Come utilizzare la giusta forma di gestione dei problemi per evitare una crisi

Pubblicato: 2021-05-24

Un problema è una causa che può interrompere il tuo progetto per una serie di motivi, impedendo al progetto di continuare a raggiungere il risultato previsto. Questo può accadere in qualsiasi momento e a chiunque ed è qui che entra in gioco la gestione dei problemi. Ti aiuta a prepararti per situazioni che non ti aspetti e ti insegna come affrontarle.

Alcuni di questi problemi non possono essere eliminati così facilmente, ma se agisci correttamente, puoi limitare i danni. Continua a leggere per scoprire come puoi essere più forte come project manager.

Sommario

  1. Qual è la differenza tra un problema e una crisi?
  2. Lista di controllo del project manager: il problema è una crisi?
  3. Come rintracciare i problemi?
  4. Come si applica un processo di gestione dei problemi?
    1. Tieni d'occhio tutto
    2. Gestione del rischio
    3. La comunicazione è essenziale
    4. Le cose possono sempre sfuggire di mano
  5. Conclusione

Qual è la differenza tra un problema e una crisi?

Non confondere un problema con una crisi. I problemi sono infatti precursori di crisi. I problemi possono sfuggire di mano a causa della mancanza di comunicazione o di decisioni sbagliate. Fai molta attenzione quando usi questi termini, perché la parola crisi provoca rapidamente il panico che potrebbe non essere ben accolto dai tuoi dipendenti.

Una crisi viene vissuta immediatamente dall'azienda e si farà sentire a lungo termine. Un problema, invece, può passare in secondo piano, quindi non devi coinvolgere tutta la squadra .

Quindi, come fai a sapere quando c'è un problema o una crisi? Riunisci tutti i dipendenti e discuti le loro opinioni. Poiché questo è ovviamente soggettivo, c'è il rischio di una reazione eccessiva. Se questo viene reso pubblico, c'è il rischio che finisca nelle mani dei media e faccia esplodere l'intera situazione. La reputazione della tua azienda è offuscata e i potenziali clienti ti eviteranno. Si noti che una cattiva stampa porta quasi sempre a una crisi.

Un buon esempio di questo è la crisi della plastica di Delhaize. L'azienda ha lanciato una campagna con elementi costitutivi, ma i clienti sono rimasti indignati dall'imballaggio di plastica superfluo. Le reazioni negative sono arrivate tramite i social media e Delhaize si è resa conto che non avevano altra scelta che reagire immediatamente.

Durante il fine settimana hanno trovato un modo per comunicare sia con i dipendenti che con i clienti. Hanno ammesso di aver commesso un errore, ma l'azienda ha presto apportato le modifiche necessarie. Una lezione importante che tutti possono trarre da questo è che devi comunicare in modo efficace e veloce e che il messaggio non deve essere sempre perfetto.

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Lista di controllo del project manager: il problema è una crisi?

Non sei sicuro di avere a che fare con un problema o una crisi? Fai una distinzione usando la lista di controllo qui sotto. Sebbene una crisi possa essere difficile da risolvere, risolvere i problemi può effettivamente essere un compito facile con il giusto approccio.

  • La questione è emotivamente legata? Esempi potrebbero essere se abbia a che fare o meno con bambini, sofferenza animale, razzismo, aiuti allo sviluppo, ecc.
  • Quanto plausibile ritengono gli stakeholder che il problema sia legato alla tua azienda? (Il pubblico può immaginare che il problema sia legato alla tua azienda?) Esempi potrebbero essere le piattaforme di social media che vengono criticate per il loro approccio alla privacy o le aziende che fingono di essere sostenibili.
  • Il problema è facile da descrivere nei media? Un esempio potrebbero essere le campagne pubblicitarie di Suit Supply ostili alle donne o questioni che sono già state evidenziate dai media come tasse, prezzi dell'energia, ecc.
  • Qual è il collegamento con altri problemi/crisi? Ad esempio, uno scandalo sulle molestie sessuali di Harvey Weinstein. In seguito, molte persone furono accusate degli stessi atti.
  • Qual è l'influenza del messaggero? Esempi di gruppi di interesse influenti sono ONG, Test-Achats o sindacati.
  • Quanto è dinamico il problema? Il miglior esempio di un problema che diventa dinamico sono i dimostratori. Una settimana possono esserci 100 partecipanti a una manifestazione e poche settimane dopo possono esserci migliaia di manifestanti in luoghi diversi.
  • Quanto sei isolato come azienda dal problema? Un esempio è che potrebbero esserci esuberi in alcuni settori per ragioni ben ponderate (industria automobilistica). Poiché il settore ha un problema comune, sarebbe meglio comunicare attraverso una federazione o un'associazione.
  • Il problema è facile da risolvere? Un esempio è il problema di confezionamento menzionato in precedenza a Delhaize. Sedendosi insieme e agendo rapidamente, i problemi si risolvono facilmente.

