生産性の高いコンテンツチームの30の習慣[インフォグラフィック]
公開: 2020-12-22生産性の鍵、つまり魔法のように夜と週末を取り戻す鍵をお渡しできたら、どのようになると思いますか? 私はあなたがワークフローを想像しないだろうと推測しています。
それでも、Workfrontの企業マーケティングディレクターであるHeather Hurstと、今年のContentTECHセッションでこのトピックを発表したHeinzMarketingの社長兼創設者であるMattHeinzによると、ワークフローによって夜間や週末が奪われる可能性があります。
コンテンツマーケティングワークフロー
コンテンツマーケティングワークフローの段階は次のようになります。
- コンテンツのアイデアを開発する
- コンテンツ開発を優先する
- 作成する
- 整理して保存する
- 公開して宣伝する
コンテンツチームがこれらの段階を進むと、情報はスプレッドシートから電子メール、Word文書、そしてまた戻ってくることがよくあります。 非効率性がたくさんあり、チームメンバーは自分たちが欲求不満、過労、過小評価、非生産的であると感じています。
HeatherとMattが説明した30の習慣を採用することで、ワークフローを改善して次のような結果を得ることができます。
- 仕事に費やす夜と週末が少なくなります
- より成功した予算要求
- サイロ全体での取り組みの調整
- チームの可視性と評価の向上
- 簡素化された承認プロセス
コンテンツマーケティングの秘密のソース? 良いワークフロー
1.コンテンツのアイデアをどこでも探します
コンテンツを作成しない人も含め、組織内のすべての人にアイデアを提出するように促します。
「多くの人がどこでもっとアイデアを得るのか疑問に思っているのを耳にします」とマットは言います。 「ターゲットオーディエンスが誰であるかに基づいている場合は、どこでもコンテンツのインスピレーションを見つけることができます。 あなたの脳は正しい情報をフィルタリングします。」
ヘザーとマットがインスピレーションを探すことを提案する場所は次のとおりです。
- お客様の声
- あなたが読んだすべて
- あなたが同意しない人々
- 顧客対応チーム(販売、顧客サービス)
- トレードプレス
- 会議、パネル、ウェビナー
- Twitterハッシュタグ
- LinkedInの回答
- ニュース
- あなたがばかげていると思うもの
最後のものが私のお気に入りです。 あなたの潜在的な顧客は愚かなアドバイスを受けていますか? それはあなたに叫んでいるコンテンツのアイデアです。
ばかげていると思うものも含めて、どこでも#contentのアイデアを探してください。 @ heinzmarketing&@ hehurstクリックしてツイート2.コンテンツをリクエストするためのプロセスを確立します
人々がコンテンツを要求する(またはコンテンツのアイデアを共有する)ためのプロセスを作成します。 たとえば、専用の電子メールアドレス、Webフォーム、または作業管理ツールを使用できます。 プロセスを文書化し、全員がそれを理解していることを確認し、全員がそれに従うように要求します。
3.プロセス所有者を選択します
要求されたコンテンツのプロセスを管理する担当者を1人指定します。 これ自体が、非効率的で複雑なプロセスを簡単なプロセスに変える可能性があります。 「プロセスの所有者は必ずしも多くの作業を行う必要はありません」とマットは言います。 所有者はアイデアが入ってくるとそれを分類して整理し、編集チームのレビュータスクを簡素化します。
4.各リクエストにクリエイティブブリーフを含めます
すべてのコンテンツリクエストに、インパクトのあるコンテンツを作成するために必要な背景情報をコンテンツチームに提供するクリエイティブブリーフを含める必要があります。 クリエイティブブリーフは、Katie DelAngelによって最近次のように説明された短いドキュメントです。
「これは通常、チーム(コピーライター、デザイナー、クライアントの利害関係者、および関係者全員)がそれぞれ(コンテンツの一部)の高レベルの目標を理解するのに役立つ1ページです。
「コンテンツブリーフは、伝達する情報に関する整合性を確保し、その情報(大きなコピーブロックや埋め込みビデオなど)を提示する方法の提案を提供し、コンテンツ作成のガイダンスを提供し、情報に基づいたワイヤーフレームと設計プロセスをサポートします。」
すべてのタイプのコンテンツで機能するコンテンツブリーフのテンプレートを提供します。 テンプレートを微調整して、チームが必要とするすべてのものを含めますが、それ以上は含めません。 「クリエイティブブリーフをシンプルに保つことと、適切なビジネス上の意思決定を行うために十分な情報を取得することのバランスを取る必要があります」とヘザー氏は言います。
クリエイティブブリーフがどのように見えるかの例については、Katieの記事「マーケターのためのコンテンツ戦略スターターキット」を参照してください。
5.各リクエストのビジネス目標を特定します
各コンテンツのアイデアをビジネス目標に結び付けるように要求者に依頼します。 (Joe Pulizziは、コンテンツマーケティングのこれら4つの目標を検討することを提案しています。)コンテンツは収益を促進しますか? そうでない場合、そのコンテンツはどのように役立ちますか? どのような効果があり、その効果をどのように測定できますか?
