Cos'è il costo totale di proprietà e come calcolare il TCO

È necessario spendere soldi per ottenere nuovi elementi, prodotti o sistemi infrastrutturali per ottimizzare i risultati aziendali.

Tuttavia, non è sempre facile percepire l'effettiva quantità di denaro necessaria per l'acquisizione. Ecco perché le aziende dovrebbero essere consapevoli del costo totale di proprietà (TCO) .

I manager devono analizzare questa metrica prima di ogni nuova acquisizione per prendere una decisione accurata. Un migliore dettaglio dei costi ti aiuta a tenere sotto controllo le finanze e ad avere una maggiore prevedibilità sul ciclo di vita di un bene.

Ogni area aziendale deve adottare questa dinamica, garantendo che gli investimenti siano saggi e generino un buon rapporto costi-benefici a lungo termine .

In questo articolo discuteremo in dettaglio il concetto di TCO e come utilizzarlo. Di seguito troverai i seguenti argomenti:

• Qual è il costo totale di proprietà?
• Quando utilizzare il TCO?
• Come calcolare il TCO?
• Come possono utilizzarlo le diverse aree?
• Cosa considerare durante la creazione di un calcolatore TCO?

Continua a leggere e scopri di più!

Qual è il costo totale di proprietà?

Il costo totale di proprietà (TCO) è una metrica che misura la quantità di denaro spesa per l'acquisizione di qualsiasi risorsa .

Questo calcolo si basa non solo sul prezzo di acquisto, ma anche sull'importo speso in una prospettiva a lungo termine.

Pertanto, possiamo capire che il TCO misura il costo di acquisizione, manutenzione e funzionamento di un determinato asset.

Il costo totale di proprietà è una metrica cruciale per il processo decisionale . Prima di effettuare un investimento o un acquisto, il calcolo del TCO può portare a una migliore prevedibilità economica.

Le aziende sono preoccupate per gli importi spesi per le acquisizioni perché hanno bisogno di fare investimenti sicuri.

In effetti, le spese iniziali elevate non sono sempre la difficoltà più grave. Il costo di un bene specifico tende spesso a crescere nel lungo termine e questa situazione può generare una spesa imprevista.

Quando utilizzare il TCO?

Il TCO è utile ogni volta che un'azienda mira ad acquisire un asset o fare un grande investimento . La metrica potrebbe essere rilevante in situazioni quali:

• acquisto di nuovi computer e altri dispositivi tecnologici;
• affittare un nuovo ufficio;
• strutture di acquisto per la sede della società;
• assumere un nuovo sistema di gestione;
• acquisto di uno strumento di marketing.

Ogni asset che ha una durata prolungata tende a generare costi aggiuntivi.

Il software, ad esempio, necessita di un rinnovo delle licenze e richiede che l'azienda disponga di un budget per la formazione in modo che i dipendenti sappiano come utilizzarli.

Le nuove strutture per la sede dell'azienda, a loro volta, generano costi di manutenzione dell'infrastruttura. Non abbracciano solo l'acquisto, ma anche le spese operative in modo che tutto funzioni bene.

Calcolando il costo totale di proprietà, è più facile stimare tutte queste spese aggiuntive generate nel lungo termine . I numeri sono quindi alla base di una scelta di investimento.

Come calcolare il TCO?

Il calcolo del TCO considera alcuni valori impliciti. Un bene ha un prezzo, ma, oltre a questo costo, molti altri fattori influiranno sulla quantità di denaro speso .

Puoi fare due calcoli; uno semplice e un altro più complesso. L'uso di ciascuno dipende dal contesto e da ciò che si intende acquisire.

Il calcolo più semplice considera tre fattori:

• costo iniziale (I);
• costo di manutenzione (M);
• costi rimanenti (R).

Il calcolo sarà quindi:

I + M – R = TCO

Il costo iniziale è il prezzo dell'etichetta, ovvero quanto pagherai per il bene.

Il costo di manutenzione , a sua volta, comporta i costi per garantire che il bene rimanga utile nel lungo periodo.

Il costo residuo è il prezzo dell'attività a lungo termine, ad esempio in cinque anni. Quest'ultimo fattore ci aiuta a fare un calcolo incentrato su una possibile svalutazione.

L'altro metodo di calcolo abbraccia più fattori quando si considera il costo totale del bene.

È importante includere più variabili poiché, il più delle volte, molti fattori incidono sul costo di acquisizione se consideriamo una prospettiva a lungo termine.

In questo caso i fattori sono:

• costo iniziale (I);
• costo dell'operazione (O);
• costo di manutenzione (M);
• costo dei tempi di fermo (D);
• costo di produzione (P);
• valore residuo (R).

Il calcolo sarà quindi:

I + O + M + D + P – R = TCO

Come possono utilizzarlo le diverse aree?

Diversi reparti all'interno di un'azienda possono utilizzare il TCO prima di prendere una decisione di acquisizione. Capiamolo meglio qui sotto!

Marketing

Il reparto marketing deve spendere regolarmente il proprio budget. L'acquisizione di strumenti di automazione, analisi e gestione collaborativa sono le principali tipologie di spesa in questo settore.

In questi investimenti è fondamentale analizzare i fattori che generano costi, quali:

• licenze;
• il costo mensile del piano;
• i costi di formazione dei dipendenti per prepararli a utilizzare il software;
• l'acquisizione di nuovo software se quello prescelto viene interrotto.

Contabilità

La contabilità è un dipartimento che deve partecipare al processo decisionale di acquisizione, insieme a molti altri settori.

Quest'area può analizzare commissioni aggiuntive, tasse e altre spese che un acquisto può generare, sia al momento dell'acquisizione che in futuro.

Gestione

La direzione è responsabile della gestione degli ordini di acquisto per le attrezzature e le merci relative all'infrastruttura.

Questo reparto di solito acquista computer, forniture per ufficio e strumenti in generale. Può anche partecipare all'acquisizione di un nuovo ufficio commerciale.

La direzione deve sempre utilizzare il TCO prima di prendere qualsiasi decisione di acquisto.

Cosa considerare durante la creazione di un calcolatore TCO?

Un'azienda deve disporre di uno strumento per calcolare il costo totale di proprietà.

È necessario considerare alcuni standard importanti durante lo sviluppo di una calcolatrice, che garantirà un risultato accurato.

Considera sempre che:

• il calcolatore dovrebbe avere quanti più fattori possibili per consentire all'utente di trovare il costo totale;
• il calcolatore deve considerare il ciclo di vita del bene — il prezzo che avrà in pochi anni;
• quando sviluppi il calcolatore, devi considerare il mercato della tua attività e le sue caratteristiche.

Il costo totale di proprietà è una metrica che ogni azienda dovrebbe utilizzare per garantire una migliore gestione delle risorse e delle finanze.

Raggiungere un rapporto costi-benefici ottimizzato quando si investe è possibile solo se si conosce correttamente ogni costo coinvolto nell'acquisizione e nella manutenzione.

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