30 abitudini di team di contenuti altamente produttivi [Infografica]

Pubblicato: 2020-12-22

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Se potessi darti una chiave per la produttività, una chiave che ti restituirebbe magicamente alcune notti e fine settimana, come ti aspetteresti che sia? Immagino che non immagineresti un flusso di lavoro.

Eppure il tuo flusso di lavoro potrebbe privarti di notti e fine settimana, secondo Heather Hurst, direttore del marketing aziendale di Workfront, e Matt Heinz, presidente e fondatore di Heinz Marketing, che ha presentato questo argomento durante una sessione di ContentTECH quest'anno.

Il flusso di lavoro del content marketing

Le fasi di un flusso di lavoro di content marketing assomigliano a questo:

  • Sviluppa idee per i contenuti
  • Dai la priorità allo sviluppo dei contenuti
  • Creare
  • Organizza e archivia
  • Pubblica e promuovi

Man mano che i team di contenuti si muovono attraverso queste fasi, le informazioni spesso si spostano dal foglio di calcolo all'e-mail a un documento di Word e viceversa. Le inefficienze abbondano ei membri del team si sentono frustrati, oberati di lavoro, sottovalutati e improduttivi.

Adottando le 30 abitudini descritte da Heather e Matt, puoi migliorare il tuo flusso di lavoro per ottenere risultati come questi:

  • Meno notti e fine settimana trascorsi a lavorare
  • Richieste di budget più riuscite
  • Coordinamento degli sforzi tra i silos
  • Maggiore visibilità e apprezzamento per il tuo team
  • Processi di approvazione semplificati
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1. Cerca ovunque idee per i contenuti

Incoraggia tutti nell'organizzazione, compresi quelli che non creano contenuti, a presentare idee.

"Abbiamo sentito molte persone chiedersi dove trovare altre idee", dice Matt. "Troverai ispirazione per i contenuti ovunque se sei radicato in chi è il tuo pubblico di destinazione. Il tuo cervello filtrerà le informazioni giuste. "

Ecco alcuni posti che Heather e Matt suggeriscono di cercare ispirazione:

  • Opinione del cliente
  • Tutto quello che leggi
  • Persone con cui non sei d'accordo
  • Team a contatto con i clienti (vendite, servizio clienti)
  • Stampa specializzata
  • Conferenze, panel, webinar
  • Hashtag di Twitter
  • LinkedIn risponde
  • Le notizie
  • Cose che trovi stupide

Quest'ultimo è il mio preferito. I tuoi potenziali clienti ricevono consigli stupidi? È un'idea di contenuto che ti grida.

Cerca ovunque idee per i contenuti, comprese le cose che trovi stupide. @heinzmarketing e @hehurst Click To Tweet

2. Stabilire una procedura per la richiesta di contenuto

Crea un processo per consentire alle persone di richiedere contenuti (o di condividere un'idea di contenuto). Ad esempio, potresti utilizzare un indirizzo e-mail, un modulo web o uno strumento di gestione del lavoro dedicati. Documenta il tuo processo, assicurati che tutti lo capiscano e chiedi a tutti di seguirlo.

3. Selezionare un titolare del processo

Designare una persona per gestire il processo del contenuto richiesto. Questo, di per sé, può trasformare un processo inefficiente e complesso in uno facile. "Il proprietario del processo non deve necessariamente fare molto lavoro", afferma Matt. Il proprietario ordina e organizza le idee man mano che arrivano, semplificando il compito di revisione del team editoriale.

4. Includere un brief creativo con ogni richiesta

Richiedi che ogni richiesta di contenuto includa un brief creativo che fornisca al team di contenuti le informazioni di base necessarie per creare contenuti di forte impatto. Un brief creativo è un breve documento recentemente descritto da Katie Del Angel come segue:

“Questa è tipicamente una pagina che aiuta il team - copywriter, designer, stakeholder del cliente e chiunque altro coinvolto - a capire quali sono gli obiettivi di alto livello per ogni (parte di contenuto).

