月曜日の動機：実際に機能するイベント計画の電子メールアウトリーチテンプレートとヒント

電子メールを使用して、さらに素晴らしい予算を持っている素晴らしいクライアントとイベント計画名簿を積み重ねる準備はできていますか？ 経験豊富なイベントプランナーのためのこれらのヒントと例は、関係の構築、契約の獲得、オンラインでのネットワーキングについてのより深い洞察を提供するはずです。

20イベント計画メールのベストプラクティスのヒント

これらの戦略を使用して、最初の試行でオープン率と応答率を最大化し、イベント計画ビジネスの電子メールアドレスがスパムとしてラベル付けされないようにします。

始める前の簡単なヒント：アカウントではなくメールアドレスの言い方に注目してください。 イベントプランニングの商号を別のプロバイダーに持っていったとしても、通常の日常の連絡先や既存のクライアントにメッセージを伝えるのに問題があります。 ただし、ここに記載されている予防措置を講じている限り、問題はありません。

1.最初の10〜20通の電子メールに対して完全に一意のメッセージを作成して、アカウントをウォームアップします。

そうしないと、電子メールアカウントにスパムのフラ​​グが付けられるリスクがあります。 ただし、それぞれにテンプレートを使用することで、時間を節約できます。 テンプレート内に書き込む各文が受信者に完全に固有であること、および各文を送信する時刻を変更することを確認してください。

2.時間をかけて送信する送信メールの量を徐々に増やして、スパムフィルターを回避します。

異常な動作（毎日同時に数十通の電子メールを送信するなど）のあるアカウントは、すぐにシャットダウンされます。 あなたの電子メールプロバイダーを幸せに保つことは、毎日、1日あたり1つか2つの電子メールだけを送ることから始めることです。 目標に到達するまで、隔週で1日あたり2〜3メッセージずつ増やします。

3.見込み客があなたとの直接の約束を予約できるように、常にデジタルカレンダーへのリンクを含めます。

まだ気に入っているアプリがない場合は、これらの高評価の予約スケジュールアプリを試してみてください。

4.メールの件名は常に会話形式で、10語未満にする必要があります。

件名の品質によって、メールが開かれるかゴミ箱に捨てられるかが決まります。 短くて甘くて個人的なものは、あなたがコンピュータプログラムではなく人であることを読者に安心させるのに役立ちます。

5.メールプロスペクティングツールを使用して、バウンスバックが多すぎないようにします。

（何らかの理由で）返送される電子メールを大量に送信すると、電子メールアドレスが禁止される可能性もあります。 したがって、送信を押す前に、VoilaNorbertやHunter.ioなどのアプリを介して各連絡先を実行します。 彼らは、より最新の別のアドレスを提案することさえあります。

6.メールを送信する時間帯にとらわれないでください。代わりに、一貫性を保つことに重点を置いてください。

はい、火曜日の朝または水曜日の午後にメールを送信すると、誰かに連絡して返信を受け取ることができます。 しかし、これらの主張を取り巻くデータは、個々の職業のスケジュールの習慣、業界による違い、または受信者の平均年齢範囲を考慮していません。 ですから、いつやらなければならないかに関係なく、アウトリーチを習慣にするだけです。

7.送信するメッセージごとに少なくとも1回はフォローアップするように計画します。

そして、あなたがさらに野心を感じているなら、ドリップキャンペーンはさらに良いでしょう。

8.公式の紹介メールには3文以下を使用してください。

これは、メッセージをざっと読むだけの忙しい企業クライアントに連絡しようとしている場合に特に当てはまります。 急いでいる可能性があると思われる場合は、「イベントプランナー」というタイトルとCTAを太字にして、目立つようにしてください。

9.ビジネスの詳細とポートフォリオのリンクを記載した専門的な電子メール署名を追加します。

Wisestampは、見栄えがよく、カスタマイズ可能な無料バージョンを提供しています。 写真、メールアドレス、電話番号、ウェブサイトへのリンクを含めてください。

10. CTAについては、受信者に探索的会議を設定するように依頼します。

あなたの電子メールのポイントは、彼らの注意を引き、彼らがあなたを必要としているかどうかを確認し、（彼らが必要としていると仮定して）遅かれ早かれ次のステップに進むことです。

11.各受信者の会社のWebサイトのコピーのトーンとスタイルを独自のメッセージに反映します。

それはあなたが文字通り言語を話しているように感じるのであなたが話している人があなたに関係するのを助ける人気のある販売テクニックです。

12.売り込みではなく、対話の作成を目指します。

そのための最善の方法は、1文のイントロ（あなたが誰であるか、何をするか、なぜ接続しようと思ったか）から始めて、特定の質問でフォローアップすることです。 たとえば、イベントを計画する人が必要かどうかを尋ねるのは一般的すぎますが、来年の年次ロードショーの戦略を作成するために経験豊富なイベントプランナーが必要かどうかを尋ねることは、どこにいても新しいビジネスを急いで行う以上のことに興味があることを証明します。それを見つけることができます。

