Migliora la tua contabilità utilizzando i numeri SKU

Pubblicato: 2019-01-18

Il tuo monitoraggio contabile e finanziario sono vitali per la salute generale della tua attività. Tuttavia, è intimidatorio calcolare l'enorme numero di variabili che svolgono un ruolo nel determinare le tue finanze. Tutto, dai banchieri con cui lavori ai dipendenti che assumi, influisce sulla redditività. E il più piccolo errore di contabilità può avere un impatto significativo sui tuoi numeri.

Lo sviluppo e l'uso regolare dei numeri SKU è uno dei migliori strumenti che la tua piccola impresa o attività secondaria può sfruttare per migliorare la contabilità (e la redditività).



SKU rispetto a UPC e numeri di serie

I numeri di SKU potrebbero non sembrare molto interessanti o molto critici per la tua contabilità dei profitti. Tuttavia, una volta che vedrai quanto sono profondamente integrati nelle tue operazioni aziendali, arriverai a riconoscere il loro valore.

Innanzitutto, devi sapere cosa definisce un numero SKU. SKU sta per "unità di scorta". È un codice composto da lettere e numeri e di solito è lungo da sei a otto caratteri. Questi numeri sono progettati per tenere traccia dell'inventario. Sono ampiamente utilizzati sia nella gestione dell'inventario che nei software per punti vendita (PoS), nonché nei software di contabilità.

A questo punto, potresti essere confuso su come i numeri SKU differiscono dagli UPC (codici prodotto universali) o dai numeri di serie. Gli UPC sono numeri a 12 cifre che scorrono lungo la parte inferiore dei codici a barre su vari prodotti. Gli UPC sono, come suggerisce il nome, universali e non possono essere univoci per nessun negozio. In altre parole, due aziende che vendono gli stessi prodotti condivideranno lo stesso UPC per un determinato prodotto ma avranno probabilmente due SKU differenti.

I numeri di serie sono univoci per ogni singolo prodotto. Di solito sono usati per l'elettronica e altri articoli di grandi dimensioni. Se il tuo negozio vende 20 computer portatili della stessa marca e modello, avranno tutti gli stessi UPC e SKU. Ma ognuno di questi 20 laptop avrà un numero di serie distinto.

Vantaggi per il processo di contabilità

Allora, perché i numeri SKU sono buoni per la contabilità della tua azienda?

  • Monitoraggio delle perdite

    Per cominciare, gli SKU sono una delle migliori risorse per il monitoraggio delle perdite. Poiché ogni numero SKU ti consente di tenere traccia dei tuoi prodotti in entrata e di seguirli in modo rapido e semplice durante il loro percorso verso i clienti, è facile determinare dove e come i tuoi prodotti stanno scomparendo.

  • Decisioni basate sull'inventario

    Gli errori di gestione dell'inventario sono una delle tre principali cause di perdite di profitto nelle attività di vendita al dettaglio. Tuttavia, gli SKU rendono molto più semplice tenere traccia dell'inventario in ciascuna delle tue sedi. Questo diventa fondamentale più prodotti devi monitorare e più posizioni hai. Con numeri di inventario accurati attraverso un processo ampiamente automatizzato, il tuo team sarà in grado di prendere decisioni di stoccaggio più intelligenti. Perderai meno prodotti, avrai uno stock più affidabile in ciascuna delle tue posizioni e avrai meno probabilità di fare una cattiva chiamata di sviluppo.

  • Posizioni dei singoli articoli

    La contabilità può anche determinare statistiche avanzate in base alle posizioni di vari articoli. Ad esempio, possono vedere quali negozi stanno ordinando le quantità maggiori di ciascun prodotto e determinare dove viene persa la maggior parte dei prodotti. Come bonus aggiuntivo, i responsabili del magazzino e gli stocker troveranno molto più facile rintracciare i singoli articoli. Ciò può aumentare notevolmente la velocità e la redditività.

  • Precisione di segnalazione

    Conosci l'importanza dell'accuratezza dei rapporti e gli SKU possono rendere questi rapporti molto più accurati. Poiché scansionerai regolarmente i tuoi articoli durante l'operazione con numeri univoci per ogni articolo, non dovrai preoccuparti tanto di informazioni fuorvianti o errate. Ciò aiuta a creare proiezioni delle entrate più coerenti e affidabili. Inoltre, consente decisioni contabili più intelligenti.

  • Servizio clienti e marketing

    Sebbene non sia direttamente correlato alla contabilità, è anche importante notare i vantaggi degli SKU per il marketing, le vendite e il servizio clienti. Gli SKU possono aiutarti a sapere quali prodotti vengono acquistati più frequentemente (e come). Queste informazioni possono essere utilizzate per creare pubblicità mirata. Possono anche migliorare la nostra esperienza in negozio poiché sarai in grado di individuare gli articoli in negozio più velocemente o ordinarli dalle posizioni corrette.

