Come ospitare un evento in live streaming vincente nel 2021

Pubblicato: 2021-01-16
Fonte: Lemonlight

Secondo un rapporto di luglio 2020 di Grand View Research, gli eventi virtuali dovrebbero crescere di quasi dieci volte nel prossimo decennio. Entro il 2030, si prevede che il settore raggiungerà i 774 miliardi di dollari.

Chiaramente, c'è molto potenziale non sfruttato nello spazio degli eventi virtuali. Ma gestire un evento live streaming di successo e coinvolgente è più facile a dirsi che a farsi. Come mai? Per prima cosa, gli elementi e le tattiche che funzionano bene in un evento fisico non si traducono necessariamente nello spazio virtuale. Per un altro, come tutti sappiamo, la tecnologia tende a fallire proprio quando ne abbiamo più bisogno.

Questo lascia alle aziende una sfida unica quest'anno: come puoi eccellere negli eventi virtuali e posizionare il tuo marchio all'avanguardia prima che il settore esploda davvero?

Ti guideremo attraverso ciò che abbiamo imparato in questo articolo, ma ecco un suggerimento sulla chiave da asporto: non aver paura di portare rinforzi per integrare i tuoi punti deboli. Che ciò significhi assumere una società di produzione per occuparsi del processo di streaming, portare talenti professionisti per gestire lo spettacolo o lavorare con un organizzatore di eventi per gestire tutti i piccoli dettagli, non c'è da vergognarsi nel lasciare le redini agli esperti.

Detto questo, ecco la nostra ripartizione degli elementi essenziali di un evento live streaming vincente.

1. Software

Innanzitutto, è importante scegliere la piattaforma giusta per ospitare il tuo evento. Zoom tende ad essere l'impostazione predefinita per molti marchi in questi giorni, ma non è l'unica opzione. Scopri alternative come BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast o qualsiasi altra piattaforma creata per ospitare un vasto pubblico virtuale dal vivo.

Quando stai restringendo le tue scelte software, assicurati di comprendere le tue esigenze specifiche. Se ti aspetti circa 50 partecipanti al tuo evento virtuale, non hai necessariamente bisogno della piattaforma progettata per migliaia. D'altra parte, se avrai migliaia di partecipanti, dovrai concentrarti su piattaforme in grado di gestire un evento su quella scala.

Assicurati anche di chiarire quanti relatori o relatori dovrai ospitare, quali regioni geografiche la tua piattaforma dovrà supportare (a seconda di dove si trovano i partecipanti) e qualsiasi altra limitazione che potrebbe ostacolare il tuo evento se scegli un piattaforma incompatibile.

Infine, assicurati di aver effettivamente capito come utilizzare la piattaforma che scegli o porta un esperto. Avere lo strumento software perfetto è inutile se non sai come utilizzarlo con successo.

2. Equipaggio

Quindi, parliamo dell'equipaggio. Questa è un'area in cui le aziende tendono a sbagliare con i grandi eventi dal vivo. Mentre un approccio fai-da-te può funzionare bene per un piccolo evento casuale (come un webinar mensile, ad esempio), se vuoi ospitare un evento virtuale di grande effetto, è una buona idea lasciare il valore della produzione ai professionisti.

Ti consigliamo di iniziare con un produttore di live streaming e un operatore audio per ottenere le basi protette e quindi valutare da lì se hai bisogno di altri membri dell'equipaggio per il supporto.

Un altro vantaggio qui è che i professionisti hanno meno probabilità di essere sbalorditi da difficoltà tecniche o sfide impreviste a metà strada. Se l'assunzione di pochi membri dell'equipaggio fa la differenza tra un evento che si svolge senza intoppi e un evento pieno di difficoltà tecniche, pensiamo che la decisione sia chiara.

3. Ingranaggio

La prossima considerazione è la tua attrezzatura. Se assumi un equipaggio per aiutarti, probabilmente sarà in grado di consigliarti di quale attrezzatura avrai bisogno affinché l'evento si svolga senza intoppi. In questo caso, assicurati di non ignorare i loro consigli senza prima discuterne.

