranno molto l'opportunità di prepararsi di conseguenza. E i tuoi partecipanti abituali potrebbero anche voler stabilire connessioni con i rappresentanti dei punti vendita per i loro futuri sforzi di marketing.

2. Promuovi la tua guida originale alla progettazione di stand fieristici per principianti.

Rendi questo contenuto di alto valore recintato e raccogli indirizzi email aggiuntivi che puoi utilizzare per il marketing degli eventi.

3. Rendi la condivisione dei dati un vantaggio per i marchi che ospitano gli stand al tuo evento.

I lead sono ottimi, ma le informazioni sul comportamento del titolare del biglietto e le attività esaurite aiuteranno i partecipanti a creare stand ancora migliori l'anno prossimo. Assicurati però che la condivisione dei dati degli eventi sia conforme al GDPR.

4. Incorpora le cabine fotografiche nella tua strategia di canalizzazione in entrata.

Chiedi semplicemente ai tuoi partecipanti di compilare un rapido sondaggio che li classificherà come lead mentre sono in linea.

5. Fornire esperienze di eventi curate e personalizzate per i VIP.

Curare un'esperienza di grande evento significa capire quali sono le aspettative del tuo pubblico e trovare un modo per fornire qualcosa di più alto valore, più conveniente o super memorabile.

6. Organizza in modo strategico un afterparty con un marchio in omaggio.

Che il tuo evento sia di un giorno o di una settimana, assicurati di offrire attività post evento per coloro che hanno voli successivi, vogliono festeggiare con i loro team e potrebbero essere interessati a un ultimo evviva.

7. Aggiungi uno strumento di monitoraggio dei social media alla tua strategia di promozione dell'evento.

Una volta che sai dove le parole chiave e le frasi dell'evento vengono visualizzate più frequentemente online, puoi eliminare qualsiasi elemento di marketing dell'elenco di controllo dell'evento non correlato e concentrare il tuo tempo e le tue risorse su dove è più probabile che il tuo pubblico ti trovi.

8. Includere aree di dimostrazione pratica del prodotto.

Se tu o i presentatori dell'evento offrite un prodotto fisico, date loro uno spazio designato per ospitare dimostrazioni educative e concedete ai partecipanti l'accesso esclusivo per provare prima di acquistare.

9. Aggiungi un'opzione digitale per i partecipanti virtuali.

Streaming live, dispense scaricabili e gruppi di chat dedicati aiutano a coinvolgere i partecipanti fuori sede nell'esperienza.

E infine, ecco alcuni elementi che potresti aver accidentalmente lasciato fuori dalla tua attuale lista di controllo!

Guida: come creare una lista di controllo per la pianificazione di un evento

5 elementi della lista di controllo per la pianificazione di eventi aziendali più comunemente trascurati

Hai creato la tua lista, ora controllala due volte con questi promemoria amichevoli.

1. Comunicare le allergie degli ospiti e le restrizioni dietetiche.

Strumenti come Social Tables aiutano a mantenere te, le preferenze dei tuoi ospiti, i tuoi server e i tuoi ristoratori tutti aggiornati sulle restrizioni relative a cibo o bevande in un'unica piattaforma centralizzata facile da usare.

2. Creare elenchi di backup di emergenza per fornitori e personale.

Cancellazioni dell'ultimo minuto, oggetti smarriti e aiutanti assenti non sono un problema se hai 2-3 contatti di backup per ogni possibile scenario. Assicurati di ricontrollare la politica del contratto dell'ultimo minuto di ciascun fornitore e fagli sapere che hanno creato il tuo elenco di backup per ogni evenienza. Puoi persino stampare o salvare PDF di tutti i documenti di cui avresti bisogno per lavorare, se necessario.

3. Controlla tre volte le istruzioni comuni delle app di navigazione.

Assicurati che Waze, Apple Maps e Google Maps offrano in modo organico il percorso migliore e più conveniente dagli hotel designati al luogo principale dell'evento. Ciò è particolarmente importante per le aree rurali in cui le strade secondarie o le scorciatoie utilizzate dai locali non vengono utilizzate nelle opzioni di percorso suggerite. Se non corrispondono, assicurati di comunicare i tuoi suggerimenti e di impostare la segnaletica appropriata.

4. Assegna il parcheggio del venditore.

I furgoni del catering, gli addetti alle pulizie e gli allestimenti degli stand hanno tutti bisogno di uno spazio per scaricare, ma quando hanno finito di scaricare, dove dovrebbero andare? Usa segnaletica chiara e mappe per dirigere il traffico dei fornitori e mantenere i parcheggi premium disponibili per VIP e relatori.

5. Fai un'analisi finale della sede come se fossi un partecipante.

Cose come la segnaletica, la temperatura e la pulizia diventeranno più evidenti guardando lo spazio dal loro punto di vista.

Ora sei completamente pronto per portare la pianificazione del tuo evento aziendale al livello successivo!

Successivamente, dai un'occhiata ad altri suggerimenti per la pianificazione degli eventi aziendali, guarda i temi degli eventi aziendali e trova ancora più modi per superare i KPI dei tuoi eventi. Oppure dai un'occhiata al software di pianificazione degli eventi aziendali che ti farà risparmiare tempo.

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