4 Semplici metodi per tenere traccia del tuo tempo mentre lavori al computer

Pubblicato: 2021-11-04

Il monitoraggio del tempo è uno dei modi più efficaci per tenere traccia delle tue attività quotidiane. Monitorando le tue ore, avrai un'idea migliore di come passano le tue giornate lavorative. Inoltre, sapere come gestisci il tuo tempo sul posto di lavoro ti aiuta a vedere un quadro più ampio della tua produttività.

Se hai poca o nessuna esperienza in fatto di tempo di registrazione, considera questo articolo il tuo manuale. Ti mostreremo come tenere traccia del tempo lavorando su un computer e ti guideremo attraverso le fasi principali dei seguenti metodi di monitoraggio del tempo:

  • Il metodo della carta ,
  • il metodo del foglio di calcolo e
  • due modi di utilizzare il software di monitoraggio del tempo .

Come tenere traccia del tempo al computer - copertina

Sommario:

  1. Il metodo della carta
  2. Il metodo del foglio di calcolo
  3. Il software di monitoraggio del tempo
    • Usando un timer
    • Tracciamento del tempo manualmente
  4. Avvolgendo

Il metodo della carta

Se stai cercando una tecnica semplice per tenere traccia del tempo trascorso su un computer/laptop, ti consigliamo il metodo cartaceo. Ecco di cosa avrai bisogno:

  • un documento,
  • una penna, e
  • un cronometro o il tuo cellulare.

Ora, prima di iniziare a monitorare il tuo tempo, ti consigliamo di fare l'elenco delle attività per quel giorno e aggiungere una data. Assicurati di pensare alle tue priorità e metti questi compiti in cima alla lista. Ad esempio, la tua priorità è implementare le modifiche richieste dal cliente. Assegna il nome a questa attività: "Implementa modifiche client". Fai lo stesso per altri compiti.

Quindi, segui questi passaggi per il monitoraggio del tempo:

attività di monitoraggio con metodo cartaceo 1. Inizia a lavorare sulla prima attività .

Quindi, aggiungi l'ora di inizio accanto al nome dell'attività . Diciamo che sono le 9 del mattino. Quindi, questa è la tua ora di inizio. Assicurati di annotarlo accanto al nome dell'attività.

Attività 1: "Implementare le modifiche del client"

Orario di inizio: 9:00

2. Accendi un cronometro e concentrati sul lavoro.

3. Spegnere un cronometro una volta terminata l'attività.

4. Aggiungere l'ora di fine e il tempo totale. Guarda i risultati del tempo sul cronometro e annotali. Questi risultati mostrano quanto tempo hai dedicato alla prima attività.

Ad esempio, un'ora e 20 minuti. Ciò significa che l'ora di fine sarà alle 10:20.

Annota l'ora di fine e includi il tempo totale necessario per l'attività.

Ecco come sarebbe:

Attività 1: "Implementare le modifiche del client"

Orario di inizio: 9:00

Orario di fine: 10:20

Tempo totale: un'ora e 20 minuti

5. Aggiungi anche le tue pause . Ricordati di annotare l'ora di inizio e di fine di ogni pausa:

Pausa veloce

Orario di inizio: 10:20

Orario di fine: 10:30

Tempo totale: 10 minuti

6. Ripetere questo processo per ogni attività durante il giorno.

Sebbene il metodo cartaceo sia comodo da usare, è probabile che perderai alcuni rapporti significativi, poiché sono solo su carta. Il modo migliore per evitare questa situazione è scansionare la data tracciata o scattarne una foto una volta alla settimana.

Il metodo del foglio di calcolo

Questo metodo consiste nel tenere traccia del tempo utilizzando file di fogli Excel o Google, ma anche un cronometro.

Ti consigliamo di registrare le tue ore in un file per ogni mese. Ad esempio, ecco come farlo per settembre:

  • Apri un file Excel o fogli Google.
  • Se decidi sui fogli di Google: fai clic su "Foglio di calcolo senza titolo".

Rinomina foglio di calcolo
Quindi, rinomina questo file usando il tuo nome e il mese. Ad esempio: "Dati di monitoraggio del tempo per settembre2020 - David Brown".