たとえば、人々にあなたのブログをより頻繁に読んでもらうための良いブログ投稿を期待するかもしれません。 たぶん、1つのコンテンツがリードを生み出したり、営業チームがポイントをより効率的に伝えて人々が購入する可能性を高めることができるようにします。
Mattは、コンテンツを作成および使用する人々がその意図された目的とビジネス価値を理解できるように、送信する各コンテンツ要求の望ましい結果を明確にするように要求者に依頼することを提案します。 ヘザーは同意し、次のように付け加えています。「それは収益だけではありません。 それは、あなたが設定している目標に合わせるということです。」
6.各リクエストのコンテキストを取得します
すべてのコンテンツは、視聴者に注意を払う価値のある何かを提供する以上のことを行う必要があります。 ヘザーが言うように、「コンテンツ要求はすべて、より大きな企業戦略またはマーケティング戦略にロールアップする必要があります。」
#Contentリクエストはすべて、より大きな企業戦略またはマーケティング戦略にロールアップする必要があると@hehurstは言います。 クリックしてツイートリクエスターに次のような質問をします。このコンテンツはどのようにターゲティングする必要がありますか? このコンテンツはどのような状況で影響を及ぼしますか? 既存のコンテンツとどのように適合しますか? それは私たちの戦略をどのようにサポートしますか? 全体像を把握するために何を尋ねる必要があるかを尋ねます。
7.コンテンツ配信戦略を確立する
各コンテンツがどのように配布されるかを早期に把握します。 「そのコンテンツがどのようにフィールドに入るのかについて推測しないでください」とマットは言います。 各ピースの配布を担当する人(おそらく営業チームやその他の顧客対応チーム)が、なぜそれを行っているのかを知っていることを確認してください。
「私たちは皆、コンテンツが営業会議で紹介され、電子メールで配布されるのを見てきました」とマットは言います。 「そして、誰もがそれを忘れます。」
「それはただエーテルに出て行きます」とヘザーは付け加えます。
コンテンツの開発に着手する前に、コンテンツの正常な配布に関連するコストとリソースについて検討してください。 あなたの流通戦略があなたの予算とあなたの人々に合っていることを確認してください。
トラフィックを促進するためのコンテンツ配信戦略とツール
8.必要なすべてのコンテンツタイプとフォーマットを特定します
コンテンツの目標をサポートするために必要となるすべてのフォーマットとすべてのタイプのコンテンツについて考えてください。 たとえば、ヘザーは次のように述べています。「セールスキックオフで新しいパンフレットや新しいスライドデッキを展開する場合、バックアップするためにいくつかのことが必要になる場合があります。 営業部門の周りに看板が必要な場合もあれば、フォローアップメールやイネーブルメントチームの追加トレーニングが必要な場合もあります。」
ソーシャルメディアの画像が必要ですか? ブログ投稿? インフォグラフィック? ランディングページ? ビデオ? 成功するために必要なすべての形式と種類のコンテンツを特定します。
9.すべてのコンテンツリクエストに優先順位を付ける
すべてのコンテンツリクエストを同等に扱わないでください。 「誰かが電子メールに感嘆符を付けたからといって、そのアイデアが重要であるとは限りません」とマットは言います。 「すべてをすぐに終わらせることはできません。 すべてを成し遂げることはできません、期間。」
特にチームが小さく、リソースが限られている場合は、優先順位を付けるためのシステムを確立します。 優先リストを定期的に調べてください。 たまたま目の前にあるから、または誰かが叫んだからといって、プロジェクトを実行しないでください。 各コンテンツが与える可能性のある影響と、タイミングがその影響に影響を与える可能性のある程度を考慮してください。
