Che cos'è una fattura ricorrente? + Come impostarne uno per soldi facili

Una delle maggiori sfide quando si gestisce un'impresa è creare un sistema di pagamento efficace. Le fatture sono solitamente seguite da infinite e-mail di follow-up e chiamate ai clienti. Per le piccole imprese che mancano di sicurezza in contanti e di enormi risorse, ogni pagamento ritardato può essere preoccupante.

E se ci fosse un modo per automatizzare l'intero processo di fatturazione e addebitare in anticipo l'azienda in un modo che avvantaggia entrambe le parti? È qui che entra in gioco una fattura ricorrente.

Ti consente di creare un sistema in cui una fattura viene inviata al tuo cliente a intervalli regolari. Questi sono solitamente collegati alle loro carte di credito per un importo concordato, aiutando entrambe le parti a mantenere i loro pagamenti.

In questa guida, esamineremo alcuni dei vantaggi di una fattura ricorrente e come impostare il sistema di fatturazione. Vedremo anche se il sistema è adatto alla tua attività. Immergiamoci!

Che cos'è una fattura ricorrente?

Una fattura ricorrente è una fattura che viene inviata automaticamente ai tuoi clienti a intervalli regolari. Questi contengono gli stessi dettagli della fattura e sono perfetti per le aziende che offrono lo stesso servizio a intervalli regolari.

Ti aiuta a creare un sistema efficiente che fattura regolarmente ai tuoi clienti senza il fastidio di solleciti e l'invio manuale della fattura.

Le aziende che di solito utilizzano fatture ricorrenti sono società di noleggio, servizi basati su abbonamento, società di marketing e consulenti. Tuttavia, non si limita solo a questi settori. Qualsiasi azienda che offre poche o nessuna modifica ai propri servizi può impostare fatture ricorrenti per semplificare il processo di fatturazione.

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Ad esempio, se possiedi una piccola agenzia SEO, puoi offrire un pacchetto di marketing fisso ai tuoi clienti. Il pacchetto avrà probabilmente un prezzo standard mensile. Invece di emettere una fattura ogni mese con gli stessi dettagli, puoi semplicemente utilizzare una fattura ricorrente che fattura ai tuoi clienti.

Un'azienda può utilizzare una fattura ricorrente dopo aver ottenuto l'autorizzazione dal cliente per l'addebito regolare di un importo regolare. L'addebito continua quindi fino alla data di risoluzione del contratto o quando il cliente decide di modificare il processo di fatturazione.

Le fatture ricorrenti sono spesso automatizzate e dipendono dal software che esegue il lavoro per te. Basta impostare il modello con i dettagli del cliente e sedersi. Puoi scegliere di inviare automaticamente la fattura ogni mese o apportare modifiche per lavori una tantum prima che arrivi al cliente.

Una fattura ricorrente differisce dalla fattura standard principalmente per due motivi:

Uno , i dettagli di una fattura standard variano a seconda del servizio. Ogni fattura standard è diversa e viene redatta dopo l'erogazione del servizio.

Due , la maggior parte dei dettagli della fattura ricorrente vengono decisi in anticipo e si basano sul pacchetto su cui il cliente si concentra. Tuttavia, i dettagli di una fattura standard vengono compilati dopo il servizio. In alcuni casi, il cliente può anche richiedere la revisione della fattura.

Una fattura ricorrente è un punto fermo di qualsiasi piccola impresa che offre servizi confezionati a intervalli regolari. Nella prossima sezione, esamineremo alcuni dei vantaggi derivanti dall'utilizzo di questo sistema di fatturazione.

Vantaggi dell'utilizzo di una fattura ricorrente

Una fattura ricorrente ti aiuta a semplificare il processo contabile. Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di questo sistema.

1. Migliora il flusso di cassa

Una fattura ricorrente fornisce entrate a intervalli regolari. Il tuo flusso di cassa ottiene un aumento costante mensilmente per aiutarti a coprire costi e spese a causa delle entrate ricorrenti.

Conoscere la quantità di denaro che arriverà ti aiuta anche a fare proiezioni accurate del flusso di cassa. Non è per dire che le fatture ricorrenti dovrebbero essere l'unica base per le proiezioni del flusso di cassa. Tuttavia, ti aiuta a sapere quanti soldi puoi incassare ogni mese.

