13 società remote condividono i loro strumenti di collaborazione preferiti [riepilogo degli esperti]

Pubblicato: 2020-12-16

Il lavoro a distanza è in aumento negli ultimi anni in molti settori. Ha molti vantaggi: convenienza, risparmio di tempo e denaro, aumento della produttività, maggiore concentrazione e flessibilità. Per il 65% dei lavoratori, lavorare da casa è un motivo per apprezzare ancora di più il proprio lavoro. Secondo l'indagine FlexJobs, il telelavoro è il tipo di organizzazione del lavoro flessibile più richiesto (80%), seguito da orari flessibili (71%).

Tuttavia, per gli imprenditori nel 2020, il passaggio della tua azienda a una modalità remota, completamente o parzialmente, potrebbe diventare una strategia di sopravvivenza per ancora più motivi. Ora non è solo un modo intelligente per tagliare i costi, avviare operazioni multinazionali, lavorare con partner stranieri. Il lavoro a distanza è anche un modo per adattarsi e fornire al tuo team le distanze sociali necessarie per affrontare la pandemia globale.

Fortunatamente, ci sono abbastanza strumenti e piattaforme che consentono operazioni online senza interruzioni e comunicazioni relative al lavoro. Quando gestisci dipendenti remoti, è importante sapere quali strumenti di produttività e strumenti di collaborazione online utilizzare e come ti aiuteranno a gestire la tua azienda da qualsiasi luogo.

Abbiamo chiesto a 13 società remote di condividere i loro strumenti di collaborazione preferiti che puoi prendere in considerazione per la tua attività.

Jonathan Holloway, nessun esame

In quanto azienda remota al 100%, facciamo molto affidamento sulla suite di prodotti di Google per la collaborazione. I fogli Google e i documenti Google sono enormi per noi. La loro suite ha tutto ciò di cui abbiamo bisogno, dalla chat video alla teleconferenza, alla condivisione di file e alla collaborazione di documenti.

In passato abbiamo provato altri prodotti come Slack, Trello e Airtable. Abbiamo scoperto che è più facile avere un posto dove andare per tutte le nostre esigenze, piuttosto che dover gestire una manciata di servizi diversi.

Siamo in attività dal 2013, diventando completamente remoti nel 2015. Siamo un broker di assicurazioni sulla vita digitale. Abbiamo trovato più facile aumentare i venditori a distanza, poiché stavamo lottando per trovare talenti qualificati nella nostra zona. Da allora, abbiamo deciso che non è necessario richiedere alle persone di entrare in un ufficio. È il vantaggio n. 1 che puoi fornire ai dipendenti.

Jonathan Holloway

Jonathan è il co-fondatore di No Exam, un broker di assicurazioni sulla vita digitale.

Katie Horgan, assistente alle donazioni

Pensiamo costantemente a come connetterci con la nostra forza lavoro remota. I nostri due strumenti principali sono Slack e Google Hangouts poiché hanno ciascuno uno scopo diverso.

Utilizziamo canali Slack dedicati per la messaggistica istantanea ai nostri telecomandi a cui l'intera azienda è invitata a partecipare.

Per le chat video, utilizziamo Google Hangouts quando possibile.

Katie Horgan

Katie è la co-fondatrice e vicepresidente dello sviluppo aziendale con il programma Certified B Corp e shopping a premi, GivingAssistant.org. È specializzata nell'identificazione, sviluppo e lancio di nuove idee nel mercato.

Greg Mercer, esploratore della giungla

Fino allo scorso anno eravamo un team completamente remoto e anche ora solo circa la metà del team è in uffici (con sede ad Austin, Vancouver e Shenzhen).

Come team, utilizziamo ampiamente Slack , Zoom , Airtable e Google Drive . Usiamo Slack per le nostre comunicazioni rapide e quotidiane, nonché per i modi per festeggiare compleanni, risultati o fare battute casuali. Usiamo Zoom per tutte le riunioni che abbiamo. Airtable viene utilizzato per tenere traccia delle attività individuali e di gruppo e dei progressi compiuti su un progetto specifico. Per la condivisione di file, troviamo Google Drive il più semplice da condividere e collaborare contemporaneamente, come spesso facciamo come team.

