Motivazione del lunedì: modelli e suggerimenti per la comunicazione via e-mail di pianificazione degli eventi che funzionano davvero

Pubblicato: 2021-08-08

Pronto per utilizzare l'e-mail per impilare il tuo elenco di pianificazione degli eventi con clienti fantastici che hanno budget ancora più fantastici? Questi suggerimenti ed esempi per organizzatori di eventi esperti dovrebbero darti una visione più approfondita della creazione di relazioni, dell'acquisizione di contratti e del networking online.

20 suggerimenti per le migliori pratiche e-mail per la pianificazione di eventi

Utilizza queste strategie per massimizzare i tassi di apertura e di risposta al primo tentativo ed evitare che il tuo indirizzo email aziendale per la pianificazione degli eventi venga etichettato come spam.

Suggerimento rapido prima di iniziare: nota come abbiamo detto indirizzo e-mail, non account? Anche se portassi il nome della tua attività di pianificazione di eventi a un altro fornitore, avresti comunque problemi a inviare un messaggio ai tuoi contatti normali e quotidiani e, il cielo non voglia, ai tuoi clienti esistenti. Ma fintanto che prendi le precauzioni elencate qui starai bene.

1. Riscalda il tuo account creando messaggi totalmente unici per le prime 10-20 e-mail.

In caso contrario, corri il rischio che il tuo account di posta elettronica venga contrassegnato come spam. Tuttavia, puoi comunque risparmiare tempo utilizzando un modello per ciascuno. Assicurati solo che ogni frase che scrivi all'interno del modello sia del tutto unica per il destinatario e di variare l'ora del giorno in cui invii ciascuna.

2. Evita il filtro antispam aumentando lentamente la quantità di email in uscita che invii nel tempo.

Gli account con un comportamento insolito (come l'invio di dozzine di e-mail ogni giorno alla stessa ora) vengono chiusi abbastanza rapidamente. Rendere felice il tuo provider di posta elettronica è iniziare a inviare solo una o due e-mail al giorno, ogni giorno. Aumentalo di due o tre messaggi al giorno a settimane alterne fino a raggiungere il tuo obiettivo.

3. Includi sempre un link al tuo calendario digitale in modo che i potenziali clienti possano prenotare un appuntamento diretto con te.

Se non ne hai già uno che ami, prova una di queste app per la pianificazione degli appuntamenti molto apprezzate.

4. Le righe dell'oggetto dell'email devono essere sempre colloquiali e inferiori a 10 parole.

La qualità della riga dell'oggetto determina se la tua email viene aperta o cestinata. Quelli brevi, dolci e personali aiutano a rassicurare il lettore che sei una persona e non un programma per computer.

5. Utilizzare strumenti di prospezione e-mail per evitare di avere troppi rimbalzi.

Se invii molte e-mail che tornano indietro (per qualsiasi motivo), il tuo indirizzo e-mail potrebbe anche essere bannato. Quindi esegui ogni contatto tramite un'app come VoilaNorbert o Hunter.io prima di premere invio. Potrebbero anche suggerire un altro indirizzo più aggiornato.

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6. Non preoccuparti dell'ora del giorno in cui inviare e-mail: concentrati invece sull'essere coerenti.

Sì, potresti avere più fortuna a contattare qualcuno e ricevere una risposta se gli invii un'e-mail martedì mattina o mercoledì pomeriggio. Ma i dati che circondano queste affermazioni non tengono conto delle abitudini di pianificazione delle singole professioni, delle variazioni per settore o della fascia di età media del destinatario. Quindi fai della divulgazione un'abitudine, non importa quando devi farlo.

7. Pianifica di seguire almeno una volta per ogni messaggio che invii.

E, se ti senti più ambizioso, una campagna a goccia sarebbe ancora meglio.

8. Usa tre frasi o meno nella tua email introduttiva ufficiale.

Ciò è particolarmente vero se stai cercando di contattare clienti aziendali impegnati che potrebbero semplicemente scremare il messaggio. Se sospetti che potrebbero essere di fretta, assicurati di mettere in grassetto il titolo "organizzatore di eventi" e il CTA per farlo risaltare.

9. Aggiungi una firma e-mail professionale con i dettagli della tua attività e il collegamento al portfolio.

Wisestamp offre una versione gratuita che ha un bell'aspetto e può essere personalizzata. Includi la tua foto, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono e un link al tuo sito web.

10. Per il tuo CTA, chiedi ai destinatari di organizzare un incontro esplorativo.

Lo scopo della tua email dovrebbe essere quello di attirare la loro attenzione, vedere se hanno bisogno di te e (ammesso che lo facciano) passare al passaggio successivo il prima possibile.

11. Rispecchia il tono e lo stile della copia del sito web aziendale di ciascun destinatario nel tuo messaggio.

È una tecnica di vendita popolare che aiuta la persona con cui stai parlando a relazionarsi con te perché ti sembra di parlare letteralmente la lingua.