13.テキストが会話的で現実に忠実に聞こえることを確認します。

今は過度にフォーマルまたは礼儀正しくする時ではありません。 あなたが彼らのオフィスでこの人を歩いたとしたら、あなたは彼らに何と言いますか？ これを使用して、メッセージの本文の書き方を決定します。

14.メールを送信した相手に遅れないようにGoogleアラートを設定します。

すぐに返答がない場合でも、プロモーション、新しい投資ファンド、または発表されたらすぐに発売される製品を祝福することで、時間をかけて関係を築くことができます。

15.リンクを送信する場合は、リンクが埋め込まれていることを確認してください。

それはより専門的に見え、フラグが立てられる可能性は低くなります。

16.メールのマージをスキップし、メッセージに名前または詳細を手動で入力します。

書式設定がめちゃくちゃになると、みんなの口に悪い味が残ります。 「サラ」と入力する時間がなかったという理由だけで、潜在的なイベント計画クライアントのリードを燃やすリスクを冒さないでください。

17.提供しているものが実際に会社または個人に関連していることを確認してください。

その年の会社のイベントカレンダーを確認するために5分かかります。 または、プライベートイベントに焦点を当てている場合は、事前にソーシャルメディアをチェックして、名前に顔を向けてください。

18.すべての受信者に対してパーソナライズされたランディングページピッチを作成します。

これは、埋め込みリンクとして機能します。 ランディングページを使用すると、電子メールの効果を簡単に追跡し、ニーズに合わせた追加の詳細を提供できます。

19.電子メール分析ソフトウェアを使用して、件名とリンクのクリック率を追跡します。

イベントプランナーのためのこれらのキラーメール追跡ツールは、あなたがすぐにあなたの戦略を改善するのを助けます。

20.あなたが彼らのビジネスを本当に理解しているあなたの見込み客を示すいくつかの業界特有の知識を振りかけます。

彼らのトップのライバル、彼らの業界で人気のあるイベント、彼らが最近公開したブログやソーシャルメディアの投稿、またはあなたがLinkedInでフォローしているニッチなインフルエンサーを参照して、メッセージにさらに個人的な感触を与えてください。

5つの特定の電子メールテンプレートとその使用方法

あなたのアプローチは常にあなたが受信者と持っている関係に基づいているべきです。 しかし、あなたがお互いをどれほどよく知っていても（もしあったとしても）、彼らのビジネスを上陸させる方法はたくさんあります。

1.あなたはこの人に会ったことがなく、彼らはあなたが誰であるかを知りません

こんにちは[名]、

私の名前は[あなたの名前]です。私は[受信者に最も関連するイベントタイプまたはイベントニッチ]を専門とする経験豊富なイベントプランナーです。 私は[あなたのウェブサイトを見ました/この会議からのあなたのスピーチを見ました/あなたがそれらを周辺的に知っている他の方法で] –あなたまたは[ブランド名、該当する場合]はすぐに[イベントタイプ]を計画する助けが必要ですか？

はいの場合は、このリンクをたどって、今週または来週に5分間の簡単な電話をスケジュールして、会話を続けてください。

本当にありがとう、

[あなたの名前]

なぜそれが機能するのか：

それはあなたが誰であるか、あなたが何をするか、あなたが彼らをどのように知っているか（本当に「彼らを知らなくても」）、なぜあなたが彼らに具体的に電子メールを送るのか、そしてボールを転がすために必要な次のステップを説明します。

考慮事項：

• あなたがブランドと個人的なつながりを持っているなら（あなたは彼らの製品を使った、彼らのバイラルビデオはあなたの一日を作った、あなたは彼らのスタイルが好きだ）、それをあなたの「あなたが彼らを知る方法」として使ってください。
• プライベートイベントのクライアントにメッセージを送る場合は、誰があなたを紹介したのか、具体的にはなぜあなたが彼らを愛しているのか（おそらく彼らはあなたが挨拶するのが大好きな隣人か、最高のバナナマフィンを焼く友人）に焦点を当てて、2人をすぐに結び付けますゲート。

2.あなたはプロのイベントで合格に会いました

ねえ[名]、

[イベント]で私を覚えているかどうかはわかりませんが、私は[イベント企画会社名]のオーナーである[名]です。 あなたは[会話を参照]と言いました–これについてまだ何か助けが必要ですか？

