Differenze tra la gestione dei dipendenti interni e quelli remoti

Uno dei principali vantaggi del lavoro in loco è passare del tempo con i colleghi, conoscersi e imparare di più sulle loro abitudini lavorative. Per i team leader, questa impostazione consente loro di gestire i propri dipendenti con facilità. Tuttavia, questo non sarà il caso quando si guida un team remoto.

Di fronte a particolari cambiamenti nell'ambiente di lavoro, i leader dovrebbero modificare il modo in cui lavorano. Ad esempio, quando i manager devono passare alla guida di un team remoto, anziché di un team dell'ufficio. Secondo un recente sondaggio della società di formazione VitalSmarts, il 20% dei leader è impreparato o molto impreparato a guidare il proprio team di telelavoro.

Queste due impostazioni di lavoro di solito includono un insieme diverso di regole. In questo articolo, approfondiremo questo argomento chiarendo:

• la differenza tra un modello interno e uno remoto,
• la differenza tra la gestione dei dipendenti interni e quelli remoti e
• suggerimenti per gestire efficacemente un team remoto.

La differenza tra un modello interno e uno remoto

Prima di iniziare a esplorare le differenze tra la gestione di team interni e remoti, definiamo prima queste due categorie di ambienti di lavoro.

Un modello di squadra interno

Un modello interno è un modello in cui i dipendenti sono responsabili solo delle attività e dei progetti dell'organizzazione in cui lavorano . In questo caso, i lavoratori allineano il loro lavoro agli obiettivi e ai valori dell'azienda.

I vantaggi derivanti dall'assunzione di dipendenti interni sono:

• La proprietà intellettuale è al sicuro.

In ogni azienda, ci sono alcuni dati sensibili su operazioni commerciali, clienti, ecc. Se queste informazioni vengono rilasciate, ciò influenzerebbe la reputazione dell'azienda. Tuttavia, è meno probabile che queste situazioni rischiose si verifichino quando gli imprenditori impiegano lavoratori interni.

• Comunicazione coerente all'interno dell'organizzazione.

Essere in grado di comunicare faccia a faccia può rafforzare il rapporto tra dipendenti e manager. Inoltre, condividere lo stesso ambiente di lavoro può rendere il processo di formazione molto più semplice ogni volta che ci sono nuovi dipendenti.

• Migliore responsabilità.

Al momento di decidere se assumere dipendenti interni o remoti, molti imprenditori optano per i team d'ufficio, perché un modello interno spesso garantisce un maggiore livello di responsabilità dei dipendenti.

D'altra parte, ci sono anche alcuni svantaggi di un modello interno:

• Avere spese generali.

Se scelgono di assumere un team interno, i datori di lavoro dovranno pagare ulteriori spese obbligatorie. Quando si effettuano le stime dei costi dei dipendenti, i datori di lavoro dovranno includere anche le spese generali. I costi generali consistono in pagamenti come i costi di costruzione e le attrezzature.

• L'assunzione richiede più tempo e impegno rispetto all'assunzione di dipendenti remoti.

Poiché i lavoratori interni sono assunti a lungo termine, i datori di lavoro si adopereranno per trovare i candidati più adatti. Pertanto, questo processo a volte richiederà più tempo. Quindi, assumere un team interno non sarebbe un'opzione per nessun progetto urgente.

• Trovare candidati adeguati è limitato.

Quando impiegano lavoratori remoti, gli imprenditori possono prendere in considerazione candidati provenienti da tutto il mondo, purché soddisfino criteri predeterminati. Ma, quando si tratta di un team interno, i datori di lavoro dovrebbero trovare qualcuno della stessa città o dello stesso paese.

Un modello di squadra a distanza

Oltre ad assumere un team interno, i datori di lavoro possono scegliere di assumere lavoratori a distanza. Un modello di team remoto è un tipo di outsourcing. In questo caso, le aziende scelgono di reclutare dipendenti remoti per creare un team remoto o distribuito.

I principali vantaggi di avere un team remoto sono:

• Assumere talenti in tutto il mondo.

Poiché i dipendenti remoti lavorano a distanza, i datori di lavoro possono scegliere i candidati più adatti da tutto il mondo.

• Assumere persone al giusto prezzo.

