Suggerimenti martedì: 27 modi creativi per stupire i VIP degli eventi

Pubblicato: 2021-08-08

Gli organizzatori di eventi esperti sanno che i VIP ricevono spesso un trattamento speciale e che l'asticella delle grandi esperienze è piuttosto alta. La buona notizia è che ci sono molti modi creativi per stupire e gestire i VIP dei tuoi eventi, il tutto rispettando il tuo budget. Qui esploriamo alcuni regali VIP, esperienze e idee di marketing per ispirare il tuo prossimo evento.

Esplora le idee per la gestione dei VIP

Dal check-in al follow-up, abbiamo coperto ogni fase della cronologia del tuo evento con queste idee per stupire i VIP in ogni fase del processo.

1. Offri ai VIP un servizio di portineria privato.

Quando si tratta di un servizio di portineria VIP agli eventi, le opzioni sono infinite. Dalla consegna a mano di gadget aggiuntivi per l'evento prima del giorno di apertura alla prenotazione dei campi da tennis per un po' di divertimento dopo l'evento, non c'è davvero limite a ciò che puoi offrire ai VIP.

2. Offri un deposito gratuito in loco per gli oggetti personali.

Potrebbe essere necessario assumere personale aggiuntivo per gli eventi per controllare gli effetti personali e tenere d'occhio le cose. Ma finché hai lo spazio per organizzare tutto e gli strumenti (una serratura per la porta, biglietti con mozziconi a strappo e grucce) per farlo, questo consiglio dovrebbe rendere l'intera esperienza dell'evento più comoda e conveniente per i VIP.

3. Ospita una spa lounge.

Ci sono molti servizi di spa mobile (come questo) che appariranno quando e dove dirai loro di occuparsi del resto. Oppure, se hai in mente un salone o un marchio in particolare, puoi sempre contattarli per una partnership. Questa opzione funziona meglio per gli eventi locali, dove c'è una maggiore possibilità che gli ospiti che hanno usufruito dei servizi siano ancora in giro dopo che l'evento è finito per tornare a godersi i propri affari.

4. Distribuire caricabatterie per dispositivi elettronici portatili.

Se desideri distribuire qualcosa di semplice con il marchio del tuo evento, prendi in considerazione l'utilizzo di un power bank personalizzabile. Oppure, se desideri offrire qualcosa di un po' più speciale (e senza marchio), considera di distribuire uno di questi migliori caricabatterie portatili ai VIP del tuo evento.

5. Noleggia i pisolini.

Aziende come Google e la NASA promuovono già il pisolino energetico con i loro sleep pod in ufficio. Perché non concedere lo stesso lusso ai tuoi VIP? Mentre gli affitti potrebbero mettere a dura prova il budget del tuo evento, puoi anche provare a ospitare una stanza tranquilla dedicata completa di tappetini, luci soffuse e un diffusore di oli essenziali.

Crea un'esperienza VIP indimenticabile

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6. Aggiungi buoni per massaggi o per il viso alle loro borsette.

Se desideri includere una carta regalo spa come regalo da portare a casa, puoi acquistarli in blocco da GiftCards.com. Se hai una lista di ospiti particolarmente ampia, prova a dare loro uno o due prodotti di lusso per il viso o il corpo da viaggio.

7. Crea un evento completamente separato solo per i VIP.

Cene di networking prima dello spettacolo, incontri privati ​​con relatori ospiti dell'evento e aperitivi post-evento sono tutti ottimi modi per aggiungere un'esperienza speciale in più per i tuoi stimati ospiti.

8. Crea un gruppo di networking per loro sui social media.

Usa LinkedIn o qualsiasi altra piattaforma di social media che il tuo pubblico già frequenta per avviare un gruppo privato, solo su invito. Incoraggia interazioni significative e fornisci contenuti esclusivi relativi al settore come eBook gratuiti su argomenti caldi o speciali live streaming con influencer del settore.

9. Assumi uno chef o un barista privato per l'area di sosta VIP.

Chiedi loro di servire deliziose prelibatezze, offrire una rapida dimostrazione di cucina e socializzare con la folla. Non devi servire un pasto completo, ma assicurati di pianificare un menu che complimenti o elevi le altre opzioni di cibo e bevande all'evento principale.

