Tech Thursday: 22 modi creativi per utilizzare i diagrammi degli eventi

Pubblicato: 2021-08-08

Stai utilizzando strumenti all'avanguardia come il software per diagrammi di eventi per rendere il tuo evento il migliore possibile? In caso contrario, dovresti lasciare che questo straordinario strumento esegua la misurazione, la regolazione e la sintesi del layout del tuo prossimo evento per te.

Il software per la creazione di diagrammi di eventi può anche dare vita al tuo evento, massimizzare lo spazio della sede e aiutarti a impressionare le parti interessate dell'evento (tra le altre cose). Dai un'occhiata a questi modi creativi per utilizzare il software per la creazione di diagrammi di eventi e ai suggerimenti che ti aiuteranno a sfruttare appieno tutte le sue capacità.

Scopri idee e suggerimenti sul software per diagrammi di eventi per risultati migliori

1. Concentrati sulla creazione di atmosfera attraverso layout strategici.

Il layout di un evento può dare il tono all'impressione generale dell'evento sui partecipanti e sul coinvolgimento. Posiziona strategicamente gli ospiti, il cibo e l'intrattenimento l'uno vicino all'altro per creare l'atmosfera desiderata. Per affari più piccoli e intimi, scegli di centrare il cibo e gli ospiti, lasciando l'intrattenimento su una parete designata. Per eventi più grandi e vivaci, prova a creare uno spazio per socializzare spingendo i tavoli di servizio un po' più lontano dal centro e giocando con lo spazio rimanente come aree per vari intrattenitori o oratori.

2. Posiziona i food truck al tuo festival all'aperto.

Prenotare food truck per un evento aggiunge una sensazione di eccitazione e curiosità. Il software per la creazione di diagrammi di eventi può aiutarti a determinare il modo più efficiente per organizzare i loro grandi allestimenti e tenere conto delle linee che possono formarsi alle loro finestre. Può anche aiutarti a pianificare lo spazio per tende, posti a sedere e servizi igienici.

3. Usa i diagrammi per coordinarti con gli eventi pop-up di marca.

Gli eventi pop-up con marchio offrono un tempo limitato per avere un grande impatto! Riduci il tempo che dedichi all'allestimento e aumenta la durata del tuo evento completando il layout dell'evento prima che inizi. Questo strumento software può persino tenere conto di oggetti personalizzati, eliminando qualsiasi congettura di misurazione.

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4. Scala il tuo processo di creazione di diagrammi di eventi con modelli professionali.

I modelli ti faranno risparmiare tempo eliminando la necessità di creare ogni planimetria da zero.

Duplica le tue migliori idee per altri eventi nelle stesse sedi (o simili) per accelerare il processo di pianificazione con layout collaudati. Gli strumenti modello nel software di creazione di diagrammi di eventi ti daranno anche la possibilità di trasferire alcuni aspetti del processo al tuo personale poiché i mattoni saranno già in atto.

5. Usa i diagrammi degli eventi per fare spazio agli artisti, ai castelli gonfiabili e alle torte e ai tavoli dei regali a una festa di compleanno.

I diagrammi degli eventi ti aiuteranno a determinare il posizionamento perfetto per queste aree di pianificazione delle feste molto diverse. Il software può anche aiutarti a pianificare le loro esigenze aggiuntive come posti a sedere, uscite antincendio, palchi temporanei e cavi elettrici.

6. Disegna due diversi diagrammi di eventi; uno per il tuo pubblico e uno per il tuo fotografo.

Il tuo pubblico e il tuo fotografo hanno obiettivi molto diversi quando partecipano al tuo evento. Ha senso creare due diagrammi diversi tenendo conto delle loro esigenze. Concentrati contemporaneamente su fattori come il flusso di traffico pedonale per il pubblico (anche negli spazi più piccoli) e le migliori aree di illuminazione per il fotografo.

7. Stampa il diagramma dell'evento e condividilo con la tua squadra di montaggio.

Il tuo team di organizzazione dell'evento dipende dalla tua direzione per svolgere il proprio lavoro con successo e rapidamente. Dai a tutti loro una visuale del piano di organizzazione dell'evento in modo che possano consultarlo se necessario. Essere in grado di vedere il piano può ridurre la quantità di domande che hanno per te, liberando più tempo per altri importanti dettagli dell'ultimo minuto.

