Riunioni del team di marketing per la scienza dei contenuti produttivi

Se desideri un modo semplice per aiutare il tuo team di marketing a produrre contenuti migliori, annulla una riunione. Meglio ancora, cancella il tuo primo incontro della giornata.

Gli studi hanno dimostrato come i cali di produttività spesso risalgano a una sovrabbondanza di riunioni di gruppo. Pianifica una chiamata di stato per prima cosa al mattino e i succhi creativi di un content marketer sono praticamente garantiti per smettere di scorrere.

Dai una rapida occhiata al tuo calendario per la prossima settimana. Quanto spazio vuoto vedi? Se è minimo, potresti involontariamente rendere difficile ai membri del tuo team di contenuti produrre il loro lavoro migliore.

Permettimi di spiegare.

Difficoltà dell'incontro

Il content marketing coinvolge molte parti in movimento, dalla strategia e pianificazione alla creazione, analisi e promozione. Ogni processo è altamente coinvolto e richiede molte capacità intellettuali.

Gran parte di ciò merita discussioni ad alto livello. Non puoi ottenere tassi di conversione più elevati o aumentare il ROI della posta elettronica se il tuo team non è unito attorno a una visione e obiettivi comuni.

Tuttavia, a un certo punto, i creatori di contenuti hanno bisogno di tempo ininterrotto per ricercare, pensare e creare. Ed è qui che possono emergere i problemi.

In qualità di responsabile marketing responsabile di dimostrare i vantaggi di fondo del content marketing, si può essere tentati di fare affidamento su riunioni di team ricorrenti e controlli regolari per tenere il dito sul polso dei progetti e dei progressi. Ma quando le riunioni si trasformano in abitudini, il loro valore tende a precipitare.

Un articolo dell'Harvard Business Review descrive in dettaglio come una riunione settimanale abbia prosciugato un'azienda di 300.000 ore di lavoro all'anno. La ricerca VoloMetrix sottolinea quanto sia facile per un'azienda di 20.000 dipendenti sprecare 300 milioni di dollari in riunioni inutili. Ancora altre ricerche sostengono che le aziende perdono $ 37 miliardi all'anno a causa di riunioni improduttive.

"Certo, ma questo è un grande affare", dici. "Siamo nella nicchia del content marketing".

Vero. Ma questo non significa che siamo a posto. Qualcosa di così banale come una sessione di strategia settimanale ha il potenziale per fare danni reali.

Per vedere come questo si applica al regno del content marketing, diamo una rapida occhiata a un esempio ipotetico.

Quando accadono cose brutte a riunioni di buon contenuto di marketing

Adam è un ottimo specialista dei contenuti senior. È intelligente, talentuoso e pieno di grandi idee.

Sono le 14:30 di giovedì. Adam ha lavorato tutta la settimana a una nuova campagna. Ha dedicato diverse ore alla ricerca, al brainstorming e alla definizione dell'ambito di un potenziale progetto - e ora è il momento di condividere le sue idee tramite videoconferenza con il suo team di content marketing di tre persone. A trenta minuti dall'inizio della riunione, tutti sono a bordo e le responsabilità sono state divise. Lunedì mattina, la nuova iniziativa è in pieno svolgimento e tutti stanno dedicando le loro ore più produttive alla preparazione per il lancio.

Se il membro medio del team guadagna $ 100 l'ora in salari e benefici, l'incontro di 30 minuti del giovedì costa all'azienda $ 150.

Ora confronta la storia di Adam con Molly, che ha identificato la necessità di un'iniziativa per coinvolgere nuovamente i contatti persi. Anche lei lavora in una squadra di tre persone i cui membri guadagnano gli stessi salari e benefici del gruppo di Adam.

Molly non ha ancora svolto alcuna ricerca, preferendo aspettare e parlare delle sue idee formate a metà con due colleghi alla sessione strategica di questa settimana. La sua è una delle tre idee da discutere, che richiede un'ora. In seguito, una raffica di e-mail di follow-up e chat di gruppo trasforma la riunione di un'ora in nove ore di lavoro cumulativo.

Pertanto, il costo totale della riunione di Molly è di $ 900, un aumento del 500% rispetto alla riunione di 30 minuti di Adam e alle catene di posta elettronica zero correlate.

La differenza di costo non è nemmeno il problema più grande. Ogni volta che gli esperti di marketing vengono allontanati dalla creazione di contenuti per discutere della creazione di contenuti, inevitabilmente perdono una dose di produttività. Uno studio dice che ci vogliono 23 minuti e 15 secondi per tornare in pista dopo un'interruzione del lavoro. Il direttore del NeuroLeadership Institute David Rock spiega che questi cambiamenti di attenzione possono indurre le persone a commettere errori, dimenticare le buone idee e perdere preziose intuizioni.

Questo non vuol dire che dovresti evitare le riunioni a tutti i costi. Alcuni incontri sono fondamentali per portare avanti la tua strategia di contenuto. Interviste con clienti o clienti, chiamate rapide intese a sostituire catene di posta elettronica con una profondità di 25 e riunioni regolari uno a uno servono tutti a scopi preziosi.

Dovresti essere selettivo distinguendo tra riunioni che aggiungono valore e quelle che trattengono la tua squadra. E dovresti fare in modo che le riunioni che tieni valgano in oro. Diamo un'occhiata a come farlo.

4 passaggi per riunioni di content marketing produttive

Passaggio 1: registra le riunioni del tuo team

Innanzitutto, valuta il ruolo delle riunioni nella strategia dei contenuti e nei processi di sviluppo.