Per ottenere vantaggi in termini di costi delle risorse inferiori, le aziende possono assumere risorse dai paesi di livello 2 e livello 3. Mentre i paesi più ricchi appartengono alla categoria Tier 1, i Tier 2 sono paesi con un reddito medio pro capite inferiore. Per quanto riguarda la categoria Tier 3, si tratta di paesi in via di sviluppo con basso potere d'acquisto.

• Meno spese per dipendente.

Quando dispongono di un team remoto, i datori di lavoro non sono obbligati a coprire l'assicurazione sanitaria, le spese di viaggio e altri costi. Quindi, ci saranno meno costi per lavoratore. Inoltre, poiché i dipendenti lavorano a distanza, non sarà necessario un ufficio, quindi non ci saranno costi generali.

Tuttavia, ci sono alcuni svantaggi nell'assumere un team remoto:

• Una mancanza di comunicazione faccia a faccia.

I lavoratori remoti non hanno altra scelta che comunicare tra loro tramite e-mail, chat e videoconferenze. Senza la comunicazione di persona, molte persone potrebbero sentirsi isolate dai propri colleghi. E l'isolamento è una delle sfide più comuni che devono affrontare i lavoratori remoti.

Inoltre, datori di lavoro e manager devono guidare il team allo stesso modo, il che richiede più tempo e fatica. Sebbene il team esperto non avrà problemi di comunicazione, avere un approccio faccia a faccia è essenziale durante il processo di formazione.

• Gestione del fuso orario

Se i dipendenti provengono da diversi angoli del mondo, la differenza di orario può essere un grosso ostacolo. Riunire i membri del team per una chiamata giornaliera o settimanale sarebbe sempre un compito difficile per un manager.

• Potenziale fallimento del progetto

Assumere dipendenti remoti per un particolare progetto può essere una missione incerta. Anche quando i lavoratori remoti hanno un alto livello di esperienza e competenza, c'è la possibilità che non consegneranno il lavoro in tempo. Pertanto, questi ritardi possono influire sul successo del progetto.

Per riassumere, ogni modello ha i suoi vantaggi e svantaggi. Decidere quale modello selezionare per la tua azienda dipende principalmente dalle esigenze e dagli obiettivi della tua azienda.

La differenza tra la gestione dei dipendenti interni e quelli remoti

"Il lavoro a distanza è il futuro, ma è necessaria la presenza fisica almeno un paio di volte all'anno per creare davvero una squadra straordinaria". – Ricardo Fernandez

Ricardo Fernandez, uno dei relatori al TEDxIESEBarcelona, ​​lavora in telelavoro da più di 10 anni con diverse aziende. Nel discorso che ha presentato per Tedx Talks, Ricardo ha sottolineato che è possibile stabilire una sorta di relazione con il proprio team tramite videoconferenze ed e-mail. Ma afferma che la presenza fisica è necessaria "per aggiungere empatia alla tua squadra".

Se ti sei mai chiesto che aspetto abbia la guida di una squadra a distanza, scommettiamo che la distanza fisica è stato uno dei principali ostacoli che ti sono venuti in mente. Dopotutto, quando non c'è vicinanza fisica, è persino difficile ottenere il lavoro di squadra sul posto di lavoro.

Ora, se confrontiamo la gestione dei team interni con quelli remoti, noteremo tre criticità legate a quest'ultimo:

1. Tempo,
2. spazio, e
3. cultura.

Differenza di tempo

Abbiamo già detto che, all'interno di un team di telelavoro, di solito ci sono persone di fusi orari diversi. In qualità di manager di tale team, è necessario pianificare riunioni del team e altre chiamate durante i periodi che funzionano per ogni membro del team. Questo è noto come "equità temporale". E come puoi immaginare, non sarà un compito facile.

Oltre alle riunioni del team, dovrai pensare alle differenze di orario quando fissi le scadenze. Il tuo collega che vive a Singapore dovrebbe avere lo stesso numero di giorni per portare a termine il suo compito come compagno di squadra di Seattle.

D'altra parte, probabilmente non avrai questi problemi quando guidi un team interno. Non importa se il tuo orario di lavoro è fisso o flessibile, tu e il tuo team trascorrerete almeno un paio d'ore al giorno insieme in ufficio. Pertanto, come loro leader, puoi comunicare con loro di persona e gestire facilmente i loro incarichi e scadenze.

Differenza di spazio

Un'altra sfida del lavoro da remoto è la distanza fisica tra i membri del team. Quando si guida un team remoto, la differenza di spazio influisce principalmente su:

• Comunicazione all'interno del team.

