Come tenere traccia di progetti e attività per i tuoi clienti

Come tenere traccia dei progressi su progetti e attività️

Oltre a tenere traccia del tempo che dedichi al progetto e alle sue attività, trarrai anche vantaggio dall'implementazione di un sistema di monitoraggio dei progressi.

Monitoraggio dei progressi con le app

Per iniziare a monitorare i progressi, puoi provare un sistema basato su Kanban, come Trello o Asana .

Entrambe le app si basano su un principio simile:

1. Crea una bacheca che rappresenti il ​​tuo progetto
2. Crea diverse carte che rappresentano i tuoi compiti
3. Denominare le colonne in modo che rappresentino lo stato di tutte le attività poste sotto di essa (es. "Backlog"; "Progettazione"; "Da fare"; "In corso"; "Revisione del codice"; "Test"; "Fatto")
4. Spostare le schede/attività tra le colonne, per simboleggiare il loro stato di avanzamento (ad esempio, tale attività è nel "Backlog", relativa a "Progettazione", pronta "Da fare", attualmente "in corso", attualmente in "Revisione codice" , sotto “Test”, o già “Fatto”?)

In Clockify , il tuo cliente sarà in grado di monitorare l'avanzamento del progetto in termini di tempo, tramite un report condiviso. Basta condividere un rapporto che hai filtrato in base ai parametri corretti, copiare il suo collegamento e inviare il collegamento al cliente che può quindi visualizzare le modifiche in tempo reale.

Semplificare il monitoraggio dei progressi

Oltre a utilizzare un'app basata su Kanban per tenere traccia dell'avanzamento del progetto e dell'attività, puoi anche utilizzare vari modelli per accelerare i suddetti progressi:

1. Se la maggior parte dei tuoi progetti segue la stessa struttura quando si tratta di attività (ad esempio tutti i progetti coinvolgono attività di analisi, progettazione, sviluppo, contenuto e amministrazione), sarebbe saggio creare un modello di progetto che ti aiuti a duplicare lo stesso serie di compiti per ogni nuovo progetto che affronti.
2. Per organizzare meglio il tuo tempo (e velocizzare di conseguenza il lavoro del progetto), puoi utilizzare un modello di elenco di cose da fare adatto per ricordare cosa esattamente devi fare.
3. Per aiutarti a risparmiare tempo sufficiente per le attività prioritarie (e ridurre al minimo il tempo perso), puoi utilizzare un modello di pianificazione del blocco del tempo adatto.

3. Scelta di un approccio di fatturazione e monitoraggio della sua efficienza

Come decidere quale approccio di fatturazione utilizzerai?

Ora che hai creato la struttura del tuo progetto e definito le tue attività relative al progetto, dovrai decidere come fatturare il suddetto progetto e le attività:

Fatturare il lavoro a ore?

Oppure addebiterai una tariffa fissa?

Se effettui la fatturazione a ore , baserai la fattura esclusivamente sul numero netto di ore che dedichi al tuo lavoro.

Se addebiti una tariffa fissa , baserai la fattura sull'ambito del lavoro che completi, indipendentemente dal numero di ore necessarie per completare il progetto.

Indipendentemente dall'approccio di fatturazione che scegli, avrai bisogno di un elenco completo che mostri:

1. Le attività che hai eseguito per il progetto.
2. Il tempo che hai dedicato alle singole attività e al progetto in totale.
3. Alcune indicazioni sul fatto che le attività siano fatturabili o meno. In questo modo, nel caso in cui paghi a ore, otterrai sempre un importo chiaro che i tuoi clienti ti devono per il tuo lavoro.

D'altra parte, nel caso in cui addebiti una tariffa fissa, fornirai comunque ai tuoi clienti una prova di cosa esattamente hai lavorato (e per cosa stanno pagando esattamente).

Come monitorare l'efficienza del tuo approccio alla fatturazione️

Quando si tratta di monitorare l'efficienza dell'approccio di fatturazione prescelto, se hai dei dubbi, è meglio giocare con le due scelte principali che hai.

Prova prima a implementare un approccio orario o un approccio a tariffa fissa. Forse alla fine scoprirai che l'approccio alternativo a quello che scegli inizialmente si adatta meglio al tuo tipo di progetti o flusso di lavoro.

Oppure, potresti scoprire che un tipo dei tuoi progetti è più adatto per un approccio orario mentre un altro tipo è più adatto per un approccio a tariffa fissa.

4. Impostazione di un approccio di fatturazione e monitoraggio della sua accuratezza

Come affrontare la fatturazione oraria o l'addebito di una tariffa fissa

Dopo aver selezionato il sistema di fatturazione ideale per te, è il momento di decidere come affrontare esattamente il processo di fatturazione.

Se addebiti un prezzo specifico all'ora, puoi implementare quattro tipi efficienti di tariffe orarie:

Una tariffa oraria su tutti i progetti. Ottimo se:

• Il tuo team di solito lavora su un tipo di progetto
• Il tuo team è composto da un tipo di professionisti
• Lavori da solo

Esempio: un team freelance di due designer ($ 35) specializzato nella progettazione di loghi.