Se il tuo team utilizza uno strumento di monitoraggio del tempo condiviso, inserisci questi numeri in un foglio di calcolo. Quindi ordina le colonne per totalizzare le ore settimanali attribuite alle riunioni. Oppure chiedi a ogni membro del team di calcolare e condividere i suoi risultati.

Passaggio 2: esamina le riunioni ricorrenti

Quando guardi i risultati, osserva i modelli di routine per identificare potenziali autori di reato. Ci sono certe riunioni ogni settimana? Ogni mese? Perché sono ricorrenti? I partecipanti escono con elementi di azione o stanno semplicemente frequentando riunioni di routine organizzate originariamente un anno fa? (Suggerimento: se vedi riunioni di lunga data che prendono nomi come "verifica dello stato", "stand up quotidiano" o "sprint di squadra", è possibile che siano sopravvissute al loro scopo originale.)

Se hai bisogno di aiuto per la valutazione, poni le seguenti domande:

• Il team di contenuti ha già dedicato del tempo a pensare alle questioni discusse durante la riunione?
• La conversazione faccia a faccia era necessaria per andare avanti su un progetto o problema importante?
• Le persone si sono allontanate da queste riunioni con passaggi successivi attuabili?
• Le questioni a portata di mano nella riunione hanno un impatto diretto sulla strategia di content marketing?

Se rispondi "no" a una di queste domande, è molto probabile che la riunione non sia più necessaria.

Passaggio 3: eliminare l'eccesso

Questa è la parte più difficile e probabilmente la più intensa del processo. Dopo aver identificato le riunioni ricorrenti di content marketing che devono essere svolte, riprenditi quelle preziose ore di produttività.

Qual è il modo migliore per farlo? Premi "elimina riunione".

Se non hai identificato una singola riunione da eliminare in questa fase, o sei il bambino manifesto per la produttività o stai negando.

Ad esempio, i tuoi creatori di contenuti fanno ancora brainstorming insieme? Se è così, ecco alcuni spunti di riflessione. Gli studi dimostrano che troppi dati da troppe persone possono essere disabilitanti. Uno dei primi esperimenti di psicologia moderna per testare gli effetti del brainstorming di gruppo ha valutato l'efficacia di un gruppo di quattro brainstorming per risolvere un problema rispetto al modo in cui una persona concepisce le possibili soluzioni. Il novantasei percento dei partecipanti ha prodotto più idee quando hanno lavorato da soli, spesso con una qualità superiore.

Lo psicologo dell'organizzazione Adrian Furnham la mette in questo modo:

Le prove scientifiche suggeriscono che gli uomini d'affari devono essere pazzi per usare i gruppi di brainstorming. Se hai persone di talento e motivate, dovrebbero essere incoraggiate a lavorare da sole quando la creatività o l'efficienza è la massima priorità.

Se non sei sul carro brainstorming di gruppo e ancora non hanno identificato un solo incontro per eliminare, c'è un'ultima opzione da considerare - esperimento con una politica di non-conferenze.

Ad esempio, Asana vieta le riunioni interne il mercoledì a meno che non sia assolutamente necessario. L'obiettivo è dare ai manager e ai membri del team più tempo libero da interruzioni per concentrarsi sul lavoro.

Passaggio 4: ottieni il massimo dalle riunioni che tieni

Quando si tratta di caricare i succhi creativi del tuo team di contenuti, alcuni incontri fanno più bene che male. Ecco due modi chiave per massimizzare il tempo che trascorri insieme:

• Pianificalo in un momento ideale (cioè, non la mattina) - Lo scienziato comportamentale Dan Ariely dice che abbiamo tutti una finestra di due ore quando siamo più produttivi - la prima cosa al mattino. Ecco cosa ha detto il professore di psicologia ed economia comportamentale della Duke University sull'argomento nella sua popolare discussione su Reddit:

Uno degli errori più tristi nella gestione del tempo è la propensione delle persone a trascorrere le due ore più produttive della giornata su cose che non richiedono un'elevata capacità cognitiva. Se potessimo recuperare quelle preziose ore, la maggior parte di noi avrebbe molto più successo.

• Fissa un limite di tempo : se hai sentito parlare della legge di Parkinson, sai che il lavoro tende a "espandersi per riempire il tempo disponibile per il suo completamento". Successive iterazioni (o correlazioni) di questa teoria scientifica l'hanno essenzialmente capovolta per dire che il lavoro si contrae per adattarsi al tempo assegnatogli.
  
  Oppure, considerato da un'altra angolazione: le riunioni si espandono o si contraggono per adattarsi al tempo programmato. Prenota una riunione per un'ora e probabilmente il tuo team di content marketing riempirà l'ora. Limita a 30 minuti e ci sono buone possibilità che coprirai le stesse informazioni - meno le chiacchiere - nella metà del tempo.
  
  Un altro vantaggio è che i partecipanti alla riunione otterranno di più dalla riunione più breve. Gli scienziati sociali hanno dimostrato che il cervello umano è cablato per prestare attenzione e assorbire le informazioni per 10-18 minuti prima che inizi a sintonizzarsi. In termini più semplici, le persone controllano mentalmente anche un incontro ben pianificato se dura troppo a lungo.

Conclusione

Se stai cercando un modo per rendere più produttivo il tuo team di content marketing, sii consapevole delle riunioni che organizzi. Adottare un approccio strategico alle riunioni del team può produrre risultati sorprendenti quando si tratta di creatività e risultati.

E tu? Mi piacerebbe sentire i tuoi suggerimenti per rendere importanti le riunioni di content marketing. Per favore condividili nei commenti.

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Immagine di copertina di Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute