ビデオを使用してリモートチームを調整するためのガイド

2020年は誰もが計画した通りにはならなかったと言っても過言ではありません。 また、多くの企業にとって、今年の成果の1つの意味は、一部、ほとんど、またはすべての従業員がリモートで作業していることです。 しかし、これは就業日にとって何を意味するのでしょうか？ コラボレーションと委任のために？ 企業文化と従業員の士気のために？

私たちのほとんどは、過去数か月にわたってこれらのトピックの多くをカバーする記事を見てきました。 多くの専門家やビジネスリーダーの間のコンセンサスは、仕事や企業文化に苦しむ必要はないが、チームが離れた場所からより効果的に協力できるようにシステムを導入する必要があるというものです。 対面での作業からリモート作業への移行は必ずしもシームレスではありません。COVIDと戦うためにリモートで移動するという急いでいる性質を考えると、これは特に当てはまります。

プロセスをよりシームレスにするために実装できるツールの1つは、ビデオコンテンツです。 企業がビデオを使用して、突然のリモートワークシフトに伴うことが多い4つの課題を軽減する方法を詳しく見てみましょう。

ビデオを使用してプロジェクトを前進させる

従業員は他のチームメンバーの作業をあまり把握していないため、リモートワークは困難な場合があります。 マネージャーのほとんどのハンズオフでさえ、特定のプロジェクトのステータスをチェックインするのが難しいため、部門のプロジェクトを監視するのが難しいことに気付くかもしれません。

これの一部は、リモートの作業環境、特に新しい環境では、通常、迅速でカジュアルな会話がほとんど排除されるという事実によるものです。 オフィスでは、コーヒーを補充しているときにチームメイトを追い越して、プロジェクトの次のステップやタイムラインについて簡単に話し合うことができます。 または、会議に向かって歩いているときに、すれ違うと、「ねえ、数時間以内にその成果物を受け取ります」のように言うかもしれません。 これらのカジュアルな更新は、より自然に就業日に組み込まれるため、より頻繁に発生します。

ビデオはこれらのギャップを埋めるのに役立ちます。 多くの企業は、リモートワークに移行するとき、または一部の従業員がオフィスにいて他の従業員がリモートで作業している場合でも、ビデオ会議をより定期的に組み込んでいます。

ここで重要なのは、特にそれらの会議がすべてプロジェクトの更新を監視するためだけのものである場合、会議と仕事を積み重ねることも答えではないということです。 このヒントを実装するための正しいアプローチは、組織の構造とチームメンバーの特定のニーズによって異なる場合がありますが、ここでは、いくつかの実証済みの方法を検討する必要があります。

オプション1：クイックビデオミーティングで毎日の仕事を始める

このオプションは、会議の時間によって就業日が中断されることを望まないが、定期的な更新を重視するチームに最適です。 これらの会議を15分以内に保ち、各人が特定の瞬間に取り組んでいることをチームに可視化することに重点を置きます。

これはマイクロマネジメントの戦術を意図したものではないことに注意してください。そのため、従業員に1日の過ごし方を実況で教えてもらうように依頼しないでください。 代わりに、共同プロジェクトで誰が次のステップを踏むかを追跡し、各チームメンバーがプロジェクトを進めるための帯域幅を評価します。

たとえば、1人のチームメンバーが1日中個人的なタスクに専念する場合、チームの他のメンバーは、その人からのアクションアイテムが遅れる可能性があることを理解できます。 または、あるチームメンバーが午前中までに別のチームメンバーに作業を渡す準備ができている場合、両方の人がその時間枠がどのように見えるかを知って、より効果的に日々の計画を立てることができます。

このアプローチを使用することにより、1日のほとんどは単独作業のために保護されますが、プロジェクトがどこにあるのか、または前進するために何をすべきかについて不確実な1営業日しか発生しないようにコミュニケーションが維持されます。

オプション2：必要に応じてビデオ会議を呼び出すようにチームメンバーを奨励する

このオプションは、比較的自律的であるが、プロジェクトを前進させるために時々コラボレーションまたはガイダンスを必要とするチームに適しています。 このシナリオでは、全員が個別に作業し、定期的にスケジュールされた会議はありませんが、各チームメンバーは、停滞が発生したときにいつでもビデオ会議を呼び出すことができると感じています。

これにより、個々の作業の1週間の作業のほとんどが維持されますが、チーム全体で話し合うためのアクションアイテムが発生したときに、プロジェクトが妨げられないようにすることもできます。

ここでの1つの注意点は、このオプションには特定のタイプのチームが必要なことです。 従業員一人ひとりが、会議に電話してグループの意見を求めることを本当に快適に感じる必要があります。 そのアクションの周りに不快感がある場合、このシステムが回避しようとする遅延はとにかく発生します。

オプション3：マイルストーンに到達するたびにビデオ会議をスケジュールすることを計画する

オプション＃3はオプション＃2に似ていますが、次の会議/チェックポイントがいつ発生するかを知りたいチームのために、少し前もって計画されたスケジュールを提供します。 この状況では、チームはプロジェクトをコラボレーションを必要とするマイルストーンに分解します。 各マイルストーンは、グループが前進するための詳細について話し合うために再集会する必要がある瞬間を表す必要があるという考えです。 これは、これまでに行われた作業を全員が確認する必要がある場合、前進するための手順が不明確になった場合、または経営陣の承認が必要な場合に発生する可能性があります。