8. Usa i diagrammi degli eventi per conquistare gli sponsor aziendali.

Mostrare ai potenziali sponsor i diagrammi del tuo evento li aiuterà a visualizzare il piano. Con un riferimento più concreto al piano dell'evento, gli sponsor potranno vedere quanto sarà utile un investimento. Ad esempio, il diagramma può dimostrare i diversi punti di contatto dei partecipanti all'evento a loro disposizione per scopi di marketing, nonché suggerimenti di aggiornamento per grandi pezzi di marketing di persona in cui potrebbero voler investire.

9. Rendi scaricabile il diagramma del tuo evento per i fornitori in modo che possano pianificare cose come il caricamento, i display a buffet e l'arredamento.

I tuoi fornitori hanno molto da pianificare quando si tratta di materiali e personale. Ottenere sulla stessa pagina con il software di creazione di diagrammi di eventi aiuta a rispondere alle loro domande di base, semplificare i loro sforzi e tenersi alla larga l'uno dall'altro quando è il momento di impostare.

10. Comunicare meglio con i clienti utilizzando rappresentazioni 3D che creano aspettative più accurate.

Le rappresentazioni 3D daranno vita al layout dell'evento. Questo può aiutarti a dimostrare ai clienti esattamente come fattori come tavoli, sedie e intrattenimento si adatteranno alla sede. Quando tutto sarà pronto, non ci saranno sorprese per chiunque sia coinvolto, il che significa anche che non ci sarà bisogno di aggiustamenti dell'ultimo minuto.

11. Utilizzare i diagrammi degli eventi per massimizzare le dimensioni dello stand fieristico.

L'obiettivo delle fiere è catturare il maggior numero possibile di contatti il ​​più rapidamente possibile affascinandoli con tutti gli elementi che riesci a inserire strategicamente in un piccolo spazio. La creazione di un diagramma del layout dello stand può aiutarti a ottimizzare lo spazio di cui disponi e a dare la priorità a ciò che viene allestito o predisposto per i partecipanti.

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12. Enfatizzare la sicurezza con progetti conformi al codice antincendio che prendano nota della capacità, delle uscite e delle scale.

La progettazione di un evento sicuro dovrebbe essere la tua priorità assoluta. Il software per la creazione di diagrammi di eventi può aiutarti a immaginare dove si trovano questi percorsi e pianificare eventuali evacuazioni di emergenza. È anche ottimo per trovare percorsi pedonali più diretti e comodi per anziani o disabili nella tua lista degli ospiti.

13. Utilizzare i diagrammi degli eventi per organizzare le foto della cerimonia di premiazione e le aree dei trofei.

A seconda dell'arredamento e della configurazione dello spazio, potrebbe essere difficile immaginare come tutti gli oggetti possano inserirsi in un luogo senza farlo sembrare affollato. Fortunatamente, il software per la creazione di diagrammi di eventi ti consente di creare oggetti personalizzati, in modo da poter proiettare esattamente come questi trofei, premi e aree fotografiche si adatteranno tutti insieme. Le misurazioni esatte aiutano ad assicurarsi di avere ancora spazio sufficiente per le operazioni fotografiche davanti ai display senza interrompere il flusso del traffico.

14. Conserva tutte le tue note e le comunicazioni pertinenti per ogni diagramma in un unico posto dove tutti possono accedervi.

I sistemi organizzativi basati su cloud, come quelli offerti dai programmi software per la creazione di diagrammi di eventi di alta qualità, sono collaborativi. Aiutano a garantire che tutte le parti interessate dell'evento possano accedere alle informazioni di cui hanno bisogno ogni volta che ne hanno bisogno. Inoltre, è un processo così fluido che i tuoi clienti e sponsor dell'evento rimarranno sicuramente impressionati da quanto sia facile lavorare con te.

15. Usa i diagrammi degli eventi per migliorare il layout del tuo ufficio.

Il software per diagrammi di eventi può essere utilizzato per migliorare la produttività, il flusso e il design generale del tuo ufficio. E quando sarai in grado di prendere decisioni prima ancora di ordinare i tuoi pezzi, eliminerai anche inutili grattacapi dovuti allo spostamento di mobili più e più volte fino a quando non sarai soddisfatto.

