Come funziona una buona connettività di squadra

I team connessi sono una potente forza trainante che qualsiasi azienda può avere. In effetti, non è nemmeno così difficile da realizzare, anche se richiede un po' di lavoro e un po' di intraprendenza. Soprattutto, richiede molta comprensione di come i colleghi si connettono tra loro, cosa significa per l'azienda e come i manager possono aiutare a formare connessioni che prosperano e durano.

In questo articolo, stiamo discutendo diversi punti:

• Che cos'è la connettività del team;
• Quali sono i vantaggi di connettere i tuoi team;
• In che modo il capitale umano e il capitale sociale giocano nella connettività e
• Consigli pratici per una migliore connettività.

Sulla connettività di squadra

I team ben collegati possono essere la chiave del successo. Ma poiché il lavoro a distanza e i team distribuiti guadagnano terreno, l'unica connessione su cui ci siamo concentrati ruota attorno allo strumento di comunicazione che le nostre aziende dovrebbero utilizzare. Certo, i canali di comunicazione sono importanti, ma sembra che ci siamo concentrati sulla fornitura di strumenti adeguati e poi sul lasciare che i dipendenti si cerchino "naturalmente" l'un l'altro.

A quanto pare, in realtà hanno bisogno di un piccolo aiuto dai loro manager e dai leader del team.

I dipartimenti e le agenzie delle risorse umane hanno a lungo cercato risposte su ciò che rende i team collegati tra loro e su come ottenere una rete coesa di conoscenze e competenze che spingerà un'azienda in avanti. Alcune persone lavorano meglio insieme, altre causano più attrito e qualsiasi informazione e conoscenza venga trasferita, sembra essere molto selettiva e tra cricche di dipendenti non correlate.

Ciò ostacola notevolmente il progresso e potenzialmente ti costa la crescita necessaria.

Perché dovresti lavorare per formare buone connessioni di squadra?

Ci sono numerosi vantaggi sotto la superficie. Diamo un'occhiata a come si presenta oggi la forza lavoro e ai motivi per cui le grandi aziende stanno lavorando per adattarsi ad essa.

Il posto di lavoro moderno è una rete di team

In un articolo per la rivista Forbes, Josh Bersin ha parlato delle "reti di team", un fenomeno relativamente nuovo nato dal luogo di lavoro digitale. Ha discusso di come le aziende al giorno d'oggi operano in team, piuttosto che attraverso una gerarchia di dipartimenti.

Fa l'esempio di Uber . I vertici dell'azienda non si occupano di ogni stato e città nei minimi dettagli. In ogni città hanno manager che formano reti di agenzie di marketing, leader operativi, partner commerciali locali e così via. Ogni rete di gestione funziona in modo indipendente, ma comunica e condivide informazioni con altri.

Le aziende IT funzionano più o meno allo stesso modo. Ogni dipartimento è ugualmente importante e nessuno di loro è al di sopra dell'altro.

Questo è ciò che Bersin crede abbia causato la rottura nel modo in cui è organizzato il lavoro. Senza il potere conferito dalla posizione, chiede, come possiamo razionalizzare le persone e farle ascoltare l'un l'altra, parlare e condividere le risorse collettive?

Il segreto sta nel formare queste reti di squadre. I team sono collegati in modo da renderli produttivi ed efficienti, aiutando anche il loro sviluppo di carriera personale.

I vantaggi della connettività del team

Che cosa significa "buona" connettività?

È quando le persone all'interno dei team e tra i team hanno una buona chimica, quindi ottengono più lavoro?

È una maggiore efficienza, una migliore comunicazione in ufficio o qualcosa di completamente diverso?

Vorremmo sostenere che le buone connessioni elevano sia le persone connesse che l'azienda per cui lavorano. L'azienda trae vantaggi in:

• Comunicazione più snella;
• Innovazione;
• Risoluzione dei problemi più rapida e creativa;
• Migliore coordinamento del team;
• Meno tempo perso;
• Maggiore soddisfazione lavorativa complessiva;
• Meno fatturati.

Mentre i dipendenti:

• Ottieni nuove competenze;
• Migliorare le capacità di comunicazione/leadership;
• Avere una maggiore soddisfazione lavorativa;
• Avere una possibilità di avanzamento di carriera;
• Meno probabilità di bruciare;
• Possibilità di nuove amicizie al di fuori del lavoro.

In breve, per sapere che una connessione tra due dipendenti o team ha del potenziale, è necessario spuntare tre caselle:

• Va a vantaggio delle parti coinvolte
• Aiuta i manager a semplificare e coordinare
• Porta valore all'azienda

Tralascia uno dei tre e la connessione non può essere vista come "buona".

