Genchi Genbutsu: il concetto di problem solving che spinge Toyota in avanti

Una cosa è identificare errori o punti deboli nella tua attività, un'altra è correggerli e migliorarli.

Il passaggio cruciale per correggere un errore è decidere la soluzione giusta da implementare. Scegli quello sbagliato e crei un problema diverso.

Quando sei in una grande azienda, vuoi assicurarti di scegliere la soluzione giusta prima di iniziare l'implementazione in un'intera struttura aziendale.

Per questo motivo, indagare il problema nel modo più approfondito possibile dovrebbe essere fondamentale. E questo ci porta a Genchi Genbutsu; parte del toolkit concettuale del Toyota Production System.

In questo articolo di Process Street esamineremo:

• Cos'è Genchi Genbutsu?
• Come Toyota ha rivitalizzato il proprio minivan grazie a un viaggio su strada
• 3 approcci accademici per guidare la tua indagine

Cos'è Genchi Genbutsu?

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Genchi genbutsu è un concetto giapponese che significa "Vai e vedi". È stato coniato come parte dello sviluppo del Toyota Production System da Taiichi Ohno.

Lo scopo di genchi genbutsu è quello di illustrare l'importanza di essere nella fabbrica dove avviene la produzione in modo da poter vedere sia la creazione di valore che la generazione di rifiuti, o muda.

Con questa comprensione un ingegnere può iniziare a trovare problemi o limitazioni e cercare di cambiarli.

Il lavoro di Ohno sottolinea l'importanza di genba – o “luogo reale” – quando si valutano e si analizzano i processi. C'è la sensazione che un lavoratore debba essere incorporato nel processo per comprenderlo appieno e le sue operazioni.

E c'è una logica dietro questo che va oltre il semplice incoraggiamento delle migliori pratiche.

Ohno sentiva che le informazioni raccolte in rapporti o statistiche rappresentavano solo un'astrazione della realtà. Qualsiasi report o set di dati avrà problemi intrinseci: forse il pregiudizio del management o del ricercatore, forse la scelta di quali statistiche misurare.

Se lo pensiamo come lo sport, potremmo immaginare un giocatore che improvvisamente sta giocando molto meglio di quanto facevano pochi mesi fa, e come fan potremmo speculare su cosa sia cambiato. Forse il sistema è stato impostato meglio per loro, forse gli altri giocatori li stanno introducendo di più nel gioco, o forse sono più in forma? Negli sport moderni ci sono molti siti web di statistiche che potresti continuare a cercare tra le minuzie e provare a dipingere un'immagine di ciò che è cambiato.

Ma in realtà, le loro prestazioni potrebbero essere dovute a un cambiamento nella dieta, nello stato della relazione o in qualche altra variabile che le statistiche non rilevano.

A meno che tu non sia davvero lì, non lo sai.

Lo stesso vale sul posto di lavoro. Se ricevi solo rapporti su ciò che sta accadendo in una fabbrica, allora non hai davvero il quadro completo.

Ohno era solito sottolineare questo punto ai nuovi assunti portandoli in fabbrica e disegnando un cerchio di gesso sul pavimento dell'officina. Il giovane ingegnere si sarebbe poi messo in questo cerchio e gli sarebbe stato detto di osservare il mondo che li circondava.

Quando Ohno torna più tardi quel giorno, l'ingegnere sarebbe stato interrogato su ciò che avevano visto. Se Ohno avesse ritenuto di non aver visto abbastanza, avrebbero dovuto rimanere lì più a lungo e continuare a guardare.

Ohno enfatizza tutto questo focus dell'officina perché l'approccio Toyota vede la linea di produzione come la fonte della generazione di valore. Se la tua azienda si basa sul valore creato su una catena di montaggio in una fabbrica, questa è la posizione più importante della tua azienda. È proprio l'ultimo posto che dovresti trascurare.

Come Toyota ha rivitalizzato il proprio minivan grazie a un viaggio su strada

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Il concetto di genchi genbutsu, sebbene nato dalla produzione in fabbrica, può essere applicato in tutta una serie di casi d'uso diversi.

Il più leggendario di questi esempi è la rinascita del minivan Toyota Sienna.

Il Siena è stato un po' un flop.

In parte, questo era dovuto al fatto che la Siena non era destinata al mercato giapponese. Questo tipo di veicolo non era popolare in Giappone e di conseguenza i progetti non soddisfacevano le esigenze dei potenziali acquirenti.