16. Rendi il tuo diagramma dell'evento doppio come lista di controllo per la configurazione della stanza per i responsabili del team.

Se non stai già implementando liste di controllo nel tuo processo di pianificazione, dovresti iniziare! I diagrammi degli eventi possono avere il duplice scopo di mostrare il layout dell'evento alle parti interessate, oltre a fornire una visuale di tutto ciò che è necessario per realizzarlo.

17. Utilizzare un software per la creazione di diagrammi di eventi per garantire la precisione in spazi di qualsiasi dimensione.

L'utilizzo del software per diagrammi di eventi aiuta a eliminare attività come misurare ripetutamente lo spazio o i mobili. I diagrammi 3D sono una funzionalità software per diagrammi di eventi particolarmente unica che darà un'immagine realistica del tuo spazio e di tutto ciò che contiene, in modo da poter regolare i pezzi senza dover fare ulteriori calcoli.

18. Usa i diagrammi degli eventi per trovare il miglior posizionamento del tavolo del buffet.

Ci sono molte opzioni di layout del tavolo del buffet tra cui puoi scegliere per il tuo evento. Non passare ore a spostare tavoli, fissare la tua creazione e apportare modifiche: lascia che sia il programma a fare il lavoro pesante con percorsi pedonali, attrezzature da pranzo e repliche di sedie che puoi spostare.

19. Contrassegna i tuoi diagrammi di eventi con i colori, i caratteri e i posizionamenti del logo giusti.

Tratta i diagrammi degli eventi come un'estensione del tuo marchio. La troupe, i fornitori e i potenziali sponsor lo vedranno, quindi cogli l'occasione per mostrare la tua attività e lasciare un'impressione duratura. I potenziali clienti apprezzeranno anche la sensazione che il loro evento sia unico, quindi offri loro un trattamento regale dimostrando la loro individualità nel layout dell'evento.

20. Usa i diagrammi degli eventi per vendere i mercatini delle vacanze.

Nei mercatini delle festività e in altre fiere dell'artigianato, il successo dei venditori dipenderà dalla posizione del loro stand. Dimostrare alle parti interessate esattamente dove si troveranno in modo da poterle vendere sulla vicinanza al cibo o ad altre attrazioni. Puoi anche dimostrare dove si trova il loro stand rispetto ai concorrenti per un valore aggiunto. Avere un diagramma dettagliato può consentire di addebitare di più per le cabine ad alto traffico come quelle all'ingresso, poiché i potenziali venditori saranno in grado di vedere il valore di questi punti rispetto ad altri.

21. Combina il diagramma dell'evento con extra importanti come elenchi degli ospiti, preferenze sui pasti e note sul catering.

Mantieni tutte le tue note insieme in un unico sistema di ricerca per assicurarti che nessun dettaglio venga perso, non importa quanto piccolo. Come accennato in precedenza, un sistema basato su cloud sarà vantaggioso in molti modi, soprattutto quando si tratta di consentire ai membri del tuo team di accedere in ogni momento alla versione più aggiornata del piano.

22. Usa i diagrammi degli eventi per organizzare i posti a sedere per la riunione di classe.

Quando si pianificano i posti a sedere per la riunione di classe, c'è molto di più di cui preoccuparsi oltre al semplice numero di partecipanti. Dovrai anche considerare posti a sedere accessibili o spazio per sedie a rotelle per coloro che hanno difficoltà a muoversi. All'estremo opposto dello spettro, potrebbe essere necessario tenere conto dello spazio per seggioloni o passeggini per bambini piccoli. Il software di creazione di diagrammi di eventi ti aiuterà ad affrontare tutte queste sfide (e anche alcune) con i suoi oggetti personalizzati.

Disposizione della sala riunioni

Ora sei pronto per migliorare ogni evento con semplici idee software per la creazione di diagrammi!

Sapevi che puoi anche utilizzare mobili per eventi modulari per aggiornare il diagramma della riunione? O che hai un sacco di fantastiche idee per l'illuminazione di eventi e ispirazione per la ristorazione stagionale a basso costo a portata di mano?

Combina le conoscenze in questi articoli per padroneggiare l'intero evento, indipendentemente dal tipo di occasione che stai pianificando! Quindi, inizia a dare vita al tuo evento con il software di creazione di diagrammi.

Dai vita ai diagrammi degli eventi, senza stress

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