Come e perché misurare e analizzare la produttività dei dipendenti

La misurazione della produttività dei dipendenti può apportare cambiamenti vitali al modo in cui opera un'azienda. Influenza positivamente sia il livello micro (dipendente) che quello macro (azienda) di lavoro. Vogliamo offrirti una guida approfondita che affronti:

• L'importanza di misurare la produttività dei dipendenti
• Quali metodi e metriche utilizzare e
• Come variano i metodi a seconda delle singole aziende

Cos'è la produttività negli affari?

La produttività può essere facilmente fraintesa per efficienza nella produzione.

La produzione è la quantità di output basata sull'input. Quindi calcolare la quantità di output che ottieni in base al tempo, alle risorse e al denaro investiti non è in realtà produttività.

La produttività è l'efficienza con cui le risorse, il denaro e il tempo vengono utilizzati per produrre l'output. Come base da cui partire, la seguente è la formula per misurare la produttività dei dipendenti:

Uscita/Ingresso = Produttività

Ingresso

L'input è il numero di unità (lavoro, ore di lavoro, energia, denaro) investite nella produzione di un articolo o nella fornitura di un servizio.

A seconda del settore, l'input può essere qualsiasi cosa:

• Kilowatt di potenza (con macchine operatrici)
• Ore lavorate (lavori in cui la paga viene calcolata per ora)
• Volumi (libbre o chilogrammi)

Produzione

L'output è il numero di articoli/beni prodotti o servizi forniti, in base alla quantità di input.

Ad esempio, un designer impiega tre ore di lavoro per produrre cinque bozze per un logo aziendale.

Dalla formula, si riduce a:

5 bozze/3 ore di lavoro = 1,6 bozze all'ora

In alternativa, puoi calcolare la produttività in base a quanto guadagna un'azienda all'ora in un determinato lasso di tempo:

$ 120.500 di merce per un valore/1.730 ore = $ 69,65 ($ 70) all'ora

O quanto ogni singolo dipendente contribuisce alla produzione. Useresti gli stessi guadagni, basta dividerli per il numero di dipendenti:

$ 120.500 di beni per un valore/45 dipendenti = $ 2.677 per dipendente

Sebbene la formula stessa sia semplice, ha bisogno di una certa espansione quando la applichiamo al posto di lavoro moderno. Ed ecco perché.

Dove le acque si infangano

Misurare la produttività non è mai così semplice come utilizzare il modello output/input.

Frederick Winslow Taylor, un ingegnere meccanico del XIX secolo, ha iniziato ad analizzare la produttività sin da quando era un lavoratore manuale.

Ha osservato la produttività come una progressione nelle proprie capacità. Ad esempio, un pescatore su una barca, che usa una rete per pescare. In primo luogo, Taylor osservava e analizzava ogni fase del processo e trovava quelli che potevano essere eliminati. I cosiddetti “perdi tempo”. Eliminare quei passaggi non necessari e lasciare solo quelli essenziali aiuta il pescatore a essere più alleggerito e produttivo.

In secondo luogo, sosterrebbe che possiamo trovare un modo per riprogettare i suoi strumenti: riparare la barca o trovarne una migliore, ottenere una rete più robusta, ecc. E sicuramente il pescatore sarebbe ancora più produttivo. Come spiega Peter F. Drucker nel suo articolo, storicamente abbiamo visto questo metodo funzionare per centinaia di anni. L'eliminazione di passaggi non necessari e il miglioramento degli strumenti dei lavoratori aumentano la produttività. E continua anche adesso: basta confrontare i personal computer del 1995 e quelli del 2020 e cosa possono fare i PC di oggi per il lavoratore medio.

Ma cosa succede se proviamo ad applicare lo stesso metodo, diciamo, a un lavoratore delle risorse umane?

Gli strumenti riprogettati e migliorati producono risultati migliori?

Sono in grado di raggiungere più persone in un ufficio?

