Tech giovedì: progettazione del layout dell'ufficio critico e suggerimenti per il piano di posti a sedere per dipendenti più felici

Oggi più persone lavorano da casa o da spazi di coworking almeno parte della settimana. La ricerca rileva che gli spazi di lavoro fisici influiscono sul benessere e sulla produttività dei dipendenti. E l'onnipresente design degli uffici aperti riduce effettivamente la collaborazione, secondo uno studio del 2018 di Harvard.

Il design degli uffici è in uno stato di cambiamento e le aziende stanno ripensando ai layout degli uffici per migliorare la felicità, il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti. Continua a leggere per 5 suggerimenti e trucchi per aggiornare il design del tuo ufficio e una guida all'utilizzo del software di layout e posti a sedere di Social Tables per creare progetti di ufficio che funzionino.

1. Crea layout di ufficio versatili che favoriscono la comunità e la creatività

Per fortuna, i giorni dei cubicoli con pareti alte sono dietro di noi. Ma se anche gli open space sono problematici, qual è il modo giusto per progettare uno spazio di lavoro che sia accogliente e promuova concentrazione e coinvolgimento?

Prendi una pagina dall'ascesa degli spazi di coworking e privilegia gli spazi di lavoro con un mix di stili di mobili e zone di lavoro in tutto lo spazio. Includere aree in cui i dipendenti possono incontrarsi in spazi comuni centrali progettati per gruppi di diverse dimensioni. Con sedi diverse, i membri del team possono raccogliere idee creative per un progetto imminente, dare seguito a domande persistenti da una riunione o far spingere un team per rispettare una scadenza.

Elementi di design che uniscono i dipendenti, anziché separarli:

• Grandi tavoli in stile familiare con un mix di panche e sedie sono ottimi punti di ritrovo. Posizionali alle due estremità di una grande stanza, in modo che più di un grande gruppo possa riunirsi contemporaneamente, se necessario.
• Un'area open break con un'isola cucina allestita, circondata da sgabelli da bar. Includi prese elettriche e stazioni di ricarica in modo che le persone possano lavorare e ricaricare i propri dispositivi mobili mentre fanno uno spuntino.
• Costruisci un bar per la preparazione del caffè in una posizione centrale con un mix di tavoli lunghi e tavolini nelle vicinanze. Questo è un modo eccellente per garantire che a volte i lavoratori di diversi reparti si incrocino.
• Includi zone di lavoro "comfort" con divani e poltrone che incoraggiano a indugiare per chiacchiere e aggiornamenti sui progetti.
• Crea angoli accoglienti in cui le persone possono lavorare da sole e raggiungere i colleghi vicini quando necessario.

2. Creare disposizioni dei posti a sedere che supportino la collaborazione

Uno studio del Massachusetts Institute of Technology del 2017 ha rilevato che i ricercatori avevano tre volte più probabilità di co-autori di articoli con persone che lavoravano nelle loro immediate vicinanze rispetto a coloro che lavoravano a 400 metri di distanza. Questo studio supporta i risultati del ricercatore dello spazio di lavoro e professore del MIT Thomas Allen, che ha sviluppato la "Curva di Allen" negli anni '70. La sua ricerca ha scoperto che le persone che lavorano vicine tendono a interagire di più e a sviluppare idee insieme, mentre la collaborazione diminuisce man mano che i lavoratori si allontanano l'uno dall'altro.

Quindi, mentre gli spazi collaborativi sono essenziali, anche dove si posizionano le postazioni di lavoro dei singoli dipendenti è importante, così come il focus della propria azienda o dipartimento. Ad esempio, i team di settori in rapida evoluzione, come il marketing e la tecnologia, devono essere vicini l'uno all'altro in un ambiente che incoraggi la comunicazione. Ma le posizioni e l'editing pesanti per la ricerca possono richiedere un angolo tranquillo dove le interruzioni sono poche. Cose da tenere a mente quando assegni i posti a sedere in ufficio:

• In generale, i membri del team che si affidano alla creatività e al frequente rimbalzo delle idee dovrebbero sedersi vicini per migliorare la collaborazione. I ruoli che traggono vantaggio dai cluster creativi potrebbero includere i team di ricerca e sviluppo e di marketing.
• Gli individui hanno modi diversi di lavorare in modo più produttivo. Anche se tenere i team vicini è spesso la scelta giusta, presta attenzione quando i professionisti ad alte prestazioni ti dicono che lavorano meglio lontano dal trambusto.
• Fai sedere i tuoi lavoratori in modo strategico. Uno studio della Harvard Business School e della società di soluzioni di servizi aziendali Cornerstone OnDemand ha rilevato che la produttività e la qualità del lavoro sono aumentate quando si disponevano le tabelle dei posti a sedere per mettere insieme determinati lavoratori. Lo studio ha rilevato che i lavoratori seduti con alta produttività/lavoro di bassa qualità vicino a quelli con bassa produttività/lavoro di alta qualità hanno migliorato le prestazioni di entrambi i tipi di dipendenti. Nel frattempo, la ricerca ha rivelato che era l'ideale mettere gli artisti medi l'uno vicino all'altro.