Ma prima di iniziare a connettere i team, devi assicurarti che i team stessi funzionino correttamente. Altrimenti, si sfaldano prima ancora che tu inizi a collegarli. Ecco alcune guide sullo sviluppo e la manutenzione del team:

• Le 5 fasi dello sviluppo del gruppo
• Come creare e promuovere il lavoro di squadra sul posto di lavoro
• Gestire i team virtuali
• Gestire team multiculturali

Ora, vediamo cosa puoi fare per creare connessioni di squadra che contano.

Cosa fa funzionare i team connessi

In questa sezione, ci addentreremo negli aspetti chiave di una buona connettività di squadra e come puoi usare questa conoscenza nella pratica.

Capitale sociale e capitale umano

Per sapere come connettere i tuoi team in modo prezioso e vantaggioso, dobbiamo comprendere l'importanza del capitale umano e del capitale sociale .

Il capitale umano è il valore economico che un dipendente porta in tavola con le proprie competenze, conoscenze e istruzione. Assumiamo e promuoviamo le persone in base al loro capitale umano. Assegniamo loro progetti, compiti e clienti, con questo valore in mente. Infine, i manager investono nel capitale umano fornendo libri, risorse, inviando dipendenti a conferenze, corsi e così via.

Ma come valore, il capitale umano è solo una parte dell'equazione. Conoscendo le competenze, i punti di forza e di debolezza dei tuoi dipendenti, puoi prendere una decisione più informata su chi sarà l'altra parte dell'equazione.

Il capitale sociale è il valore apportato dai dipendenti connessi. La loro efficacia congiunta, la messa in comune di risorse, abilità e conoscenze. All'interno di un'azienda, il capitale sociale positivo rende i team efficaci: comunicano meglio e in modo più chiaro, condividono gli stessi valori, metodi e obiettivi, ecc.

Quindi, per ottenere un buon capitale sociale, è necessario disporre di persone esperte e competenti collegate nel modo più compatibile.

Quando il capitale sociale e umano lavorano insieme

Un caso molto chiaro può essere fatto per la nostra argomentazione sul capitale umano e sociale come i due pilastri.

Nel suo articolo intitolato Managing the Connected Organization , l'esperto di reti organizzative Valdis E. Krebs ha elencato alcuni semplici esempi.

1. Per i project manager, il capitale sociale è parte integrante del miglioramento della loro efficacia su un progetto. Con una rete migliore all'interno e all'esterno dell'azienda, sono in grado di raccogliere conoscenze sufficienti per svolgere il lavoro più rapidamente o risolvere i problemi più facilmente. Per ogni istanza del loro progetto, hanno un pool di conoscenze tra cui scegliere.
2. Per i team, essere collegati direttamente o indirettamente a diversi team di progetto può fornire loro le informazioni o le competenze di cui hanno bisogno. Buone connessioni all'interno di un team formano una base di conoscenza che funziona in un'area specifica. Ma le connessioni con altri team (direttamente o indirettamente) daranno ai team l'opportunità di trasferire quella conoscenza, adottare nuove competenze e raggiungere le informazioni più velocemente.

Tuttavia, Krebs aggiunge che nella maggior parte dei casi le organizzazioni hanno reti molto scarse. Quando le persone iniziano a lavorare su progetti, creano forti connessioni e si aggiungono al capitale sociale, ma alla propria squadra. Le connessioni con altri team di progetto sono significativamente più deboli, se non esistono affatto. Conclude che questa diventa una triste realtà in cui i team non sono consapevoli di quanto aiuto e risorse siano a portata di mano.

Un dipendente di solito ha uno o due collegamenti diretti e il loro collegamento diretto (indiretto). Più connessioni oltre a questo, più svaniscono. Ad esempio, John del servizio clienti avrà sentito parlare di Anna Peterson dal team di progettazione, ma non conoscerà esattamente né si preoccuperà del suo progetto o delle sue capacità.

Quindi, questo significa che ogni membro del team dovrebbe avere familiarità con ogni altro membro di un team diverso e sapere di cosa trattano i loro progetti?

No, ed ecco perché.

Qualità vs quantità

Nello stesso documento, Krebs sostiene che anche se le connessioni tra le squadre possono indebolirsi, non c'è motivo di forzare forti connessioni tra tutti . Un numero inferiore di connessioni dirette e alcune connessioni indirette sono molto migliori e più facili da gestire.

L'immagine sotto illustra il punto di Krebs.

Fonte: Valdis E. Krebs

Il grafico mostra una rete di connessioni tra i team di un progetto.

Potremmo pensare che il Team F o il team Q abbiano le migliori connessioni e il maggior capitale sociale, poiché hanno accesso alle risorse di altri cinque team. Tuttavia, questi cinque collegamenti diretti li rendono sovraccarichi di risorse. Come?