Una volta calcolato quanto puoi guadagnare ogni mese, anche le spese di pianificazione diventano più gestibili. Un reddito mensile garantito può aiutarti a prendere decisioni aziendali informate su dove e come pianificare le tue spese.

2. Velocizza i tuoi pagamenti

Uno dei maggiori ostacoli per le piccole imprese è ottenere pagamenti in tempo. Una fattura ricorrente può aiutarti a ridurre le e-mail e i follow-up infiniti. Poiché la maggior parte dei pagamenti ricorrenti vengono decisi in anticipo, il cliente ha un'idea migliore di quando è dovuto il pagamento e può pianificare meglio.

Inviando fatture a intervalli regolari, puoi incoraggiare una routine di pagamento. Quando i clienti sanno quando devono pagare, può aiutarli a pianificare meglio i loro programmi di pagamento.

Una volta stabilita una routine, è probabile che ci siano meno pagamenti mancati. Ti aiuta a evitare imbarazzanti follow-up e a risparmiare tempo. Per il cliente, non deve ricordarsi di effettuare il pagamento ed evitare penali per ritardi. Una vittoria!

Oltre a ciò, alcune fatture ricorrenti ti consentono anche di collegarti alla carta di credito del cliente. Ciò contribuisce a rendere il processo di pagamento più conveniente per entrambe le parti.

3. Risparmia tempo

Una fattura ricorrente ti aiuta a risparmiare tempo principalmente in due modi. Uno, passi meno tempo a inseguire i pagamenti. Due, ti aiuta a evitare di creare una fattura da zero ogni mese.

Sia che imposti le fatture per l'invio automatico o che modifichi la bozza, eviti la duplicazione degli sforzi. Ti aiuta anche a liberare risorse per altre attività.

Sebbene non richieda molto tempo creare una nuova fattura ogni mese, tassa le tue risorse. È vero, soprattutto per le piccole imprese che hanno risorse limitate. Il tempo può essere utilizzato meglio su altre funzioni come marketing e vendite.

4. Fai meno errori

Ogni volta che crei una fattura, corri il rischio di commettere un errore. Creare un sistema automatizzato di fatturazione ti aiuta a fare meno errori.

Utilizza il software di fatturazione online per creare un modello di fattura, impostare la pianificazione e apportare eventuali modifiche, se necessario. Ti aiuta a creare un processo automatizzato che ha poco o nessun margine per l'errore umano.

Puoi rivedere eventuali modifiche se l'ordine cambia, ma la fattura principale rimane invariata. Significa meno errori e nessun lavoro duplicato.

5. Migliora le relazioni con i clienti

In un periodo di tempo, fatture tempestive e meno follow-up di pagamento si traducono in una migliore relazione con il cliente. Può essere scomodo seguire il pagamento, specialmente con i clienti a lungo termine.

L'impostazione di una fattura ricorrente aiuta te e il cliente a gestire meglio i tempi di pagamento. Collegando la carta di credito ai tuoi sistemi di pagamento, hai la certezza del pagamento. Ti aiuta a concentrarti sui risultati finali piuttosto che a inseguire i pagamenti.

Aiuta anche il cliente a vederti come parte del suo team esteso piuttosto che come fornitore ad hoc. Fatturando a intervalli regolari, tendi a diventare parte del loro budget e diventi un'estensione naturale del loro processo di pianificazione.

6. Integrazioni e opzioni gateway multiple

La maggior parte dei software di fatturazione consente inoltre di integrarsi con altri sistemi come piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti, sistemi di contabilità e gateway di pagamento.

Questi consentono di avere una panoramica completa dei record per ogni cliente e promuovere la trasparenza. Consente al tuo team di avere un'istantanea migliore dei clienti e promuove la collaborazione.

Il software di fatturazione ricorrente ti consente anche di scegliere tra più opzioni di pagamento. Nel caso in cui un gateway non funzioni, i clienti possono sempre scegliere un'altra modalità di pagamento. Dà loro flessibilità e ti consente di proteggerti da eventuali problemi tecnici e guasti in un unico sistema di pagamento.

La coerenza e l'accuratezza di un dispositivo ricorrente possono aiutarti a creare un programma di pagamento regolare. È vantaggioso sia per il cliente che per te in quanto consente di risparmiare tempo e riduce i follow-up non necessari.

Nella prossima sezione, vedremo come puoi impostare un sistema di fatturazione ricorrente per il tuo lavoro.