10. Distribuisci i biglietti per l'attrazione più attesa dell'evento principale.

Una volta che il programma dell'evento è stato finalizzato, dovrebbe essere chiaro quale evento principale sta suscitando più entusiasmo. Presenta i VIP dell'evento con biglietti gratuiti e i migliori posti in casa. Chiedi loro di rimanere dopo per fare una domanda e risposta privata con il presentatore.

11. Organizza un asilo nido gratuito con lezioni di artigianato e snack per bambini.

Gli esperti suggeriscono che gli eventi aziendali che sperano di includere l'assistenza all'infanzia dovrebbero garantire che il resto del loro evento rifletta valori a misura di famiglia. Inoltre, assumi personale certificato CPR e First Aid, offri esperienze a tema come Pirates o Carnival e fornisci molte attività organizzate come lezioni di ballo e film.

12. Fornire l'accesso esclusivo ai contenuti video degli eventi post.

Video come riassunti delle lezioni, momenti salienti dello stand fieristico e interviste ai relatori mai visti prima possono essere inviati in un'e-mail di ringraziamento post-evento ai VIP.

13. Chiedi agli sponsor di aiutare a migliorare le esperienze dei partecipanti VIP.

Che si tratti di finanziare una manciata di biglietti VIP da regalare a ospiti speciali extra, di offrire alcuni dei loro prodotti nei sacchetti regalo VIP o di finanziare gli spazi dell'area lounge, i tuoi sponsor possono ottenere ulteriore visibilità con questa folla ad alto ROI.

14. Crea una conferenza speakeasy o un evento per ospiti speciali.

Chi non ama un grande evento segreto? Regala ai VIP una festa misteriosa o un'esperienza di cui solo loro saranno a conoscenza. Assicurati che si tenga in loco in un luogo abilmente nascosto o a pochi passi dal tuo evento principale. In questo modo, anche il più impegnato tra i tuoi VIP avrà un ostacolo in meno per partecipare.

15. Offri ai relatori e ai presentatori del settore più famosi l'accesso ai servizi VIP.

I tuoi VIP vogliono mescolarsi e socializzare con i docenti in primo piano? Quale modo migliore per creare opportunità di networking organico invitandoli a prendere parte a servizi VIP! Funziona particolarmente bene se disponi di una lounge dedicata, di un bar o anche solo di un'area kickback con caricabatterie per dispositivi e WiFi.

16. Semplificare il processo di check-in dell'evento per ingressi più fluidi.

Quando arrivano gli ospiti, assicurati di utilizzare un'app per il check-in o una soluzione di servizi per eventi per un processo di ingresso più rapido e accurato. Assicurati che i fotografi assegnati scattino la foto del VIP in modo che possano essere facilmente identificati dallo staff dell'evento durante il giorno. Inoltre, assicurati che la tua app per il check-in offra notifiche che avviseranno te e il tuo team di chi sta arrivando e quando varcano la porta.

17. Avvia una newsletter VIP che include vendite flash esclusive di biglietti per eventi, aggiornamenti gratuiti e regali bonus.

Se il tuo pubblico risponde già bene all'email marketing della newsletter, fai un salto di qualità con una versione dedicata che si rivolge agli abbonati premium.

18. Organizza un mini hair styling pop up la mattina dell'evento.

Crea una stazione glamour completa di stilisti professionisti e offri asciugature rapide per le donne e rifiniture per la barba per gli uomini. Sentirsi freschi e apparire al meglio metterà immediatamente di buon umore i VIP e darà il tono per il resto della loro esperienza di evento. O, per lo meno, fornire strumenti per lo styling dei capelli usa e getta nei bagni in modo che gli ospiti possano fare i propri piccoli ritocchi secondo necessità.

19. Inserisci automaticamente tutti i VIP in omaggi di premi di lusso.

Assicurati solo di ricordarti di comunicare con loro, facendo loro sapere in cosa sono stati inseriti, il valore della voce stessa e come verranno avvisati se il loro nome viene estratto. E, se vincono, assicurati di rendere il processo di raccolta dei premi il più semplice possibile spedendolo a casa loro o offrendo qualcosa che può essere trasferito digitalmente.