Il che fa sorgere la domanda: la produttività delle risorse umane viene calcolata in base al numero di dipendenti con cui parlano in un giorno o in che modo li aiutano con i loro problemi? Cosa misuriamo?

Per misurare e migliorare con precisione la produttività, devi prima capire se la tua azienda svolge lavoro manuale o lavoro conoscitivo .

Lavoro manuale vs lavoro di conoscenza

Il lavoro manuale si concentra principalmente sulla quantità, mirando al raggiungimento dei requisiti minimi di qualità. Si vede principalmente negli stabilimenti, nelle fabbriche, nelle catene di montaggio... in qualsiasi tipo di produzione di massa. Al lavoratore vengono forniti gli strumenti e il know-how, impiegando competenze che già conosce. E quelle stesse risorse che ottengono vengono lasciate indietro una volta che lasciano l'azienda.

Il lavoro sulla conoscenza si concentra in egual misura sulla quantità e sulla qualità. Alcuni esempi includono l'istruzione (il numero di studenti non è importante quanto la conoscenza che trasferiscono), la salute (medici, infermieri, tecnici di laboratorio) e altro ancora. Mentre vengono forniti strumenti con cui lavorare, i lavoratori della conoscenza sono responsabili del proprio apprendimento, condivisione delle competenze, innovazione e maggiore autonomia. E quando lasciano un'azienda, le conoscenze acquisite vanno con loro.

E poiché il puro lavoro manuale può essere misurato con una formula semplice come quella sopra, il lavoro di conoscenza contiene più fattori che devono essere affrontati. Per mantenere questo articolo ragionevolmente breve, esamineremo solo il lavoro di conoscenza.

Quindi, quali sono le buone metriche per misurare la produttività dei dipendenti?

Come misurare la produttività

Come abbiamo detto, il nucleo del lavoro di conoscenza si riflette in una domanda:

"Qual è il compito?"

Per un project manager, l'attività può essere diversa ogni giorno. Un giorno, trascorrono la maggior parte del tempo rispondendo alle e-mail, contattando i clienti e partecipando alle riunioni dell'ufficio. Mentre il giorno successivo, potrebbero analizzare i progressi del progetto, modificare le scadenze, discutere ulteriori passaggi con i responsabili del dipartimento e altro ancora.

Per un commesso di un negozio, sembra che il compito sia già noto: vendere prodotti. Tuttavia, devono anche rifornire gli scaffali, arrotondare i soldi alla fine del turno, sbrigare le pratiche relative ai rifornimenti, ricevere le spedizioni, pulire,...

Quindi, per misurare con precisione la produttività, Drucker afferma di iniziare chiedendo quanto segue:

• Qual è il tuo compito?
• Quale dovrebbe essere il tuo compito?
• Quali battute d'arresto rendono i tuoi compiti più difficili?
• Quali passaggi dovrebbero essere eliminati?

Solo quando un dipendente riflette su queste domande può iniziare a perdere i passaggi non necessari che impediscono la produttività. Queste risposte li aiuteranno a trovare modi per affrontare determinati problemi, aiutando ad aumentare la produttività.

1. Il metodo della produttività del lavoro

Produttività parziale del lavoro

Questo metodo utilizza la formula di produttività più semplice che abbiamo menzionato sopra: il rapporto tra input e input.

Calcola e mostra il rapporto di un singolo input, ad esempio quante ore sono necessarie per progettare un logo. Le ore di lavoro sono l'input più comune, semplicemente perché è l'aspetto chiave dell'economia e della produttività dei dipendenti. Altri ingressi sono:

• Manodopera/manodopera
• Costi energetici
• Materiali usati
• Capitale/Finanziario

Le aziende a volte preferiscono il metodo della produttività del lavoro parziale, perché calcola un input indipendentemente dal collettivo, i dati sono facili da interpretare, migliorare e confrontare con altri settori. Quindi, il nostro responsabile del team di progettazione potrebbe confrontare la produzione di tre ore del suo designer con altri designer dello stesso calibro.