3. Creare spazi per uffici che supportino il benessere dei dipendenti

I dipendenti trascorrono circa un terzo della loro vita al lavoro. Il modo in cui si sentono riguardo al loro lavoro e ai loro spazi di lavoro influisce sulla produttività, sulla fidelizzazione dei dipendenti e sulla tua capacità di attrarre i migliori e i più brillanti nel tuo settore. Ecco come il layout e i servizi possono migliorare il benessere dei dipendenti:

• Sia la luce. La luce naturale è sempre più importante per i lavoratori. Se lo spazio e le finestre lo consentono, progetta il tuo spazio di lavoro in modo che il maggior numero di dipendenti si trovi vicino a fonti di luce naturale.
• Aggiungi piante e vegetazione in tutto l'ufficio.
• Crea "stanze di ricarica" ​​in cui i dipendenti possono fare un pisolino, meditare o spostare l'attenzione dal lavoro per un breve periodo.
• Considera le scrivanie che passano dalla posizione seduta a quella in piedi.
• Offri varie opzioni di posti a sedere e tavoli per favorire il movimento. A volte un cambiamento di scenario aiuta i dipendenti a sostenere la produttività.

4. Includere spazi di lavoro "tranquilli" e privati ​​per migliorare la produttività

I dipendenti hanno bisogno di luoghi affidabili per periodi di lavoro mirati. Il rapporto tra zone tranquille e spazi comuni dipenderà, ancora una volta, dal tipo di progetti dei dipendenti. Analisti di dati, strateghi aziendali e scrittori, ad esempio, hanno bisogno di uno spazio in cui potersi immergere nel loro lavoro senza interruzioni tra sessioni di brainstorming e riunioni. Il lavoro dei responsabili delle risorse umane e dei project manager, nel frattempo, è solitamente collaborativo durante il giorno.

Suggerimenti per la progettazione di un layout dell'ufficio che offra ai dipendenti la tranquillità di cui hanno bisogno:

• Dipendenti del gruppo che richiedono lunghi periodi di concentrazione l'uno vicino all'altro.
• Se possibile, individua i dipendenti che hanno bisogno di tranquillità dietro un angolo o in una stanza separata dagli spazi collaborativi in ​​modo che le conversazioni con i colleghi siano meno invadenti.
• Crea sale insonorizzate per conferenze e chiamate di vendita. L'ufficio di Google ad Amsterdam ha dei graziosi caravan intorno all'ufficio per riunioni che non interrompono il resto dell'ufficio.
• Designare una zona di comfort (con divani e sedie morbide) per i dipendenti che hanno bisogno di tranquillità in modo che possano godersi un cambio di scenario durante il giorno come i loro colleghi più collaborativi.

Suggerimento bonus: impara le chiavi per una "concentrazione profonda" oltre la scrivania dall'esperto di produttività Cal Newport in questa intervista con il New York Times su come concentrarsi sul lavoro.

5. Pensa alla disposizione dei posti a sedere in ufficio come fluida, non fissa

Oggi, il lasso di tempo per la riprogettazione degli uffici è di anni anziché di decenni. Alcune aziende cambiano persino la disposizione dei posti a sedere in ufficio ogni pochi mesi. Kayak utilizza i nuovi assunti come un'opportunità per spostare i posti a sedere dell'ufficio, mentre la società di giochi Valve consente ai dipendenti di trasferirsi nei punti che funzionano meglio per nuovi progetti con workstation mobili su ruote.

Sebbene le scrivanie mobili non siano possibili per tutti i luoghi di lavoro, le risorse umane e i responsabili degli uffici dovrebbero adottare una mentalità "cambia le cose". Quando la posizione delle scrivanie e dei tavoli comuni danneggia la produttività, parla con i dipendenti della configurazione ottimale e apporta modifiche. L'agilità è essenziale per i tuoi servizi e per i tuoi dipendenti: il tuo spazio ufficio dovrebbe riflettere questo valore.

Come progettare una tabella dei posti a sedere per un ufficio in 7 semplici passaggi

L'utilizzo di un creatore di planimetrie può aiutarti a immaginare progetti e ristrutturazioni di uffici in tutta la tua attività, da San Francisco a Singapore. Con lo strumento layout e disposizione dei posti a sedere, puoi creare il design e apportare modifiche in modo più efficiente rispetto a quando lo stai abbozzando su carta. Puoi utilizzare lo strumento per archiviare i layout di più uffici per future riprogettazioni e per condividere idee e ispirazione con i membri del tuo team durante il processo di progettazione.

Segui questi passaggi per utilizzare lo strumento della planimetria di Social Tables per aiutarti a progettare un layout dell'ufficio che sei orgoglioso di condividere con il tuo team:

Passaggio 1: crea un nuovo evento

Seleziona "Eventi" dal menu a sinistra, seguito da "+ Crea evento" nell'angolo in alto a destra. Per la riprogettazione di un ufficio aziendale a Chicago, nomina il tuo evento "Chicago Office Layout" o qualcosa di simile. Vuoi essere in grado di accedere facilmente a questi file quando necessario. Aggiungi una data dell'evento che tenga conto della tempistica di progettazione o ristrutturazione dell'ufficio.