"Il riassunto del contenuto garantisce l'allineamento delle informazioni da trasmettere, offre suggerimenti su come presentare tali informazioni (blocco di grandi dimensioni o video incorporato, ad esempio), fornisce indicazioni per la creazione di contenuti e supporta un wireframe informato e un processo di progettazione."

Fornire un modello per un riassunto del contenuto che funzioni per tutti i tipi di contenuto. Ottimizza il modello per includere tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno, ma non di più. "Devi bilanciare la semplicità del brief creativo con l'acquisizione di informazioni sufficienti per prendere buone decisioni aziendali", afferma Heather.

Per un esempio di come appare un brief creativo, consulta l'articolo di Katie, A Content Strategy Starter Kit for Marketers.

5. Identificare gli obiettivi di business per ogni richiesta

Chiedi ai richiedenti di collegare ogni idea di contenuto a un obiettivo aziendale. (Joe Pulizzi suggerisce di considerare questi quattro obiettivi per il content marketing.) Il contenuto genererà entrate? In caso contrario, come sarà utile quel contenuto? Che effetto potrebbe avere e come si può misurare tale effetto?

Ad esempio, potresti aspettarti che un buon post sul blog induca le persone a leggere il tuo blog più spesso. Forse un contenuto genera lead o consente al team di vendita di comunicare in modo più efficiente un punto per aumentare le probabilità che le persone acquistino.

Matt suggerisce di chiedere ai richiedenti di chiarire i risultati desiderati per ogni richiesta di contenuto che inviano in modo che le persone che creano e utilizzano il contenuto ne comprendano lo scopo e il valore aziendale. Heather è d'accordo, aggiungendo: “Non si tratta solo di entrate. Si tratta di allinearsi a qualunque obiettivo tu abbia in atto. "

6. Ottieni il contesto per ogni richiesta

Ogni contenuto deve fare di più che dare al tuo pubblico qualcosa a cui vale la pena prestare attenzione. Come afferma Heather, "tutte le richieste di contenuti devono essere integrate nella strategia aziendale o di marketing più ampia".

# Le richieste di contenuto devono tutte passare alla più grande strategia aziendale o di marketing, afferma @hehurst. Clicca per twittare

Poni ai richiedenti domande come queste: come dovrebbero essere mirati questi contenuti? In quale contesto questo contenuto avrebbe un impatto? Come si adatta ai contenuti esistenti? Come supporta la nostra strategia? Chiedi quello che devi chiedere per avere un quadro generale.

7. Stabilire una strategia di distribuzione dei contenuti

Scopri in anticipo come verrà distribuito ogni contenuto. "Non fare supposizioni su come quel contenuto entrerà nel campo", dice Matt. Assicurati che chiunque sia responsabile della distribuzione di ogni pezzo, forse il team di vendita o qualche altro team a contatto con i clienti, sappia perché lo sta facendo.

"Abbiamo visto tutti i contenuti introdotti durante una riunione di vendita e distribuiti tramite e-mail", afferma Matt. "E poi tutti lo dimenticano."

"Esce nell'etere", aggiunge Heather.

Prima di iniziare a sviluppare qualsiasi contenuto, pensa ai costi e alle risorse associati alla distribuzione con successo. Assicurati che la tua strategia di distribuzione si adatti al tuo budget e alle tue persone.

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8. Identifica tutti i tipi di contenuto e i formati di cui hai bisogno

Pensa a tutti i formati ea tutti i tipi di contenuto di cui avrai bisogno per supportare i tuoi obiettivi di contenuto. Ad esempio, Heather dice: "Se lanci una nuova brochure o una nuova presentazione di diapositive all'inizio delle vendite, potresti aver bisogno di alcune cose per sostenerti. Forse hai bisogno di segnaletica in tutto il reparto vendite, o forse hai bisogno di email di follow-up o di formazione aggiuntiva per il tuo team di abilitazione. "

Avrai bisogno di immagini sui social media? I post del blog? Infografiche? Pagine di destinazione? Video? Identifica tutti i formati e i tipi di contenuto di cui hai bisogno per avere successo.