12. Cerca di creare un dialogo, non un discorso di vendita.

Il modo migliore per farlo è iniziare con un'introduzione di una singola frase (chi sei, cosa fai, perché hai pensato di connetterti) e seguirla con una domanda specifica. Ad esempio, chiedere loro se hanno bisogno di qualcuno per pianificare i loro eventi è troppo generico, ma chiedere se hanno bisogno di un organizzatore di eventi esperto per creare una strategia per il roadshow annuale del prossimo anno dimostra che sei interessato a qualcosa di più che a spacciare nuovi affari ovunque tu può trovarlo.

13. Assicurati che il testo sia colloquiale e fedele alla realtà.

Non è il momento di essere eccessivamente formali o educati. Se incontrassi questa persona nel suo ufficio, cosa gli diresti? Usalo per determinare come scrivere il corpo del messaggio.

14. Imposta Google Alert per stare al passo con le persone a cui hai inviato email.

Anche se non ricevi subito una risposta, puoi costruire relazioni nel tempo congratulandoti con loro per promozioni, nuovi fondi di investimento o lanci di prodotti imminenti non appena vengono annunciati.

15. Se hai intenzione di inviare un link, assicurati che sia incorporato.

Sembra più professionale ed è meno probabile che venga segnalato.

16. Salta la stampa unione e digita manualmente nomi o dettagli nel messaggio.

La formattazione incasinata lascia l'amaro in bocca a tutti. Non rischiare di bruciare un potenziale cliente per la pianificazione di eventi solo perché non hai avuto il tempo di digitare "Sarah".

17. Assicurati che ciò che offri sia effettivamente rilevante per l'azienda o l'individuo.

Prenditi cinque minuti per rivedere il calendario degli eventi dell'azienda per l'anno. Oppure, se sei concentrato su eventi privati, controlla in anticipo i loro social media per dare un volto al nome.

Guida: come creare una lista di controllo per la pianificazione di un evento

18. Crea una presentazione personalizzata della pagina di destinazione per ogni destinatario.

Questo può servire come link incorporato. La pagina di destinazione semplifica il monitoraggio dell'efficacia delle tue e-mail e fornisce dettagli aggiuntivi su misura per le loro esigenze.

19. Utilizzare il software di analisi della posta elettronica per tenere traccia delle percentuali di clic per le righe dell'oggetto e i collegamenti.

Questi strumenti di monitoraggio e-mail killer per gli organizzatori di eventi ti aiuteranno a migliorare immediatamente la tua strategia.

20. Aggiungi alcune conoscenze specifiche del settore che dimostrino al tuo potenziale cliente che comprendi davvero la sua attività.

Fai riferimento al loro principale concorrente, a un evento popolare per il loro settore, a un blog o a un post sui social media che hanno pubblicato di recente o a un influencer di nicchia che seguite entrambi su LinkedIn per dare al vostro messaggio un aspetto ancora più personale.

5 modelli di email specifici e come usarli

Il tuo approccio dovrebbe sempre essere basato sul rapporto che hai con il destinatario. Ma non importa quanto bene vi conosciate (se non del tutto) ci sono molti modi per far atterrare la loro attività.

1. Non hai mai incontrato questa persona e non hanno idea di chi tu sia

Ciao [Nome],

Mi chiamo [Il tuo nome], sono un organizzatore di eventi esperto specializzato in [tipo di evento o nicchia di evento più rilevante per il destinatario]. Io [ho guardato il tuo sito web/ho visto il tuo discorso da questa conferenza/in qualche altro modo in cui li conosci marginalmente] – tu o [nome del marchio, se applicabile] avete bisogno di aiuto per pianificare [tipo di evento] presto?

Se sì, segui questo link per programmare una rapida telefonata di 5 minuti con me questa settimana o la prossima per continuare la conversazione.

Grazie mille,

[Il tuo nome]

Perché funziona:

Spiega chi sei, cosa fai, come li conosci (anche senza "conoscerli davvero"), perché gli stai inviando un'e-mail in modo specifico e quali sono i passaggi successivi necessari per far girare la palla.

Cose da considerare:

  • Se hai un legame personale con il marchio (hai usato il loro prodotto, il loro video virale ha reso la tua giornata, ti piace il loro stile), usalo come "come li conosci".
  • Se stai inviando messaggi a un cliente di un evento privato, concentrati su chi ti ha indirizzato e in particolare sul motivo per cui lo ami (forse è il tuo vicino a cui ami salutare o un amico che cucina i migliori muffin alla banana) per legare insieme voi due. il cancello.

2. Ti sei incontrato di sfuggita a un evento professionale

Ehi [Nome],

Non so se ti ricordi di me da [Event], ma sono [First Name], il proprietario di [Event Planning Company Name]. Hai menzionato [fare riferimento alla conversazione] – hai ancora bisogno di aiuto con questo?