Il vantaggio di lavorare in un team interno è che puoi contattare i tuoi colleghi ogni volta che hai bisogno di aiuto o consigli. Se sei un manager, puoi riunire immediatamente il team ogni volta che ci sono problemi urgenti o ultimi aggiornamenti sul progetto.

Poi di nuovo, questo non sarà il caso dei dipendenti remoti. Dal momento che non sono seduti uno accanto all'altro, i compagni di squadra non possono comunicare di persona. Quindi, rimangono in contatto tramite strumenti di comunicazione online.

Inoltre, non ci sono incontri faccia a faccia come con un team interno. Quindi, come leader remoto, devi organizzare videochiamate frequenti con l'intero team. Ma cerca di non programmare troppi incontri. Secondo il recente rapporto della Harvard Business School, a partire da aprile di quest'anno c'è un aumento del 13% di riunioni a persona, rispetto al primo trimestre di quest'anno

(prima che ci fossero blocchi in tutto il mondo a causa della pandemia di COVID-19). Fortunatamente, c'è un calo della durata media di questi incontri – del 20%. Questo sondaggio ha raccolto 3,1 milioni di lavoratori provenienti da Nord America, Europa e Medio Oriente.

Per promuovere una migliore comunicazione e collaborazione all'interno del team, dovresti provare a utilizzare il software di gestione del team. Ad esempio, Twist è un'app di comunicazione per team remoti, mentre Asana ti aiuterà a gestire le attività.

• Il processo di monitoraggio che utilizza le prestazioni.

L'analisi delle prestazioni dei dipendenti è utile quando si guida un team interno. Dal momento che ti trovi nello stesso ambiente di lavoro del tuo team, hai una panoramica delle loro abitudini ed etiche lavorative. Tuttavia, nel caso di un team distribuito, monitorare il proprio lavoro può essere complicato.

Quindi, come affrontare questo problema? Una delle soluzioni più pratiche è un foglio presenze del team dell'ufficio. Compilare la scheda attività è abbastanza semplice. Il tuo team deve inserire le ore lavorate su progetti particolari durante la settimana. Quindi, nella dashboard del team, puoi vedere una suddivisione visiva della loro settimana. Inoltre, c'è un rapporto settimanale, dove puoi dare un'occhiata a chi ha registrato quante ore ogni giorno.

Differenza culturale

Parlando di differenze culturali, i gestori a distanza devono focalizzare la loro attenzione su:

• barriere linguistiche e come abbatterle,
• comprendere correttamente i messaggi,
• identificarsi con quadri e contesti culturali di altri colleghi, e
• come trovare un terreno comune tra diversi background culturali.

Organizzando frequenti programmi di formazione interculturale per l'intero team, acquisirai maggiore familiarità con culture diverse. Pertanto, anche i tuoi dipendenti remoti si sentiranno più a loro agio. Ma se sei il leader di un team interno i cui membri provengono da più culture, assicurati di organizzare anche queste sessioni educative.

Ora, ecco un fatto interessante: culture diverse possono avere una diversa comprensione del tempo. Ad esempio, in Sud Africa, ci sono due espressioni comunemente usate:

• “Adesso-adesso” – accadrà a breve, e
• “proprio ora” – accadrà nel prossimo futuro (nelle prossime ore).

Quindi, tienilo a mente se hai un collega dal Sudafrica.

Poiché ci sono molte norme culturali peculiari in tutto il mondo, dovresti fornire ai tuoi dipendenti alcune pubblicazioni interessanti su questo argomento. Ad esempio, puoi iniziare con The Culture Map , un libro di Erin Meyer. Questo pezzo sottolinea le differenze culturali e il modo in cui influiscono sul business internazionale.

Suggerimenti degli esperti su come gestire efficacemente un team remoto

Abbiamo contattato diversi esperti nel campo della gestione e dello sviluppo organizzativo, per saperne di più sulle loro strategie preferite per la gestione dei team distribuiti. Questi sono i loro suggerimenti per chiunque guidi un team remoto.

Fai sentire i membri del tuo team remoto connessi e impegnati

La Dott.ssa Cristina Gibson è Dean's Distinguished Professor of Management presso la Pepperdine Graziadio Business School, a Malibu, in California. Inoltre, è co-autrice del libro Virtual Teams That Work: Creating Conditions for Virtual Team Effectiveness .