Creazione di codici SKU

Puoi generare SKU come preferisci; non ci sono limiti fondamentali su quale formattazione usi o quanti caratteri devono essere inclusi. Quando decidi un formato, assicurati di considerare l'applicazione per la quale stai utilizzando i numeri SKU. Ad esempio, se ritieni che i tuoi cassieri debbano memorizzare gli SKU, è una buona idea mantenerli brevi, facili da leggere e memorabili. Ma, se lavori principalmente in magazzini e hai molti prodotti diversi, numeri di SKU più lunghi potrebbero essere vantaggiosi.

Dopo aver deciso la lunghezza, seleziona un formato che ti permetta di incorporare un certo livello di significato in ogni sezione del tuo codice SKU. Puoi dividere il tuo codice in tre sezioni, un inizio, una parte centrale e una fine, e associare ciascuna di queste sezioni a un diverso elemento di significato. Ad esempio, potresti fare in modo che le prime due cifre rappresentino la categoria ampia dell'elemento, le seconde tre cifre rappresentino una categoria specifica dell'elemento e il gruppo finale di cifre rappresenti una sorta di ordine sequenziale.

Ci sono molti diversi incarichi e designazioni che potresti prendere in considerazione, tra cui:

  • Assegnazione e posizione del negozio. Tieni traccia di quali prodotti appartengono a quale negozio o alla posizione o al reparto in cui sono conservati.
  • Identificatore di sottocategoria. Puoi anche creare gruppi di numeri che identificano una sottocategoria. Questi potrebbero includere "frutta" o "verdura" all'interno della categoria "generi alimentari".
  • Identificatore di variazione. L'ultima serie di numeri o lettere dovrebbe sfruttare le sottili variazioni tra i diversi prodotti, come il colore, la taglia o il tipo di articolo.

Suggerimenti SKU vari

Per ottenere il massimo dai tuoi numeri SKU, prova questi suggerimenti:

  • Puoi utilizzare di nuovo gli SKU.

    Il buon senso potrebbe dirti che una volta utilizzato un numero SKU specifico, non puoi più usarlo. Dopotutto, questi sono pensati per essere identificatori univoci. Se aspetti alcuni anni tra gli articoli in circolazione, dovresti essere in grado di utilizzare i vecchi codici SKU per i nuovi prodotti. L'unico problema che potresti incontrare sono i clienti che restituiscono articoli di diversi anni che non sono più nel tuo database.

  • Inizia SKU con lettere e sicuramente non zero.

    Quando si assegnano i numeri SKU, è una buona idea iniziarli con lettere. Ciò aiuterà il tuo team di contabilità a individuarli più facilmente in un foglio di calcolo probabilmente pieno di altri numeri. Già che ci sei, assicurati che i tuoi numeri SKU non inizino con zero. Questo perché alcune app e software interpretano erroneamente il tuo zero come "nulla", causando errori.

  • Lavora dall'ampio allo specifico.

    L'inizio del tuo numero SKU dovrebbe essere la categoria più ampia e di livello più alto. Le sezioni successive dei numeri dovrebbero gradualmente lavorare per diventare più specifiche. In definitiva, questo si traduce nella categoria più specifica e più ristretta che puoi qualificare.

  • Evita le lettere che sembrano numeri.

    Puoi scansionare automaticamente alcuni SKU. I contabili devono inserirne altri manualmente o rivederli nei fogli di calcolo. Di conseguenza, puoi ridurre gli errori evitando in modo specifico le lettere che sembrano numeri. Ad esempio, la lettera "I" assomiglia al numero "1" e la lettera "O" assomiglia al numero "0".

  • Evitare di utilizzare i numeri del produttore.

    Per semplificare, potresti utilizzare i numeri del produttore - o un elemento di essi - come tuo. Tuttavia, non ci sono molti vantaggi da questa strategia. Ricorda, i numeri SKU dovrebbero essere univoci per ogni azienda. Pertanto, può creare confusione duplicare SKU di un'altra azienda.

  • Non inserire il significato nelle tue SKU.

    Sebbene sia una buona idea infondere significato in alcune sezioni dei tuoi numeri SKU, come usare "GRC" per "generi alimentari", è una cattiva idea sovraccaricare i tuoi SKU di significato. Ciò si traduce spesso in SKU con troppe cifre. Ciò crea più confusione per il personale contabile.

  • Riduci le SKU per l'immissione manuale.

    Se intendi inserire manualmente gli SKU, prova a ridurre al minimo il numero di caratteri utilizzati. Più breve è la stringa di caratteri in una SKU, più facile sarà da ricordare per le persone e meno tempo impiegherà per inserirla. Ciò farà risparmiare alla tua squadra un sacco di tempo e seccature.

L'utilizzo dei numeri SKU per tenere sotto controllo le finanze aziendali è una delle migliori decisioni che puoi prendere per il tuo marchio, soprattutto se hai un'ampia varietà di prodotti da monitorare in tutte le sedi. Ci vuole tempo per configurare un sistema in grado di scansionarli, tracciarli e analizzarli. Tuttavia, ne vale la pena.

Immagine: Due.com


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