金曜日の発見:究極のイベント後のレセプションのための6つのアイデア

公開: 2021-08-08

複数日の会議。 終日のネットワーキングミーティング。 ビジネスシンポジウム。 今日、これらのイベントは、通常のパネル、Q&A、新製品の展開、および技術デモンストレーションの後で終了しません。

アフターパーティーやイベント後のレセプションは、多くのイベントの共通の延長であり、ブランドが参加者に永続的な印象を与える機会となっています。 イベント後の集まりを開催するには、すべてのイベント計画スキルが必要ですが、メインイベントとの関係を区別するために、優先順位とタスクを少し変更します。 ここでは、誰もが参加したいアフターパーティーやポストイベントのレセプションをデザインするのに役立つ6つのヒントを紹介します。

アフターパーティーを計画する方法それは大ヒットです

1.パーティー会場を早期に封鎖する

見本市や会議の集大成である会社のイベント後のレセプションを計画している場合は、同じ考えを持つ多くの会社の1つであることを忘れないでください。 会議の近くで最もホットな会場を予約したい場合は、調査と交渉を早期に開始することが不可欠です。 CVENTサプライヤーネットワークなどのイベント会場の調達サイトを探索して、会議の場所の近くの上位の場所を見つけます。

メインイベントを計画している場合でも、アフターパーティー用にイベント計画ソフトウェアで別のファイルを作成します。 イベントの計画スケジュールは異なり、アフターパーティーを分離することで、あなたとあなたのチームを整理するのに役立ちます。 RFPの作成と送信を開始し、会場、ケータリング業者、エンターテインメント企業にできるだけ早く送信してください。そうすれば、契約の最終決定にすばやく進むことができます。

理想的には、メインイベントとは別の会場でアフターパーティーを開催し、話題を呼び、会議センターの外でゲストに街の体験を提供し、特別なサービスとして区別する方法です。 到達するのが難しい場所を選択せず​​、そこに到達するための最も簡単な方法を明確にしてください。そうしないと、ノーショーのリスクがあります。

カンファレンスセンター内またはすぐ隣のイベントスペースでイベント後のレセプションを開催することには利点があります。 会議の主要部分では、ゲストの注意をパーティーの場所に向けることができます。通常、ロジスティクスは問題になりません。大規模なイベントに取り組んでいるプランナーの場合は、割引料金が適用される可能性があります。 会場内で開催する場合は、アフターパーティーとメインイベントを区別するために、装飾を工夫することが重要です。

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2.イベント後のパーティーをプレッシャーのないゾーンにします

1日のイベント、複数日の会議、1週間の映画祭のいずれであっても、参加者とプレゼンターにとって主要なイベントは枯渇しています。 彼らは新製品を展開しているかもしれませんし、彼らの業界の仲間とネットワークを組んでいるかもしれません。 企業のシンポジウムには、継続的な焦点を必要とする連続したクラスが含まれる場合があります。

イベント後のレセプションやアフターパーティーをのんびりと楽しくすることを目指しましょう。 ネットワークへのプレッシャーがあってはならず、ゲストは社交を主導する必要があります。 (砕氷船や活動をネットワーク化するための時間と場所があります。これはそれらの1つではありません。)会場がより騒々しいパーティーのためのスペースに加えて、控えめな会話のための内向的な静かなゾーンを提供することを確認してください。

3.優れたイベント後の限定商品を提供する

あなたはあなたのゲストに会議や会議が終わりに近づいているときに現れる正当な理由を与えなければなりません。 このアフターパーティーは、他のネットワーキングランチやパネルディスカッションとどう違うのですか? もちろん、ここでの選択は予算によって異なりますが、限られた予算ですごい要素を作成することもできます。 人々が固執するユニークな製品のいくつかのアイデアは次のとおりです。

  • VIP 。 アフターパーティーの特別ゲストとして、プライマリーイベントの著名人を招待します。 ゲストは、イベントプログラムのCEOや有名人と一緒にパンを壊す機会を気に入るはずです。
  • 盗品。 アフターパーティーでのみ利用可能なイベントに関連する盗品オファリングを作成します。 これは、曲のダウンロード、会議の講演者が作成した本、またはブランドのカクテルシェーカー専用のコードである可能性があります。
  • 特製カクテル。 レストランの会場またはバーのケータリング会社に、その機会にオリジナルのカクテルを作成してもらい、その飲み物にアフターパーティーに関連する名前を付けてもらいます。
  • Snapchatオンデマンドジオフィルター。 アフターパーティー用のSnapchatジオフィルターを設計し、会場用のジオフェンスを作成します。 イベントのテーマに沿ってシンプルに保ち、リードタイムを確保してください。Snapchatからの承認には1営業日かかります。
  • 没入型のテーマ。 アフターパーティーではありませんでしたが、スミノフがブランドの「グラフィック」スミノフエクスペリエンスのコミックテーマでオールインしたことを理解できます。 空間全体で単色を使用するか、狂騒の20年代、スチームパンク、ビンテージライブラリなどの劇場のテーマを作成して、ドラマを作成します。
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4.イベント後のレセプションを売り込み、興奮を高めましょう