Se è così, mi piacerebbe connettermi presto. Usa il link nella mia firma per programmare un orario che funzioni meglio per te.

Saluti,

[Il tuo nome]

Perché funziona:

Fare riferimento a un'informazione specifica sul tuo ultimo incontro li aiuterà a ricordarti. E anche se non lo fanno, è comunque un buon modo per dimostrare che li hai effettivamente incontrati e che non stai provando nessuna tattica subdola su di loro.

Cose da considerare:

  • Assicurati che la foto nella tua firma e-mail e nel profilo dell'account siano aggiornati in modo da essere riconoscibile. A meno che tu non abbia cambiato molto il tuo aspetto dal primo incontro. In tal caso, assicurati di utilizzare una foto che assomigli a te con cui hanno inizialmente stretto la mano.
  • Se la tua prima conversazione riguardava più le vite personali che quelle professionali, vai avanti e continua a seguire la partita di calcio dei loro figli o la loro recente adozione di animali domestici. Quindi fai sapere loro che li stai contattando in merito ai servizi di pianificazione di eventi.

3. Hai ammirato il loro lavoro da lontano

Ciao [Nome],

Sono un grande fan del tuo lavoro per [Company Name]. Amo le [cose che ami] e il modo in cui [dettagli specifici sul loro lavoro che dimostrano che lo conosci davvero e - se riesci a lavorarci - mostri un po' di conoscenza del settore].

Cerchi un organizzatore di eventi esperto che si unisca presto al team? Se è così, mi piacerebbe avere l'opportunità di collaborare! Per favore fammi sapere in ogni caso.

Grazie per il tuo tempo,

[Il tuo nome]

Perché funziona:

L'adulazione vuota è socialmente disapprovata, ma un complimento focalizzato sul laser supportato da una dimostrazione delle tue conoscenze avanzate in questa nicchia specifica è la padronanza della posta elettronica fredda di livello professionale.

Cose da considerare:

  • Questo modello è ideale per le persone che prendono le decisioni di assunzione per il reparto marketing o eventi.
  • Usa questo approccio solo se intendi veramente quello che stai dicendo.

4. Hai qualcuno in comune

Ehi [Nome],

Sono un [amico intimo/collega/tipo di relazione] di [nome della persona]. Hanno detto che stavi cercando un organizzatore di eventi esperto per il tuo prossimo [tipo di evento] e hanno detto che dovremmo connetterci. Se sei interessato, non esitare a programmare una rapida telefonata con me qui.

Grazie in ogni caso,

[Il tuo nome]

Perché funziona:

Il passaparola è la risorsa più redditizia per i liberi professionisti, quindi questo semplice approccio ha un'alta probabilità di successo. Iniziare dal modo in cui siete connessi dà il tono e, poiché verrà visualizzato nell'anteprima dell'e-mail, impedirà che il tuo messaggio venga cestinato se non riconoscono l'indirizzo.

Cose da considerare:

  • Puoi anche fare riferimento a connessioni reciproche su siti come LinkedIn o Facebook.
  • Anche se non hai una sola persona in comune (nel regno fisico o digitale), attingi da interessi condivisi, hobby o città natale: praticamente tutto ciò che potresti avere in comune andrà bene.

5. In realtà hai già lavorato con loro, ma ne è passato di tempo

Ciao [Nome],

Ti ricordi di me da [come vi conoscete]? Spero che tu sia stato bene nel passato [intervallo di tempo dall'ultima volta che hai parlato]. Ora che ho più esperienza come organizzatore di eventi, sto cercando di espandere il mio portfolio e trovare modi per aiutare le persone che mi piacciono a raggiungere i loro obiettivi di marketing/vendita.

Se hai degli eventi imminenti con cui posso aiutarti (o anche se vuoi solo recuperare il ritardo), mi piacerebbe incontrarci per un caffè o parlare al telefono una volta o l'altra questa settimana o la prossima!

Chatta presto,

[Nome di battesimo]

Perché funziona:

Questo modello mantiene il lettore concentrato sulla relazione bilanciando argomenti personali con quelli professionali.

Cose da considerare:

  • Avvicinati a questa comunicazione partendo dalla mentalità di come puoi servire al meglio questa persona e non puoi sbagliare.
  • Rivolgersi a qualcuno con cui hai perso il contatto può farti innervosire, ma potrebbe essere sinceramente sorpreso e felice di sentirti, quindi vale sicuramente la pena provare.

Hai imparato l'arte della comunicazione via e-mail per gli organizzatori di eventi!

Se stai ancora cercando di capire se è il momento di diversificare e far crescere la tua attività di pianificazione di eventi, assicurati di continuare a raccogliere referral mentre procedi e magari anche di immergerti in alcune tattiche di marketing di partnership strategica mentre decidi cosa fare dopo.

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