請求書と領収書：主な違いと送信時期
公開: 2021-06-14フリーランサーとして、あなたは多くのタスクをやりくりしていることがよくあります。経費の追跡、請求書の送信、領収書の提供などの簿記のタスクはすべて、フリーランスのビジネスを維持するための重要な部分です。
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ビジネス用語は、特にフリーランサーになってクリエイティブなスキルを使用するようになった人にとっては、威圧的になる可能性があります。 請求書と領収書など、類似しているものの間で混乱するのは簡単です。 どちらもクライアントの請求と支払いに関係していますが、目的は少し異なります。
決して恐れるな！ この記事では、請求書と領収書の違いを説明します。 それぞれの目的と、送信する必要がある場合について説明します。 それらのドキュメントがどのように見えるべきかについてのアイデアも提供します。
請求書と領収書：違い
請求書と領収書について話しましょう。
請求書は、トランザクションのドキュメントです。 それはあなたがした仕事とあなたのクライアントがそれに対して支払うことに同意した金額を詳述します。 請求書は、収益と費用を追跡する際に両当事者が参照できる明確な記録を表しています。 （請求書の目的について詳しくは、こちらをご覧ください。）
一方、領収書はお金の交換を表します。 これは、クライアントが特定の日に特定の金額をあなたに支払ったことを示しています。 すべてのクライアントが領収書を必要とするわけではありませんが、一部のクライアントは領収書を必要とします。
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つまり、請求書と領収書=支払いの要求と支払いの証明です。
請求書は支払いを受け取る前に送信され、領収書は後で送信されます。
請求書と領収書の両方の重要性
事務処理なしではビジネスはできません。
ほとんどの場合、請求書を送信することが支払いを受ける唯一の方法です。 これは、作業が完了し、支払いが行われていることを示しています。 しかし、請求システムを使用する必要がある理由は、支払いを受けることだけではありません。
請求書は、両当事者の財務情報を追跡するのに役立ちます。 請求書と領収書には、日付、提供されるサービス、超過費用など、必要なだけ詳細を含めることができます。このようにして、将来収入を参照する必要がある場合は、すべての情報を入手できます。利用可能な情報。
請求書は税務上も重要です。 簡単な納税申告書の現在の合計だけが必要ですが、監査を受けたことがある場合、またはクライアントの収入のレポートと自分のレポートの間に論争がある場合は、詳細な請求書を参照して何が起こったのかを把握できます。
請求書の重要性を納得させるのに十分でない場合は、請求書が提供するすべての情報を検討してください。 スプレッドシートや人気のある請求書発行ソフトウェアを使用するなど、すべてを読み取り可能な形式で追跡すると、自分のビジネスについて多くのことを学ぶことができます。
どのクライアントが最も収益性が高いですか？ 誰が時間通りに支払いますか？ 誰がしませんか？ あなたのクライアントは特定の業界から来る傾向がありますか？ 報われない時間をどこで過ごしていますか？ 利益率の高いタスクをアウトソーシングして、より多くの請求可能な時間を解放できるタスクはありますか？ この情報はすべて、有意義な方法でビジネスを成長させるために使用できます。
では、請求書と領収書はどうですか？ 領収書は、あなたとあなたのクライアントの両方にとって、支払いが行われたことを示すためにも同様に重要です。
領収書は、提供されたサービスの単なる記録ではなく、支払いが行われたことの証拠です。 両替のたびにクライアントに正式な領収書を発行すると、紛争は発生しません。
領収書は、あなたとあなたが一緒に働く会社または個人の両方に法的保護を提供します。 クライアントが支払いに異議を唱えたい場合、彼らはすでに合意された金額をあなたに支払ったという証拠を示すことができます。 彼らはまたあなたのクライアントが彼ら自身の費用を追跡するのを助けます。
適切な請求書を作成する方法
では、請求書を作成するための最良の方法は何ですか？
これを行うには、基本的に2つの方法があります。テンプレートを使用して手動で行う方法と、ソフトウェアサービスを使用する方法です。
一度に少数のクライアントしか引き受けない中小企業やフリーランサーにとって、手動で請求書を作成することは大したことではないかもしれません。 Excel、Numbers、さらにはGoogleスプレッドシートなどのプログラムを使用して、適切な情報を入力できるテンプレートを作成できます。 これらのプログラムは基本的な計算を行い、安価であるか、無料で使用することもできます。
このルートを使用する場合は、クライアントがファイルの読み取りに問題が発生しないように、必ずPDFなどのユニバーサル形式でエクスポートしてください。 また、何がいつどこに送信されたかを綿密に記録しておくと、必要な情報を簡単に見つけることができます。
