3 passaggi per gestire la tua libreria di contenuti come un bibliotecario

Pubblicato: 2020-12-22

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Se ci fosse un fan club per bibliotecari, sarei un membro titolare della tessera. Negli ultimi anni, i bibliotecari mi hanno insegnato di più sulla gestione dei contenuti di qualsiasi altro gruppo di professionisti. Noi esperti di marketing stiamo praticamente annegando nei contenuti e i bibliotecari sono esperti nel rendere i contenuti organizzati e reperibili.

Siamo una coppia perfetta.

Sono ossessionato dalle sfide dell'organizzazione dei contenuti. Sto scoprendo che la metodologia bibliotecaria è essenziale per rendere utile una libreria di contenuti, sia che si utilizzi un sistema di gestione delle risorse digitali o qualcos'altro. Lascia che ti mostri perché.

Alla conferenza sui contenuti intelligenti di quest'anno, ho avuto il privilegio di fare una presentazione congiunta con Jen Hurley, direttore delle operazioni di marketing di Clear Channel Outdoor. Jen ha un master in biblioteca e scienze dell'informazione. Dal nostro intervento ho distillato tre principi essenziali per gestire la tua libreria di contenuti come un bibliotecario.

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1. Il filtro della tua missione determina cosa vale la pena memorizzare

Secondo me, la parte peggiore dello scatto di foto su uno smartphone è eliminare tutti i problemi. Forse scatti 20 foto di fila alla tua bambina perché non sai quale andrà bene. Ora, ridimensiona il problema a un'azienda che crea migliaia di immagini al mese in dozzine di mercati. Cosa tieni? Chi è responsabile della decisione?

I bibliotecari come Jen decidono cosa vale la pena conservare in base alla missione di un'azienda. Diciamo che la tua missione è diffondere la gioia dei mestieri domestici fai-da-te. Questo è il filtro della tua missione. Quali immagini potrebbero aiutarti a diffondere quel messaggio? Quale no?

I bibliotecari dei contenuti decidono cosa vale la pena archiviare in base a una missione aziendale, afferma @JakeAthey. #contentstrategy Fai clic per twittare

Anche se questo sembra ovvio, la maggior parte delle aziende memorizza ogni immagine senza dubbi. Se vuoi essere organizzato, perché perdere tempo a taggare e memorizzare contenuti che assolutamente, positivamente non utilizzerai? Perché piantare falsi positivi nella tua libreria di contenuti? L'esercizio del filtro missione è il primo passo per comprendere quali contenuti hai e perché li hai.

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2. Standardizza la tua lingua ora per rendere i contenuti reperibili in seguito

I bibliotecari sono formati per creare vocabolari e tassonomie delle materie. Ecco un esempio da Clear Channel Outdoor:

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Vale la pena notare alcune cose. Innanzitutto, controlla la struttura complessiva dei metadati a sinistra. Assicura che tutto vada nel sistema DAM con un set standardizzato di attributi. Ci sono campi di metadati per come viene scattata una foto e persino il tipo di pubblico per indicare se la foto ha un valore multiculturale. Tag come questo sorprendono molti professionisti del marketing.

I metadati dovrebbero rispecchiare la strategia dei contenuti. Se l'utilizzo di scatti multiculturali è importante per il team di marketing e il suo pubblico, avere un tag di metadati multiculturale consente di risparmiare tempo nella ricerca di contenuti. I campi dei metadati riflettono il modo in cui gli utenti decideranno di utilizzare o non utilizzare un'immagine.

Il grafico delle parole chiave mostra la verbosità del settore che il team di Jen aggiunge ai metadati. Nella colonna di sinistra c'è la "tassonomia delle categorie" e nella destra le "note di ambito". Il team lavora da questo elenco quando tagga le parole chiave in Clear Channel Outdoor (in base ai campi dei metadati richiesti). Jen fa il duro lavoro di raggruppare le parole con i temi in modo che i professionisti del marketing, i venditori, le agenzie, ecc. Possano trovare ciò di cui hanno bisogno. Il vocabolario viene aggiornato almeno settimanalmente man mano che il team di Jen scopre nuove parole ed espressioni.

I bibliotecari mettono un sacco di sforzi iniziali nel vocabolario per risparmiare agli utenti le ricerche fallite.

I bibliotecari mettono un sacco di sforzi iniziali nel vocabolario per risparmiare agli utenti le ricerche fallite, afferma @JakeAthey. Clicca per twittare

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3. Pianifica il ciclo di vita dei contenuti

A differenza delle foto di bambini a cui mi aggrapperò per sempre (o almeno abbastanza a lungo da mettere in imbarazzo mia figlia), le immagini di marca hanno un ciclo di vita. Perché gettare oggetti o gettarli in celle frigorifere? Bene, a un certo punto, devi smettere di usare alcune risorse perché sono obsolete. Le immagini stock, ad esempio, hanno date di scadenza rigide e la loro violazione può metterti nei guai. Pertanto, i bibliotecari assumono il comando delle politiche del ciclo di vita.

In genere, un bibliotecario stabilisce le date di scadenza per ciascuna classe di asset. Ad esempio, i loghi potrebbero richiedere cinque anni prima della scadenza per la revisione. Ma per le infografiche con dati, il bibliotecario potrebbe fissare una data di scadenza di tre anni. Gli asset creati per una campagna di lancio potrebbero scadere in meno tempo. Al contrario, un'immagine di un'azienda di 50 anni fa potrebbe non avere una data di scadenza. È sempreverde e insostituibile.

Un bibliotecario in genere stabilisce le date di scadenza per ciascuna classe di asset di contenuto. @JakeAthey. #contentstrategy Fai clic per twittare

Lo scopo del ritiro dei contenuti è garantire che gli utenti trovino e utilizzino solo risorse pertinenti e aggiornate in conformità con i diritti di immagine. Se nel tuo sistema non sono presenti risorse dannose, nessuno può utilizzarle in modo improprio.

ROI di un bibliotecario

Gestire la tua libreria di contenuti come un bibliotecario è intenso, ma ti ripaga? I dati dicono di sì.

Quando noi di Widen abbiamo confrontato i clienti con amministratori DAM dedicati (ovvero coloro che trascorrono più del 50% del loro tempo su DAM) con aziende senza (ovvero, amministratori che trascorrono meno del 20% del loro tempo su DAM), abbiamo riscontrato differenze nette . Nelle aziende con un amministratore dedicato, gli utenti scaricano più del doppio delle risorse e riutilizzano le risorse attive più del doppio in media.

Nella mia esperienza, tutti gli amministratori DAM dedicati (spesso bibliotecari) applicano i principi di cui sopra. Sebbene i dati non dimostrino che gli utenti ottengono più ROI nelle campagne di marketing, mostrano che queste aziende ottengono un maggiore utilizzo per asset con un amministratore dedicato. Ciò potrebbe significare che le risorse sono organizzate meglio o che l'amministratore DAM ha il tempo di formare gli utenti in modo più approfondito. In ogni caso, un maggiore utilizzo per asset è un risultato desiderabile per un team di marketing con un budget limitato.

La via del bibliotecario

In passato, ho consigliato alle aziende di assumere un bibliotecario per impostare e gestire la loro libreria di contenuti e mi attengo a questo consiglio. Per molte aziende, tuttavia, non è nel loro budget. In tal caso, sforzati di gestire la tua libreria di contenuti come un bibliotecario. Se disponi di un filtro di missione, un vocabolario standardizzato e politiche sul ciclo di vita, sei miglia avanti rispetto al team di marketing medio.

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Immagine di copertina di Ryan McGuire-Bells Design, Gratisography