Ma, allo stesso tempo, non mostra la produttività nel contesto dell'intera performance, che può dare risultati fuorvianti.

Produttività del lavoro multifattoriale

Questo metodo di produttività calcola la produzione in relazione al lavoro e al capitale, poiché questi due sono generalmente trattati come gli input più importanti.

Produzione/(Input di lavoro (ore lavorate) + Input di capitale ($ investiti)) = Produttività multifattoriale

La produttività multifattoriale ti aiuta a identificare l'output tenendo conto degli input più importanti. Così si calcola anche la produttività a livello nazionale. Tuttavia, lascia comunque fuori altri input, quindi non è mai possibile ottenere un'immagine accurata della produttività complessiva dell'azienda.

Produttività totale del lavoro

Infine, la produttività totale del lavoro incorpora tutti gli input di cui sopra nella formula:

Produzione totale/Tutti gli input (materiali + ore di lavoro + energia + capitale + altre spese) = Produttività totale del fattore

L' output totale in questo metodo riguarda tutti i valori tangibili dell'output, non solo il valore monetario o il numero di articoli/prodotti/servizi. Include:

1. Numero di prodotti finiti
2. dividendi
3. Interesse, e
4. Altri proventi

Questo metodo è eccellente quando un'azienda ha bisogno di vedere la sua produttività complessiva, ma si rivela difficile da calcolare, per esempio, e inoltre non può individuare quanto ogni singolo input abbia influenzato la produttività. Quindi sarebbe necessario raccogliere dati aggiuntivi per letture più precise.

2. Il metodo delle ore lavorate

Le ore di lavoro sembrano essere l'unità di input più comune nel calcolo della produttività dei dipendenti. Il posto di lavoro moderno richiede ai lavoratori di svolgere compiti che non sono necessariamente al centro della loro descrizione del lavoro. Ricordi l'esempio del designer?

Nel loro caso, altre responsabilità includerebbero la partecipazione a sessioni di brainstorming, riunioni in piedi, risposta alle e-mail, monitoraggio dei progressi dei nuovi reclutatori, ecc. Difficilmente si limitano a ricercare e progettare il sito Web e le illustrazioni dell'azienda. E più in alto salgono, le responsabilità si spostano.

Quindi misurare le ore lavorate sembra essere il modo più affidabile, poiché anche i dipendenti vengono pagati a ore.

Il metodo delle ore lavorate ha tre sottocategorie: ore produttive , unità per ora e ore per unità.

Ore produttive

Misurare la produttività solo attraverso le ore produttive significa che ti concentrerai solo sul tempo che i dipendenti dedicano alle attività che sono state loro assegnate. L'unico modo per raccogliere accuratamente queste informazioni è utilizzare un sistema di monitoraggio del tempo.

Introduci un software di monitoraggio del tempo a livello aziendale e fai in modo che le persone inizino a cronometrarsi su ogni attività importante. Alcuni prodotti, come Clockify, consentono di etichettare ogni attività in una categoria appropriata (correzioni di bug, Jira, riunioni, scrittura di rapporti, ecc.). E puoi filtrare queste etichette per vedere quanto tempo è stato speso per attività specifiche, rispetto al tempo speso per quelle che non contribuiscono all'avanzamento del progetto.

Il sistema di tagging in Clockify mostra quali attività ottengono più o meno tempo.

Le attività di tagging possono fornire report di produttività davvero dettagliati, a condizione che vengano utilizzati in modo accurato. Puoi trovare guide sull'argomento qui:

• Categorizzazione delle voci di tempo

Unità all'ora

Ancora una volta, per poter utilizzare la formula della produttività, dovremmo decidere cosa usare come input e output.

Ad esempio, un'azienda aveva generato $ 130,00 dollari in prodotti in quattro mesi. Ci sono voluti 15 dipendenti, 22 giorni lavorativi al mese e 8 ore lavorative al giorno.