Greg Mercer

Greg è il fondatore e CEO di Jungle Scout. Greg ha iniziato come venditore di Amazon e si è subito reso conto di quanto fosse difficile fare ricerche sui prodotti, quindi ha avviato Jungle Scout, un software di ricerca sui prodotti per aiutare altri venditori di Amazon ad avviare e far crescere le loro attività.

Rhiannon Payne, Sea Foam Media

Al fine di mantenere fluidi i processi aziendali e di vendita interni, utilizziamo i seguenti strumenti:

Trello (gestione di progetti e attività)
Slack (comunicazione interna)
Telegram (comunicazione client esterno)
documenti Google
Qwilr (proposte del cliente)
HelloSign (contratti)
MailChimp (campagne email)

Trello è il vero MVP qui perché ci consente di rimanere agili e scalabili in quanto è così semplice ma altamente personalizzabile. Il mio project manager e io abbiamo trascorso molto tempo nell'ultimo anno A / B testando diverse strategie per ottenere il massimo da Trello, e ora abbiamo ottenuto i nostri processi ben integrati, ma siamo sempre aperti a nuove idee per l'ottimizzazione cose oltre.

Ho anche personalizzato le bacheche Trello appositamente per aiutarmi a gestire il nostro funnel di vendita, poiché abbiamo molti nuovi contatti con i clienti e opportunità di partnership in arrivo costantemente. Aiuta anche il fatto che Trello sia gratuito e poiché stiamo già spendendo molto per altri strumenti come Premium Slack, il risparmio sui costi mensili ha un grande impatto.

Per qualcuno che ha appena iniziato con Trello, a volte può intimidire perché * è * così personalizzabile. Consiglio di guardare i video tutorial di YouTube su come iniziare a configurare bacheche, elenchi, schede e liste di controllo per il tuo team. Puoi anche usare le bacheche solo per il cervello che scarica le tue idee creative e tiene elenchi di attività personali da svolgere!

Rhiannon Payne

Ho creato e gestito team remoti e distribuiti fino a 50 persone dal 2012. È una mia passione e attualmente sto scrivendo un libro su The New Distributed Workforce, che sarà pubblicato il 1 ° giugno. L'anno scorso ho parlato di questo argomento a conferenze ad Amsterdam e San Francisco e quest'anno terremo conferenze / panel sull'argomento alle Nazioni Unite, SF e Regno Unito.

David Alexander, Mazepress

In qualità di sviluppatore web e marketer digitale che lavora con un team di freelance e clienti in tutto il mondo, è fondamentale per noi utilizzare strumenti di collaborazione per garantire che il nostro lavoro possa essere svolto nel modo più efficiente possibile.

Il nostro strumento preferito è Asana , grazie alla sua interfaccia utente user-friendly e alla facilità con cui questo lo rende per l'onboarding di nuovi colleghi e clienti.

Asana fornisce tutte le funzionalità essenziali richieste come la gestione delle attività, i calendari, le liste di controllo che possiamo riutilizzare e i rapporti sui progressi, ma è anche estendibile in modo da poter personalizzare il flusso di lavoro per includere campi personalizzati, dipendenze delle attività e altre funzionalità che sono spesso necessarie per noi lavorare al meglio delle nostre capacità.

Il numero di aziende con cui vengo in contatto che ancora si affidano alla posta elettronica interna come principale mezzo di comunicazione in team è sbalorditivo ed è qualcosa che sottolineo costantemente come un'inefficienza fondamentale che dovrebbe essere corretta.

La risposta? Utilizzare gli strumenti di collaborazione e gestione del progetto per consentire una conversazione più granulare su dettagli specifici piuttosto che e-mail prolisse in cui i dettagli spesso si perdono.

Ci sono molti ottimi strumenti là fuori, ma per noi Asana soddisfa tutte le esigenze , ma utilizziamo anche integrazioni come Google Drive , Evernote e altri servizi esterni che possono funzionare in combutta con Asana.

David Alexander

David è un marketer digitale e un "web guy" con oltre un decennio alle spalle che aiuta le PMI e gli individui a utilizzare la tecnologia non solo per sopravvivere, ma per prosperare nel nuovo ecosistema digitale. Documenta anche i suoi esperimenti, fallimenti e strumenti interessanti a Mazepress. È un nerd totale che ha iniziato a programmare all'età di 13 anni, ma a dire il vero preferisce le arti. David è stato anche un sostenitore delle criptovalute, del decentramento e della tecnologia blockchain.

