Suggerimenti per martedì: 27 migliori trucchi per la pianificazione degli eventi per risparmiare tempo

Come può migliorare un organizzatore di eventi? Con alcuni suggerimenti e trucchi per la pianificazione degli eventi che fanno risparmiare tempo, ovviamente! Abbiamo raccolto 27 delle strategie di produttività più creative ed efficaci conosciute dal moderno organizzatore di eventi in questo elenco di idee che sorprenderanno, ispireranno e, in definitiva, informeranno il processo del tuo evento.

Scopri nuovi segreti per la pianificazione degli eventi per risparmiare tempo

1. Avere regole relative a eventi dell'ultimo minuto o modifiche al contratto.

Sebbene ci siano molti modi per gestire le modifiche agli eventi dell'ultimo minuto, la prevenzione è fondamentale. Quindi, nel tuo contratto, assicurati di includere regole per ciò che accade quando si verificano cambiamenti significativi tra 1-3 mesi, 1-4 settimane e il giorno di-1 settimana. Assicurati anche di mettere per iscritto anche il tuo ambito di lavoro.

2. Prova il nuovo personale in occasione di eventi più piccoli.

Lavorare con il personale dell'evento è un'abilità a sé stante. Non inserire nuovi assunti nello staff per i tuoi eventi più importanti finché non hai visto come possono esibirsi in quelli più piccoli e meno intensi almeno una volta.

3. Invia meme di promemoria delle scadenze a partner, sponsor e team.

I meme hanno un effetto scientificamente provato sul cervello umano . Quindi, anche se tutti odiano segretamente le tue e-mail di promemoria amichevoli, l'aggiunta di un meme può aiutare a innescare i centri di formazione della memoria del nostro cervello (perché per definizione un meme sta assegnando un significato a un'immagine altrimenti priva di significato) e aiutare i partecipanti a sentire un maggiore senso di comunità dopo aver partecipato in (o almeno in grado di riconoscere) la condivisione quasi tribale che li ha portati a conoscere questo particolare pezzo di microinformazione.

4. Fai in modo che i fornitori di eventi paghino le penali per il ritardo.

Niente accende un fuoco sotto una persona come buttare via dei bei soldi. Imposta i tuoi fornitori di eventi con gli stessi parametri e cifre per le commissioni di ritardo che usi con i tuoi clienti (la dimensione della commissione non ha importanza; la sola esistenza dovrebbe essere sufficiente per incutere paura nei loro cuori).

5. Usa i chatbot per comunicare con i partecipanti all'evento.

Usa i chatbot prima del tuo evento per stabilire la voce e il tono del tuo marchio dell'evento, fornire supporto al servizio clienti e raccogliere dati sul tuo pubblico attraverso cose come sondaggi o sondaggi.

6. Creare video di formazione del personale dell'evento.

Nella settimana che precede l'evento, invia un collegamento a un set di video protetto da password che lo staff può rivedere (e preferibilmente essere interrogato) che li prepara per il grande giorno. Ecco alcune idee per utilizzare i video di formazione dei dipendenti che applichi direttamente al tuo evento.

7. Incanala tutti i feed dei social media del tuo evento in un'unica piattaforma.

Strumenti come Buffer, HootSuite e Everypost consolidano più canali in un'unica dashboard in modo che tu possa avere una visione d'insieme dei contenuti che stai distribuendo e di come reagisce il pubblico del tuo evento senza passare da una mezza dozzina di siti.

8. Ottieni uno strumento di gestione degli eventi all-in-one.

Le migliori opzioni di software di gestione degli eventi dovrebbero aiutarti a svolgere attività come: costruire il tuo budget, cercare sedi per eventi, progettare la tua planimetria o layout, collaborare con le principali parti interessate e aiutare a commercializzare l'evento stesso.

9. Imposta gli SMS dal tuo computer.

È davvero fastidioso dover monitorare contemporaneamente le e-mail sul desktop e i messaggi sul telefono, quindi prova a tenerli tutti in un unico posto. Se hai già un Mac, probabilmente puoi usare iMessage. Ma se hai un PC o stai comunicando con qualcuno che non ha un telefono Apple, segui queste istruzioni.

10. Centralizzare le comunicazioni degli eventi.

La persona media trascorre il 28% dell'intera giornata lavorativa semplicemente inviando e rispondendo alle e-mail. Risparmia a te e al tuo intero team quel lasso di tempo implementando un'unica soluzione di servizi per eventi in cui tutti voi potete condividere documenti, consolidare thread di messaggi e ottenere aggiornamenti in tempo reale sugli stati dei progetti senza mai aprire la posta in arrivo.

11. Lascia che il software di analisi facciale faccia ricerche di mercato per te.

Il riconoscimento facciale può essere utilizzato per ridurre i check-in manuali degli ospiti degli eventi, migliorare la sicurezza degli eventi, creare mappe termiche di programmazione e raccogliere ordinatamente nuovi contatti.

12. Organizza la tua lista di cose da fare per urgenza e importanza.

Soprannominata Eisenhower Matrix, questa utile grafica può aiutarti a riordinare la tua lista di cose da fare e ad affrontare prima solo le attività più importanti (cioè quelle che sono sia urgenti che importanti).

13. Assegnare un tie breaker informato all'interno dell'azienda.

Di tanto in tanto sorgono disaccordi tra le parti interessate dell'evento, ma lavorare per tali soluzioni ha il potenziale per occupare una parte più ampia della sequenza temporale che avevi pianificato. Assicurati che il tuo leader designato conosca tutti i dettagli della situazione, possa fare un'osservazione imparziale di entrambe le parti e sia bravo sotto pressione.