10.再利用を計画する
コンテンツを作成する前に、それを再利用する機会を想像してください。 たとえば、独立したピースのセット(ブログの投稿など)を作成し、後でそれを大きなピース(本のような)にフィードして独自に配布することができます。 または、別の方向に進んで大きなピース(調査レポートなど)を作成し、後でそれをパーツ(インフォグラフィックなど)に分割して個別に使用することもできます。
11.コミットできる作業量を把握する
サポートするビジネスの部分を特定します。 あなたの焦点を選択してください。 内部顧客が誰で、誰でないかを決定します。
次に、ビジネスのこれらの部分に時間をどのように割り当てるかを自問してください。 半分の時間で需要創出をサポートし、半分の時間で営業活動をサポートしていますか? 需要創出、顧客マーケティング、認知度、採用の間で時間を分けていますか? 「必ずしも時間を均等に分割する必要はありません」とマットは言います。 「それは微妙なゲームです。」
あなたがどのようにあなたの時間を割り当てているかをみんなに知らせてください。 「その明快さは、プロセスに非常に多くの効率を追加します」とマットは言います。
12.アドホックリクエストを一貫して処理する
予期しないことを考慮に入れてください。 「アドホックなリクエストがあなたに届きます」とHeather氏は述べています。 「一部のコンテンツチームは、ほとんどの時間を緊急プロジェクトに費やしており、優先順位の高い作業に取り掛かることはほとんどありません。」
アドホックリクエスト(別名ファイアドリル)の処理方法に関するルールを設定することを検討してください。 たとえば、一部のアジャイルコンテンツチームは、一度に1つのアドホックリクエストのみを処理することを許可しています。
「あなたはいつも言う贅沢を持っているとは限らないかもしれません」ごめんなさい。 私たちはすでに1つに取り組んでいます。 別のものを取ることはできません」とヘザーは言います。 それでも、プロセスが必要です。 チームが一度に取るアドホックリクエストの数と、必要に応じて優先順位を変更する方法を決定します。
次に、あなたが決定したことを全員に知らせます。 アドホックリクエストの数を減らし、戦略を軌道に乗せ、コンテンツチームが燃え尽き症候群を回避できるようにします。
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13.リクエストの優先順位付け方法を文書化します
チームがリクエストに優先順位を付ける方法を文書化し、文書化された方法を関係者全員と共有します。 「ファイアドリルであなたのところに来る人には少しペナルティを課してください」とヘザーは提案します。 マットは同意します:
私がマイクロソフトのプロジェクトを行っているPR代理店で働いていたとき、法的なレビューや他のすべての人を含め、マイクロソフトのレビューには一定の時間が許可されていました。 2日または1日でレビューを完了する必要がある場合は、急いで物事にお金を払いました。 あなたのマーケティング予算から出てきた文字通りのコストがありました。
14.リクエスターに一貫して応答する
リクエスターに常に情報を提供してください。 人々があなたにコンテンツリクエストを送信した後、そのリクエストがブラックホールに消えないようにしてください(リクエスターの観点から)。最終的には奇跡が発生し、コンテンツの一部が飛び出します。
「人々は継続的な更新を望んでいます」とヘザーは言います。「彼らは何が起こっているのか知りたいのです。 彼らは、コンテンツのアイデアがリクエストキューのどこに行き着いたのか知りたいのです。」