La produzione è di $ 130.000. L'input sono le ore accumulate impiegate dai dipendenti per generare tali entrate. Quindi, dobbiamo prima calcolare l'input. Il calcolo sarà qualcosa di simile:

La nostra produzione definita è di 130.000, ma per sapere quante ore ci sono volute per produrre il capitale, dobbiamo moltiplicare i valori di tutti i fattori. Il risultato sono 10.560 ore per realizzare un prodotto.

E per ottenere il valore della produttività, dobbiamo dividere i due valori. Possiamo quindi vedere che 22 dipendenti producono 12,3 unità all'ora nell'arco di 4 mesi

Questo tipo di calcolo viene solitamente utilizzato da aziende manifatturiere complesse, come Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch, ecc.

Unità all'ora

E per calcolare quante unità fanno i dipendenti all'ora, dobbiamo semplicemente invertire la formula di produttività sopra.

Se fanno 12,3 unità all'ora, allora dovremmo dividere 60 minuti per 12,3.

Nell'economia della conoscenza, questa formula è applicabile se si desidera calcolare, ad esempio, il numero di chiamate di vendita che ogni venditore effettua all'ora o nel telemarketing e nel servizio clienti.

È adatto anche per piccole imprese manifatturiere e lavori come attracco, carico, lavorazione degli alimenti, ecc.

Come adattare la formula della produttività

Abbiamo detto che l'economia della conoscenza ha molteplici fattori di cui deve tenere conto. I dipendenti non hanno “solo quell'unico compito”. La maggior parte avrà compiti che non sono interamente nella loro descrizione del lavoro, il che influenzerà la loro produttività.

Quindi, come puoi calcolarlo con precisione, tenendo conto dei diversi fattori?

Crea una linea di base

Per poter analizzare i risultati, devi prima creare una linea di base, il punto di riferimento rispetto al quale misurerai i risultati della tua produttività.

Ciò significa confrontare i costi accettabili e previsti (quanto denaro, energia, manodopera, ore vanno in produzione) con i risultati reali.

Nell'esempio del nostro progettista, 1,6 bozze all'ora potrebbero essere il livello di produttività previsto per il loro manager: la linea di base. Tuttavia, se la linea di base è, ad esempio, 2 bozze all'ora, il manager potrebbe dire che il progettista ha prestazioni inferiori.

Ecco i passaggi specifici per adattare la formula di output/input alle proprie esigenze:

Passaggio 1: determina il tuo input

Decidi quale aspetto della produttività vuoi valutare. Questo determina il tuo input.

Può essere ore di lavoro, unità prodotte, ore produttive, costo orario, ecc.

Passaggio 2: determina il tuo output

L'output è il risultato finale: il prodotto finale. Può essere un progetto di marketing, acquisizione di clienti, vendite di successo in un mese, entrate, ecc.

Passaggio 3: applica la formula

Dopo aver deciso i valori di input e output, è sufficiente utilizzarli nella formula di base e calcolare il risultato.

Uscita/Ingresso = Produttività

Passaggio 4: confrontalo con la linea di base

Quando ottieni i risultati, confrontali con quello che hai determinato è un livello produttivo. Può essere il numero di ore lavorate o la quantità di risorse/denaro speso nella produzione di una parte di un prodotto e così via.

A seconda dei fattori che stai includendo, il calcolo può diventare un po' più complesso, come nei nostri esempi sopra.

3. Misurare la produttività oltre ai numeri

Sebbene non sia una misurazione della produttività a sé stante, l'analisi della produttività attraverso gli obiettivi può essere molto più utile dei semplici numeri. Soprattutto nell'economia della conoscenza.

A causa dei numerosi aspetti che influenzano la propria produttività, non possiamo fare affidamento esclusivamente sui numeri. Quindi, oltre all'approccio stereotipato, vorrai utilizzare uno (o più) dei seguenti metodi:

Misurare attraverso la gestione del tempo

Il metodo più diffuso per misurare la produttività dei dipendenti è la loro capacità di gestire il proprio tempo. Se impiegano più o meno tempo per compiti specifici, quanto tempo viene speso per cose umili o sprecato. Gli studi condotti sono sorprendenti e rivelano molto sulle nostre abitudini.

