これらの10の簡単なヒントを使用して、日常の作業タスクで順序を作成します

公開: 2021-11-04

私たちの毎日の仕事のスケジュールを整理することは、より厳しい時間枠を作り、それらに軍事的に固執することを超えています。 私たちがどんなに規律を守ろうとしても、私たちを失望させる可能性のある無数の要因（気晴らしを含む）があります。 何度も何度も見た1つの数式を使用するのをやめ、それを主観的なものと見なす時が来ました。 日常のタスクを整理する方法を実際に学ぶには、私たちに合わせたアプローチを見つける必要があります。

私たちはあなたに最適な方法を見つけるためにあなたを導く10の秘訣を研究するために最善を尽くしました。 つまり、優先順位を付ける方法、失敗に対処する方法、時間を大切にする方法を学ぶことを意味します。

プロジェクトとタスクの注文カバー1

目次：

  1. あなたに合った注文を作成する
  2. 現実的になり、現実的な目標を設定する
  3. 学習プロセスの一部として失敗を受け入れる
  4. あなたが持っている時間の周りにあなたのスケジュールを合わせてください
  5. 優先順位付けを学ぶ
  6. 気晴らしを予測する
  7. 頭を空にする
  8. 重要なものだけを測定する
  9. 進捗状況を追跡する
  10. 徐々に変化を導入する

ヒント1：あなたに合った注文を作成する

何よりもまず絶対的なことは、自分自身を知ることです。

やみくもに指示に従うことや、生産性コーチによって事前に作成されたテンプレートや計画を使用して、優れた結果を期待することは無駄です。 彼らが彼らのために働いたからといって、それがあなたのために働くという意味ではありません。

あなたが午前中に複雑なタスクに苦労するタイプであるが、午後にそれらを簡単にクリアすることができる場合は、「早起き」のルーチンに自分自身を強制しないでください。 代わりに、24時間体制で毎日のタスクを計画してください。

シドニー大学ビジネススクールのDr.Stefan Volkは、オフィスの生産性と体内時計の複雑な関係を調査している多くの研究者の1人です。 彼は、私たちの体のリズムには1日を通して複数の高低がありますが、生産性のピーク期間は1つだけであると主張しています。 クロノタイプの外で作業する場合、生産性を向上させるスケジュールは世界にありません。 例えば：

  • 朝のタイプは、電子メール、電話、会議、レビューなど、最も警戒心の強いタスクを実行するという罠に陥る可能性があります。重要なタスクが開始されるまでに、それらはすでにプライムを過ぎています。
  • 朝は重い仕事のためであるというのは長年の誤解であるため、夜のタイプは、できるだけ早く大きな、集中力のあるタスクを実行することを余儀なくされます。 彼らは疲れて集中力を失い、当然のことながら、仕事がだらしなく行われると自分を責めます。

そして、おそらく最も有名なクロノタイプの支持者であるマイケル・ブレウス博士は、あなたの仕事を最大限に活用するために、最初にあなたのタイプを知るようになることを勧めています。

ヒント2：現実的になり、現実的な目標を設定する

私たちは皆、私たちの献身を過大評価するという同じ過ちを犯しました。

たった3日後にキャンディーバーを買うのを見ただけで、誰かが砂糖をやめていると言うのを何回聞いたことがありますか？ そしてそれについて尋ねられると、その人は防御的になり、敗北したと感じ、あきらめたか、来週新たに始めると主張します。 そのため、このサイクルが繰り返されます。

彼らの塩に値するすべての生産性コーチは、特定の目標と簡単に消化できるタスクが進むべき道であるとあなたに言うでしょう。 例えば：

それ以外の：

明日までに5ページのドラフトを書く;

使用してみてください：

午前8時から午前10時トピックを調査する

午前11時〜午後1時最初の2ページを書く

1:15 PM – 3PM次の2ページを書く

午後3時30分から午後4時30分まで最後のページを書いてください。

違いは明らかです。 最初の例は、私たちのほとんどが作業スケジュールにタスクを書き留める方法を示しています。私たちは何をいつまでに行う必要があるかを知っています。 詳細は整理するために残しておきますが、最終的には乱雑でまとまりのないスケジュールになります。

ただし、より大きなタスクをコンポーネントごとに分類すると、すぐに順序が導入されます。 行為だけで、各ステップに必要な時間を計算できます。これは非常に貴重な情報です。

その計算を通して、たとえば、計画したタスクを実行する時間がないことに気付くことができます。 したがって、すぐに委任するか、明日に移動することができます。 しかし、最初の方法を使用した場合、委任または延期するには遅すぎた場合にのみ、そのタスクを実行する時間がないことに気付くでしょう。

他のいくつかの例：

現実的-非現実的-計画

ヒント3：学習プロセスの一環として失敗を受け入れる

前のアドバイスと同じレーンにとどまる–あなたの期待を低く保ちます。

できるだけ早く劇的な変化を期待することは、最初から失敗することです。 代わりに、次の点に注意してください。

  • 最初の週は、スケジュールを調整し、必要な変更を加えることになります。
  • 最初の週の終わりには、進捗状況（成功と失敗の両方）を分析し、来週のスケジュールを変更します。
  • 2週目は、改訂されたスケジュールで作業することを確認します。
  • 第2週の終わりには、進捗状況などを再度分析します。
  • 3週目はさらに改善され、コアの変更が固まります。

