2つのバーチャルイベントの計画方法+無料のイベント計画ワークブック
公開: 2020-10-09
バーチャルカンファレンスの開催はそれ自体が獣です。 テクノロジーがイベント当日に失敗しないことを確認するには、十分な計画、いくつかのスプレッドシート、および多くのテストが必要です。
他の多くの組織と同様に、今年はACCESSと呼ばれる対面イベントを仮想イベントにピボットする必要がありました。 私たちは2つの会議を主催し、どちらも仮想環境とアクセシビリティの課題に取り組むことに焦点を当てました。
ACCESSの目標は、デジタルアクセシビリティの認識を広め、デジタル環境で成功するためのツールと接続を専門家に提供することです。
今日、私たちはあなたがあなたの次の仮想イベントを計画するのを助けるために私たちがどのようにACCESSを実行したかについてお茶をこぼします。
対面vs.仮想：どちらがより高いROIを持っていますか？
イベントの成功を測定するために使用できる多くの主要業績評価指標（KPI）があります。3Playでは、登録、出席、新規顧客、および出席者のフィードバックに基づいて測定します。
バーチャルイベントについては、イベント中およびイベント後のエンゲージメントも調査します。
登録と出席
バーチャルイベントほど登録サイズに勝るものはありません。 対面イベントと比較して、100か国以上から10倍の登録者がありました（通常、誰かが州外から私たちの謙虚な対面イベントに参加するために旅行する場合、私たちは興奮します）。
また、5月の最初のバーチャルイベントから秋のイベントまで、登録数が77％増加しました。 登録者の半数以上が完全に新しいリードでした。
この登録者の増加は、次の理由によるものです。
- 無料参加：登録者の場合、無料イベントに登録するリスクはありません。 私たちの目標は、アクセシビリティメッセージを広め、ACCESSブランドを構築し続けることです。
- 仮想環境：簡単に言えば、仮想環境を使用すると、コンテンツに簡単にアクセスでき、参加の柔軟性が高まります。
- 関連コンテンツ：カバーされているトピックが、人々が現在直面している課題に対処していることを確認しました。
- プロモーション戦略：Eメールは私たちの主なコミュニケーション手段でした。 ただし、イベントについては、関連するフォーラムやソーシャルメディアに投稿し、Instagramで有料プロモーションを使用しました。
- イベントの認識：私たちの春のイベントは成功しました。これは、2番目のイベントの口コミを推進したと信じています。
- ウェブサイトのプロモーション：ウェブサイトのポップアップを作成し、ホームページにイベントに登録するためのボタンを追加しました。 これにより、イベントの認知度と登録数が増加しました。
- スピーカーの宣伝：イベントを宣伝するための追跡可能なリンクをスピーカーに提供し、すべてのソーシャル投稿でタグを付けました。 これは、登録者を呼び込むのにも役立ちました。
無料のイベントには常に注意が必要です。 無料のイベントを利用すると、人々は出席する義務が少なくなり、他の会議や仕事を優先することができます。
それはすべて単純な心理学に帰着します、支払う人々は彼らのお金の価値を得ようとします、そしてそれ故に私達はより高い出席率を持つでしょう。
ただし、無料の仮想会議はどちらも、業界標準の範囲内にとどまり、出席率は約45％でした。
出席率をどのように高めたか
出席率を上げることは、2回目のバーチャルイベントの主要な目標でした。 
メール、Slack、毎日の景品を利用することで、秋のイベントへの参加率を22％向上させることができました。
柔軟なスケジュール
すべてのタイムゾーンに対応し、セッションの合間に十分な休憩を提供するようにしました。 バーチャルイベントでは、他の会議、仕事、インターネットの気晴らしと競争しています。 あなたのスケジュールを広げることは人々がイベントの周りに計画することができることを確実にします。
1日2〜3回のセッションをスケジュールし、その間に30〜60分の休憩を提供しました。 私たちの最初のセッションは常に午前11時（東部標準時）でした。これにより、ヨーロッパの参加者に対応することができました。 午後は、東部標準時午後2時から午後3時までと午後3時30分から午後4時30分までのセッションを提供しました。
スケジュールの柔軟性を高め、ズームの疲労を回避するために、イベントを3日間に分散させます。 また、毎日同じスケジュールを維持するように努めました。
カレンダーと毎日のメールに追加
イベントの2週間前に、参加者が個人のカレンダーにセッションを追加できるようにしました。 また、イベントの1週間前にリマインダーメールを送信しました。
さらに、私たちは毎日の電子メールに完全なスケジュールとズームルームに直接行くリンクを提供しました。
ライブおよびオンデマンドセッション
私たちのセッションの大部分はライブであり、私たちのスピーカーの多くはこれを最大限に活用しました。 ズームチャットを介してセッション全体に参加することを奨励し、各セッションの最後に10〜15分のQ＆Aを割り当てました。
また、参加者がセッションの合間にアクセスできるミニオンデマンドセッションも提供しました。
さらに、すべてのセッションを記録するようにしました。
毎日の賞品とクイズ
ライブセッションに参加した参加者は、Amazonギフトカードを獲得するためにランダムに選ばれました。 私たちは毎日のメールで競争を伝えました。
また、ライブセッションの資料をカバーするクイズを毎日作成しました。
SlackChannelプロモーション
ACCESS Slackチャネル内に、Zoom拡張機能を統合して、セッションが発生しようとしているときに参加者が直接参加できるようにしました。 @hereタグを使用して、チャネル内のすべての人に通知するようにしました。
私たちのエンゲージメント戦略