9. Assegnare la priorità a tutte le richieste di contenuto

Non trattare tutte le richieste di contenuto come uguali. "Solo perché qualcuno ha messo un punto esclamativo in un'e-mail non significa che l'idea sia importante", afferma Matt. “Non puoi fare tutto subito. Non puoi portare a termine tutto, punto. "

Stabilisci un sistema per stabilire le priorità, soprattutto quando hai un piccolo team e risorse limitate. Esamina regolarmente la tua lista di priorità. Non fare un progetto solo perché ti capita di fronte o perché qualcuno ha gridato per questo. Considera l'impatto che ogni parte di contenuto potrebbe avere e il grado in cui la tempistica potrebbe influenzare tale impatto.

10. Pianificare il riutilizzo

Prima di creare un contenuto, immagina le opportunità per riutilizzarlo. Ad esempio, potresti creare una serie di pezzi indipendenti (ad esempio post di blog) che successivamente inserirai in un grande pezzo (come un libro) per la propria distribuzione. Oppure potresti andare nella direzione opposta e creare un pezzo importante (ad esempio un rapporto di ricerca) e successivamente suddividerlo in parti (come infografiche) da utilizzare separatamente.

11. Sappi quanto lavoro puoi impegnarti

Identifica le parti dell'attività che supporti. Scegli il tuo focus. Decidi chi sono i tuoi clienti interni e chi non lo sono.

Quindi chiediti come distribuirai il tuo tempo tra quelle parti dell'azienda. Sostieni la generazione della domanda metà del tempo e gli sforzi di vendita metà del tempo? Dividete il vostro tempo tra generazione della domanda, marketing dei clienti, consapevolezza e reclutamento? "Non dovrai necessariamente dividere il tuo tempo in modo uniforme", dice Matt. "È un gioco ricco di sfumature."

Fai sapere a tutti come stai allocando il tuo tempo. "Questa chiarezza aggiunge molta efficienza al processo", afferma Matt.

12. Gestire le richieste ad-hoc in modo coerente

Consenti l'imprevisto. "Le richieste ad hoc verranno da te", osserva Heather. "Alcuni team di contenuti trascorrono la maggior parte del loro tempo a lavorare su progetti di emergenza e quasi mai arrivano al loro lavoro prioritario".

Considera l'idea di impostare regole su come gestire le richieste ad hoc (note anche come esercitazioni antincendio). Alcuni team di contenuto Agile, ad esempio, consentono di elaborare solo una richiesta ad hoc alla volta.

“Potresti non avere sempre il lusso di dire: 'Scusa. Stiamo già lavorando su uno. Non possiamo prenderne un altro ", dice Heather. Tuttavia, hai bisogno di un processo. Decidi quante richieste ad-hoc accetterà il tuo team alla volta e come rideterminerai le priorità quando necessario.

Quindi fai sapere a tutti cosa hai deciso. Ridurrai il numero di richieste ad hoc, manterrai la tua strategia in pista e aiuterai i tuoi team di contenuti a evitare il burnout.

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13. Documenta il tuo metodo di assegnazione delle priorità alle richieste

Documenta il modo in cui il tuo team assegna la priorità alle richieste e condividi il tuo metodo documentato con tutti gli interessati. "Fai un po 'di penalità per coloro che vengono da te con esercitazioni antincendio", suggerisce Heather. Matt è d'accordo:

Quando lavoravo in un'agenzia di pubbliche relazioni che realizzavo progetti per Microsoft, c'era un determinato periodo di tempo concesso per le revisioni Microsoft, inclusa la revisione legale e tutti gli altri. Se avevi bisogno delle revisioni completate in due giorni o in un giorno, hai pagato per le cose affrettate. C'era letteralmente un costo che veniva dal tuo budget di marketing.

14. Rispondi in modo coerente ai richiedenti

Tieni informati i tuoi richiedenti. Dopo che le persone ti hanno inviato una richiesta di contenuto, non lasciare che quella richiesta scompaia in un buco nero (dal punto di vista del richiedente) dove, alla fine, si verifica un miracolo e un pezzo di contenuto viene fuori.