Qualcosa di semplice come una scheda attività può darti un'ottima panoramica dell'intero team e dei contributi di ciascun dipendente alla produzione complessiva.

Ecco un esempio di una scheda attività individuale e di squadra in Clockify e un report generato in base alle metriche di monitoraggio del tempo.

Con un tracker digitale del tempo, puoi assegnare i dipendenti a un progetto e consentire loro di tenere traccia del tempo su ciascuna delle loro attività. Possono persino etichettarli, in modo da poter facilmente seguire su quale aspetto del progetto sono più produttivi. Allo stesso modo, puoi vedere dove stanno incontrando ostacoli e affrontarli in tempo.

Misurare attraverso gli obiettivi fissati

Due aziende all'interno dello stesso settore possono essere ugualmente produttive e di successo, ma hanno ancora metodi molto diversi.

Ci si può concentrare sull'esplorazione di nuove strade, sulla costruzione di prodotti migliori, sull'assunzione di rischi innovando. Ciò mantiene i loro clienti impegnati e in attesa di vedere cosa c'è dopo.

L'altro lavora per migliorare l'esperienza utente già esistente, perfezionando i propri servizi e rendendoli più accessibili a un pubblico più ampio. Moemen Ahmed di Gleeds Construction Consultancy ha fornito un ottimo esempio con BMW e Toyota :

“ Entrambe le società sono ben consolidate con una lunga eredità di successi, tuttavia ognuna di esse implementa una strategia totalmente diversa.

Toyota è piuttosto famosa per la sua strategia "Qualità totale", che tende a concentrarsi sulla fornitura al mercato più ampio visibile di un prodotto che contenga tutte le funzionalità richieste con una qualità eccellente e un prezzo accessibile per la maggior parte dei consumatori. Toyota ha guidato e aperto la strada a questo tipo di strategia, specialmente durante gli anni '80 e '90 e ha dimostrato di avere molto successo nel mantenere le sue promesse ai consumatori di tutto il mondo.

D'altra parte, BMW è un'azienda che si sforza di implementare l'alta tecnologia e funzionalità extra per i suoi consumatori. La strategia BMW si concentra sulla fornitura di un prodotto di prim'ordine che offra al consumatore prestigio e un'esperienza di lusso a un prezzo relativamente alto. BMW non si rivolge a un'ampia fetta del mercato automobilistico totale, ma si concentra solo sui settori di alto livello. "

Gli studi hanno dimostrato che i dipendenti che sono consapevoli degli obiettivi generali della loro azienda sono molto più produttivi. Si sentono più connessi e acquisiscono uno scopo e un posto all'interno della struttura aziendale. Per misurare la produttività dalla definizione degli obiettivi puoi provare a:

• Stabilisci traguardi che spingono l'organizzazione più vicino all'obiettivo
• Imposta scadenze più brevi, periodi di tempo realizzabili per ogni dipartimento
• Osservare la gestione del carico di lavoro dei dipendenti
• Incontrarsi con

Alla fine, puoi utilizzare il calcolo delle ore produttive per vedere il tempo impiegato per raggiungere il traguardo.

Tuttavia, puoi ottenere lo stesso senza formule: se il traguardo è stato raggiunto, sei sulla strada giusta. Ma se non lo fosse, puoi iniziare a identificare i problemi in ogni reparto e trovare modi per riportarli in carreggiata.

Misurare attraverso gli obiettivi

Con questo metodo, puoi vedere come l'output di ciascun dipendente contribuisce alle operazioni su larga scala dell'azienda.