Ad esempio, potresti voler scegliere un microfono specifico consigliato dal tuo amico, ma se la tua squadra è specializzata in un dispositivo diverso o utilizza altre apparecchiature compatibili solo con alcuni microfoni, rovineresti l'intero processo di produzione diventando canaglia nel tuo scelta. Una comunicazione chiara con l'equipaggio è fondamentale e consigliamo di rinviare al loro giudizio ogni volta che è possibile.

Quando stai assemblando la tua attrezzatura, assicurati di considerare i piani di backup se qualcosa va storto. Se una fotocamera o un microfono si guasta, qual è la prossima migliore alternativa? Se la tua connessione Internet si interrompe, cosa succede allo streaming?

Ti consigliamo di fare un elenco di tutti gli elementi essenziali necessari affinché il tuo evento si svolga senza intoppi e di creare un piano di emergenza per ognuno di essi. Comprendi cosa dovrai fare al momento se qualcosa fallisce e cosa significherà per il tuo pubblico. Dopotutto, niente rovina un evento in live streaming come difficoltà tecniche o video o audio di bassa qualità.

4. Talento

Questo può o meno applicarsi ai tuoi piani di evento, ma è importante menzionarlo nel caso in cui prevedi di avere un ospite, ospiti in primo piano o relatori o altre apparizioni durante l'evento. Nel tuo processo di pianificazione, sii molto chiaro su chi sarà sullo schermo in un dato momento, come apparirà la vista per il pubblico (ad esempio, mostrerai sia una presentazione che il viso della persona, solo il viso della persona, o solo lo slide deck con la persona che inserisce la voce fuori campo?), e quale messaggio ogni persona deve trasmettere.

Se stai portando talenti esterni per l'evento, assicurati di informarli prima sul tuo marchio, lo scopo dell'evento e il tono che stai cercando (ad esempio, serio, spensierato, divertente, ecc.). È importante che ogni persona che sarà presente durante lo streaming comprenda il ruolo che svolge nel quadro generale e che aspetto ha un aspetto di successo nella tua mente.

Se stai presentando talenti che non si sintonizzeranno dalla tua posizione fisica, assicurati che i suggerimenti di cui sopra sull'equipaggio e l'attrezzatura siano elaborati anche per ciascun partecipante. Non dare per scontato che le webcam del laptop di tutti siano sufficienti: potresti dover fornire una fotocamera, un microfono o un'illuminazione supplementare per raggiungere la stessa qualità che fornirai dalla posizione principale.

5. Preparazione

Infine, prepara al tuo evento in live streaming la stessa quantità di preparazione che faresti per un evento di persona. È facile dimenticare che ti stai ancora connettendo con persone reali attraverso lo schermo e che l'esperienza che stai offrendo influisce sul modo in cui percepiranno il tuo marchio a lungo termine. Solo perché non è un evento di persona non significa che dovresti abbassare i tuoi standard.

In pratica, questo significa che dovresti avere un'agenda per l'evento, scrivere una sceneggiatura per qualsiasi commento scritto, preparare in anticipo immagini o presentazioni, mappare i dettagli di produzione e fare almeno una prova completa (anche se due o tre essere migliore) per cogliere eventuali punti difficili e appianare eventuali difficoltà tecniche persistenti.

Non possiamo esprimere abbastanza il fatto che la differenza tra un evento in live streaming mediocre e un evento in live streaming eccezionale in genere si riduce al livello di professionalità. Il pubblico può dire quando stai telefonando rispetto a quando hai davvero preso provvedimenti per assicurarti di fornire un'esperienza di qualità. Vuoi essere nel secondo gruppo, fidati di noi.

Ci auguriamo che questi suggerimenti ti portino al successo quando prepari il tuo prossimo evento in live streaming, non importa quanto grande o piccolo che sia. E abbiamo una buona notizia: più sarai bravo nell'ospitare eventi virtuali di alta qualità ora, più sarai pronto per eccellere man mano che l'industria degli eventi virtuali cresce.