Greg Dorban, Ledger Bennett

Ledger Bennett è un'agenzia di marketing B2B multinazionale pluripremiata che serve imprese globali e attività di espansione. Abbiamo costruito una cultura collaborativa e di lavoro a distanza per aiutarci a fornire un servizio migliore ai tuoi clienti. Con quattro sedi (2 nel Regno Unito e 2 negli Stati Uniti), oltre a lavorare da uffici clienti, sedi remote e lavorare da casa, avremo regolarmente il 50% dei dipendenti in singole sedi in un dato giorno.

Una delle maggiori sfide che abbiamo dovuto affrontare è stata quella di alimentare la collaborazione, il contributo degli specialisti al momento giusto e la visibilità per tutti gli stakeholder di un progetto. Trattandosi di un'azienda di servizi e non di prodotti standard, ciò è aggravato dal fatto che sedi diverse hanno una differenza di orario di 8 ore.

Usiamo una serie di strumenti per aiutarci a farlo. Internamente usiamo Asana per l'assegnazione dei compiti e Synergist per la pianificazione della capacità. Usiamo anche una combinazione di Slack , WhatsApp e Skype (qualunque sia il nostro client utilizza) per migliorare la collaborazione, non solo internamente, ma esternamente con i clienti.

Ma la parte di gran lunga più vitale è la nostra politica sulle videocamere obbligatorie su tutte le chiamate. Siamo costantemente in gruppi Skype e in videochiamate, anche se i messaggi vocali video sono brevi. Questa visibilità faccia a faccia non è importante solo per costruire la nostra cultura come un team aziendale indipendentemente dalla posizione, ma aiuta a comunicare in modo più efficace le sfumature di ciò che stiamo cercando di ottenere.

Il vantaggio complessivo è la possibilità di portare a termine il lavoro più rapidamente con giornate lavorative effettivamente doppie, offrendo una copertura di quasi 24 ore e un crogiolo di esperienza e conoscenza più ampio di quello ottenibile in un unico luogo.

Greg Dorban

Greg Dorban è passato da stagista a imprenditore presso un'agenzia di marketing multinazionale in poco più di 5 anni. È a capo della strategia di Ledger Bennett ed è un investitore attivo in start-up, immobili e tecnologie emergenti.

Natalie Athanasiadis, Ormi Media

Il nostro strumento preferito è tutto ciò che rientra nell'ombrello di G Suite . Abbiamo esperti che collaborano a progetti in più fusi orari, quindi rimanere organizzati è la chiave della nostra efficienza.

Utilizziamo fogli Google per la gestione di progetti e campagne, compiti per allocare attività al team, usiamo Hangouts per collaborare e metterci al passo. È di gran lunga lo strumento migliore che usiamo e poiché è tutto sotto un unico ombrello non abbiamo 100 schede e strumenti diversi aperti. Possiamo fare tutto dalla nostra scheda e-mail e da qualsiasi foglio di calcolo della campagna specifica.

Natalie Athanasiadis

Natalie è la proprietaria e responsabile della crescita presso Ormi Media. È una marketer digitale e specialista SEO che lavora con aziende a livello globale.

Crisantos Hajibrahim, Prodoscore

Prodoscore è un'azienda interamente "virtuale", con dipendenti sparsi in tutti gli Stati Uniti. Come puoi immaginare, gli strumenti di collaborazione sono molto importanti per noi per rimanere in contatto e al passo con i tempi su tutte le questioni rilevanti.

Abbiamo scelto G-Suite di Google come suite per la collaborazione, che ha funzionato molto bene. È conveniente, professionale e facile da usare: adattabile in quanto è necessario soddisfare tutti i nostri requisiti di comunicazione. L'attributo migliore è che non dobbiamo mai preoccuparci di perdere documenti o di trovarli rapidamente, anche se qualcun altro era l'autore.

Crisantos Hajibrahim

In qualità di innovatore, imprenditore e visionario altamente motivato e tecnologicamente esperto, Crisantos ha fondato due società basate su cloud ed è un presentatore frequente a eventi del settore.