もしそうなら、私はすぐに接続したいと思います。 私の署名のリンクを使用して、あなたに最適な時間をスケジュールします。

乾杯、

[あなたの名前]

なぜそれが機能するのか：

あなたの最後の出会いについての特定の情報を参照することは、彼らがあなたを思い出すのに役立ちます。 そして、彼らがそうしなかったとしても、それはあなたが実際に彼らに会い、彼らに卑劣な戦術を試みていないことを証明する良い方法です。

考慮事項：

• あなたが認識できるように、あなたの電子メールの署名とアカウントのプロフィールの写真が最新のものであることを確認してください。 あなたが最初に会ってからあなたの外見を大きく変えていない限り。 その場合は、最初に握手したような写真を使用していることを確認してください。
• 最初の会話がプロの会話よりも個人的な生活に関するものであった場合は、先に進んで、子供のサッカーの試合や最近のペットの養子縁組についてフォローアップしてください。 次に、イベント計画サービスについて連絡していることを伝えます。

3.あなたは遠くから彼らの仕事を賞賛してきました

こんにちは[名]、

私はあなたの[会社名]の仕事の大ファンです。 私は[あなたが愛するもの]とあなたが[あなたが実際にそれを知っていることを証明し、あなたがそれを働かせることができれば-業界の知識を少し披露する彼らの仕事についての具体的な詳細]をどのように愛しています。

すぐにチームに参加する経験豊富なイベントプランナーをお探しですか？ もしそうなら、私はコラボレーションする機会が大好きです！ どちらの方法でも教えてください。

御時間ありがとうございます、

[あなたの下の名前]

なぜそれが機能するのか：

空のお世辞は社会的に嫌われていますが、この特定のニッチでの高度な知識のデモンストレーションでバックアップされたレーザーに焦点を当てた褒め言葉は、プロレベルのコールドメールの習得です。

考慮事項：

• このテンプレートは、マーケティング部門またはイベント部門の採用決定を行う人に最適です。
• あなたが本当にあなたが言っていることを意味する場合にのみ、このアプローチを使用してください。

4.共通の誰かがいます

ねえ[名]、

私は[人名]の[親友/同僚/人間関係のタイプ]です。 彼らはあなたがあなたの次の[イベントタイプ]のために経験豊富なイベントプランナーを探していると言い、私たちが接続するべきだと言いました。 興味のある方は、こちらからお気軽に電話でお問い合わせください。

どちらにせよ、ありがとう

[あなたの下の名前]

なぜそれが機能するのか：

口コミによる紹介は、フリーランサーにとって最も収益性の高いリソースであるため、この単純なアプローチは成功する可能性が高くなります。 2人の接続方法から始めて、トーンを設定します。メールプレビューに表示されるため、アドレスを認識できない場合にメッセージがゴミ箱に移動するのを防ぎます。

考慮事項：

• LinkedInやFacebookなどのサイトで相互接続を参照することもできます。
• （物理的またはデジタルの領域で）共通の人物が1人もいない場合でも、共通の興味、趣味、または故郷から引っ張ってください。共通の人が行う可能性のあるほとんどすべてのことを実行できます。

5.実際に彼らと一緒に仕事をしたことがありますが、しばらく経ちました

こんにちは[名]、

[お互いをどのように知っているか]から私を覚えていますか？ [最後に話してからの時間枠]を過去に過ごしたことを願っています。 イベントプランナーとしての経験が増えた今、ポートフォリオを拡大し、好きな人がマーケティングや販売の目標を達成できるように支援する方法を探しています。

私がお手伝いできる今後のイベントがある場合（または単に追いつきたい場合でも）、今週または来週のいつか、コーヒーを飲みに会ったり、電話で話したりしたいと思います！

すぐチャットする、

[ファーストネーム]

なぜそれが機能するのか：

このテンプレートは、個人的なトピックと専門的なトピックのバランスをとることにより、読者が関係に集中できるようにします。

考慮事項：

• この人に最善のサービスを提供し、間違いを犯すことはできないという考え方から、このコミュニケーションにアプローチしてください。
• 連絡が途絶えた人に手を差し伸べると、少し神経質になりますが、彼らはあなたからの連絡を聞いて本当に驚いて喜んでいる可能性があるので、ぜひ試してみる価値があります。

あなたはイベントプランナーのための電子メールアウトリーチの芸術をマスターしました！

イベントプランニングビジネスを多様化して成長させる時期かどうかまだわからない場合は、紹介を収集し続け、次に何をすべきかを決定する間、戦略的パートナーシップのマーケティング戦術に足を踏み入れてください。