Come risultato di questa prima versione in difficoltà, Toyota ha deciso di mescolare le cose per il secondo modello. Hanno nominato l'ingegnere Yuji Yokoya al progetto come capo ingegnere e gli hanno dato lo spazio per fornire la guida per trasformare questo furgone.

Come riportato dal Chicago Sun Times nel 2003:

Yokoya crede nel principio ingegneristico Toyota: "genchi-genbutsu", che significa: "vai, vedi e conferma". Yokoya ha guidato una Siena attuale per più di 53.000 miglia, attraversando il continente da Anchorage al confine con il Messico, dalla Florida meridionale alla California meridionale e tutti i punti intermedi.

Durante il suo viaggio ha scoperto una serie di problemi diversi con il furgone:

• L'auto stava attraversando la strada in altre corsie mentre attraversava il fiume Mississippi.
• Durante la guida sulle strade sterrate dell'Alaska il furgone ha avuto un'eccessiva deriva dello sterzo.
• Le strade affollate di Santa Fe richiedevano un raggio di sterzata molto più stretto.

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Questo è il genere di cose che ti aspetteresti di notare da un ingegnere; la maneggevolezza e le prestazioni.

Ma integrandosi nel processo di utilizzo del minivan e facendo un tentativo concertato di incontrare e parlare con coloro che usano i minivan, Yokaya è giunto a una conclusione filosofica.

Il minivan non è un'auto per adulti; è una macchina per bambini.

Il bambino occupa dai 2/3 ai 3/4 dello spazio interno di un minivan. Le persone acquistano solo minivan per soddisfare le esigenze dei propri figli. I bambini felici si traducono in genitori più felici.

Come tale, ha fatto ulteriori raccomandazioni:

• Migliore qualità dei sedili in tutto il furgone.
• Abbassa i finestrini per la seconda fila.
• Lettori DVD e centri di intrattenimento.
• Uno specchio di conversazione in modo che i genitori possano monitorare il sedile posteriore.

Come ha detto Yokaya:

I genitori e i nonni possono possedere il minivan, ma sono i bambini che lo governano. Sono i bambini che occupano i due terzi posteriori del veicolo e apprezzano di più il loro ambiente.

3 approcci accademici per guidare la tua indagine

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Se vuoi impiegare genchi genbutsu nella tua attività, non è particolarmente difficile da fare.

Mettiti nei luoghi importanti dove puoi vedere i flussi di valore e spreco nella pratica.

Tuttavia, forse stai cercando di andare un po' più in profondità di così? Forse hai una struttura organizzativa complessa e necessita di un livello di indagine più profondo. Se devi entrare in un ambiente per osservarlo e capire come funziona, potresti fare una forma di quello che chiamiamo studio etnografico.

L'idea dell'etnografia in generale è che un ricercatore studi un popolo o una cultura non da una prospettiva esterna ma dal punto di vista del soggetto. Un metodo di ricerca fondamentale per l'antropologia, i suoi principi possono essere portati sul posto di lavoro per capire meglio come funzionano le organizzazioni.

Dato che stiamo immaginando l'uso di approcci etnografici all'interno delle gerarchie delle forme tradizionali di strutture organizzative, probabilmente stiamo cercando di adottare un approccio realista all'etnografia. Descritta da John Van Maanen della MIT Sloan School of Management, l'etnografia realista tenta di rimanere obiettiva riguardo al suo oggetto di studio, il ricercatore tenta di rimanere separato dai soggetti, eppure il lavoro finale sarà inevitabilmente definito dall'inquadramento e dall'interpretazione del ricercatore dei dati che hanno raccolto.

L'interpretazione fatta dal ricercatore non presenta troppi problemi per il nostro scenario; dove il ricercatore è un consulente con lo scopo di identificare problemi e soluzioni.

Presenteremo tre diversi quadri metodologici che operano su un approccio etnografico che potresti utilizzare per valutare criticamente un ambiente:

• Ricerca Azione
• Teoria fondata
• Netnografia

La ricerca-azione come metodo di problem solving

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In An Overview of the Methodological Approach of Action Research , Rory O'Brien espone una spiegazione di cos'è la ricerca-azione, come funziona, dove è utile utilizzarla, quali critiche potrebbero essere mosse contro di essa e fornisce una serie di casi studio.

In definitiva, la ricerca azione non deve essere di natura etnografica, ma può essere etnografica a seconda dell'ambiente in cui si svolge la ricerca.

La ricerca azione ha una volontà intrinseca di identificare una soluzione e fornire un problema incorporato in essa. L'idea di massima sarebbe che il ricercatore trovi il problema attraverso lo studio e la raccolta di dati e poi coinvolga i soggetti nei tentativi di trovare una soluzione.