多様なチャネルでのマーケティングはあなたに「エクストラ! 追加!" イベント後のレセプションのニーズを高めます。 会場、時間、娯楽、食事の提供を終えたら、マーケティングキャンペーンを開始する必要があります。 イベント後のソワレを特別なものにしているもの(エンターテイメント、屋上ビュー、地元のシェフの農場から食卓までのテイスティングメニューなど)を煮詰めて、大胆で魅力的なフォントで綴ります。 考慮すべきマーケティングのアイデアは次のとおりです。

  • メールキャンペーン。 重要なコンポーネントには、イベントスペースの鮮やかな写真や、メイン会議から会場へのアクセスがいかに簡単かを伝えることが含まれます。 「徒歩5分」や「ライドシェアで10分」などのフレーズを具体的に示します。
  • ソーシャルメディアキャンペーン。 すべてのプラットフォームを使用する必要はありませんが、ターゲットオーディエンスに人気のあるプラットフォームを選択してください。 Facebookはベビーブーム世代へのアピールでよく知られていますが、SnapchatとInstagramはジェネレーションYとZのプラットフォームです。
  • パーティー後のハッシュタグ。 イベント後のレセプションに認識可能なハッシュタグを付けて、参加者が準備段階で期待を共有し始めることができるようにします。
  • ジオフェンス。 これは、多くの参加者がイベント中にアフターパーティーに参加することを決定する数日間の会議やフェスティバルでのみ役立ちます。 ジオフェンスを使用すると、宣伝されたソーシャルメディアキャンペーンは、指定されたエリア内(つまり、会議センター内)のモバイルデバイスにのみ表示されます。

5.可能な限り地元の味を含める

上記の地元のシェフによる農場から食卓までのテイスティングメニューは、ここでの法案に適合します。 地元の醸造所からのフライトもそうです。 または地元のワインとチーズの試飲。 地元のパフォーマーも素晴らしい選択肢です。

重要なのは、イベントの参加者が家に帰ることができない、または少なくとも何らかの努力なしに、F&Bまたはエンターテイメントの提供物を選ぶことです。 探索するその他のオプションは次のとおりです。

  • アコースティックフォークロックバンド、ラッパー、ピアニストとキャバレーシンガーのいずれを選んだとしても、ライブ音楽をフィーチャーしたイベントは楽しくお祭りのような品質になります。
  • あなたが群衆を通してトリックを実行することができる優秀な地元の魔術師、または大人に食料調達するフェイスペイントアーティストを雇うならば、同じように。
  • ニューオーリンズでのアフターパーティーのためのNabKillerPo'boys。 イベントの参加者は、地元の見本市を楽しむもう1つのチャンスに感謝します。
  • シカゴでは? それがまだねばねばしているように、できるだけ近くからあなたのゲストのために深皿ピザを注文してください。
  • 中庭やその他の屋外スペースで開催されるイベント後のレセプションには、お気に入りの地域のフードトラックを雇ってください。

6.出席者からの対面のフィードバックを探す

イベントまたは会議が本当に終了するまで、これらのイベント後の調査を保留します。 人々はまだイベントを楽しんでいて、彼らが去る前に宿題を評価しません。 ただし、イベントの主催者とプランナーは、パーティーを巡回し、ゲストとの会話を楽しみ、リアルタイムのやり取りを通じてゲストがイベントにどのように反応しているかを判断する必要があります。

多くの場合、ゲストは、特に前向きな経験をしているゲストなど、アフターパーティーをどのように楽しんでいるかを自発的に共有します。 しかし、その真っ只中にいることで、ボディーランゲージと部屋のエネルギーを理解することもできます。 会話が流れ、人々が笑顔で笑っているときは、イベント後のレセプションがうまくいっていることがわかります。 エンゲージメント、関心、感謝のもう1つの指標として、アフターパーティーのハッシュタグに注目してください。

イベントの成功の感触をつかむだけでなく、これはコースを修正する良い機会です。または、ケータリング業者がシャンパンと前菜のトレイをリフレッシュするのに時間がかかりすぎています。問題はすぐに修正できます。

また、パーティー後の計画を次の段階で改善するのにも役立ちます。

イベントのアフターパーティーは他のイベントと同じくらい多くの計画を立てますが、成功したものはしばしばユニークな生きる喜びを持っています。 これは彼らを組織すること、そして人々が事件の終わりを楽しんで楽しむときにさえ楽しむことさえ特別な喜びにします。

イベント後のレセプションのレイアウトを正しくする

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