Come abbiamo pianificato due eventi virtuali + cartella di lavoro gratuita per la pianificazione degli eventi
Pubblicato: 2020-10-09
Organizzare una conferenza virtuale è una bestia a sé stante. Richiede un'ampia pianificazione, diversi fogli di calcolo e molti test per garantire che la tecnologia non ci tradisca il giorno dell'evento.
Come molte altre organizzazioni, quest'anno abbiamo dovuto trasformare il nostro evento di persona chiamato ACCESS in un evento virtuale. Abbiamo ospitato due conferenze, entrambe incentrate sull'affrontare le sfide degli ambienti virtuali e dell'accessibilità.
Il nostro obiettivo con ACCESS è diffondere la consapevolezza dell'accessibilità digitale e fornire ai professionisti gli strumenti e le connessioni per prosperare in un ambiente digitale.
Oggi vi raccontiamo come abbiamo eseguito ACCESS per aiutarvi a pianificare il vostro prossimo evento virtuale.
Di persona vs virtuale: quale ha un ROI più elevato?
Esistono molti indicatori chiave di prestazione (KPI) che puoi utilizzare per misurare il successo dei tuoi eventi, in 3Play misuriamo in base a registrazione, partecipazione, nuovi clienti e feedback dei partecipanti.
Per gli eventi virtuali, esaminiamo anche il coinvolgimento durante l'evento e dopo l'evento.
Registrazione e partecipazione
Niente batte le dimensioni della registrazione come un evento virtuale. Rispetto ai nostri eventi di persona, abbiamo avuto 10 volte più iscritti da oltre 100 paesi (normalmente, siamo entusiasti se qualcuno viaggia da fuori lo stato per partecipare al nostro umile evento di persona).
Abbiamo anche visto un aumento del 77% delle registrazioni dal nostro primo evento virtuale di maggio al nostro evento autunnale. Più della metà dei dichiaranti erano lead completamente nuovi.
Attribuiamo questo aumento di iscritti a quanto segue:
- Partecipazione gratuita : per gli iscritti, la registrazione a un evento gratuito non comporta alcun rischio. Per noi, il nostro obiettivo è diffondere il messaggio di accessibilità e continuare a costruire il marchio ACCESS.
- Ambiente virtuale : in poche parole, un ambiente virtuale offre alle persone un accesso più semplice ai contenuti e una maggiore flessibilità per partecipare.
- Contenuti rilevanti : ci siamo assicurati che gli argomenti trattati affrontassero le sfide che le persone stanno affrontando in questo momento.
- Strategia di promozione : la posta elettronica era la nostra forma di comunicazione predominante. Tuttavia, abbiamo anche pubblicato informazioni sull'evento su forum pertinenti, sui social media e abbiamo utilizzato la promozione a pagamento su Instagram.
- Riconoscimento dell'evento : il nostro evento di primavera è stato un successo, che crediamo abbia favorito il passaparola per il nostro secondo evento.
- Promozione del sito Web : abbiamo creato un popup del sito Web e aggiunto un pulsante per la registrazione all'evento sulla nostra home page. Ciò ha aumentato la consapevolezza dell'evento e i numeri di registrazione.
- Promozione dei relatori : abbiamo fornito ai relatori collegamenti tracciabili per promuovere l'evento e li abbiamo taggati in ogni post social. Questo ha anche aiutato a portare i registranti.
C'è sempre un avvertimento per gli eventi gratuiti. Con un evento gratuito, le persone si sentono meno obbligate a partecipare e possono dare la priorità ad altri incontri o lavoro.
Tutto si riduce alla semplice psicologia, le persone che pagano cercheranno di ottenere il valore dei loro soldi, e quindi avremo un tasso di partecipazione più alto.
Tuttavia, per entrambe le nostre conferenze virtuali gratuite, siamo rimasti all'interno dello standard del settore, con un tasso di partecipazione di circa il 45%.
Come abbiamo aumentato il nostro tasso di partecipazione
L'aumento del nostro tasso di partecipazione è stato un obiettivo importante per il nostro secondo evento virtuale. 
Utilizzando e-mail, Slack e omaggi giornalieri, siamo stati in grado di aumentare il nostro tasso di partecipazione del 22% per il nostro evento autunnale.
Programma flessibile
Ci siamo assicurati di accogliere tutti i fusi orari e di offrire ampie pause tra le sessioni. Con un evento virtuale, sei in competizione con altre riunioni, lavoro e distrazioni su Internet; distribuire il tuo programma assicura che le persone possano pianificare l'evento.