Ollie Smith, ExpertSure

Essendo un'azienda completamente remota con il nostro team diffuso in tutto il mondo, abbiamo bisogno di alcuni ottimi strumenti di collaborazione online che ci consentano di funzionare come un team efficace. Il mio punto forte deve essere l'applicazione Slack . Questo fantastico strumento ci assiste:

Incoraggiare la collaborazione : elimina molte delle barriere che tradizionalmente erano ostacoli alla trasparenza e alla collaborazione. In qualità di fondatore e CEO, mi dà un'idea di ciò che pensa il mio team, senza interferire con i rispettivi ruoli.
Ha dimezzato il traffico web : Slack elimina la maggior parte del traffico avanti e indietro utilizzato per riempire la mia casella di posta elettronica.
Mi ha permesso di semplificare il processo one-to-one : mi consente di organizzare facilmente riunioni one-to-one e funge da registro storico di qualsiasi conversazione con qualsiasi membro del team.

Ollie Smith

Il mio viaggio imprenditoriale è iniziato alla tenera età di 18 anni con un prestito del Prince Charles Trust for Young Entrepreneurs. Da quei primi giorni, sono passato a gestire con successo la mia attuale azienda negli ultimi 8 anni.

Amber Hinds, Road Warrior Creative

Lo strumento n. 1 che consente al nostro team di collaborare in modo efficiente è, senza dubbio , Basecamp . Mi vengono i brividi al pensiero dei giorni prima che abbiamo introdotto lo strumento di gestione dei progetti nei nostri processi e avrei paura di dover tornare a loro.

Basecamp è l'hub centralizzato per tutte le nostre comunicazioni sia interne che con i clienti e mantiene tutto documentato e programmato - ci mantiene nei tempi e organizzati, ed è così utile che io e il mio partner condividiamo persino un progetto Basecamp per gestire il nostro personale vita!

Altri due strumenti utili per il nostro team remoto includono G Suite , che consente una facile collaborazione sui documenti in tempo reale, e Zoom , che è il modo in cui teniamo riunioni faccia a faccia con team e clienti.

Oltre a questi strumenti, abbiamo anche creato e aggiungiamo continuamente una knowledge base interna / un manuale delle operazioni dei dipendenti, costruito come un sito WordPress protetto da password. La documentazione dei processi e degli standard è stata fondamentale per il nostro successo e per ridurre al minimo i tempi di avviamento quando un nuovo dipendente entra a far parte.

Poiché non possiamo permetterci il lusso di consentire ai nuovi dipendenti di seguire i loro colleghi nei primi giorni, disporre di processi ben documentati è fondamentale per coinvolgere senza problemi i nuovi membri del team. Molte persone potrebbero non rendersi conto che WordPress può essere utilizzato per intranet o altri siti Web non pubblici, ma è un ottimo strumento per tutti i tipi di usi ed è stato perfetto per le nostre esigenze mentre abbiamo creato il nostro manuale operativo.

Hinds ambra

Sono il direttore creativo e CEO di Road Warrior Creative, un'agenzia di marketing digitale specializzata in marchi alimentari e organizzazioni per i beni sociali.

Hamna Amjad, Ridester

Essendo un team remoto, utilizziamo una serie di strumenti di collaborazione per garantire che tutti i membri del nostro team siano sulla stessa pagina e che tutto sia allineato secondo l'agenda della nostra azienda. I nostri strumenti più utilizzati sono Google Docs per la documentazione, Slack per la comunicazione e Google Drive per la condivisione di file. Ma di recente, abbiamo iniziato a utilizzare Trello e adoriamo il modo in cui ha contribuito a gestire il nostro flusso di lavoro, migliorare la nostra collaborazione e migliorare la nostra produttività.

Usiamo le bacheche, gli elenchi e le schede di Trello per organizzare e dare la priorità ai nostri progetti. Puoi impostare elenchi di cose da fare, delegare attività e dare il tuo feedback ad altri. Ci ha aiutato a eliminare molte e-mail avanti e indietro, facendoci risparmiare tempo per concentrarci su cose più importanti. Possiamo facilmente vedere sulla lavagna, a quale progetto sta lavorando qualcuno e i suoi progressi su di esso. Questo ci aiuta a stare al passo con le cose e a lavorare in modo più efficiente. Inoltre, Trello può essere integrato con i nostri altri strumenti preferiti come Google Drive, Slack ed Evernote, il che è un enorme vantaggio.