Tariffe orarie specifiche per i membri del team. Ottimo se:

• Il tuo team di solito lavora su un tipo di progetto
• Il tuo team è composto da professionisti con competenze, esperienze e competenze diverse

Esempio: un team freelance composto da un designer ($ 40) e tre sviluppatori ($ 65) specializzato nella creazione di landing page per siti web di moda.

Tariffe orarie specifiche per progetti specifici. Ottimo se:

• Il tuo team lavora su diversi tipi di progetti
• Il tuo team è composto da un tipo di professionisti

Esempio: un team freelance di tre sviluppatori ($ 65) che creano app personalizzate.

Tariffe orarie specifiche per ogni membro del team che lavora su progetti specifici. Ottimo se:

• Il tuo team lavora su diversi tipi di progetti
• Il tuo team è composto da professionisti che possiedono diverse capacità, esperienze, competenze

Esempio: un team freelance di due artisti ($ 50), quattro sviluppatori ($ 70), due designer ($ 55), uno specialista audio ($ 45) e due produttori di videogiochi ($ 35) che creano giochi di strategia e puzzle.

In alternativa, se stai addebitando una tariffa fissa, probabilmente vorrai basare i tuoi prezzi sull'ambito dei singoli progetti, che possono ruotare attorno a attività specifiche o serie di attività.

Esempio : un team freelance composto da un designer, due sviluppatori e un copywriter che crea siti Web visualizza ogni elemento del progetto come un'attività separata con una propria commissione:

• Configurazione: $ 170
• Progettare e costruire $ 3,500
• Creazione di contenuti: $ 550
• Formazione del cliente: $ 700
• Manutenzione del sito web: $ 600

Come monitorare l'accuratezza del tuo approccio alla fatturazione ️

Quando si tratta di monitorare l'accuratezza del processo di fatturazione, è sempre fondamentale una fattura completa con un elenco pulito delle attività completate. Aiuterà il cliente a comprendere meglio il valore (e, di conseguenza, il prezzo accurato) del tuo lavoro.

Naturalmente, dovrai anche assicurarti che i tuoi prezzi siano di per sé accurati:

• Se addebiti una tariffa fissa, assicurati che i prezzi indicati al cliente corrispondano a quelli che hai elencato sul tuo sito web o che hai utilizzato per i clienti precedenti.
• Se lavori per una tariffa oraria, assicurati che i calcoli siano corretti. Se monitori il tempo in Clockify , avrai i tuoi guadagni per progetto calcolati automaticamente per ogni minuto che monitori, in base alle tariffe orarie che hai inserito in precedenza.

5. Impostazione e monitoraggio di attività fatturabili e non fatturabili

Come distinguere tra attività fatturabili e non fatturabili

Ora è il momento di decidere quali attività fatturare direttamente? E quali compiti lascerai fuori dalla fattura?

Sicuramente vorrai contrassegnare le attività principali e specifiche del progetto come fatturabili e aggiungerle alla tua fattura. Ad esempio, gli sviluppatori di software addebiteranno tutte le attività relative allo sviluppo.

Ma lo sviluppo del software è un processo complesso che richiede anche alcune attività secondarie e ricorrenti. Probabilmente dovrai tenere riunioni del team e del cliente, comunicare con il cliente e i membri del team tramite e-mail o chat, nonché manipolare regolarmente i dati relativi al progetto.

Sebbene queste attività siano cruciali per il progetto di sviluppo, dovresti probabilmente evitare di contrassegnarle come fatturabili e aggiungere 20 voci separate "Riunioni giornaliere" nella tua fattura ufficiale.

Invece, puoi fare in modo che il tempo che dedichi alle riunioni, alle e-mail e alla manipolazione dei dati si rifletta nella tariffa oraria che utilizzerai per le attività di sviluppo, ad esempio aumentare le tariffe orarie.

Come tenere traccia delle attività fatturabili e non fatturabili ️

Quando si tiene traccia del tempo in Clockify , è possibile specificare se le attività (o anche interi progetti) sono fatturabili o non fatturabili.

Se hai contrassegnato un'attività come fatturabile, il suo importo verrà aggiunto all'importo totale per quel progetto.

In alternativa, contrassegnando un'attività come non fatturabile, la escludi dai tuoi guadagni diretti.

Esempio: sei un team freelance di 5 persone che scoprono di dedicare 1 ora a riunioni quotidiane, ma potresti invece dimezzare questo tempo, in questo modo potresti risparmiare 2,5 ore al giorno o 12,5 a settimana, in totale .

6. Impostazione e monitoraggio delle stime per attività e progetti

Come definire preventivi per task e progetti ️

Alcune delle domande più importanti a cui dovrai rispondere per il tuo cliente sono le seguenti:

• Quando sarà realizzato il progetto?

• Quanto costerà?

Se addebiti una tariffa fissa, puoi basare la tua stima del prezzo sul tuo listino prezzi già pronto. Puoi quindi basare le tue stime di tempo sull'esperienza con progetti simili che hai completato in passato.

