Saggezza del mercoledì: i 4 piani assicurativi per la pianificazione degli eventi di cui hai bisogno

L'assicurazione per la pianificazione di eventi funziona secondo un principio familiare ai pianificatori di eventi di prim'ordine: pianificare per il meglio, ma essere sempre preparati al peggio.

Lo fai già. Grazie alla tua attenta pianificazione del matrimonio, ad esempio, l'abito della sposa è perfetto per il grande giorno. Ma quando un piccolo cane pianta le sue zampe erbose sul vestito durante le foto, la tua preparazione altrimenti invisibile salva la giornata. Apri la tua borsa per gli asciugamani bianchi, uno stick per macchie, alcol denaturato, talco per bambini e gesso e cancelli il segno in pochi istanti.

L'assicurazione per la pianificazione di eventi funziona secondo lo stesso principio. L'imprevisto può accadere nonostante la migliore pianificazione possibile. Avere un'assicurazione tutta zippata nella tua "valigetta" significa che sei preparato e protetto, indipendentemente dalle circostanze indesiderate che incidono sulla tua attività e sui tuoi eventi. Continua a leggere per conoscere i tipi di assicurazione di cui potresti aver bisogno e la protezione che forniscono.

Scopri l'assicurazione per la pianificazione di eventi di cui la tua azienda ha bisogno

1. Assicurazione di responsabilità civile per la pianificazione di eventi

L'assicurazione di responsabilità civile ti protegge finanziariamente se vieni citato in giudizio per lesioni personali o danni alla proprietà.

Con l'assicurazione di responsabilità civile, se un ospite o un lavoratore si fa male o i beni di valore di qualcuno vengono danneggiati durante il tuo evento, una causa su questi problemi non prosciugherà ogni centesimo dalle tue casse e ti farà fallire. Una polizza assicurativa di responsabilità copre gli onorari degli avvocati e qualsiasi denaro assegnato all'attore.

Considera la festa in giardino di un cliente in cui una brocca d'acqua di vetro è scivolata e si è frantumata sul pavimento di piastrelle, non un incidente per cui potresti perdere la tua attività. Ma mentre hai afferrato degli asciugamani per assorbire l'acqua e un impiegato ha spazzato via il bicchiere, un ospite è scivolato nell'acqua, è caduto e si è rotto il polso in più punti. Questo ospite potrebbe tranquillamente venire dietro alla tua azienda per recuperare le sue spese mediche.

Oppure, diciamo che hai catturato quella brocca d'acqua inclinata appena prima che cadesse, ma nel frattempo hai rovesciato una preziosa statua di marmo. Il tuo cliente potrebbe non voler ingoiare il valore perduto di quella statua, optando invece per recuperarlo dalla tua attività.

È tua responsabilità prendere ogni precauzione per garantire un evento sicuro, come seguire le migliori pratiche per la sicurezza dell'evento e la progettazione del layout, ma un evento completamente privo di rischi è impossibile. L'assicurazione di responsabilità civile ti copre in caso di incidenti rari.

I pianificatori di eventi aziendali dispongono di team legali per garantire una copertura adeguata in ogni momento e per vari eventi. Tuttavia, se gestisci la tua attività, devi essere il tuo team legale. Considera l'assicurazione di responsabilità civile per la pianificazione di eventi, come protezione per la tua attività e per assicurarti di poter lavorare con le numerose sedi che richiedono la copertura. Come il costo dell'assicurazione auto, è una spesa che ne vale la pena se si considerano le alternative.

2. Assicurazione di responsabilità professionale per la pianificazione di eventi

L'assicurazione di responsabilità professionale ti protegge finanziariamente se vieni citato in giudizio da clienti insoddisfatti del tuo lavoro. Questo tipo di assicurazione è talvolta chiamata "assicurazione per errori e omissioni" e in alcuni settori è chiamata "assicurazione per negligenza".

È importante capire che una causa può drenare i fondi della tua azienda in modo altrettanto efficace, indipendentemente dal fatto che tu sia colpevole o meno di un errore e se la causa sia fondata o meno.

Ad esempio, supponiamo che a un cliente non sia piaciuto il tuo lavoro: i palloncini erano della tonalità malva sbagliata e hanno intentato una causa sostenendo che non hai adempiuto ai tuoi obblighi contrattuali. L'assicurazione di responsabilità professionale copre le spese per l'avvocato che ora devi assumere per ottenere il loro caso immeritato espulso dal tribunale.

O, più seriamente, supponiamo che tu abbia mancato la scadenza per un deposito e che la sede abbia prenotato un altro evento per quella fascia oraria. Nel frattempo, sono già stati effettuati depositi non rimborsabili per DJ, catering e fiori. Il tuo cliente potrebbe intentare una causa per recuperare i soldi persi dalla tua attività. L'assicurazione di responsabilità professionale copre le spese legali per la causa e le spese processuali, nonché eventuali danni che il giudice riconosce al cliente.

A nessuno piace pensare di avere clienti insoddisfatti e litigiosi. Ma la verità è che i pianificatori spesso aiutano le persone a pianificare importanti traguardi personali e celebrazioni. Quando le cose vanno male, le emozioni possono essere molto tese e una causa può finire in grembo all'improvviso.

3. Assicurazione di responsabilità civile per la pianificazione di eventi

Questo tipo di assicurazione ti protegge da lesioni personali e richieste di risarcimento danni alla proprietà quando le persone hanno bevuto durante un evento.