Come impostare una fattura ricorrente?

Per impostare una fattura ricorrente, devi prima creare la fattura nel tuo software. Mentre i passaggi esatti dipenderanno dal software scelto, le basi rimangono le stesse.

Prendiamo l'esempio di FreshBooks. Il primo passo è creare la fattura, che può poi essere convertita in un modello di fattura ricorrente (immagine sotto).

Per creare la fattura ricorrente, procedi nel seguente modo:

1. Scegli una data

Dopo aver creato la fattura, è necessario impostare la data e la frequenza della fattura. Nella pianificazione ricorrente, scegli la data di emissione successiva in cui verrà generata la prima fattura.

La data è solitamente l'ultimo o l'inizio del mese, a seconda del contratto. Quindi, inserisci la frequenza con cui desideri che venga generata la fattura. Puoi scegliere tra opzioni annuali, mensili o settimanali. Ti consente anche di impostare un intervallo personalizzato come ogni sei settimane.

Quindi imposta quante fatture ti serviranno. Dipenderà dalla durata del contratto e va da un numero infinito (contratti più estesi) a un numero x di fatture (progetti più piccoli).

2. Inserisci il lavoro conteggiato

Dopo aver impostato la data, aggiungi il lavoro da fatturare al cliente. Qui puoi aggiungere note, penali per ritardi o altri termini rilevanti per il cliente.

Il software di fatturazione ti consente anche di aggiungere automaticamente tutto il lavoro e le spese legate a quel particolare cliente. Durante l'impostazione della fattura ricorrente, fai clic sul pulsante "Aggiungi una riga" e quindi scegli "Importa tempi e spese non fatturati" (immagine sotto).

Qui puoi scegliere tra tre opzioni: tutto il tempo e le spese non fatturate, solo il tempo non fatturato o solo le spese non fatturate. Imposta il periodo per queste spese e il software traccerà automaticamente tutte le spese e il tempo per generare la fattura.

3. Includere il totale dovuto

Successivamente, includi il totale dovuto al cliente. L'importo finale includerà tutte le spese e il tempo registrato durante un determinato periodo.

Qui puoi anche scegliere di aggiungere qualsiasi costo aggiuntivo o lavoro svolto. L'importo della fattura apparirà sul modello di fattura ricorrente, come mostrato nell'immagine sopra.

4. Aggiungi il client a cui si applica e imposta come ricorrente

Per avviare la tua fattura ricorrente, aggiungi il cliente. Sotto le opzioni di consegna, scegli tra "invia fatture automaticamente" o "crea bozze fatture e invia manualmente". La seconda opzione è per quelle fatture che potrebbero essere necessarie per aggiungere lavoro extra o tempo speso su un progetto durante l'intervallo specificato.

Imposta la fattura su ricorrente. Puoi facilmente visualizzare i tuoi modelli di fatture ricorrenti (come mostrato nell'immagine sopra).

Una volta corretto il modello di fattura ricorrente, rilassati e lascia che il software se ne occupi. Sebbene la maggior parte dei programmi software offra un'ampia varietà di servizi, alcune best practice possono aiutarti a ottenere il massimo da questo sistema di fatturazione.

Nella prossima sezione, esamineremo alcuni suggerimenti da tenere a mente durante la progettazione del tuo sistema di fatturazione ricorrente.

Best practice sulle fatture ricorrenti

La maggior parte dei software ricorrenti dispone già di misure standard che consentono di creare un sistema efficace. Tuttavia, alcuni aspetti come quando fatturare e come proteggere al meglio i tuoi pagamenti possono aiutarti a creare un sistema di pagamenti ermetico e un sistema trasparente che andrà a vantaggio sia di te che del cliente.

Ottieni il massimo dal software tenendo a mente alcuni suggerimenti. Questi ti aiuteranno a semplificare ulteriormente il tuo ciclo di fatturazione.

1. Tempistica della fattura

Le aziende hanno diversi cicli di pagamento: mentre alcune preferiscono l'inizio del mese, altre spesso pagano i propri dipendenti e fornitori alla fine del mese. Assicurati di allineare il tuo ciclo di fatturazione allo standard della tua zona.

Poiché le fatture ricorrenti riguardano l'instaurazione di una sana routine di pagamento, la pianificazione dei pagamenti in base al loro schema di pagamento naturale aiuterà la tua azienda. È probabile che il cliente ti veda come un'estensione dei suoi pagamenti interni.