Hamna Amjad

Sono un Community Manager presso Ridester, che riceve 0,65 milioni di visitatori al mese. Ridester è stato menzionato in diverse importanti pubblicazioni tra cui Entrepreneur, Inc, Forbes, Reader's Digest. Ridester è un'azienda completamente remota i cui dipendenti lavorano tutti in remoto da più paesi.

Siddhartha Gupta, Mercer-Mettl

Luogo di lavoro di Facebook

Con l'aiuto di Workplace di Facebook, sei solo separato dai membri del tuo team dalla distanza e non dalla produttività e dal coinvolgimento. Spesso i lavoratori remoti perdono alcune attività divertenti, ma con funzioni e processi ottimizzati per l'IA, tutto sembra semplicissimo. Il posto di lavoro è divertente da usare in quanto è eccitante come qualsiasi piattaforma di social media.

Ricevi aggiornamenti continui sul portale dei feed di notizie, puoi avviare un video in diretta in qualsiasi momento, condurre riunioni video e sfruttare la messaggistica istantanea, tutto su tutti i dispositivi, che si tratti di un cellulare, laptop o tablet. Come componente aggiuntivo, puoi anche correggere altri strumenti come Office 365 e tracciare vari problemi in movimento.

WhatsApp

Spesso ignorato del suo status di uno dei salvatori professionisti, è WhatsApp. È sottovalutato ma la sua ubiquità e disponibilità lo rendono uno degli strumenti più amati e dipendenti dagli strumenti in tutto il mondo: puoi creare gruppi di lavoro per diversi progetti, inviare messaggi alle persone sull'avanzamento del lavoro, condividere immagini e video e anche organizzare riunioni video. È lo strumento più semplice che aiuta molto le persone nei loro impegni e impegni professionali.

Asana

Se la tua vita professionale dipende fortemente dal lavoro di squadra - riferire a un manager o hai persone che ti segnalano - e hai bisogno di aggiornamenti continui da loro mentre lavori da remoto - Asana è lo strumento giusto per te. Ha molteplici usi per i tuoi sforzi professionali in quanto puoi facilmente controllare cosa sta succedendo, quanti progetti sono stati completati, chi è ancora in attesa da parte loro per inviare il lavoro e persino allegare e controllare vari allegati come documenti, grafici e video- tutto in una volta.

Siddhartha Gupta

Siddhartha Gupta è l'amministratore delegato di Mercer-Mettl, un'azienda tecnologica per le risorse umane e una delle principali società di misurazione dei talenti che consente alle aziende di prendere decisioni precise sulle persone nel reclutamento, nella gestione e nella formazione dei talenti in tutti i settori verticali.

William Lipovsky, Finanze del primo trimestre

In First Quarter Finance, il nostro strumento di collaborazione online preferito è Slack . Il nostro team completamente remoto di ricercatori, scrittori ed editori utilizza Slack costantemente sia per la collaborazione che per la comunicazione. Gli editori possono condividere informazioni e scambiare idee tra loro e con i nostri autori mentre inviano una bozza attraverso diversi cicli di editing. Come team, possiamo discutere di cose come la guida allo stile o le modifiche alle politiche con tutti coloro che hanno avuto pari opportunità di condividere il proprio contributo, cosa che potrebbe non essere possibile tramite una videoconferenza o una chiamata vocale molto popolata.

In quanto strumento di comunicazione, Slack è parte integrante del nostro flusso di lavoro quotidiano ei vantaggi di Slack per un'organizzazione remota sono evidenti. Quando un team è distribuito in tutto il mondo, non possiamo entrare negli uffici degli altri o riunirci in una sala conferenze per condividere informazioni. Slack ci consente di affrontare qualsiasi problema o domanda in modo rapido ed efficiente, individualmente o come gruppo. Non esiste un modo più rapido per garantire che il nostro personale sia aggiornato su nuove politiche o progetti che inviare un messaggio Slack a tutti coloro che devono essere avvisati.

William Lipovsky

William Lipovsky iniziò a investire in borsa all'età di 10 anni. Quando si laureò all'università a 21 anni, scrisse un assegno per pagare 16.500 dollari di prestiti. William possiede First Quarter Finance, un sito web leader di informazioni per i consumatori.

Ecco fatto: gli strumenti di collaborazione online preferiti condivisi dalle società remote che abbiamo intervistato. Quali strumenti di collaborazione online utilizzi per gestire la tua attività? Fateci sapere nei commenti qui sotto!