La squadra F ha collegamenti diretti con le squadre A, B, C, D, E, F e N. Hanno una connessione indiretta con la squadra O. Se vogliono ottenere informazioni dalla squadra T…. beh, vedi dove diventa disordinato.

In effetti, la squadra O è nella posizione migliore, con solo tre collegamenti diretti. Perché li portano alle risorse della maggior parte delle altre squadre in soli due passaggi, dove la squadra F ha bisogno di quattro, cinque o più. Ma poi di nuovo, hanno anche bisogno di più passaggi per raggiungere la squadra T. Quindi la rete stessa è, di nuovo, imperfetta.

Puoi provarlo tu stesso: quali team devono essere collegati, affinché abbiano bisogno di meno passaggi per il pool di risorse?

Cosa ci insegna la rete di connessioni?

Ancora una volta concludiamo che meno connessioni dirette di qualità e molte indirette portano a reti più efficienti. Ciò significa sostenere la collaborazione e il matchmaking dei dipendenti le cui competenze non sono le stesse ma si completano a vicenda.

E se ti stai chiedendo come le connessioni indirette più lontane raggiungano le risorse reciproche, di solito è attraverso l'invio di presentazioni o rapporti via e-mail o precedenti esperienze cliente/cliente.

Anche qualcosa di semplice come le conversazioni di raffreddamento dell'acqua funzionano: un dipendente condividerà potenzialmente una strategia di squadra di successo, che il suo interlocutore (la connessione indiretta) sarà in grado di ricordare e implementare nel momento del bisogno della sua squadra.

Come connettere le persone o migliorare la connettività esistente

Quindi, per creare connessioni significative che facciano prosperare le aziende e i loro dipendenti, dovrai introdurre cambiamenti. Nessun passo è troppo piccolo quando si tratta di creare reti funzionali.

Ecco un elenco di cose da fare e da non fare che ti torneranno utili, nonostante le dimensioni dell'azienda o il settore in cui ti trovi.

I DO

• FARE lavorare fuori le connessioni esistenti

Scopri chi lavora con chi già, o a quali gruppi appartengono. Krebs ei suoi collaboratori hanno formulato un'eccellente indagine che esplora proprio questo.

Fonte: OrgNet.com

Un sondaggio come questo rivelerà connessioni preesistenti e ti darà un'idea di come lavorano i team al momento.

• Analizza la tua attuale organizzazione per individuare punti deboli o collegamenti mancanti

Dal sondaggio è possibile identificare sacche di conoscenza inutilizzate o lacune nella comunicazione. Questo porta al processo di formazione del quadro complesso dell'interconnessione dei tuoi team e di come può essere migliorato. A seconda delle dimensioni dell'azienda e del settore stesso, i risultati possono essere molto diversi.

• FARE rivedere, rianalizzare e riadattare la rete

Segui attentamente le connessioni col passare del tempo. Se possibile, esegui revisioni tra pari come quella sopra o assegna punteggi di prestazione. È probabile che, nonostante tutti gli sforzi, la tua prima rete di connessioni di squadra sarà tutt'altro che ideale. Ma la pratica lo rende perfetto.

• Sottolineare l'importanza della trasparenza

Naturalmente, quando i dipendenti condividono le informazioni sui progetti degli altri, saranno consapevoli di ciò che sta accadendo in tutta l'azienda. Tuttavia, è sempre bene impostare un sistema in cui le persone possano controllare liberamente su cosa stanno lavorando gli altri team, senza la necessità di contattare direttamente i propri colleghi. Le schede attività del team di progetto sono un modo semplice e facile per stabilire un sistema semplice. Non solo i membri del team vedranno quanto è lontano il progetto, ma altri team possono scoprire su cosa stanno lavorando i loro colleghi.

Un esempio di scheda attività in Clockify

• Snellire i canali di comunicazione

A proposito di comunicazione, fornisci ai tuoi dipendenti tutti i possibili canali di cui potrebbero aver bisogno. Abbiamo detto che le connessioni indirette comunicano principalmente tramite e-mail, condivisione di progetti ed esperienze tramite la tecnologia piuttosto che il trasferimento diretto di conoscenze.

Allo stesso modo, le sessioni di brainstorming e le riunioni dovrebbero seguire un programma e un lasso di tempo. Se le persone coinvolte sono ben collegate, questo non dovrebbe essere un problema.