リクエスターと通信するためのプロセスを確立します。 あなたが彼らのアイデアを拒否したとき、あなたが彼らのアイデアを受け入れたとき、そしてあなたがより多くの情報を必要とするとき、彼らに知らせてください。 生産スケジュールを伝えます。
コンテンツの開発と制作のすべての段階を通じて、標準的なコミュニケーション用のテンプレートを作成することを検討してください。
「私たちは絶え間ない中断の状態に住んでいます」とヘザーは言います。 「最後に必要なのは、1日に10人のリクエスターがあなたにIMを送信し、メールを送信し、デスクに来て、彼らが提出したもので何が起こっているのかを尋ねることです。」
15.必要なときにノーと言う
いいえと言う練習。 「私のように、あなたはおそらく人々を幸せにしたいでしょう」とマットは言います。 「実際、ビジネスで正しくやりたいのであれば、人々があなたに求めるすべてのことを行うことはできません。」
自分の優先事項と取り組んでいる結果を伝えれば伝えるほど、ノーと言うのは簡単になります。
すべてのコンテンツ要求を満たすのに十分なリソースがない場合は、「いいえ」と言っても、多くの場合、境界がどこにあるかを人々が確認するのに役立ちます。 「いいえ」と答えると、多くの場合、より多くのリソースが必要であることを経営陣が理解しやすくなります。

いつノーと言うかをどうやって知るのですか? コンテンツの作成にかかる時間を理解します。 コンテンツを作成および作成するための手順を文書化します。 データを見て、作業を行うだけでなく、レビューを待ち、承認を待ち、出版スポットが開くのを待つために、各ステップに通常かかる時間を把握します。
「ブログ投稿のように、単純に見えるものを考えてください」とヘザーは言います。 「言葉を書いて、写真を見つけて、公開するだけでは不十分です。」
16.コンテンツテンプレートを作成します
テンプレートは、作成者が効率的かつ一貫してコンテンツを作成するのに役立ちます。 プレスリリース、電子書籍、パンフレットなど、作成するコンテンツの種類ごとにテンプレートを作成します。 各タイプの構造、それにかかる時間、およびそれを作成するために通過する段階をレイアウトすると、チームは彼らが何にサインアップしているかを確認できます。
17.リマインダーのシステムを設計する
すべてのコンテンツマイルストーンを順調に進めるのに役立つリマインダーのシステムを設計します。 絶え間なくポップアップする電子メールや自動アラートである必要はありません。 マットが説明するように:
私は毎朝見るやることリストを持っています。 私が旅行するとき、私はラミネートバージョンを持っています。 それは私が毎日しなければならない多くのコンテンツ作成とキュレーションタスクを思い出させます。
リマインダーは、作業の一貫性を保ち、時間を節約し、より多くのことを成し遂げるのに役立ちます。 覚えておく必要のあることについて考える時間を減らし、実行する時間を増やし、創造的である時間を増やし、生産的である時間を増やします。
@heinzmarketingによると、すべての#contentマイルストーンを順調に進めるのに役立つリマインダーの設計システムです。 クリックしてツイート18.レビューアと承認者を特定します
プロセスの各段階で、誰がコンテンツをレビューおよび承認する必要があるかを決定します。 期待が明確でない場合、ワークフローのこれらのポイントがボトルネックになることがよくあります。
「レビューと承認について考えるとき、あなたは人々をストーカーしなければならず、あなたに対して法的措置を取る危険を冒さなければならないというこの悲しい気持ちを感じるかもしれません。」とマットは言います。