Un modo affidabile è utilizzare le valutazioni delle prestazioni. Sono metodi per monitorare e osservare le prestazioni lavorative complessive di un dipendente e possono variare dal rilevamento delle presenze alle relazioni e alla gradevolezza tra gli uffici. In definitiva, ti dà un'idea della produttività dei dipendenti a un livello più empirico.

Le misurazioni sono in gran parte descrittive, utilizzano obiettivi specifici e si basano su valutazioni regolari 1:1 (ogni uno, tre o sei mesi). Abbiamo scritto un archivio sul monitoraggio delle prestazioni, che riteniamo possa essere utile quando si utilizza questo metodo.

• Perché e come creare standard di prestazione (con esempi)
• Gestione delle prestazioni: suggerimenti per creare un framework efficace
• Come monitorare le prestazioni dei dipendenti (con i modelli)
• Come calcolare e valutare le prestazioni dei dipendenti
• Revisione delle prestazioni: 6 metodi comuni

Misurare con il feedback a 360 gradi

Questo tipo di misurazione si basa sulla raccolta di informazioni dai colleghi di un determinato dipendente. Il primo utilizzo noto di questo metodo è stato da parte della Esso Research and Engineering Company negli anni '50 e da allora ha subito numerosi adattamenti e modifiche.

Tuttavia, l'idea centrale rimane la stessa: la produttività di una persona viene valutata dalle persone con cui lavora quotidianamente. E non solo dai loro stessi dipartimenti.

Alcuni sono preoccupati che questo metodo possa essere inaffidabile. Non si può mai sapere quanto possano essere obiettivi i colleghi di qualcuno e, per di più, valutarli solo in base alle loro prestazioni lavorative. Fortunatamente, stiamo facendo progressi per risolvere questo problema fornendo una formazione adeguata per un feedback a 360 gradi.

Infine, è consigliato solo alle piccole imprese, poiché i loro dipendenti avranno più opportunità di collaborazione e contatto.

È fondamentale decidere un periodo limite in cui puoi valutare se il metodo funziona per te. Inoltre, monitorerai i cambiamenti nelle richieste del mercato e dei clienti, perché il panorama economico cambia di tanto in tanto, indipendentemente dal settore.

Rivalutare i tuoi metodi e adattarli ogni sei mesi a un anno (anche prima se necessario) è un buon modo per tenere il passo con le misurazioni della produttività. Perché se i costi del lavoro vengono tagliati, i clienti target cambiano o le risorse crescono in modo esponenziale, tutti influenzeranno ampiamente il modo in cui il lavoro viene svolto.

Cosa influenza la produttività dei dipendenti all'interno di un'azienda?

Ora daremo un'occhiata ad alcuni dei reparti all'interno di un'azienda (in particolare IT) e tutti i fattori che rappresentano i loro livelli di produttività.

Per ottenere un'esperienza di prima mano, abbiamo intervistato alcuni responsabili del team di Clockify per le loro opinioni sulla misurazione della produttività e su come si avvicinano ad essa.

Servizio Clienti

Il primo è stato il nostro responsabile dell'assistenza clienti, Jovana Kandic, su come osservano la produttività e i fattori che vengono misurati e analizzati:

“ Generalmente, la produttività nell'assistenza clienti è misurata dal numero di ticket risolti, tempo di prima risoluzione, tempo di prima risposta,… E questo riguarda solo i ticket. Esaminiamo anche il numero di messaggi di chat accettati, la percentuale di chiamate perse o perse, il tempo medio di risposta e simili.

È altamente misurabile, perché abbiamo molte metriche, ma c'è anche il rischio di perdere il punto centrale in tutti i dati. "

Questo è un altro punto a favore di un approccio più empirico alla misurazione della produttività, ove possibile. Fare troppo affidamento sui numeri può danneggiare i dipendenti, soprattutto quando i fattori esterni non vengono presi in considerazione.