Come rintracciare i problemi?

Solo perché non puoi sempre prevedere problemi futuri, non significa che non puoi anticiparli come azienda. Prima dell'inizio di qualsiasi progetto, è necessario disporre di un piano strategico che includa una sezione di identificazione e analisi dei problemi.

È necessario riflettere attentamente sugli obiettivi del progetto e su quale sistema di monitoraggio dei problemi o software di gestione dei problemi verrà utilizzato per attivare e rilevare i problemi. Dopo aver identificato un problema, fai riferimento all'elenco delle persone da contattare che avevi pianificato in precedenza in un processo dettagliato di risoluzione del problema. Per questa attività, di solito il project manager, lo sponsor del progetto o il project executive prendono il controllo.

Quindi, pensa attentamente a come intendi segnalare il conflitto. Assicurati che la descrizione del problema sia il più dettagliata possibile e rifletta adeguatamente la situazione attuale. Infine, è necessario trovare un modo per verificare e vedere se il problema è stato risolto in modo efficace.

Tieni presente che devi pensare al di là del conflitto stesso. Cosa accadrà se un problema si aggrava e qual è lo scenario peggiore?

Come si applica un processo di gestione dei problemi?

Tieni d'occhio tutto

Quando si verifica un problema, metti in pausa per un po' le tue attività attuali in modo da poter affrontare prima il conflitto e continuare il progetto il prima possibile. Durante il corso di qualsiasi progetto, è fondamentale che ogni membro del team di progetto tenga traccia dei progressi e che tenga un registro dettagliato di tutte le sue azioni. Ciò semplifica non solo la ricerca di potenziali soluzioni, ma anche l'analisi dei problemi e il modo in cui le cose possono essere fatte diversamente la prossima volta.

Non fa bene solo a te stesso, ma anche alla compagnia. Sulla base degli errori commessi, l'organizzazione o la struttura di un progetto può essere adattata in modo da poter intraprendere azioni migliori se l'errore si ripete. Prendi in considerazione la possibilità di scrivere un'"analisi delle lezioni apprese del progetto" dopo ogni progetto.

Gestione del rischio

La gestione del rischio fa parte della vita di qualsiasi azienda. Cosa c'è di meglio che gestire i problemi o risolverli? Impedendo loro di accadere del tutto. Dopo aver scritto gli obiettivi del progetto, scrivi un processo di gestione del rischio. Questi processi servono a identificare eventuali rischi di danni ai progetti, danni che non garantiscono il successo dei progetti, problemi irrisolti che potrebbero avere un impatto negativo e qualsiasi altra cosa che potrebbe sorgere.

Nota: una buona gestione dei problemi significa anche non avere mai un caso in cui un problema rimane irrisolto. Per parlare del processo di gestione del rischio ed evitare di impostare un problema o una crisi futuri per il prossimo progetto, risolvi i problemi non appena si verificano.

La comunicazione è essenziale

Assicurati che tutto il tuo team sia a conoscenza di ciò che sta accadendo, specialmente quando sorgono problemi. Rimani in contatto tra loro durante tutto il processo. Alcuni membri del team potrebbero aver avuto precedenti esperienze con problemi specifici, quindi non è mai fuori luogo chiedere un feedback.

Rendi i tuoi dipendenti consapevoli del fatto che i problemi si verificano in ogni progetto e che un rilevamento tempestivo è essenziale. Rendi una routine organizzare riunioni e ascoltare ciò che i tuoi colleghi hanno da dire. Puoi anche ottenere aiuto da parti esterne come un'agenzia di gestione delle crisi.

Le cose possono sempre sfuggire di mano

Ogni project manager incontra situazioni in cui è necessario un aiuto esterno, possibilmente in altri team. Se non chiami l'aiuto delle persone giuste, il problema può trasformarsi in una crisi. Una buona gestione dei problemi del progetto è rendersi conto che la soluzione a volte può essere trovata altrove. Utilizzare tutti i mezzi necessari per evitare che il problema si aggravi.

Conclusione

Ogni progetto ha i suoi problemi. In qualità di project manager, sta a te imparare a gestirli e assicurarti che situazioni simili siano evitate.

È importante rendersi conto che la parola problema e crisi sono due concetti totalmente diversi. Le crisi sono situazioni da cui non puoi uscire rapidamente, quindi fai attenzione quando usi questo termine. Può provocare panico nei tuoi dipendenti e questo dovrebbe essere evitato a tutti i costi.

Pensa come una squadra e cresci sedendoti insieme e discutendo. C'è un punto luminoso, i problemi possono sempre essere risolti. Reagendo in modo tempestivo e corretto, eviti il ​​caos nell'ambiente di lavoro odierno.