  • Se scegli di accedere al tuo tempo in Excel: vai su File, Salva con nome, Rinomina, quindi scrivi il tuo nome e il mese.

foglio di calcolo-save_as-_excel
Un altro consiglio pratico è quello di accedere ogni giorno lavorativo utilizzando un foglio separato. Il metodo è lo stesso per i fogli Google ed Excel:

  • Aggiungi un nuovo foglio facendo clic su un segno più a sinistra.

foglio di calcolo più_sign

  • Fare clic con il tasto destro su ciascun foglio per rinominarli. Infine, i fogli saranno nominati dalle date.

fogli di calcolo_e_date
Ora, diamo un'occhiata ai passaggi principali del monitoraggio del tempo mentre si lavora su un laptop, utilizzando un metodo di foglio di calcolo:

  • Scegli il foglio giusto , in base alla data odierna.
  • Il passaggio successivo consiste nell'aggiungere l'elenco delle attività. Proprio come con la tecnica precedente, pensa alle tue priorità quotidiane. I compiti più importanti devono essere in cima alla lista. Altre attività possono essere eseguite in seguito. Ecco come dovrebbe apparire l'elenco:

foglio di calcolo-_a_list_of_tasks
Puoi provare a fare questo elenco in anticipo. Ad esempio, alla fine della giornata, scrivi tutti i tuoi compiti per domani. In questo modo, non perderai tempo prezioso al mattino. In questo caso, assicurati di aggiungerli nel foglio di domani.

  • Inizia a lavorare sul tuo primo compito. Sotto il tuo elenco di attività, puoi creare una nuova tabella di attività, mentre le esegui. Annotare il nome o una breve descrizione dell'attività. In questo caso, la prima attività è "Scrivere la proposta di progetto". Anche l'aggiunta di un nome di progetto e il nome del cliente è estremamente utile.
  • Accendi il cronometro e aggiungi l'ora di inizio. Una volta annotata l'ora di inizio, concentrati sul tuo lavoro.
  • Spegni il cronometro una volta che hai finito con l'attività.
  • Aggiungi l'ora di fine e il tempo totale. Quando annoti questi due componenti, saprai per certo quanto tempo hai impiegato per completare l'attività. Questo è un esempio della tua prima attività:

foglio di calcolo-first_task

  • Ricorda di includere le tue pause. Diciamo che avevi bisogno di fare una pausa e pranzare. La regola è la stessa delle attività: devi aggiungere l'ora di inizio, l'ora di fine e il tempo totale.

foglio di calcolo-pausa_pranzo

  • Ripeti questo processo per ogni attività e ogni pausa durante il giorno. Alla fine della giornata lavorativa, otterrai un elenco come questo:

foglio di calcolo-intero_giorno
Tracciare le tue ore con il metodo del foglio di calcolo ti dà un'idea più chiara di quanto tempo dedichi a ciascuna attività, a clienti particolari e progetti particolari.

Il software di monitoraggio del tempo

A differenza del metodo cartaceo e del foglio di calcolo, il software di monitoraggio del tempo automatizzerà l'intero processo di monitoraggio del tempo. Inoltre, utilizzando il software di monitoraggio del tempo, puoi accedere alle tue ore direttamente dal tuo desktop mentre lavori.

Ci sono molti modi per registrare le tue ore con il software di monitoraggio del tempo. Ti mostreremo due tecniche abbastanza semplici:

  • monitoraggio del tempo con un timer e
  • monitoraggio del tempo manualmente .

Spiegheremo ulteriormente entrambi i metodi, ma prima di passare a quella parte, chiariamo alcuni dettagli sull'apertura dell'account Clockify. In base alla tua posizione all'interno dell'azienda, ci sono due opzioni:

  • Se sei un manager/supervisore, puoi creare un account Clockify e sarai un amministratore dell'area di lavoro. Quindi, sarai in grado di aggiungere la tua squadra inviando loro inviti. Quindi, i tuoi dipendenti possono iniziare a monitorare il tempo nello stesso spazio di lavoro.
  • Se sei un dipendente, riceverai un invito dal tuo manager.

Dopo aver aperto un account, puoi iniziare a registrare le tue ore di lavoro nel tuo browser oppure puoi installare un'app desktop. Ad esempio, se utilizzi un sistema operativo Mac, scarica semplicemente un'app di monitoraggio del tempo desktop per Mac.

Esaminiamo i passaggi principali di questi due metodi di monitoraggio del tempo.

Utilizzo di un timer per il monitoraggio del tempo

Per poter sfruttare questa tecnica, devi solo accedere al tuo account nel tuo browser.

Ora, queste sono le fasi del monitoraggio delle ore con un timer:

  • Seleziona la sezione Time tracker sul lato sinistro dello schermo.

sezione di monitoraggio del tempo

  • Aggiungi il nome dell'attività/attività. Vedrai la casella con la domanda "Su cosa stai lavorando?" sul tuo schermo.

Timer-task_description
Quindi, qui è dove descriverai la tua attività/attività o aggiungerai un semplice nome di attività.