そして、それは週ごとに行きます。 あなたが改善のための新しい場所を見るたびに。 新しい問題がポップアップし、スケジュールに影響を与える予期しない状況（個人的な問題、他の人のタスク、休憩日、締め切りの遅れなど）が発生します。

ですから、あなた自身とあなたのスケジュールにもっと寛大になり始めてください。 失敗を正常化します。 そうでなければ、それが完全に反対であるとき、あなたはすべての間違いをあなたが進歩していないというサインとして解釈するでしょう。

ヒント4：あなたが持っている時間の周りにあなたのスケジュールを合わせてください

一般に信じられていることとは反対に、「一日の時間を増やす」方法を探すべきではありません。

私たちは皆24時間あり、それ以上でもそれ以下でもありません。 燃え尽き症候群は、厳格で統制のとれたスケジュールと小さなタスクの無限の自動化がどういうわけか彼らにより多くの時間を与えると考えて、人々が骨の折れる仕事をしている直接の結果です。

あなたがしたいことは、優先順位を付ける方法を学ぶことです。 なぜなら、設定された数のタスクに対して1日の時間が同じであっても、すべてが同じように作成されるわけではないからです。

他のものより重要なものもあれば、完全に排除できるものもあります。

そして、この考え方を適切に採用するには、次のアドバイスを試す必要があります。

ヒント5：優先順位付けを学ぶ

優先順位付けの最も成功した方法の1つは、アイゼンハワーマトリックスです。

これは、目標を達成するために最も重要なタスクと、進行を遅らせるタスクを決定するために使用されるフレームワークです。

アイゼンハワーマトリックスでは、次の4つの基準に基づいてタスクを並べ替えます。

  • 緊急かつ重要–すぐに実行してください（緊急通報、火災、怪我など）
  • 緊急だが重要ではない–誰かに委任する（会議の設定、請求書の支払い、雑用など）
  • 重要だが緊急ではない–後で行う（長期目標）
  • 重要ではなく緊急ではない–排除する（時間の無駄な活動）

タスクの優先順位付けは、次の単純な概略図に従います。

eisenhower-タスク
このグラフなどは、アイゼンハワーマトリックスを使用して日常のタスクを整理する方法に関する詳細なステップバイステップガイドに記載されています。

優先順位がわかれば、整然としたスケジュールを立てやすくなります。 一日を通してあなたのエネルギーレベルを知ることと組み合わせて、あなたはあなたが最も生産的である時間の間に最も優先度の高いタスクを設定することができます。

ヒント6：気晴らしを予測する

気晴らしに対処するさまざまな方法についてよく話し合います。 しかし今回は、気晴らしが発生する前にそれを知り、予測することの重要性を指摘したいと思います。

あなたがあなたの一日の時間をとることを知っている毎日の出来事がたくさんあります。 それらを排除して作業スケジュールに影響を与えないようにするための最良の方法は、それらを早期に準備することです。

いくつかの例：

  • 自宅で働く人は、たとえば、何かを修正する必要がある（配管の電気）という問題に遭遇する可能性がありますが、スケジュールが詰め込まれていると、修理担当者と一緒にいる時間がほとんどまたはまったくありません。 重要性の低い仕事をしているときに来るように頼んだり、あなたの代わりに友人や家族に見てもらうことで、気を散らす準備をすることができます。
  • 一部の人々は、研修生を監督するために勤務時間外に時間を割くように求められます。 気晴らしに備える1つの方法は、質問のために1日に2つの時間枠を研修生に与えることです。 日中は仕事中に質問を集め、待ち合わせの時間になると問題があれば質問することができます。 こうすることで、ピーク時の作業時間に袖に引っ張られることがなくなり、研修生は自分で解決策を見つける時間が与えられます。
  • 特に忙しい日に会議を開いていて、それを委任できない場合は、最後によくある質問を行うことで、会議を短くすることができます。 最も一般的な質問を予測し、すぐに答えます。 次に、未解決の問題について、翌日に別の短い会議をスケジュールできます。

それはすべて、結果として生じるすべての日のあなたの仕事のスケジュールを知ることに帰着します。 すべてのタスクには潜在的な注意散漫が伴うため、事前に準備する方が、その場で防止するよりも便利です。

ヒント7：頭を空にする

キリングスワースとギルバートが研究したように、気晴らしのトピックについては、深刻な不幸を引き起こしているにもかかわらず、脳がどれだけそれらを愛しているかについて話し合う必要があります。 同じ論文は、調査された多くの人々が、心をさまようことと気晴らしが最終的に悲しみ、緊張、そして不十分な感情をもたらすという推測をどのように確認したかについて論じています。

すべての通知をミュートする以外に、ペンと紙を常に脇に置いておくと便利です。 明日のランチの計画や友人とのコーヒーミーティングに頭を悩ませ始めたら、そのペンを持ってすぐに書き留めてください。 昼食のアイデア、またはカフェの会合のチャットのトピックを書き留めます。