Abbiamo programmato due-tre sessioni al giorno e abbiamo offerto pause di 30-60 minuti nel mezzo. La nostra prima sessione è stata sempre alle 11:00 ET, il che ci ha permesso di ospitare partecipanti in Europa. Nel pomeriggio, abbiamo offerto sessioni dalle 14:00 alle 15:00 ET e dalle 15:30 alle 16:30 ET.
Per consentire una maggiore flessibilità nella programmazione ed evitare l'affaticamento di Zoom, abbiamo distribuito l'evento su 3 giorni. Abbiamo anche cercato di mantenere lo stesso programma ogni giorno.
Aggiungi al calendario e alle email giornaliere
Due settimane prima dell'evento, abbiamo permesso ai partecipanti di iniziare ad aggiungere sessioni ai loro calendari personali. Abbiamo anche inviato e-mail di promemoria una settimana prima dell'evento.
Inoltre, abbiamo fornito e-mail giornaliere con il programma completo e un collegamento che è andato direttamente alla stanza Zoom.
Sessioni dal vivo e su richiesta
La maggior parte delle nostre sessioni erano dal vivo e molti dei nostri relatori l'hanno sfruttata a loro pieno vantaggio. Abbiamo incoraggiato la partecipazione durante le sessioni tramite la chat Zoom e assegnato 10-15 minuti di domande e risposte alla fine di ogni sessione.
Abbiamo anche offerto mini sessioni su richiesta, a cui i partecipanti potevano accedere tra una sessione e l'altra.
Inoltre, ci siamo assicurati di registrare ogni sessione.
Premi giornalieri e quiz
I partecipanti che hanno partecipato alle sessioni dal vivo sono stati scelti a caso per vincere buoni regalo Amazon. Abbiamo comunicato la competizione nelle nostre e-mail quotidiane.
Abbiamo anche creato quiz giornalieri che trattavano i materiali delle sessioni dal vivo.
Promozione del canale Slack
All'interno del canale ACCESS Slack, abbiamo integrato un'estensione Zoom per consentire ai partecipanti di partecipare direttamente quando una sessione stava per svolgersi. Ci siamo assicurati di utilizzare il tag @here per avvisare tutti nel canale.
La nostra strategia di coinvolgimento
Se sei un organizzatore di eventi, probabilmente hai familiarità con la lotta per promuovere una comunità in un ambiente virtuale: non è la stessa cosa di un evento di persona. Il networking è una grande attrazione per la partecipazione agli eventi, quindi dovevamo essere creativi.
Per promuovere un ambiente di rete "simile", abbiamo creato un canale Slack specifico per l'evento in cui abbiamo pubblicato domande, abbiamo fatto omaggi, abbiamo avuto canali specifici per argomento e abbiamo avuto domande e risposte post-sessione con i relatori. Ci siamo assicurati di promuovere il canale in ogni email e sessione live.
Tuttavia, questa non era una soluzione magica. Non tutti i partecipanti si sono uniti e ci sono stati momenti in cui non abbiamo avuto alcun impegno. Cosa faremmo diversamente? Trovare una soluzione che integri la piattaforma dell'evento e il canale di rete, riteniamo, aumenterà notevolmente il coinvolgimento poiché i partecipanti non devono scaricare un software separato o lasciare l'hub eventi.
Abbiamo convertito nuovi clienti?
Gestire qualsiasi evento, di persona o virtuale, è un'impresa enorme. Ne è valsa la pena? Assolutamente!
Non solo siamo stati in grado di diffondere il messaggio di accessibilità e affrontare le sfide, ma siamo stati anche in grado di aggiungere nuovi 3Playas alla nostra community.
Il 32% dei nostri iscritti è stato "appena acquisito" ea meno di un mese dall'evento abbiamo aggiunto 96 nuovi clienti.
Elenco di controllo: registrazione post-evento
Parliamo di soldi: quanto costa un evento virtuale?
Rispetto a un evento di persona, gli eventi virtuali sono molto più economici. Certo, non abbiamo investito in una piattaforma, anche se è qualcosa che prenderemmo in considerazione man mano che l'evento cresce. Avevamo anche già un account Pro-Zoom grazie ai nostri webinar mensili. 