"Le persone vogliono aggiornamenti continui", dice Heather, "vogliono sapere cosa sta succedendo. Vogliono sapere dove è finita la loro idea di contenuto nella coda delle richieste ".

Stabilisci un processo per comunicare con i tuoi richiedenti. Fagli sapere quando hai rifiutato le loro idee, quando hai accettato le loro idee e quando hai bisogno di maggiori informazioni. Comunica la tempistica della produzione.

Prendi in considerazione la creazione di modelli per la tua comunicazione standard attraverso tutte le fasi di sviluppo e produzione dei contenuti.

"Viviamo in uno stato di interruzione costante", dice Heather. "L'ultima cosa di cui hai bisogno sono 10 richiedenti al giorno che ti inviano messaggi immediati, ti inviano e-mail, vengono alla tua scrivania, chiedendo cosa sta succedendo con le cose che ti hanno inviato."

15. Di 'di no quando ne hai bisogno

Esercitati a dire di no. "Come me, probabilmente vuoi rendere felici le persone", dice Matt. "In effetti, non puoi fare tutto ciò che le persone ti chiedono se vuoi fare le cose nel modo giusto".

Più comunichi le tue priorità e i risultati su cui stai lavorando, più facile diventa dire no.

Se non hai abbastanza risorse per soddisfare ogni richiesta di contenuto, dire di no, in molti casi, aiuta le persone a vedere dove sono i tuoi confini. Quando dici di no, spesso rendi più facile alla direzione capire che hai bisogno di più risorse.

Come fai a sapere quando dire di no? Comprendi quanto tempo ci vuole per creare un contenuto. Documenta i passaggi per la creazione e la produzione di contenuti. Guarda i dati per capire quanto tempo richiede in genere ogni passaggio, non solo per svolgere il lavoro, ma per attendere le revisioni, attendere le approvazioni e attendere che si apra un punto di pubblicazione.

"Pensa a qualcosa che sembra semplice, come un post sul blog", dice Heather. "Ci vuole molto di più che scrivere alcune parole, trovare un'immagine e pubblicare".

16. Creare modelli di contenuto

I modelli aiutano gli autori a creare contenuti in modo efficiente e coerente. Crea un modello per ogni tipo di contenuto che crei: comunicato stampa, e-book, brochure e così via. Se definisci la struttura di ogni tipo, il tempo necessario e le fasi che attraversi per crearlo, il tuo team vede a cosa si sta iscrivendo.

17. Progettare un sistema di promemoria

Progetta un sistema di promemoria che ti aiuti a rimanere in linea con tutte le tappe fondamentali dei tuoi contenuti. Non è necessario che siano e-mail o avvisi automatici che compaiono incessantemente. Come spiega Matt:

Ho una lista di cose da fare che guardo ogni mattina. Quando viaggio, porto una versione laminata. Mi ricorda una serie di attività di creazione e cura dei contenuti che devo svolgere ogni giorno.

I promemoria possono mantenere il tuo lavoro coerente, farti risparmiare tempo e aiutarti a fare di più. Trascorri meno tempo a pensare alle cose che devi ricordare e più tempo a eseguire, più tempo a essere creativo, più tempo a essere produttivo.

Progettare un sistema di promemoria che ti aiuta a rimanere in linea con tutte le pietre miliari di #content, afferma @heinzmarketing. Clicca per twittare

18. Identificare revisori e approvatori

Decidi chi deve rivedere e approvare i tuoi contenuti per ogni fase del processo. Quando le aspettative non sono chiare, questi punti nel flusso di lavoro spesso diventano colli di bottiglia.

"Quando pensi a revisioni e approvazioni", dice Matt, "potresti avere questa triste sensazione di dover perseguitare le persone e rischiare che vengano intraprese azioni legali contro di te".

Scopri quali stakeholder devono essere coinvolti, quando e con quali contenuti. Se invii bozze a persone che non hanno bisogno di vederle, perdi il loro e il tuo tempo.

Determina quali stakeholder devono rivedere - legale, il tuo CMO, l'autore di un articolo scritto in modo fantasma - e quali speri rivedano ma non devi aspettare.