Risorse umane

Abbiamo anche chiesto a Biljana Rakic, responsabile delle risorse umane di Clockify, il suo punto di vista sull'argomento:

“ Consideriamo valori quantitativi, ad esempio quanti dipendenti abbiamo contattato per una consulenza e una valutazione in un mese. Ma prendiamo anche in considerazione la soddisfazione complessiva e quanti corsi di formazione e corsi possiamo fornire entro un anno.

Inoltre, monitoriamo e misuriamo il processo di reclutamento: il numero di candidati contattati, il tasso di risposta e simili. Abbiamo anche iniziato a includere sondaggi sulla soddisfazione, in cui i potenziali candidati possono valutare l'esperienza con il rappresentante delle risorse umane".

Programmatori

Infine, il nostro programmatore capo, Ljubomir Simin, ha condiviso i suoi due centesimi su come gestisce le metriche di produttività:

“ Bene, da un lato, hai metriche quantificabili, come il numero di commit del codice o operazioni su GitLab, l'attività di controllo del codice sorgente (numero di modifiche, revisioni, ecc.). I dati sono un po' sintetici, ma forniscono una linea di base.

D'altra parte, ci sono metriche basate sui risultati: la persona ha rispettato le scadenze, quanti bug c'erano, ecc. Personalmente preferisco misurare la produttività in base a scadenze più grandi, quando riguardano funzionalità più importanti che vogliamo implementare. Le attività più piccole, come quelle che svolgi più volte al giorno, hanno davvero un impatto minimo. Tuttavia, valutiamo tutto in una forma o nell'altra durante le revisioni delle prestazioni".

Perché dovresti misurare la produttività dei dipendenti

Ora, tutte queste informazioni fanno sorgere la domanda: vale davvero la pena calcolare la produttività dei dipendenti e analizzare tutti quei dati?

Vantaggi su larga scala della misurazione della produttività

1. Migliore utilizzo delle risorse

Come accennato in precedenza, la produttività è il risultato di quanto bene le risorse e le competenze vengono utilizzate per produrre un output. Sapere come lavorano i tuoi dipendenti, quale software usano e come comunicano con i colleghi può darti un'idea di dove le tue risorse sono sottoutilizzate o se hai bisogno di introdurre qualcosa di nuovo.

Saprai se ottenere nuovo software, fornire formazione e corsi aggiuntivi, se ci sono troppi straordinari, ecc.

2. Identifica i passaggi non necessari

Ricordi l'esempio con il pescatore, dall'inizio? La produttività consiste nel conservare l'energia dei dipendenti per aiutarli a concentrarsi sulle attività che contano. Non dovrebbero spenderli in compiti che possono essere eliminati o eseguiti da altri.

I dipendenti non gravati sono più produttivi, più felici e desiderosi di lavorare di più (non di più, però, quindi non sfruttare questa opportunità per aumentare il loro carico di lavoro!).

3. Riduce i costi a tutti i livelli

Quando calcoli la produttività in base al rapporto tra produzione e capitale investito, nel tempo puoi vedere dove apportare modifiche al budget. Forse alcuni processi ti costano più del necessario, cosa di cui non saresti a conoscenza senza i dati sulla produttività che hai raccolto nel corso del tempo.

Lo stesso vale per i costi di tempo, energia e manodopera.

4. Ti mantiene adattabile al mercato

È come tenere il dito sul polso dell'azienda. Quando il mercato cambia, cambiano anche le strategie della tua azienda per stare al passo con la domanda, i concorrenti e le tendenze. I dipendenti potrebbero subire pressioni e politiche aumentate o modificate.

Tenere traccia della loro produttività attraverso un metodo stabilito può segnalare problemi molto prima, prima di qualsiasi danno permanente.

5. Riflette le prestazioni del sistema

Quando sei a conoscenza dei livelli di produttività dei tuoi dipendenti, in tempo, mostrerà quanto bene sta funzionando il tuo sistema. Sarà più facile implementare i cambiamenti e saprai esattamente quando, dove e come, senza alcun danno per l'azienda. Nessuna perdita di tempo, nessuna perdita finanziaria e transizioni meno stressanti.