あなたがイベントプランナーであれば、おそらく仮想環境でコミュニティを育成するための闘いに精通しているでしょう。それは対面イベントの場合と同じではありません。 ネットワーキングはイベントへの参加にとって大きな魅力であるため、創造性を発揮する必要がありました。
「同様の」ネットワーキング環境を促進するために、イベント固有のSlackチャネルを作成し、質問を投稿したり、景品を提供したり、トピック固有のチャネルを用意したり、講演者とのセッション後のQ＆Aを行ったりしました。 すべてのメールとライブセッションでチャンネルを宣伝するようにしました。
しかし、これは魔法の解決策ではありませんでした。 すべての参加者が参加したわけではなく、私たちが関与しなかった瞬間がありました。 私たちは何を変えますか？ イベントプラットフォームとネットワーキングチャネルを統合するソリューションを見つけることで、参加者が別のソフトウェアをダウンロードしたり、イベントハブを離れたりする必要がなくなるため、エンゲージメントが劇的に向上すると考えています。
新規顧客を転換しましたか？
対面であろうと仮想であろうと、あらゆるイベントを実行することは大きな仕事です。 その努力はそれだけの価値がありましたか？ 絶対！
アクセシビリティメッセージを広め、課題に対処することができただけでなく、新しい3Playasをコミュニティに追加することもできました。
登録者の32％が「新たに買収」され、イベントから1か月も経たないうちに、96人の新規顧客が追加されました。
チェックリスト：イベント後の記録
お金について話しましょう：バーチャルイベントの費用はいくらですか？
対面イベントと比較して、仮想イベントははるかに安価です。 確かに、私たちはプラットフォームに投資しませんでしたが、それはイベントが成長するにつれて私たちが検討するものです。 また、毎月のウェビナーのために、すでにPro-Zoomアカウントを持っていました。 
私たちの請求書には、講演者料金、出席者の賞品、講演者への贈り物、有料検索（Instagram）、ライブキャプション（最高の精度を得るために人間による解決策を使用）が含まれていました。
全体として、私たちは対面式のイベントよりも12分の1の費用を費やしました。
最上部には、毎日のスケジュール、Slackチャネル、クイズ、およびオンデマンドセッションへのすべての関連リンクを含むメニューが含まれていました。
今後のイベントでは、正式なイベントプラットフォームを検討したいと思います。 ただし、仮想イベントを始めたばかりの場合は、正式なプラットフォームなしでイベントをホストすることは完全に可能です。
ライブセッションでは、Zoomウェビナーを利用しました。
参加者のフィードバック
参加者には、毎日のクイズやイベント後の調査を通じて、イベント全体を通じてフィードバックを提供する機会が与えられました。 
聴衆が最も楽しんだものは次のとおりです。
- 形式：「それが複数の日と時間にまたがって広がる方法が好きでした。それは私が私の仕事のスケジュールの中にセッションを合わせるのを許しました。
- オンデマンドコンテンツとライブコンテンツの両方：「ライブセッションの合間にオンデマンドセッションを楽しむのが好きでした。」
- セッションと講演者：「セッションがすべての専門家レベルに対応してくれたことに感謝します。
もう1つの大きな勝利は、事前にスライドを提供することでした。 これは優れたアクセシビリティ慣行であるだけでなく、出席者がメモを取ることもできます。 また、プレゼンテーションで言及されていたすべてのリンクを送信するようにしました。
イベントを改善できる場所について尋ねられたとき、出席者は、アクセシビリティベンダーとつながるためのエリアが必要であり、Zoomプラットフォームと機能に慣れるための練習セッションを持ち、出席証明書を受け取りたいと述べました。
チェックリスト：仮想環境でのアクセシビリティ
2回目のバーチャルイベントから学んだ3つの教訓
独自の仮想会議を主催することを考えている場合は、これらの教訓が計画を少し簡単にするのに役立つことを願っています。 
- 誰もが使用しているプラットフォームに精通していると思い込まないでください。Zoom、Slack、WordPressはすべて人気のあるインターネットツールですが、誰もがそれらの機能に精通しているわけではありません。 Slackプラットフォームの概要ビデオを提供しましたが、ZoomやイベントWebサイトのナビゲート方法については触れていませんでした。 今後のイベントでは、参加者が自信を持って自分の経験を最大限に活用できるように、すべてのツールに関するチュートリアルを提供したいと思います。
- スポンサーを含めるか、関連するベンダーと提携する：多くの人が直接の会議に参加して、課題の解決を支援できる新しいベンダーを見つけます。 仮想会議も同じです。 参加者調査から学んだように、人々は新しいベンダーを見つけたいと思っています。
- 目立つ方法を見つける：仮想イベントスペースでは現在多くの競争がありますが、どのようにイベントを変えることができますか？ 2番目のイベントは、ビデオアクセシビリティに関する包括的なコースとして構成され、「コース」言語を採用しました。 スピーカーの代わりに、インストラクターがいました。 議題はコーススケジュールと呼ばれていました。 また、リクエストに応じて、毎日のクイズと修了証明書を提供しました。 これがイベントの価値に大きく貢献し、素晴らしい講演者との強力なアジェンダを構築するのに役立ったと信じています。
アクセス2021
すでに2月の次のイベントの企画を進めておりますので、ぜひご参加ください！ 
どちらのイベントにも参加できなかった場合は、仮想環境でのアクセシビリティに焦点を当てた5月のACCESS at Homeイベントと、ビデオアクセシビリティに焦点を当てたACCESSFallコースをご覧ください。
仮想会議の計画からどのような教訓を学びましたか？ コメントで教えてください！