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19. Creare un ambiente di responsabilità

Stabilire un processo di revisione non significa che le persone lo seguiranno. Le persone sono impegnate. Procrastinano. Esaminano a malincuore e poi, all'ultimo minuto, ti chiamano e ti chiedono di dare un'altra occhiata.

Con ogni revisore, chiarisci cosa ti aspetti e quando te lo aspetti. Indica le conseguenze del progetto se non ottieni ciò che chiedi. Chiedi a ogni revisore di impegnarsi a fornire ciò che è necessario in tempo. Predisporre un sistema per la responsabilità quando gli impegni non vengono rispettati.

20. Comunicare

"Spesso dimentichiamo l'importanza della comunicazione continua", afferma Heather. "È fondamentale mantenere in movimento tutti i tuoi contenuti." I richiedenti devono sapere dove si trova un pezzo di contenuto nel processo. Le parti interessate devono sapere cosa succederà questa settimana e la prossima. Tutti hanno bisogno di sapere chi va in vacanza durante il periodo di produzione.

Scegli i tuoi metodi di comunicazione in base alla natura di ogni tipo di conversazione. Ad esempio, dice Matt: “Le riunioni di stato sono per lo più una perdita di tempo. Raramente sono più efficaci di un'e-mail, SharePoint o un riepilogo di Workfront che fornisce alle persone ciò di cui hanno bisogno in pochi minuti ".

21. Continua a ricevere feedback

Il tuo flusso di lavoro non è mai definitivo. Acquisisci feedback in ogni fase in modo da poter imparare a che punto sono i tuoi processi e dove potrebbero migliorare. Rivedi il feedback e apporta miglioramenti almeno mensilmente. In questo modo si riduce l'attrito nei team e si consente loro di fare di più più velocemente.

22. Conosci - e condividi - cosa significa "fatto"

"Quante volte hai visto qualcosa contrassegnato come" Versione finale 32 "o" Versione finale 68 "?" Chiede Heather. Per mantenere il contenuto in movimento senza intoppi, raggiungi il consenso sui criteri per quando un pezzo di contenuto è finito e poi mantieni quel contenuto fuori dal tavolo.

23. Decidi dove archiviare i tuoi file

Quando il tuo contenuto è finito, dove metti i file elettronici? Come fanno gli altri a sapere dove trovare i file? "Ricordi la fine del film I predatori dell'arca perduta?" Dice Matt. “Questo poveretto sta nascondendo l'Arca dell'Alleanza in un deposito governativo dove nessuno la troverebbe mai. Il posto va avanti per sempre. Questo è l'aspetto dell'archiviazione dei contenuti per la maggior parte delle organizzazioni ".

Archivia i tuoi file di contenuto in un luogo accessibile a chiunque ne abbia bisogno.

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24. Acquisisci informazioni sui tuoi file

I tuoi team di contenuti devono sapere più di dove risiedono i file di contenuti. Potrebbero aver bisogno di risposte a domande come queste: questo file è ancora utilizzabile o è scaduto? Esiste una versione aggiornata? Che tipo di risorsa è questa? A quale pubblico si rivolge? Chi l'ha richiesto? Quando è stato pubblicato e dove?

Non fare affidamento sulla conoscenza tribale dei tuoi contenuti archiviati. Stabilisci un protocollo per acquisire le informazioni di cui i tuoi team potrebbero aver bisogno su ogni file.

25. Creare nomi di file coerenti

Stabilire convenzioni di denominazione dei file. Considera non solo gli elementi che vuoi che ogni nome contenga, ma anche l'ordine in cui vuoi che quegli elementi appaiano. Quando i file sono denominati in modo coerente, puoi ordinare ciò che viene prima nel nome. Ad esempio, potresti iniziare ogni nome di file con un nome di progetto o un nome di cliente oppure potresti iniziare con anno-mese-data. Qualunque cosa sia più probabile che i tuoi team di contenuti vogliano ordinare, mettila all'inizio. Quindi, quando le persone ordinano quei file per nome, possono trovare rapidamente i file che iniziano con quella prima cosa - il nome del progetto, il nome del client, la data, ecc. - perché quei file appariranno insieme nell'elenco.