2. Ricevi sempre una conferma scritta per la fatturazione ricorrente

La fatturazione ricorrente utilizza le informazioni sulla carta di credito del cliente e altri dettagli. Inoltre, assicurati di avere anche il consenso scritto del cliente per fatturarli regolarmente.

Sebbene il tuo contratto principale possa coprire la durata della fatturazione, avere un accordo scritto sull'utilizzo delle loro informazioni finanziarie è un ottimo modo per evitare controversie in seguito.

Dovrebbe anche menzionare quando ritirerai il denaro, per quanto tempo e il pagamento concordato.

3. Lavorare una tantum nel contratto

Le fatture ricorrenti vengono solitamente utilizzate per i pacchetti bundle, ma a volte potresti anche finire per svolgere lavori una tantum per il cliente in un determinato mese.

Assicurati di includerlo nel tuo accordo scritto. Ci sono due cose da considerare qui. Uno, utilizzerai lo stesso metodo di pagamento. Due, il lavoro una tantum verrà fatturato insieme ai servizi in abbonamento.

Una fattura ricorrente è impostata correttamente per la tua attività?

Che tu sia una piattaforma di e-commerce o una società di software, un sistema di fatturazione ricorrente è adatto a tutte le aziende. È probabilmente la soluzione migliore per le aziende che forniscono servizi regolari.

È un ottimo modo per automatizzare e accelerare il processo di pagamento e portare vantaggi sia a te che al cliente. Li aiuta a pianificare le proprie spese e a stabilire il programma di pagamento di un cliente, aiutandoli a evitare penali per ritardi e altri addebiti.

Questi sono alcuni dei tipi di attività che possono beneficiare in modo significativo di un sistema di fatturazione ricorrente:

• Aziende che forniscono servizi mensili come un'agenzia di marketing digitale con un numero fisso di post o obiettivi di contenuto.
• Società di manutenzione mensile che offrono supporto come la manutenzione di software e macchinari.
• Aziende che offrono corsi mensili di formazione o laboratori didattici. Di solito si tratta di un numero fisso di sessioni fornite a intervalli regolari.
• Società di software che offrono servizi o bundle basati su abbonamento a un canone di licenza o un piano mensile.

La parte migliore delle fatture ricorrenti è che è flessibile e può essere adattata alle tue esigenze. Ad esempio, se hai un'attività stagionale o stai interrompendo i servizi a un cliente, metti semplicemente in pausa la fattura ricorrente e riavvia quando torni.

Che tu sia un libero professionista o una piccola impresa, un sistema di fatturazione ricorrente è un ottimo modo per stabilire una sana abitudine di pagamento. Non solo salvaguarda i tuoi pagamenti, ma ti aiuta anche a essere regolare con la fatturazione. È facile inviare un'e-mail ricorrente contemporaneamente a una fattura ricorrente se desideri informare i clienti del loro pagamento.

In chiusura

Un sistema di fatturazione ricorrente è un ottimo modo per evitare di rincorrere i pagamenti e creare una sana routine di pagamento. Ti aiuta a risparmiare tempo, a commettere meno errori e a creare un flusso di cassa sano per la tua attività.

Aiuta il cliente a pianificare le proprie spese e, con meno chiamate di follow-up per i pagamenti, porta a un miglior rapporto di lavoro con te. Poiché il sistema richiede una pre-autorizzazione per i pagamenti, ti aiuta anche a essere certo dei tuoi pagamenti.

A seconda del software, è possibile creare un programma di fatturazione. Basta creare un modello e lasciare che il software inserisca i dettagli. Quindi invierà automaticamente la fattura ai tuoi clienti come un orologio.

Assicurati di ottenere l'autorizzazione scritta per l'utilizzo dei dettagli finanziari del cliente. Pianificare il tuo programma di fatturazione in base ai loro cicli di pagamento aiuta anche a creare un sistema efficace. Allora, cosa stai aspettando? Configura il tuo sistema oggi stesso!

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Jimmy Rodriguez è il COO di Shift4Shop, una soluzione di e-commerce di livello aziendale completamente gratuita. Si impegna ad aiutare i rivenditori di Internet ad avere successo online sviluppando strategie di marketing digitale ed esperienze di acquisto ottimizzate che guidano le conversioni e migliorano le prestazioni aziendali.
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