これらのマイルストーンが特定されたら、それぞれに到達したときにビデオ会議を開くことを計画します。 つまり、チームメンバーは、日時に関して次の会議がいつ行われるかを正確に知る必要はありませんが、次の会議の前に何を行う必要があるかについて全員が同じページに表示されます。 マイルストーンの合間には、コラボレーションの欠如にとらわれることなく、誰もが自律的に作業できるようにする必要があります。 （そうでない場合は、このオプションを最初の2つのアプローチのいずれかと組み合わせて、日常の可視性を高めることができます。）

ビデオを使用して目標を調整する

会社の目標（または部門の目標）に沿ってチームを調整することは、遠隔地の世界では特に困難な場合があります。 さらに、COVID-19の真っ只中で、規制や安全上の懸念が変化し続けているため、多くの企業や部門の目標が一瞬のうちに変化しています。

ビデオは、バイインを最大化しながら、これらの目標に沿ってチームを調整するための優れた方法です。 一元化された会社の場所がないと、従業員は会社の目標とのつながりが不足していると感じることがあります。 結局のところ、あなたがより大きな目的のための原動力であると感じることは、そのより大きな目的が何であるかと物理的に関連していると感じずに難しいかもしれません。

ビデオは、目標を説明し、それを各従業員に個人的に感じているという確率を上げるための媒体を可能にすることにより、このギャップを埋めます。 全社的な電子メールまたはSlackメッセージには、通常、ビデオメッセージのようにチームを刺激して調整する力​​がありません。 全員が会社の目標に向かって一緒に取り組むことがこれまで以上に重要であるときに、これを有利に使用してください。

ロジスティック的には、この目的のビデオは、事前に録画することも、ライブ（ビデオハングアウトのように）することもできます。 事前に録画されたビデオは、次の四半期の販売目標を明らかにするアニメーションビデオ、部門のプロジェクト目標に対処するCEOからの個人的なメッセージ、またはその間のあらゆる方向に進む可能性があります。

重要なのは、ビデオは、チームメートが目標について抱く可能性のある質問に答える必要があり、各従業員が自分の使命に確実につながるように、できるだけ本物で個人的なものであると感じる必要があるということです。

ビデオを使用して企業文化を維持する

懐疑論者がリモートワーク環境に対して行う最も一般的な議論の1つは、リモートワークフォースには企業文化が存在できないというものです。 ありがたいことに、これは真実ではありません！ 従業員がリモートで作業する場合、企業文化を維持するためにより多くの労力がかかることは事実ですが、その努力に投資することは可能であり、それだけの価値があります。

リモートの従業員で企業文化を維持する1つの方法は、ビデオを使用することです。 文化の保存が目標である場合、ビデオはあなたの会社に個性を取り戻すための素晴らしい方法です。 ビデオがなければ、会社全体で行われているあいまいな作業は、実際には、それぞれが独自の個性、才能、癖、ストーリーを持っている多くの個人の努力を表していることを忘れがちです。

ビデオは、リモートの従業員がこの個人レベルで接続するのに役立ちます。 それは、人間の要素を、しばしば人間のタッチを欠いている日常生活に戻します。

ここでも、事前に録画されたビデオとライブビデオの両方がうまく機能します。 事前に録画されたビデオには、経営陣からのメッセージ、会社の使命や価値観についての議論、さらには炉辺談話や専門能力開発セッションなどの特典が含まれる場合があります。

ライブビデオは、個人間の信頼関係を築くのに役立ちます。 いくつかのアイデアには、ライブメンターシップチャット、全社的なビデオハッピーアワー、雑学クイズ、または部門やチーム間での挨拶が含まれる場合があります。 人々がお互いに、そして会社とのつながりをより強く感じさせるビデオの実行は、勝利です。

ビデオを使用して創造的思考を奨励する

最後に、リモートワークはまた、既成概念にとらわれずに考えることをより困難にする可能性があります。 会社のブレーンストーミングセッションのために大きな会議テーブルの周りに座ったことがあるなら、私たちが何について話しているか知っているでしょう。 ブレーンストーミングは通常、非常に対面での活動のように感じられます。また、リモートの従業員が日常業務に集中しているため、ブレーンストーミングの会話をリモートで行う時間を確保するのは不自然に感じることがあります。

ただし、リモートであることにより、これらの会話はさらに重要になり、ビデオによってロジスティック的に可能になります。 ブレーンストーミング用に特別に設計されたアドオンを備えたビデオ会議ソフトウェアオプションが多数あり、マインドマップや仮想ホワイトボードなどのツールがすべてのデバイスで共有されています。

仮想要素はまた、一部の人々に発言する力をより強く感じさせることができます。 これには2つの理由があります。 1つは、ビデオハングアウトでは、インターフェイスの性質により、誰もが平等であるという感情がもたらされることです。 その正方形がCEOを表すか夏のインターンを表すかにかかわらず、各人は画面上の1つの正方形にすぎません。 これは、誰かが共有するのを妨げる可能性のあるいくつかの社内政治を緩和するのに役立ちます。

第二に、本質的により穏やかに話されている多くの人々は、スクリーンの避難所によって力を与えられていると感じるかもしれません。 会議の席で直接会わないことで、一部の従業員は、オフィスで発言しないことを選択した可能性のある、すぐに使用できるアイデアを共有することに抵抗を感じることがありません。

最終的には、次の数か月で何がもたらされるかは誰にもわかりません。 ただし、この期間中（または常に！）にオフィスでリモートで作業することを選択した場合は、これらのヒントを使用して、ビデオを方程式に組み込むことができるさまざまな方法を検討してください。 私たちは、ビデオがその仕事に適したツールであると確信しています。