危機を回避するために適切な形式の問題管理を使用する方法
公開: 2021-05-24問題は、さまざまな理由でプロジェクトを混乱させ、プロジェクトが意図した結果を達成し続けることを妨げる原因となる可能性があります。 これはいつでも誰にでも発生する可能性があり、ここで問題管理が役立ちます。これは、予期しない状況に備えるのに役立ち、それらに対処する方法を教えてくれます。
これらの問題のいくつかはそれほど簡単に取り除くことはできませんが、正しく行動すれば、ダメージを制限することができます。 プロジェクトマネージャーとしてより強くなる方法を見つけるために読んでください。
目次
- 問題と危機の違いは何ですか？
- プロジェクトマネージャーのチェックリスト：問題は危機ですか？
- 問題をどのように追跡しますか？
- 問題管理プロセスをどのように適用できますか？
- すべてに目を光らせてください
- 危機管理
- コミュニケーションは不可欠です
- 物事は常に手に負えなくなる可能性があります
- 結論
問題と危機の違いは何ですか？
問題と危機を混同しないでください。 実際、問題は危機の前兆です。 コミュニケーション不足や誤った決定により、問題が手に負えなくなる可能性があります。 危機という言葉はすぐにパニックを引き起こし、従業員に受け入れられない可能性があるため、これらの用語を使用するときは十分に注意してください。
危機は会社がすぐに経験し、長期的に感じられるでしょう。 一方、問題は背景に消えていく可能性があるため、チーム全体を関与させる必要はありません。
では、問題や危機がいつあるかをどうやって知るのでしょうか？ すべての従業員を集めて、意見を話し合います。 これは明らかに主観的なものであるため、過剰反応のリスクがあります。 これを公表すると、マスコミの手に渡り、事態全体を爆破する恐れがあります。 あなたの会社の評判は損なわれ、潜在的な顧客はあなたを避けます。 悪い報道はほとんどの場合危機につながることに注意してください。
この良い例は、Delhaizeのプラスチック危機です。 同社はビルディングブロックを使ったキャンペーンを開始しましたが、顧客は余分なプラスチックパッケージに憤慨していました。 否定的な反応はソーシャルメディアを介してやって来て、Delhaizeは彼らがすぐに反応するしかないことに気づきました。
週末に、彼らは従業員と顧客の両方とコミュニケーションをとる方法を見つけました。 彼らは間違いがあったことを認めたが、会社はすぐに必要な調整を行った。 これから誰もが学ぶことができる重要な教訓は、効果的かつ迅速にコミュニケーションをとる必要があり、メッセージが常に完璧である必要はないということです。
プロジェクトマネージャーのチェックリスト：問題は危機ですか？
問題に対処しているのか、危機に対処しているのかわからない場合は、 以下のチェックリストを使用して区別してください。 危機を解決するのは難しいかもしれませんが、問題を解決することは、適切なアプローチで実際には簡単な作業になる可能性があります。
- 問題は感情的に関連しているものですか？ 例としては、子供、動物の苦しみ、人種差別、開発援助などに関係があるかどうかが考えられます。
- 利害関係者は、問題があなたの会社に関連しているとどの程度妥当だと思いますか？ （一般の人々は、この問題があなたの会社に関連していると想像できますか？）例としては、プライバシーへのアプローチについて批判されているソーシャルメディアプラットフォームや、持続可能なふりをしている会社などがあります。
- この問題はメディアで簡単に描写できますか？ 例としては、Suit Supplyの広告キャンペーンが女性に不利である場合や、税金やエネルギー価格などのメディアですでに取り上げられている問題があります。
- 他の問題/危機との関係は何ですか？ たとえば、ハーヴェイ・ワインスタインによるセクハラを取り巻くスキャンダル。 その後、多くの人が同じ行為で告発されました。
- メッセンジャーの影響は何ですか？ 影響力のある分科会の例としては、NGO、Test-Achats、または労働組合があります。
- 問題はどの程度動的ですか？ 動的になる問題の最良の例は、デモンストレーターです。 1週間はデモに100人の参加者が参加し、数週間後はさまざまな場所に数千人のデモ参加者が参加する可能性があります。
- あなたは会社としてこの問題からどの程度孤立していますか？ 例としては、よく考えられた理由（自動車産業）のために特定のセクターに冗長性がある場合があります。 このセクターには共通の問題があるため、連盟または協会を通じて連絡を取るのが最善です。