Crede che ci siano diversi ingredienti di base necessari sia per i team interni che per quelli remoti. Questi sono:

• obiettivi chiari;
• ruoli e responsabilità;
• feedback regolare; e
• clima aperto e inclusivo.

Ma, il Dr. Gibson aggiunge che nei team remoti, c'è una maggiore necessità di garantire che i membri si sentano connessi e impegnati.

“Lavorare da remoto può provocare sentimenti di isolamento e anche distrazione, visti gli ambienti in cui spesso lavoriamo quando non siamo in casa. Pertanto, è importante fare uno sforzo extra affinché le riunioni e il check-in siano coinvolgenti, di supporto e coinvolgano l'interazione sociale e personale, nonché l'attività incentrata sul compito".

Stai lontano dall'approccio "taglia unica"

Secondo il dott. Gibson, un errore che spesso i manager commettono è l'applicazione di un approccio "taglia unica" ai lavoratori remoti.

“Ogni membro del team molto probabilmente ha una situazione unica nella sua posizione remota, quindi il manager esperto impiegherà del tempo per comprendere le esigenze e le priorità di ciascun membro, al fine di sapere meglio come supportarli nel modo migliore al loro contributo alla squadra”.

Spiega che per alcuni dipendenti ciò può significare massimizzare la flessibilità in termini di orario di lavoro. Ma, per altri, potrebbe significare riunioni più regolari e di routine, mentre alcuni lavoratori potrebbero aver bisogno di tecnologie particolari.

"In un team interno, queste esigenze uniche potrebbero essere più ovvie o intuitive, ma capire di cosa ha bisogno ogni dipendente per essere produttivo potrebbe richiedere un processo di scoperta più concertato da parte del manager".

Connettiti con i tuoi lavoratori remoti a livello personale

Joe Hopkins ha conseguito un dottorato di ricerca in leadership e sviluppo organizzativo con un focus di ricerca sul lavoro a distanza. Ha trascorso gli ultimi quattro anni a ricercare e scrivere sulla leadership negli ambienti di lavoro virtuali.

Hopkins afferma che ci sono molte somiglianze tra i principali membri del team interno tradizionale e quelli che lavorano in remoto. Tuttavia, la differenza più significativa è l'intenzionalità.

“Con i lavoratori interni, molte delle relazioni si formano organicamente attraverso conversazioni estemporanee da “fontana d'acqua” e pause caffè. I leader dei lavoratori a distanza richiedono un livello più elevato di capacità di comunicazione interdipendente che richiedono intenzionalità. Il leader deve essere intenzionale nel comprendere i tratti della personalità e i bisogni di ogni individuo e ciò che li ispira o li drena”.

Proprio come il dottor Gibson, Hopkins sottolinea che una taglia non va bene per tutti. Inoltre, aggiunge che le riunioni strutturate del team sono essenziali, ma sono ugualmente necessarie opportunità di connessione a livello personale.

“Il lavoratore introverso, che costituisce il 40% della popolazione, non troverà energizzante una pausa caffè virtuale di squadra o un esercizio di team building. I lavoratori con livelli più elevati di introversione richiedono piccoli gruppi o conversazioni individuali”.

Quindi, secondo il Dr. Gibson e Joe Hopkins, i manager che guidano i team remoti devono comunicare spesso con il team. In questo modo, i leader conosceranno meglio i loro lavoratori. Inoltre, i manager comprenderanno le esigenze e le priorità individuali di ciascun membro del team.

Avvolgendo

Guidare una squadra i cui membri provengono da tutto il mondo e da diversi background culturali potrebbe essere un compito impegnativo. A differenza di un tradizionale ambiente interno, la comunicazione e la collaborazione con un team distribuito devono avvenire tramite canali online. Inoltre, il monitoraggio dei progressi dei dipendenti deve essere eseguito in modo diverso rispetto a quando si guida un team interno.

Quindi, come dovresti gestire con successo i dipendenti remoti? Prima di tutto, gli esperti suggeriscono che non dovresti avere un approccio "taglia unica" per il tuo team remoto. Invece, familiarizza con i tuoi dipendenti, le loro esigenze e priorità, in modo che si sentano collegati al team.

Oltre a questo suggerimento, devi connetterti con i membri del tuo team a livello personale. Ad esempio, puoi organizzare team building online o pause caffè per l'intero team. Ma assicurati che non tutti i dipendenti si sentano a proprio agio a partecipare a un incontro virtuale. Per alcuni di loro, le chiamate individuali potrebbero essere un'idea migliore.