20. Organizza una lezione bonus, un workshop o un tour locale.

Lezione di salsa, dimostrazione di ceramica o tour gastronomico a piedi qualcuno? Se hai partecipanti all'evento che viaggiano da fuori città, apprezzeranno davvero l'opportunità di prendersi una pausa dal lavoro con qualcosa di gratuito e divertente.

21. Pianifica il tempo uno contro uno tra i VIP dell'evento e gli influencer del settore.

Abbiamo già menzionato alcuni modi per farlo. Ma se hai molti ospiti e non molto tempo, prova a organizzare un evento in stile speed meeting in cui gli influencer si siedono ai tavoli e i VIP hanno la possibilità di ruotare nella stanza a intervalli di dieci minuti.

22. Offri loro un upgrade VIP gratuito per l'evento del prossimo anno se acquistano i biglietti d'ingresso adesso.

Inizia le tue vendite super mattiniere dando loro l'opportunità di prenotare di nuovo lo stesso pacchetto ora. Con le grandi esperienze di quest'anno fresche nella loro mente, il valore sarà inconfutabile. Archivia in modo sicuro le informazioni della carta nel software di vendita degli eventi per un processo di check-out più rapido.

23. Fornisci una segnaletica chiara del luogo e itinerari in modo che i VIP sappiano sempre cosa sta succedendo e dove andare.

Questo dettaglio spesso trascurato di solito serve come prima impressione per i VIP degli eventi, quindi assicurati che le tue indicazioni siano ampie, chiare e facili da individuare se gli ospiti non sanno cosa stanno cercando. Se il tuo locale è particolarmente grande, puoi persino offrire golf cart o accompagnatori a piedi per portarli dall'ingresso principale all'area VIP.

24. Personalizza le borse con un biglietto di ringraziamento scritto a mano e un messaggio specifico per loro.

Vuoi assicurarti che i tuoi VIP si sentano apprezzati per qualcosa di più di quello che possono contribuire finanziariamente, motivo per cui un semplice suggerimento come questo è in realtà piuttosto potente. Nella nota stessa, fai riferimento alla loro storia con il tuo marchio, tutto ciò che hanno menzionato personalmente sull'evento a te o sui social media e prendi nota di eventuali obiettivi dell'evento personale che hanno condiviso oltre a come le tue attività VIP li aiuteranno a raggiungere esso.

25. Servi pasti speciali ai VIP.

E assicurati che tutti abbiano le proprie preferenze di menu e restrizioni dietetiche ben documentate in un sistema come Social Tables che ti aiuterà a mettere i ristoratori e i server dei tuoi eventi sulla stessa pagina senza perdere un colpo.

26. Offri un'esperienza di headshot professionale pop-up.

Invia i VIP a casa con una nuovissima foto di LinkedIn o del sito web dell'azienda. Assumi un fotografo professionista e prendi in prestito o fornisci uno sfondo solido e universalmente lusinghiero come il bianco strutturato, il grigio chiaro o un motivo a finto mattone. Puoi anche includere il logo del tuo evento: assicurati solo che si trovi in ​​una parte della cornice che i VIP potrebbero ritagliare in seguito se lo desiderano.

27. Offri ai VIP spazi di parcheggio speciali e aree di riconsegna del rideshare.

Una cosa che devi sapere sui VIP è che la convenienza è un premio che tutti possono apprezzare. Coordinati con un servizio di taxi locale o con il dipartimento aziendale delle app di rideshare più popolari della zona per ottenere la segnaletica appropriata, segnare alcuni codici sconto di gruppo e assicurati che sappiano che il tuo evento richiederà più conducenti sulla strada di quanto potrebbero avere di solito.

Tratta i tuoi ospiti VIP in modo speciale con ancora più idee per eventi!

Usa una di queste nuove piattaforme di social media per coinvolgere i tuoi ospiti prima o dopo l'evento. Oppure trova altri modi per gestire eventi con celebrità durante il nostro prossimo webinar. E se il networking è una grande attrazione per i tuoi VIP, assicurati di incorporare anche alcuni di questi suggerimenti.

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