どの利害関係者が、いつ、どのコンテンツに関与する必要があるかを把握します。 下書きを見る必要のない人に送ると、彼らの時間とあなたの時間を無駄にします。
どの利害関係者をレビューする必要があるか(法務、CMO、ゴーストライターの署名記事の作成者)、およびレビューすることを望んでいるが待つ必要のない利害関係者を決定します。
コンテンツ制作を軌道に乗せるワークフローを定義する方法
19.説明責任の環境を作る
レビュープロセスを確立することは、人々がそれに従うことを意味しません。 人々は忙しいです。 彼らは先延ばしにします。 彼らは中途半端にレビューし、最後の最後にあなたに電話して、もう一度見てもらうように頼みます。
各レビューアとともに、何を期待し、いつ期待するかを明確にします。 求めているものが得られない場合のプロジェクトへの影響を述べてください。 各レビューアに、必要なものを時間どおりに提供することを約束するように依頼します。 コミットメントが守られていない場合の説明責任のためのシステムを整備します。
20.通信する
「私たちはしばしば継続的なコミュニケーションの重要性を忘れます」とヘザーは言います。 「すべてのコンテンツを動かし続けることが重要です。」 リクエスターは、コンテンツの一部がプロセスのどこにあるかを知る必要があります。 利害関係者は、今週と来週に何が起こるかを知る必要があります。 誰もが制作期間中に誰が休暇に行くのかを知る必要があります。
会話の種類ごとに、コミュニケーションの方法を選択してください。 たとえば、マットは次のように述べています。「ステータス会議はほとんどの場合時間の無駄です。 数分で知る必要のあることを人々に提供する電子メール、SharePoint、またはWorkfrontの要約よりも効果的であることはめったにありません。」
21.フィードバックを続けてください
あなたのワークフローは決して最終的なものではありません。 すべての段階でフィードバックを収集して、プロセスが順調に進んでいる場所と改善できる場所を学習できるようにします。 フィードバックを確認し、少なくとも毎月改善を行います。 そうすることで、チームの摩擦が減り、チームはより早くより多くのことを成し遂げることができます。
22.「完了」がどのように見えるかを知り、共有します
「「最終バージョン32」または「最終バージョン68」とマークされたものを見たことが何回ありますか?」 ヘザーは尋ねます。 コンテンツをスムーズに前進させるには、コンテンツの一部がいつ完成するかについての基準について合意に達し、そのコンテンツをテーブルから遠ざけます。
23.ファイルを保存する場所を決定します
コンテンツが完成したら、電子ファイルをどこに置きますか? 他の人はどのようにしてファイルの場所を知るのですか? 「映画レイダース失われたアークの終わりを覚えていますか?」 マットは言います。 「このかわいそうな男は、契約の箱を誰も見つけられない政府の保管施設に隠している。 その場所は永遠に続く。 これは、ほとんどの組織にとってコンテンツストレージがどのように見えるかです。」
コンテンツファイルは、それを必要とするすべての人がアクセスできる場所に保存してください。
コンテンツマーケティングのスケーリング:CSCがコンテンツハブを機能させる方法
24.ファイルに関する情報をキャプチャします
コンテンツチームは、コンテンツファイルがどこにあるか以上のことを知る必要があります。 次のような質問への回答が必要になる場合があります。このファイルはまだ使用できますか、それとも期限切れですか。 更新されたバージョンは存在しますか? これはどのような種類の資産ですか? どのオーディエンスにアピールしますか? 誰がそれを要求したのですか? いつ、どこで公開されましたか?