• CERCA di eliminare, o almeno ridurre, l'insicurezza

Questo ci riporta al capitale umano: quando gli individui sanno come le loro competenze contribuiscono al team e all'azienda quando sanno quali sono gli obiettivi e i valori, formeranno più facilmente buone connessioni. I team dovrebbero conoscere gli obiettivi, i valori, la missione dell'azienda e dove andrà a finire nei prossimi cinque anni. La vaghezza porta alla mancanza di direzione.

• Premia gli sforzi per condividere abilità e conoscenze

Non c'è modo migliore per aiutare i dipendenti a connettersi tra loro che riconoscere e premiare le buone pratiche. Lodali individualmente e pubblicamente quando condividono competenze e trasferiscono conoscenze. Organizza incontri celebrativi o pause per ritrovi occasionali ogni volta che c'è un lavoro ben fatto.

• Fai attenzione quando cambi i dipendenti da un team all'altro

Anche se colleghi le squadre in un certo modo, ciò non significa che rimarranno così. Alcuni progetti possono richiedere anche trasferimenti di dipendenti, promozioni. E quando decidi di trasferire qualcuno da una squadra all'altra, guarda come potrebbe influenzare l'intera rete. Potrebbero esserci sovrapposizioni che possono aumentare la connettività, ma possono anche formarsi nuove lacune.

• LAVORA con le risorse umane per migliorare la connettività e il networking

Sarebbe meglio cambiare il modo in cui le risorse umane e il reclutamento assumono nuovi lavoratori. Oltre a cercare il meglio, indaga su come si connettono con gli altri, chiedi informazioni sulle esperienze precedenti. Per quanto riguarda gli attualmente impiegati, il dipartimento delle risorse umane e i manager dovrebbero lavorare fianco a fianco in ogni momento.

Le cose da non fare

• Non collegare troppe squadre

Più connessioni indirette con poche dirette funzionano meglio perché le connessioni dirette possono fornire informazioni solide e puntare ad altre indirette. Troppe connessioni dirette causano un trabocco di informazioni.

• Non costringere le persone a lavorare insieme

Sebbene la connettività sia importante, soprattutto oggi con la crescente domanda di lavoro remoto, non "alimentarla forzatamente". Queste connessioni devono avvenire nel modo più naturale possibile e dipendono anche dalla chimica dei dipendenti. Chi sono come persone, non solo in base alle loro competenze.

• Non perdere l'attenzione sui vantaggi individuali

L'intera idea del capitale sociale generato da buone connessioni tra i team è che anche gli individui al loro interno ne beneficiano. Se lo si perde di vista, si rischia di vedere i propri dipendenti come risorse e non come persone. Connettili tra loro in modo tale che la collaborazione giovi anche alla loro crescita personale.

• Non fare affidamento su basi di conoscenza

Poiché il trasferimento di conoscenza avviene principalmente tra connessioni dirette, due connessioni indirette distanti di solito si basano su basi di conoscenza per ottenere le loro informazioni. Questa è una soluzione moderna dell'era digitale, soprattutto per le grandi aziende. Tuttavia, le basi di conoscenza possono diventare obsolete, essere mal modificate e persino trascurate o dimenticate.

Investire nell'interconnettività e nella fluidità della condivisione delle informazioni sarà più vantaggioso rispetto alla memorizzazione di tali informazioni in un archivio fisso.

• Non concentrarti solo sui migliori risultati

Quando vedi che uno specifico cluster di connessione (o rete) non funziona, lavora per trovare una soluzione, piuttosto che "stroncare sul nascere". Alcune persone si adatteranno più rapidamente, formeranno connessioni più facilmente. E mentre è degno di lode, farlo troppo spesso può causare insicurezze con gli altri. Mantieni la tua attenzione sull'intera rete e rimani vigile.

• Non conservare alcuna informazione

Una buona connettività si basa anche sulla fiducia. Quando tutte le informazioni sono accessibili e non si ha l'impressione di “cose che accadono a porte chiuse”, ci sono meno dubbi. Meno pettegolezzi in ufficio e accumulo di sfiducia.

Riassumere

La connettività del team non si limita a fornire canali di comunicazione e basi di conoscenza appropriati. È più che creare due squadre su un progetto, dare loro abbastanza risorse, tirare i dadi per vedere se danno buoni risultati. La connettività del team inizia con i manager che capiscono come funziona il capitale umano e sociale, soprattutto nei moderni luoghi di lavoro. Operiamo in un mondo digitale che premia l'innovazione, l'intraprendenza e la creatività, che non possono più essere raggiunte attraverso la distribuzione gerarchica del potere. I CEO, i manager e i dipartimenti delle risorse umane devono formare reti complesse di team che si completino a vicenda, si supportino a vicenda e apprendano gli uni dagli altri. Perché, se l'individuo prospera nell'ambiente di lavoro, lo fa anche l'azienda.