- 問題は簡単に解決できますか？ 例として、前述のDelhaizeでのパッケージングの問題があります。 一緒に座ってすばやく行動することで、問題は簡単に解決されます。
問題をどのように追跡しますか？
将来の問題を常に予測できるとは限らないからといって、企業として予測できないわけではありません。 プロジェクトを開始する前に、問題の特定と分析のセクションを組み込んだ戦略計画を立てる必要があります。
プロジェクトの目的と、問題のトリガーと検出に使用される問題追跡システムまたは問題管理ソフトウェアについて慎重に検討する必要があります。 問題を特定したら、詳細な問題解決プロセスで事前に計画した連絡先のリストを参照してください。 このタスクでは、通常、プロジェクトマネージャー、プロジェクトスポンサー、またはプロジェクトエグゼクティブが管理します。
次に、競合をどのように報告するかを慎重に検討します。 問題の説明が可能な限り詳細であり、現在の状況を適切に反映していることを確認してください。 最後に、問題が効果的に解決されたかどうかを確認する方法を見つける必要があります。
対立そのものを超えて考える必要があることを忘れないでください。 問題がエスカレートした場合はどうなりますか？最悪のシナリオは何ですか？
問題管理プロセスをどのように適用できますか？
すべてに目を光らせてください
問題が発生した場合は、現在のアクティビティをしばらく一時停止して、最初に競合に対処し、できるだけ早くプロジェクトを続行できるようにします。 プロジェクトの過程で、プロジェクトチームのすべてのメンバーが進捗状況を追跡し、すべてのアクションの詳細な記録を保持することが重要です。 これにより、潜在的な解決策を見つけるだけでなく、問題を分析し、次回は別の方法で物事を行う方法を簡単に見つけることができます。
それはあなた自身だけでなく会社にとっても良いことです。 ミスに基づいて、プロジェクトの構成や構造を調整し、ミスが再発した場合に適切なアクションを実行できるようにすることができます。 すべてのプロジェクトの後に「プロジェクトの教訓分析」を作成することを検討してください。
危機管理
リスク管理はあらゆるビジネスの生活の一部です。 問題を管理したり解決したりするよりも良いことは何ですか？ それらが完全に発生するのを防ぎます。 プロジェクトの目標を作成したら、リスク管理プロセスを作成します。 これらのプロセスは、プロジェクトへの危害、プロジェクトの成功を保証しない危害、悪影響を与える可能性のある未解決の問題、および発生する可能性のあるその他のリスクを特定するためにあります。
注：適切な問題管理とは、問題が未解決のままになるケースがないことも意味します。 リスク管理プロセスについて話し合い、次のプロジェクトのために将来の問題や危機を設定することを避けるために、問題が発生したらすぐに解決してください。
コミュニケーションは不可欠です
特に問題が発生した場合は、チーム全体が何が起こっているかを認識していることを確認してください。 プロセス全体を通して互いに連絡を取り合いましょう。 一部のチームメンバーは、特定の問題について以前に経験したことがある可能性があるため、フィードバックを求めるのは決して場違いではありません。
すべてのプロジェクトで問題が発生し、タイムリーな検出が不可欠であることを従業員に認識させます。 会議を整理し、同僚の発言に耳を傾けることを日常的にします。 危機管理機関などの外部の関係者からも支援を受けることができます。
物事は常に手に負えなくなる可能性があります
すべてのプロジェクトマネージャーは、おそらく他のチームで、外部の支援が必要な状況に遭遇します。 適切な人の助けを借りないと、問題は危機に変わる可能性があります。 優れたプロジェクト問題管理は、解決策が他の場所で見つかる場合があることを認識しています。 問題がエスカレートするのを防ぐために必要な手段を使用してください。
結論
すべてのプロジェクトには問題があります。 プロジェクトマネージャーとして、これらに対処し、同様の状況を回避することを確実にすることを学ぶのはあなた次第です。
問題と危機という言葉はまったく異なる2つの概念であることを理解することが重要です。 危機はすぐに抜け出せない状況なので、この用語を使用するときは注意してください。 それはあなたの従業員にパニックを引き起こす可能性があり、これは絶対に避けなければなりません。
チームとして考え、一緒に座って話し合うことで成長します。 明るい点があり、問題はいつでも解決できます。 タイムリーかつ正確に対応することで、今日の作業環境の混乱を回避できます。