Vantaggi individuali della misurazione della produttività

1. Meno tempo perso

Le ragioni del tempo perso possono essere molte. Tuttavia, uno dei maggiori fattori sembra essere sempre rappresentato dai social media, tempi di inattività più lunghi durante le pause, ritardi nella conclusione delle attività e così via. La misurazione della produttività può rivelare queste sacche di inattività e la frequenza con cui si verificano.

Anche se puoi chiudere un occhio su un po' di tempo sprecato se succede di rado, troppa può causare una pesante procrastinazione, che si traduce in lavoro affrettato e stress a causa delle scadenze imminenti. E la maggior parte dei dipendenti non è nemmeno consapevole di quanto tempo ha trascorso a navigare senza pensare!

Mentre monitori il loro tempo e analizzi i rapporti, puoi utilizzare questi dati per spiegare come questa distrazione apparentemente breve si aggiunge molto. Che ne siano consapevoli o meno, i dipendenti inizieranno a essere più consapevoli e insieme potrete persino fissare obiettivi per ridurre il loro tempo di navigazione.

• Come identificare il tempo perso
• I modi migliori per tenere traccia delle ore dei dipendenti

2. Aumento della produttività

Un sistema consolidato per l'analisi della produttività semplifica l'etica del lavoro delle persone. Sapendo che il loro lavoro viene valutato e ricompensato di conseguenza, è più probabile che si sentano realizzati e motivati ​​a lavorare di più.

Più soddisfazione sul lavoro porta a meno stress e meno fatturati per l'azienda.

3. Dipendenti più qualificati

Come accennato in precedenza, i risultati delle misurazioni della produttività possono evidenziare tempestivamente le lacune nel flusso di lavoro e identificarne con precisione il motivo. Sebbene molti di essi possano essere fattori che sfuggono al tuo controllo (questioni familiari, problemi di denaro, salute mentale o fisica, ecc.), quelli che puoi vedere e controllare mancano di abilità o direzione.

Puoi risolvere questo problema organizzando una formazione adeguata, perfezionando abilità specifiche, fornendo materiali di lettura o tutor per aiutare a colmare eventuali lacune nella conoscenza.

4. Dipendenti più motivati

Misurare la produttività significa che puoi valutare i tuoi dipendenti più frequentemente. Questa è un'opportunità per ricordare loro la direzione dell'azienda e far loro conoscere il loro ruolo in essa. Quindi, li stai aiutando a formare ideali e obiettivi professionali che possono allinearsi con quelli dell'azienda.

Li fa sentire meno come un ingranaggio di una macchina e più come una parte integrante dell'immagine.

Infine, l'allenatore della produttività e autore di The Productivity Zone Penny Zenker è un caso per determinare cosa si considera produttività e come conoscerli può creare o distruggere un piano di miglioramento della produttività. In questa intervista parla della gestione dell'energia, del perché scadenze più brevi possono essere migliori e di come i metodi di produttività devono essere adattati a ogni singola persona.

In conclusione

La misurazione della produttività è un argomento che copre così tante strade diverse. Con questo articolo, abbiamo voluto presentare quante sfaccettature ci sono. E mentre le formule e le metriche possono sembrare complesse, l'idea di base rimane incredibilmente semplice: Produttività = Output/Input.

Tuttavia, ciò che possiamo concludere dalla ricerca pubblicata, dai documenti e dalle testimonianze di esperti qui, è che fare affidamento solo sui dati può danneggiare la tua analisi. È necessario disporre di una qualche forma di input da persona a persona e feedback da altri dipendenti per formare un'immagine completa della produttività di una persona.

Perché in definitiva, la produttività è influenzata da molti fattori. E quelli che decidi di prendere in considerazione dipendono dagli ideali e dagli obiettivi della tua azienda. Ci auguriamo che questo articolo abbia fornito alcune informazioni utili sui principi generali (e alcuni più specifici) della misurazione della produttività. Buona fortuna!