Il nostro conto copriva le spese dei relatori, i premi dei partecipanti, i regali dei relatori, la ricerca a pagamento (su Instagram) e i sottotitoli in tempo reale (abbiamo utilizzato una soluzione umana per la massima precisione).
Nel complesso, abbiamo speso 12 volte meno di quanto spendiamo nei nostri eventi di persona.
Nella parte superiore, abbiamo incluso un menu con tutti i collegamenti pertinenti al programma giornaliero, al canale Slack, ai quiz e alle sessioni su richiesta.
Per eventi futuri, vorremmo prendere in considerazione una piattaforma di eventi formale. Tuttavia, se hai appena iniziato con gli eventi virtuali, è completamente possibile ospitare un evento senza una piattaforma formale!
Per le nostre sessioni dal vivo, abbiamo utilizzato i webinar di Zoom.
Feedback dei partecipanti
Ai partecipanti è stata data l'opportunità di fornire feedback durante l'evento tramite i quiz giornalieri e in un sondaggio post-evento. 
Ecco ciò che i membri del pubblico hanno apprezzato di più:
- Formato: “Mi è piaciuto come è stato distribuito in più giorni e orari, mi ha permesso di adattare le sessioni al mio programma di lavoro.
- Contenuti sia on-demand che live: "Mi è piaciuto avere le sessioni on-demand per divertirmi tra le sessioni live".
- Sessione e relatori: “Apprezzo come le sessioni abbiano soddisfatto tutti i livelli di esperti.
Un'altra grande vittoria è stata fornire le diapositive in anticipo. Non solo è una buona pratica di accessibilità, ma consente anche ai partecipanti di prendere appunti. Inoltre, ci siamo assicurati di inviare tutti i link man mano che venivano menzionati nella presentazione.
Alla domanda su dove potremmo migliorare l'evento, i partecipanti hanno notato che vorrebbero avere un'area per connettersi con i fornitori di accessibilità, avere sessioni di pratica per familiarizzare con la piattaforma e le funzionalità Zoom e ricevere certificati di partecipazione.
Lista di controllo: accessibilità in un ambiente virtuale
3 lezioni apprese dal nostro secondo evento virtuale
Se stai pensando di ospitare la tua conferenza virtuale, speriamo che queste lezioni apprese ti aiutino a rendere la tua pianificazione un po' più semplice. 
- Non dare per scontato che tutti abbiano familiarità con le piattaforme che stai utilizzando : mentre Zoom, Slack e WordPress sono tutti strumenti Internet popolari, non tutti hanno familiarità con il loro funzionamento. Abbiamo fornito un video di panoramica per la piattaforma Slack, ma non abbiamo affrontato Zoom o come navigare nel sito Web dell'evento. Per gli eventi futuri, vorremmo offrire tutorial su tutti gli strumenti, in modo che i partecipanti possano sentirsi sicuri e preparati a sfruttare al meglio la loro esperienza.
- Includere sponsor o collaborare con fornitori pertinenti : molte persone partecipano a conferenze di persona per scoprire nuovi fornitori che possono aiutarli a risolvere le loro sfide. Le conferenze virtuali non dovrebbero essere diverse. Come abbiamo appreso dal sondaggio tra i partecipanti, le persone vogliono scoprire nuovi fornitori.
- Trova un modo per distinguerti : c'è molta concorrenza in questo momento nello spazio degli eventi virtuali, come puoi rendere il tuo evento diverso? Il nostro secondo evento è stato strutturato per essere un corso completo sull'accessibilità dei video e abbiamo abbracciato la lingua del "corso". Invece di oratori, abbiamo avuto istruttori. L'ordine del giorno è stato chiamato un programma del corso. Abbiamo anche fornito quiz giornalieri e certificati di completamento su richiesta. Riteniamo che ciò abbia contribuito in modo significativo al valore dell'evento e ci abbia aiutato a costruire un'agenda solida con relatori incredibili.
ACCESSO 2021
Stiamo già pianificando il nostro prossimo evento a febbraio e speriamo che possiate unirvi a noi! 
Se non sei stato in grado di partecipare a nessuno dei nostri eventi, dai un'occhiata al nostro evento ACCESS at Home a maggio, incentrato sull'accessibilità in un ambiente virtuale, e al nostro corso ACCESS Fall, incentrato sull'accessibilità video.
Quali lezioni hai imparato dalla pianificazione delle tue conferenze virtuali? Fateci sapere nei commenti!