Pensa alla tua convenzione di denominazione il più accuratamente possibile prima di diffonderla. Dopo che hai un server pieno di file, non è pratico tornare indietro e rinominarli.

Venire con la convenzione di denominazione è la parte facile; la prova sta nel fare. Assicurati che tutte le persone coinvolte conoscano e seguano la convenzione.

Stabilisci una convenzione di denominazione dei file e assicurati che tutti la seguano. @heinzmarketing e @hehurst Click To Tweet

26. Pubblica quando è il momento giusto

Matt e Heather citano il capo consigliere strategico di CMI, Robert Rose, dicendo: "Solo perché qualcosa è stato fatto non significa che sia ora di pubblicarlo". Non lasciare che l'ordine in cui viene completato il contenuto determini l'ordine in cui lo pubblichi. Fai la tua pubblicazione e pianificazione della promozione in modo strategico.

Solo perché il #content è finito non significa che sia ora di pubblicarlo, dice @robert_rose. Clicca per twittare

27. Tieni aggiornati i tuoi team di promozione

Chiunque promuova i tuoi contenuti - il tuo team di vendita, il tuo team demand-gen, il tuo team di blog, il tuo team di social media - tieni queste persone al corrente in modo che possano avere risorse e piani pronti quando il contenuto è pronto. Comunica lo scopo, il pubblico e l'uso previsto dei contenuti imminenti e qualsiasi altra cosa il team di promozione deve sapere per preparare email, annunci e altre risorse efficaci.

28. Sviluppare le migliori pratiche per la promozione

Elabora pratiche di promozione dei contenuti che funzionano per la tua organizzazione. Potresti voler utilizzare determinati hashtag nei tuoi post sui social media. Potresti voler dare nuova vita ai tuoi migliori vecchi post del blog. Potresti voler elevare il tuo marchio costruendo relazioni con gli influencer nel tuo settore. Qualunque pratica di promozione funzioni bene, documentala e mettila in pratica regolarmente.

Qualunque sia la pratica di promozione che funziona bene, documentala e fallo regolarmente. @heinzmarketing e @hehurst Click To Tweet

29. Chiedi al team di vendita di utilizzare i tuoi contenuti

Convincere i venditori a utilizzare i tuoi contenuti non è sempre facile. Il contenuto può andare bene, ma le persone potrebbero non sapere dove trovarlo o non sanno come un determinato contenuto li aiuterebbe a fare soldi.

Sebbene i team di vendita spesso vedano un valore diretto nel contenuto del prodotto, potrebbero non capire in che modo il contenuto che stabilisce una necessità o un impegno al cambiamento potrebbe influire sulle vendite. Aiuta i rappresentanti di vendita a capire in che modo i contenuti non correlati al prodotto contribuiscono alla fedeltà dei clienti e, in ultima analisi, alla redditività. Assicurati che i tuoi rappresentanti sappiano come trovare i contenuti che riterrebbero più pertinenti. Cerca i primi utenti e promuovi i loro successi ad altri venditori.

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30. Misura i tuoi risultati

Effettua il check-in frequentemente, in base a qualsiasi misurazione pertinente che puoi ottenere, per scoprire quale contenuto ha il rendimento migliore e quanto spesso il tuo contenuto raggiunge gli obiettivi aziendali che ti sei prefissato. Esplora i modi per determinare quali argomenti le persone trovano più interessanti, quali contenuti il ​​tuo team di vendita ha utilizzato molto e quali contenuti hanno generato un livello di domanda inaspettato. Continua a rivedere i risultati. Adatta i tuoi piani di conseguenza.

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Conclusione

Migliore è la comprensione del flusso di lavoro dei contenuti da parte di voi e di tutti coloro con cui lavorate, più produttivi possono essere i vostri team di contenuti.

E il tuo flusso di lavoro? Ne hai documentato e comunicato tutti gli aspetti per tutti coloro che hanno bisogno di sapere? Hai recuperato qualche notte e fine settimana? Condividi le tue abitudini ad alta produttività in un commento.

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Immagine di copertina di Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute

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