14. Crea un programma altamente dettagliato per la tua giornata lavorativa.

Pianifica le attività utilizzando blocchi di 15 minuti, ricorda di programmare le pause, raggruppare attività simili negli stessi blocchi di tempo.

15. Rifiuta le interruzioni bloccando il tempo di lavoro da solo sul tuo calendario pubblico.

Il blocco del tempo in questo modo aiuta a garantire che gli altri membri del team rispettino i tuoi limiti mentre sei concentrato.

16. Ottieni ordini, tempistiche e requisiti dei documenti da ciascuno dei tuoi fornitori di backup.

Se qualcosa va storto con i tuoi fornitori, sarà probabilmente un problema dell'ultimo minuto. Quindi, disponi di almeno 3 opzioni di backup con tutti i dettagli pertinenti disponibili nel raccoglitore di pianificazione dell'evento per ogni tipo di fornitore di cui il tuo evento avrà bisogno.

17. Eseguire una revisione del flusso di lavoro.

Tenere traccia di ciò che fai ogni giorno potrebbe portare a un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, ma può anche aiutare a identificare i punti deboli nel tuo processo attuale. Ad esempio, potrebbe essere necessario delegare più attività amministrative o condurre riunioni più brevi.

18. Aggiungere costantemente a un elenco di potenziali oratori e presentatori per eventi futuri.

Raccogli i nomi di persone che sono influenti nel tuo settore, sono ottimi docenti o hanno espresso interesse a lavorare con il tuo marchio pubblicamente. Quando arriva il momento di prenotare i tuoi altoparlanti, non dovrai passare ore a scavare attraverso LinkedIn e il tuo elenco di contatti per trovare qualcuno: fai semplicemente riferimento all'elenco!

19. Visualizza come semplificheresti il ​​tuo processo se il tuo programma attuale fosse raddoppiato.

Questo fantastico esercizio psicologico ti costringe a capire come, nella situazione di pressione più alta immaginabile, potresti affrontare e superare le sfide di pianificazione che derivano da un carico di lavoro completamente esaurito. È praticamente il modo migliore per battere la legge di Parkinson.

20. Fai un elenco di aspettative e compiti di cui tutti i volontari dell'evento saranno responsabili (e condividilo con loro in anticipo).

Il giorno dell'evento, rispondere alle domande e gestire i volontari dell'evento richiede troppo tempo. Inoltre, apprezzeranno davvero che ti prepari per loro (è uno dei modi migliori per rendere felici i tuoi volontari).

21. Automatizzare il processo di check-in dell'evento.

Velocizza il processo scegliendo un'ottima app per il check-in degli eventi. Cerca funzionalità intuitive che riducano ulteriormente il tempo necessario per addestrare il personale dell'evento su come utilizzare il programma se desideri aumentare la produttività.

22. Condividi le schermate del desktop sul tuo telefono.

Strumenti come Chrome to Mobile ti consentono di sincronizzare facilmente tutte le tue schede aperte da un dispositivo all'altro, il che è utile quando stai andando a una riunione, viaggiando da o verso un luogo o semplicemente hai bisogno di salvarle pagine particolari per la visualizzazione futura in seguito.

23. Riunisci i relatori e organizza le presentazioni attraverso un'unica piattaforma collaborativa.

L'utilizzo della posta elettronica per rispondere alle domande dei relatori, approvare i profili e raccogliere foto o biografie non è efficiente, motivo per cui è meglio utilizzare un unico strumento che riunisca tutti i relatori in un'unica area digitale che puoi supervisionare.

24. Utilizzare un costruttore di siti Web per la registrazione di eventi invece di crearne uno da zero.

Inoltre, l'utilizzo di una soluzione personalizzabile semplificherà la raccolta di informazioni sul pubblico, manterrà elevati livelli di sicurezza, migliorerà la strategia dell'evento e fornirà funzionalità bonus più che sufficienti per risparmiare tempo per completare completamente il nuovo piano di produttività.

25. Aggiungi uno scanner QR alla tua app per eventi.

L'uso dei codici QR per gli eventi renderà più facile il check-in delle persone e aiuterà i tuoi stand o sponsor a condurre attività di eventi importanti e generatrici di lead senza richiedere ulteriori richieste sul tuo programma.

26. Utilizza i modelli per creare sondaggi e sondaggi sugli eventi.

Combina un'app per sondaggi su eventi mobili con domande per sondaggi su partecipanti, sponsor o parti interessate.

27. Fai in modo che uno strumento di smistamento delle email dia priorità alla tua casella di posta.

Se hai Gmail, prova strumenti come Sortd. Aiutano a trasformare la tua casella di posta in un elenco di cose da fare, utilizzando colonne personalizzabili per organizzare le attività in base alle tue e-mail. Se utilizzi un provider di posta elettronica diverso, cerca un'estensione che ti permetta di andare oltre la codifica a colori di base per fornire un aiuto organizzativo davvero utile.

Ancora più segreti per la pianificazione di eventi

Se desideri trovare ancora più modi per essere produttivo come organizzatore di eventi, prova a leggere come gestire i problemi e le soluzioni comuni prima che si presentino. Puoi anche risparmiare tempo utilizzando questo elenco di controllo degli eventi personalizzabile o rispolverare le tue capacità di comunicazione e-mail prima che inizi il tuo prossimo grande progetto per creare un piano di produttività completo.