Se qualcuno che ha bevuto lascia il locale, litiga e ferisce qualcuno, l'assicurazione di responsabilità civile per liquori protegge la tua attività da un reclamo per le spese mediche della persona ferita. Stessa cosa se un partecipante va a sbattere contro un recinto mentre torna a casa da un evento: la tua azienda non sarà attaccata per il costo di un nuovo recinto.

Ci sono due tipi di polizze assicurative per la responsabilità dei liquori. Le politiche complete sono per luoghi come bar e ristoranti che servono alcolici frequentemente. Gli organizzatori di eventi di solito hanno bisogno del secondo tipo, noto come politiche dell'host, che sono progettate per luoghi in cui l'alcol viene servito occasionalmente, ma non come una questione di routine.

4. Assicurazione auto noleggiata e non di proprietà

Questo tipo di assicurazione ti protegge da azioni legali per lesioni personali o danni alla proprietà quando un dipendente è alla guida per lavoro. Copre i veicoli che non sono di proprietà dell'azienda: auto a noleggio, autobus e veicoli personali dei dipendenti.

Sei anche un dipendente della tua azienda: questa politica copre anche te. "Ma aspetta", potresti dire. “Sto guidando la mia macchina e ho già l'assicurazione auto. Non ho bisogno di questo!” Non così in fretta. L'assicurazione auto personale generalmente non copre la guida per motivi di lavoro. Se stai guidando la tua auto sulla strada per una visita in loco o un evento e rimani coinvolto in un incidente, questa è la polizza assicurativa che fornirà protezione finanziaria.

Aiuta i tuoi clienti a fare scelte intelligenti di assicurazione sugli eventi

La creazione di eventi è una partnership tra pianificatore e cliente e anche i tuoi clienti hanno bisogno della protezione fornita dall'assicurazione per eventi e dall'assicurazione per l'annullamento dell'evento. Per gli eventi tenuti nella proprietà del tuo cliente, invitalo a parlare con i proprietari di casa, l'affitto o il fornitore di assicurazioni sulla proprietà per assicurarsi che la copertura sia sufficiente in caso di lesioni o danni alla proprietà.

Per gli eventi tenuti fuori dalla proprietà del cliente (un matrimonio in un giardino cittadino, un evento aziendale in un edificio storico, un incontro di networking in un hotel), i proprietari di case e l'assicurazione sulla proprietà non coprono danni o lesioni. I tuoi clienti avranno bisogno di un'assicurazione per eventi a breve termine per coprire l'evento. In qualità di loro consulente, fai conoscenza con fornitori di assicurazioni affidabili in una gamma di fasce di prezzo e tieni a portata di mano le informazioni di contatto degli agenti di riferimento da condividere con i clienti.

Fai sapere ai tuoi clienti che l'assicurazione per eventi inizia generalmente sotto i $ 200 e sale da lì, con il prezzo che varia a seconda del tipo di evento, delle dimensioni, delle attività, della durata e di altri fattori.

I tuoi clienti avranno anche bisogno di un'assicurazione per l'annullamento dell'evento. Questo copre le perdite finanziarie quando condizioni meteorologiche estreme, ricoveri ospedalieri e mancata presentazione dei fornitori costringono alla cancellazione dell'evento. L'assicurazione, tuttavia, non copre fattori come i piedi freddi a un matrimonio o le basse vendite di biglietti per una raccolta fondi.

Come trovare i giusti piani assicurativi per eventi?

L'assicurazione non è probabilmente un'attività o un argomento di conversazione preferito, né per te né per i tuoi clienti. Ma è essenziale disporre di piani assicurativi per proteggere la tua azienda e i tuoi clienti dalla responsabilità. Ecco alcuni suggerimenti per la ricerca da tenere a mente quando decidi il tuo fornitore di assicurazione:

• Accessibilità. Per alcune persone, è importante avere un ufficio walk-in e un agente con cui parlare faccia a faccia quando si sceglie la copertura o si affronta un reclamo.
• Specializzazione. La maggior parte delle compagnie assicurative copre gli eventi. Ma se gestisci una piccola società di pianificazione, un'agenzia specializzata in piccole imprese potrebbe essere l'ideale. Alcune aziende possono anche specializzarsi nella copertura di eventi nella tua zona.
• Costo. È semplice: hai bisogno di una copertura con premi che rientrino nel tuo budget.
• Recensioni. Esplora le recensioni dei clienti online e le guide per i consumatori che coprono l'assicurazione. Presta attenzione se il sito di recensioni dei consumatori guadagna quando ti colleghi a una compagnia di assicurazioni attraverso di loro. Questo non è un rompicapo, ma i siti più affidabili sono trasparenti sul loro modello di business.
• Passaparola. Parla con mentori di fiducia nel settore delle loro esperienze con le compagnie assicurative per aiutarti a restringere le tue scelte.
• Portieri specializzati. Se sei a corto di tempo e lo hai nel tuo budget, prendi in considerazione un servizio che confronta i piani assicurativi dei negozi per le aziende, come CoverWallet.

Si spera che non dovrai mai presentare un reclamo, ma con la tua assicurazione in ordine puoi concentrarti senza preoccuparti sulle cose divertenti: pianificare eventi eccezionali.

Pronto per ulteriori informazioni aziendali per alimentare la tua crescita professionale? Scopri l'etica e l'etichetta della pianificazione degli eventi. Inoltre, tieniti aggiornato con le linee guida sull'accessibilità per la pianificazione degli eventi per il tuo prossimo evento.