それらの考えがあなたの頭の中に残っている限り、それらはそこに浮かんでいて、あなたを仕事から引き離すために時々戻ってくるからです。

同じことが、店で購入する必要のあるもの、送信する必要のある電子メール、連絡する必要のある人、または読むべき記事を覚えている場合にも当てはまります。後で使用するために保存します。

そうでなければ、あなたの脳は、それが発するあらゆる小さな警報に対応することに慣れます。 あなたがそれを知る前に、あなたはその日あなたに何の役にも立たない卑劣な仕事に1時間を費やしました。

ヒント8：重要なものだけを測定する

「測定されるものは管理される」ということわざを聞いたことがあるかもしれません。

しかし、それが間違っていることが証明されていることを知っていましたか？ そして、間違った人に起因することさえありますか？

タイムトラッカーを使用して作業カレンダーを整理するのが大好きです。 彼らは私たちの時間がどこに行ったのか、私たちの一日がどのように進んだのか、そしてどの領域を改善する必要があるのか​​についての詳細な情報を私たちに与えてくれます。 彼らはクライアントに正しく請求するのを助け、私たちがより組織化されるにつれて進捗状況を追跡するためのレポートを作成します。

しかし、より良い毎日のタスクリストを作成する過程で、発生するすべての小さなことに注意を向けたくなることがあります。 5分ごとの休憩、すべての電話、受信トレイの掃除、コーヒーの休憩など。これらの場合、すべての休憩を測定しても、組織がうまくいくわけではありません。

追跡する必要がある最も重要なことは、重要なタスクです。 あなたの長期計画に影響を与えるもの。

今では、仕事のスケジュールで時間の浪費が問題になっていることに気付いたときに、休憩を追跡する必要があります。 しかし、他のすべての意図と目的のために、配管工との電話にどれだけの時間を費やしたかを知ることは、あなたの毎日のワークフローを改善することはほとんどありません。

すべての時間が同じように重要であるとは限らないため、実際に追跡が必要なアクティビティに注意してください。

ヒント9：進捗状況を追跡する

永続的な変化が発生する（そして固執する）ためには、継続する意欲を感じる必要があります。 そして、最高の動機は間違いなくあなたがどこまで来たかを見ることです。 私たちはフィットネスとライフスタイルの写真の前と後に、それらを好きな理由だということ-それは、我々はそれを助けることができない、私たちの血液中です。

良い方向への変化があったことがわかるので、進歩は私たちを押し続けます。 その努力は無駄だとは感じません。

同じことが私たちの生産性にも当てはまります。 デジタルアーティストのコミュニティでは、改善したい特定のことを描くたびに、紙に描かれたゲージを記入するという短い傾向がありました。 そして、1週間、2週間、または1か月の終わりまでに、進捗シートに記入します。

多くの開発者は、ほぼ同じ方法で、進行状況の追跡をゲーム化しています。 毎日の習慣を守り、一定期間後にレポートを提供するのに役立つアプリはたくさんあります。

進捗状況追跡アプリに投資する（または単にスケジュールを追跡することができた毎日に注意する）ことは、モチベーションにプラスの効果をもたらします。

ここClockifyでは、進捗状況を正確に測定するために追跡できる、または追跡する必要があるものを詳細に説明する29のベストタイムトラッキングプラクティスのリストをまとめました。

ヒント10：変更を徐々に導入する

どのような変更を採用する場合でも、徐々に変更し、一定期間にわたって変更するようにしてください。 自分自身に現実的な目標と期待を設定すること、そして圧倒されるのがいかに簡単かについての議論を覚えておいてください。

あなたが試したい1つの習慣から始めてください。 たとえば、最初の1週間だけで、次のいずれかを組み込むことができます。

  • 最も要求の厳しいタスクをすべて、午前10時と午後2時前、昼食前にシフトします。
  • やることリストを毎日5〜10のタスクに減らします。
  • 優先順位を整理し、それに合わせてスケジュールを調整するなど。

これらのいずれかが生産性シフトの良いスタートになります。 ただし、3つすべてを同時に実行すると、過負荷になります。 単一の変更に焦点を合わせると、それが本当に前向きな変更を行うかどうかを追跡および測定するのが簡単になるためです。 さらに、注意を払うことが少ないほど、やる気を維持するのが簡単になります。

持ち帰り

作業タスクの整理が上手になるのはかなり早いですが、スキルを習得するには時間がかかります。 覚えておくべき重要なことは、あなたに特に適したフレームワークまたは方法を見つけることです。 そして、それが何週間もの試行錯誤を経る必要があることを意味するなら、それはうまくいかないアプローチの迅速な破棄を可能にするので、それは良いことです。 頑固に固執する代わりに、問題はあなただと思って、完璧なものが見つかるまで他の人を試すことができます。

したがって、最善のアドバイスは、これらのヒントにチャンスを与え、それらをガイドとして使用して1つの正しい方法を見つけ、作業を無限に楽にすることです。