FreshBooks、Bonsai、AND.COなどのソフトウェアを使用すると、学習曲線が生じる可能性があり、ここにいくらかのお金を投資しますが、毎月少数の請求書を送信する場合は、長期的には価値があるかもしれません。 。
これらのサービスには料金がかかりますが、プロフェッショナルに見えるようになります。 ほとんどのサービスは、プログラム内のクライアントに請求書を送信し、一部のサービスは、支払いを回収するために自動フォローアップを行います。 優れた請求ソフトウェアは、必要なものすべてを追跡し、後で情報を見つけたり、請求書と領収書の違いを区別したり、納税申告書を作成したりするのも簡単にします。
以下を含めることを忘れないでください：
- 請求書が作成された日付
- 期日条件
- 完了した作業の説明
- 総量
- クライアント情報
- 請求書追跡番号
- 該当する場合、消費税
- 請求書が部分的に支払われているかどうか、延滞料、割引があるかどうかなど、その他の必要な情報。
クライアントと事前にどのような請求書のスケジュールを立てるかについて合意する必要があります。 大規模なプロジェクトの場合、毎月、四半期ごと、または大きなマイルストーンが達成されたときに請求書を送信することをお勧めします。 小規模なプロジェクトの場合、プロジェクトの完了時に請求書を送信するのが通例です。
領収書に含めるべきもの
請求書と領収書を比較すると、領収書の方がはるかに簡単です。 領収書の主な目的は、単に支払いの証拠を示すことです。
領収書とは何か、または領収書に何を含める必要があるかについての法的な定義はありません。 とはいえ、領収書に上記の法的保護を提供する必要があるため、「クライアントがXXドルを支払った」という単純なものよりも少し多くを含めるのは理にかなっています。
請求書と領収書を見て、ほとんどの情報を取り除くと、基本的に領収書がどのように見えるかがわかります。 ただし、領収書には少なくともある程度の詳細が含まれている必要があります。 支払われたサービス、支払われた日付、および支払方法をリストする必要があります。 クレジットカード番号や個人情報は含めないでください。ただし、小切手、クレジットカード、Venmo、PayPal、Stripe、またはその他のものであるかどうかを後で説明すると役立ちます。
また、支払いの証明を検証するために、手書きまたは何らかの電子署名のいずれかを提供する必要があります。 このデジタル時代においてさえ、署名には法的な重みがあります。
必要に応じて、領収書は請求書を受け取り、何らかの方法で「支払い済み」とマークしてクライアントに送信するのと同じくらい簡単です。
完璧な領収書を作成するための最良かつ最も簡単な方法の1つは、クライアントにその目的に必要な情報を尋ねることです。 そうすれば、行き来したりイライラしたりすることはありません。
簿記ソフトウェアを使用している場合、領収書は通常、請求書と同じように自動生成できます。 クライアントが請求書と領収書で混同されないように、適切なタイミングで適切なドキュメントを送信していることを確認してください。
ソフトウェアソリューションは通常、支払いが受領されるとすぐに領収書を送信するため、代わりに手動テンプレートを使用している場合は、タイムリーに領収書を送信してください。 また、電子メールに明確なマークを付けることも役立ちます。クライアントが請求書をすばやく支払う場合、請求書と領収書を区別するのが難しい場合があります。
結論
請求や経費の追跡を行ったことがある場合は、請求書と領収書の両方がビジネスに使用されていることをご存知でしょう。 それぞれが何を伴うのか、そしてそれらをどのように活用できるのかを理解することは、フリーランスのサービスを拡大するために不可欠です。
請求書と領収書の質問がまだイライラしているように思われる場合は、面倒な作業をすべて行う使いやすい会計ソフトウェアを入手するのがおそらく最善の策です。
請求の要点は、すべてを追跡する必要があるということです。 請求書と領収書を送信する必要がある場合などの詳細に注意を払うと、ビジネスをスマートに構築するのに役立ちます。 売上の記録、支払いの記録、経費の記録、未払いの記録、およびプロジェクトにかかる時間の記録を保管してください。
この情報はすべて、スプレッドシートや簿記ソフトウェアに入力するのに数分しかかからず、バックエンドで非常に貴重であることがわかります。
そこにあなたはそれを持っています、請求書対領収書、謎解き。 これで、やりくりすることが1つ少なくなります。つまり、ビジネスに戻ります。
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Kylie Jackson Burgenerは、3人の母親であり、広報、執筆、コンテンツマーケティングを専門とするフリーランスのコンサルタントです。 彼女は、ピアノの教師と生徒のための平準化されたピアノ楽譜システムであるMeasuredMelodiesの共同創設者です。 彼女は家族と一緒にノースカロライナ州ローリーに住んでいます。
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