保存されたコンテンツに関する部族の知識に依存しないでください。 チームが各ファイルに関して必要とする可能性のある情報をキャプチャするためのプロトコルを確立します。
25.一貫したファイル名を作成する
ファイルの命名規則を確立します。 各名前に含める要素だけでなく、それらの要素を表示する順序も考慮してください。ファイルに一貫した方法で名前を付けると、名前の最初にあるものを並べ替えることができます。 たとえば、各ファイル名をプロジェクト名またはクライアント名で開始したり、year-month-dateで開始したりできます。 コンテンツチームが分類したいと思う可能性が最も高いものは何でも、最初にそれを置きます。 次に、これらのファイルを名前で並べ替えると、プロジェクト名、クライアント名、日付など、最初のもので始まるファイルをすばやく見つけることができます。これらのファイルはリストに一緒に表示されるためです。
命名規則を広める前に、できる限り徹底的に検討してください。 サーバーがファイルでいっぱいになった後、戻ってファイルの名前を変更するのは現実的ではありません。
命名規則を考え出すのは簡単です。 証拠は実行中です。 関係者全員が規則を理解し、それに従うようにしてください。
ファイルの命名規則を確立し、全員がそれに従うようにします。 @ heinzmarketing&@ hehurstクリックしてツイート26.適切なタイミングで公開する
MattとHeatherは、CMIの最高戦略顧問であるRobert Roseが、「何かが行われたからといって、それを公開する時期ではない」と述べていると述べています。 コンテンツが完成する順序によって、コンテンツを公開する順序が決まることはありません。 出版とプロモーションのスケジュールを戦略的に行います。
#contentが完了したからといって、それを公開するときではない、と@robert_roseは言います。 クリックしてツイート27.プロモーションチームを常に把握する
営業チーム、需要創出チーム、ブログチーム、ソーシャルメディアチームなど、コンテンツを宣伝する人は誰でも、コンテンツの準備ができたときにリソースと計画を準備できるように、それらの人々を常に把握します。 今後のコンテンツの目的、対象者、使用目的、および効果的なメール、広告、その他のアセットを準備するためにプロモーションチームが知っておく必要のあるその他の情報を伝えます。
28.プロモーションのベストプラクティスを開発する
組織に役立つコンテンツ促進の実践を考え出します。 ソーシャルメディアの投稿で特定のハッシュタグを使用することをお勧めします。 あなたはあなたの最も古いブログ投稿に新しい命を与えたいと思うかもしれません。 業界のインフルエンサーとの関係を構築することで、ブランドを高めたいと思うかもしれません。 どんなプロモーション慣行もうまく機能し、それらを文書化し、定期的に実行します。
どんなプロモーション慣行もうまく機能し、それらを文書化し、定期的に実行します。 @ heinzmarketing&@ hehurstクリックしてツイート29.営業チームにコンテンツを使用してもらう
営業担当者にコンテンツを使用させることは必ずしも簡単ではありません。 コンテンツは問題ないかもしれませんが、人々はそれを見つける場所がわからないか、特定のコンテンツがどのようにお金を稼ぐのに役立つかを知らないかもしれません。
営業チームは製品コンテンツに直接的な価値を見出していることがよくありますが、変更の必要性やコミットメントを確立するコンテンツが売上にどのように影響するかを理解していない場合があります。 製品に関連しないコンテンツが顧客ロイヤルティ、そして最終的には収益性にどのように貢献するかを営業担当者が理解できるようにします。 担当者が最も関連性の高いコンテンツを見つける方法を知っていることを確認してください。 早期導入者を探し、その成功を他の営業担当者に宣伝します。
セールスがコンテンツマーケティングを活用して取引を成立させる5つのそれほど明白ではない方法
30.結果を測定する
取得できる関連する測定値に基づいて頻繁にチェックインし、どのコンテンツが最もパフォーマンスが高く、コンテンツが設定したビジネス目標を達成している頻度を確認します。 人々が最も興味を持っていると思うトピック、営業チームが頻繁に使用したコンテンツ、予想外のレベルの需要を生み出したコンテンツを特定する方法を探ります。 結果を確認し続けます。 それに応じて計画を調整します。
4つの分析レポートすべてのコンテンツマーケティング担当者が使用する必要があります
結論
あなたとあなたが一緒に働くすべての人があなたのコンテンツワークフローをよりよく理解するほど、あなたのコンテンツチームはより生産的になることができます。
あなたのワークフローはどうですか? 知る必要のあるすべての人のために、そのすべての側面を文書化して伝達しましたか? あなたはいくつかの夜と週末を取り戻しましたか? コメントであなた自身の高い生産性の習慣を共有してください。
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