Passaggio 2: crea o carica il layout dell'ufficio

Se il tuo ufficio è una semplice forma rettangolare, puoi inserire la lunghezza e la larghezza dello spazio per iniziare. Ma nella maggior parte dei casi, ti consigliamo di caricare una planimetria esistente dell'ufficio in formato .pdf, .jpg o .png. Ciò garantisce che il layout includa tutti gli angoli, le sale conferenze e gli atrii in modo da poter sfruttare al meglio lo spazio. Il responsabile dell'ufficio dovrebbe avere il layout, oppure puoi contattare il responsabile dell'edificio se affitti il ​​tuo ufficio.

Passaggio 3: creare una vision board per il design dell'ufficio

Utilizza la sezione "Carica file" per creare una scheda di visione per il progetto. Aggiungi immagini a un documento e carica il documento nell'evento. Questo è un posto eccellente per conservare le immagini dei mobili per ufficio tra cui stai scegliendo o per ispirarti al design di altri uffici.

Passaggio 4: creare un elenco di dipendenti dell'ufficio

Crea un elenco di "Partecipanti" per la riprogettazione dell'ufficio con i tuoi dipendenti come ospiti. Seleziona "Archiviazione" dal menu a sinistra, quindi seleziona "+ Nuovo" nell'angolo in alto a destra. Puoi quindi aggiungere tutti i dipendenti in ufficio contemporaneamente con un file CSV o aggiungerli uno per uno.

Usa la sezione delle note per includere dettagli che influiscono sulla disposizione dei posti a sedere, come identificare i membri del team di progetto che necessitano di spazi di lavoro vicini o l'addetto alla reception che deve essere vicino all'ingresso.

Passaggio 5: progettare il layout dell'ufficio

Questa è la parte divertente! Seleziona 'Chicago Office Layout' e seleziona l'immagine della sedia (Oggetti) dal menu a sinistra. Esplora le opzioni e lascia che il design del tuo ufficio prenda forma selezionando l'oggetto che desideri, trascinandolo nel layout e facendo clic dove posizionarlo nello spazio. Scegli tra tavoli rettangolari, pouf, divani, tavolini, felci e altro ancora. Puoi spostare e riposizionare mentre procedi e salvare le versioni se non sei sicuro delle modifiche. Ecco altri suggerimenti per guidare il processo di progettazione:

• Inizia aggiungendo le scale, le porte e le finestre, nonché gli ostacoli e gli infissi permanenti nello spazio.
• Seleziona le forme dei tavoli e delle sedie più vicine a ciò che immagini per lo spazio.
• Oppure puoi creare oggetti personalizzati.
• Usa oggetti "Cibo e bevande" come "Bar", "Stazione delle bevande" e "Tavolino" per creare zone comuni per caffè, snack e bevande.
• Usa "Audio e video" per designare la posizione delle prese elettriche e dell'illuminazione, nonché degli schermi di proiezione e dei televisori per le videoconferenze.
• Usa 'Amministrazione e affari' e seleziona 'Flip Chart' o 'Easel' per designare le lavagne.
• Sotto "Mobili" troverai le opzioni "Divano" e "Divano", perfette per progettare collaborazioni confortevoli o zone tranquille.
• Diventa creativo! Seleziona "Tavolo da gioco" in "Amministrazione e affari" per designare un'area ufficio per giochi e divertimento. Aggiungi verde al tuo ufficio selezionando dal menu 'Piante'. (Gli uffici verdi hanno anche un impatto positivo sulla funzione cognitiva e sul benessere dei dipendenti.)

Passaggio 6: creare la tabella dei posti a sedere dell'ufficio

Abbina i dipendenti alle loro postazioni di lavoro selezionando "Oggetti" e quindi selezionando i tre punti orizzontali nella parte inferiore del menu a sinistra. Seleziona "Partecipanti" e apparirà l'elenco dei nomi dei dipendenti che hai creato in precedenza. Seleziona un nome e poi clicca sulla scrivania dove siederanno.

Passaggio 7: condividere il layout dell'ufficio e la tabella dei posti a sedere

Il creatore di planimetrie di Social Table semplifica l'invio del layout dell'ufficio ai responsabili delle decisioni e ai membri del team. Per condividere il design, crea un PDF condivisibile utilizzando l'icona PDF nell'angolo in alto a destra quando sei in "Layout di Chicago Office".

È particolarmente utile condividere il layout quando si progetta un ufficio in un altro stato o addirittura in un altro paese. I dipendenti che lavorano nello spazio ogni giorno potrebbero notare problemi con il design o la disposizione dei posti a sedere di cui non sei a conoscenza da lontano. È anche un modo utile per aumentare l'entusiasmo per il layout migliorato dell'ufficio.

Pronto a progettare (e ridisegnare) con facilità gli uffici della tua azienda? Esplora le possibilità con il software di layout di eventi di Social Tables.

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