Tuttavia, se stabilisci il prezzo a ore, le stime temporali chiare ti forniranno cifre chiare su quanto il tuo cliente può aspettarsi di pagare.

Esempio 1: il team freelance di due designer ($ 35) specializzato nella progettazione di loghi può citare una stima del prezzo di $ 700 per una stima del tempo di 20 ore.

Esempio 2: il team freelance di un designer ($ 40) e tre sviluppatori ($ 65) specializzati nella creazione di landing page per siti web di moda può citare una stima del prezzo di $ 4,450 per una stima di 80 ore (ad esempio $ 40 x 30 + $ 65 x 50)

Esempio 3: il team freelance di tre sviluppatori ($ 65) che creano app personalizzate può citare una stima del prezzo di $ 31.200 per una stima del tempo di 480 ore.

Esempio 4: il team freelance di due artisti ($ 50), quattro sviluppatori ($ 70), due designer ($ 55), uno specialista audio ($ 45) e due produttori di videogiochi ($ 35) che creano giochi di strategia e puzzle possono citare $ 54.100 stima del prezzo per una stima del tempo di 1.000 ore. (ad es. $ 50 x 200 + $ 70 x 300 + $ 55 x 200 + $ 45 x 160 + $ 35 x 140)

Come tenere traccia delle stime per attività e progetti ️️

Se stai monitorando il tempo in Clockify , sarai in grado di impostare stime di tempo per progetti e attività, quindi monitorarli rispetto ai tuoi risultati in tempo reale.

Man mano che avanzi con il progetto, vedrai riempirsi le barre di stima per il progetto e le attività. Quindi, sarai in grado di dire quando sei pericolosamente vicino a rompere le tue stime di tempo e, indirettamente, il tuo budget.

7. Impostazione e monitoraggio delle scadenze di progetti e attività

Come definire le scadenze del progetto e dell'attività ️

In relazione ad altri progetti su cui stai lavorando, le risorse che utilizzerai per questo progetto, così come il numero di attività che avrai, devi impostare alcune scadenze chiare per progetti e attività.

Le scadenze delle attività riguarderanno direttamente la scadenza del progetto e tutte riguarderanno le stime del progetto che hai appena impostato.

Ad esempio, se hai definito una stima di 480 ore per il completamento del progetto per tre sviluppatori, significa che avrai bisogno di circa un mese per il completamento (se tutti e tre lavorerai al progetto per 40 ore alla settimana).

Tuttavia, il tuo team potrebbe lavorare su due progetti stimati in 480 ore contemporaneamente, il che significa che uno sviluppatore sarà probabilmente in grado di lavorare solo 20 ore a settimana sul primo progetto. In tal caso, una scadenza di due mesi può essere la prima data realistica che puoi citare al cliente.

In questo esempio, tutti e tre i membri del team di sviluppatori freelance hanno iniziato a lavorare al progetto contemporaneamente.

Ma, in realtà, raramente è così semplice, a causa di qualcosa chiamato dipendenze delle attività .

Le dipendenze delle attività determinano l'ordine in cui puoi lavorare sulle attività. E un'attività può dipendere dall'altra in modo tale da dover:

1. Termina l'attività A prima di poter iniziare l'attività B
2. Avvia l'attività B contemporaneamente all'attività C
3. Completa l'attività C prima di poter completare l'attività D
4. Avvia l'attività D prima di poter completare l'attività B

Ora, le attività elencate possono ammontare a 480 ore di lavoro insieme. Ma il loro tipo di dipendenza dalle attività (così come chi è loro assegnato) influenzerà anche la data realistica di completamento della fine che puoi citare al tuo cliente.

Come tenere traccia del progetto finale e delle scadenze delle attività ️️

Se stai monitorando l'avanzamento del tuo progetto e dell'attività in Trello , puoi definire scadenze separate per ogni scheda/attività che hai pianificato.

Queste singole scadenze delle attività ti aiuteranno a determinare se la scadenza del progetto è realistica. Ora, se continui a mancare le scadenze delle attività, è una scommessa sicura che alla fine dovresti negoziare anche un'estensione della scadenza per il progetto.

Avvolgendo

I progetti e le attività sono nozioni apparentemente complesse con vari elementi importanti che devi considerare e monitorare.

Con i profili del progetto, è fondamentale tenere traccia degli obiettivi del progetto, delle pietre miliari, degli indicatori chiave di prestazione, degli obiettivi e dei risultati chiave.

Con i progetti in generale, è fondamentale suddividerli in attività di cui puoi facilmente tenere traccia del tempo e dei progressi. Inoltre, dovresti definire preventivi di prezzo e tempo, nonché scadenze chiare.

Quando si tratta del tuo approccio alla fatturazione, dovresti monitorarne l'accuratezza, l'efficienza e distinguere tra attività fatturabili e non fatturabili.

Alla fine, monitorare i vari aspetti di progetti e attività può sembrare un processo complesso, ma è piuttosto semplice, una volta definito e organizzato tutto ciò di cui hai bisogno.