Questo contiene un approccio ciclico in base al quale una volta trovata e implementata una soluzione, lo studio continua a identificare nuovamente e focalizzare il problema, portando a un'ulteriore serie di indagini sulla soluzione.

Come notano Gilmour, Krantz e Ramirez, nel loro testo Action Based Modes of Inquiry and the Host-Researcher Relationship (1986):

[T] c'è un duplice impegno nella ricerca-azione per studiare un sistema e contemporaneamente collaborare con i membri del sistema per cambiarlo in quella che insieme è considerata una direzione desiderabile. Il raggiungimento di questo duplice obiettivo richiede la collaborazione attiva del ricercatore e del cliente, e quindi sottolinea l'importanza del co-learning come aspetto primario del processo di ricerca.

La Grounded Theory ti aiuta a costruire una teoria delle tue operazioni

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Ho scritto molte volte su come W. Edward Deming crede che il modo più importante ed efficace per far crescere la tua attività sia avere una teoria completa della tua attività; adottare un approccio veramente scientifico alle operazioni.

Bene, Grounded Theory è tutto sulla creazione di teoria, ma una teoria che si basa su osservazioni del mondo reale e su una meticolosa raccolta di dati.

La Grounded Theory è stata sviluppata da Glaser e Strauss negli anni '60 nei loro testi Awareness of Dying (1965) e The Discovery of Grounded Theory (1967).

Lo sviluppo di questo approccio è stato prezioso perché ha contribuito a fornire pratiche di ricerca qualitativa che potrebbero essere scientifiche nel loro approccio e attuazione. La Grounded Theory ha un chiaro percorso da seguire per il ricercatore al fine di ridurre efficacemente mesi di dati e osservazioni nei risultati più preziosi.

La Grounded Theory è una buona opzione per uno studio più lungo e approfondito, mentre la ricerca sull'azione può comportare tempi di risposta più rapidi e una prospettiva più incentrata sull'obiettivo.

Netnography è una scuola in via di sviluppo per l'etnografia online

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Le aziende seguono sempre più la tendenza generale di un'ulteriore e ulteriore digitalizzazione. Per alcune aziende ciò potrebbe significare che operano esclusivamente nel cloud.

Per altri, quella digitalizzazione è andata ancora oltre al punto in cui le aziende non hanno sedi fisiche.

Pertanto, se si vuole studiarci in modo etnografico, è necessario riconoscere che rappresentiamo un tipo diverso di fenomeni e saranno necessari approcci diversi.

È qui che entra in gioco la scuola di netnografia in via di sviluppo. La netnografia è un esempio di tentativi di perseguire quella che viene chiamata cyber-etnografia. Molti dei primi tentativi online di etnografia si sono trovati colpevoli di replicare modalità di indagine offline, inclinando i risultati per sopravvalutare l'importanza della sfera online.

Abbiamo bisogno di un nuovo paradigma attraverso il quale indagare questi approcci e che riconosca gli elementi online e offline. Ad esempio, anche se sto lavorando online, sto toccando la mia tastiera offline, sono seduto in una stanza offline, mangio offline e ho programmi serali più tardi in un'impostazione offline.

Esplorare solo il mio lavoro di telelavoratore svolto online fornisce al massimo il 50% dello spirito di genchi genbutsu, vero?

Il termine Netnografia è stato coniato da Robert V. Kozinets nel 1995 e il suo libro del 2015 Netnografia è probabilmente il miglior punto di partenza per capire come affrontare lo studio etnografico incorporato nell'era digitale.

Tuttavia, se vuoi utilizzare la Netnografia in un modo simile a come ha fatto Toyota con la Sienna - come forma di ricerca di mercato - allora puoi semplicemente utilizzarla nel modo illustrato nell'immagine qui sotto; etnografia classica, solo online.

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Usa genchi genbutsu e metodi etnografici per approfondire le tue operazioni

Che tu faccia parte di un piccolo team o che supervisioni un'intera fabbrica situata in un altro paese, il principio di genchi genbutsu può aiutarti a orientare le tue priorità e guidare il modo in cui scegli di indagare sui problemi.

L'area di questo concetto che mi interessa di più è come applicare genchi genbutsu in un modo online disperso e se i concetti di Netnografia possono aiutare a rendere quell'indagine preziosa come prima.

Tenetevi forte, e forse toccheremo di nuovo quell'area in un prossimo futuro!

Hai usato concetti come genchi genbutsu nella tua attività? Hai utilizzato tecniche etnografiche per uno studio più approfondito? Fateci sapere nei commenti qui sotto!