  • Aggiungi il nome del progetto. Se questa attività appartiene a un particolare progetto, assicurati di aggiungere anche qui il nome del progetto.

nome_progetto-timer

  • Aggiungi tag e stato di fatturazione. Accanto al pulsante Progetto, ci sono Tag e Fatturabilità.

Timer-tag_and_billability
I tag sono categorie che ti aiutano a organizzare le tue attività monitorate. Quindi, se il nome dell'attività è "Incontro con il cliente", aggiungi un tag "riunioni". Parlando di stato di fatturazione, puoi scegliere tra attività fatturabili e non fatturabili. La differenza principale tra queste due categorie è che le attività fatturabili sono quelle attività che contribuiscono al particolare progetto e al suo avanzamento. Inoltre, addebiterai queste attività al tuo cliente.

  • Avvia il timer facendo clic sul pulsante Avvia quando inizi a lavorare sull'attività.

timer-start_button

Nel momento in cui fai clic su Avvia, vedrai che il timer è attivato e accanto ad esso sarà presente un pulsante Stop, in questo modo:

Timer_-_start_and_stop

  • Arresta il timer facendo clic sul pulsante Interrompi quando hai finito con l'attività.

timer-stop_button
Ecco un esempio di monitoraggio di un paio di attività durante il giorno.

Come puoi vedere, ogni attività ha il suo nome e un tag, così come l'intervallo di tempo (l'ora di inizio, l'ora di fine e il tempo totale). Solo la seconda attività è stata contrassegnata come fatturabile qui. Nell'angolo in alto a destra, puoi vedere il numero totale di ore registrate quel giorno. In questo caso sono 5 ore e 30 minuti.

  • Ogni volta che fai una pausa, ricorda di seguirlo allo stesso modo.

Tracciamento del tempo manualmente

Se scegli di monitorare il tuo tempo manualmente, aggiungerai le ore di lavoro alla fine della giornata. Quindi, assicurati di ricordare o annotare l'ora esatta in cui è iniziata la tua giornata lavorativa.

Quando si tratta di tenere traccia del tempo manualmente, dovrai seguire questa serie di azioni:

  • Accedi al tuo account e seleziona la sezione Time tracker.
  • Aggiungi il nome dell'attività/attività. Come puoi vedere qui, la domanda è "Su cosa hai lavorato?".

manual-task_description

Quindi, una volta completata la tua prima attività della giornata, assicurati di aggiungerla. Annota il nome dell'attività o la sua breve descrizione facendo clic sulla casella con questa domanda.

  • Quindi, aggiungi il nome del progetto. Abbiamo accennato prima a questa parte. È possibile assegnare l'attività a un particolare progetto.
  • Aggiungi tag e stato di fatturazione. La regola è la stessa di quando si tiene traccia del proprio tempo con un timer.
  • Aggiungi l'ora di inizio, l'ora di fine e la data . Invece di utilizzare un timer, dovrai aggiungere manualmente l'ora di inizio e di fine. Inoltre, scegli la data corrente.

inizio,fine,data manualmente

  • Fare clic sul pulsante Aggiungi per tenere traccia del tempo.

manualmente-add_button

  • La routine sarà la stessa per altre attività. Alla fine della giornata, vedrai l'elenco di tutte le attività monitorate, oltre ad altri dettagli: i nomi dei progetti, lo stato di fatturazione, i tag e il tempo totale monitorato.

manualmente-_tracked_time_for_intero_day
Se hai avuto a che fare con un solo tipo di attività quel giorno, inserirai solo quello.

manualmente-one_task_for_intero_day

  • Quando si tratta delle tue pause durante il giorno , puoi aggiungerle allo stesso modo.

Indipendentemente dal metodo che scegli, puoi monitorare il tuo tempo direttamente dal tuo desktop. Oltre al suddetto sistema operativo Mac, puoi utilizzare Clockify come tracker temporale di Windows o come strumento di monitoraggio del tempo di Linux.

Avvolgendo

Se non hai familiarità con il concetto di monitoraggio dell'orario di lavoro, ma sei desideroso di imparare, va benissimo. Ci auguriamo che, dopo aver letto questo post sul blog, possiate comprendere meglio i metodi di monitoraggio del tempo. Inoltre, siamo certi che, una volta iniziato con il monitoraggio del tempo, ti renderai conto di quanto sia vantaggiosa per te questa abitudine. Innanzitutto, vedrai quanto tempo dedichi a ciascun compito. Quindi, avrai una panoramica molto migliore dell'intera giornata lavorativa. Infine, imparerai molto sulla tua produttività complessiva.