Tech Tuesday：幸せな従業員のための重要なオフィスレイアウトデザインと座席プランのヒント

今日、少なくとも週の一部は、自宅やコワーキングスペースで働く人が増えています。 調査によると、物理的なワークスペースは従業員の幸福と生産性に影響を与えます。 ハーバード大学による2018年の調査によると、ユビキタスなオープンオフィスの設計は実際にコラボレーションを減らします。

オフィスのデザインは流動的な状態にあり、企業は従業員の幸福、エンゲージメント、生産性を向上させるためにオフィスのレイアウトを再考しています。 オフィスデザインを更新するための5つのヒントとコツ、およびSocialTablesのレイアウトと座席ソフトウェアを使用して機能するオフィスデザインを作成するためのガイドを読んでください。

1.コミュニティと創造性を育む多用途のオフィスレイアウトを作成します

ありがたいことに、壁の高いキュービクルの時代は私たちの後ろにあります。 しかし、オープンフロアプランにも問題がある場合、歓迎し、集中力と関与を促進するワークスペースを設計する正しい方法は何ですか？

コワーキングスペースの台頭からページを取り、スペース全体に家具スタイルとワークゾーンが混在するワークスペースを優先します。 さまざまなサイズのグループ向けに設計された中央の共同スペースで従業員が集まることができるエリアを含めます。 チームメンバーはさまざまな場所で、次のプロジェクトの創造的なアイデアをブレインストーミングしたり、会議からの長引く質問をフォローアップしたり、締め切りに間に合わせるようにチームをプッシュしたりできます。

従業員を引き離すのではなく、引き寄せる設計要素：

• ベンチと椅子を組み合わせた大きなファミリースタイルのテーブルは、優れた集いの場になります。 必要に応じて、複数の大きなグループが同時に集まることができるように、それらを大きな部屋の両端に配置します。
• バースツールに囲まれたキッチンアイランドが設置されたオープンブレイクエリア。 コンセントと充電ステーションを含めて、人々が軽食を取りながらモバイルデバイスを操作して充電できるようにします。
• 中央の場所にコーヒーメーカーを作り、近くに長いテーブルとカフェテーブルを組み合わせます。 これは、さまざまな部門の労働者が時々パスを横断することを保証するための優れた方法です。
• 小さな話やプロジェクトの更新のために長居することを奨励するソファとクラブチェアを備えた「快適な」作業ゾーンを含めます。
• 人々が一人で作業し、必要に応じて近くの同僚に連絡できる居心地の良い隅を作成します。

2.コラボレーションをサポートする座席配置を作成します

2017年のマサチューセッツ工科大学の調査によると、研究者は400メートル離れた場所で働く人々よりも身近な場所で働く人々と論文を共同執筆する可能性が3倍高いことがわかりました。 この研究は、1970年代に「アレンカーブ」を開発したワークスペース研究者およびMIT教授のトーマスアレンによる調査結果を裏付けています。 彼の調査によると、近くで働く人々はより多くの相互作用を持ち、一緒にアイデアを開発する傾向がありますが、労働者が互いに離れるにつれてコラボレーションは低下します。

したがって、コラボレーションスペースは不可欠ですが、会社や部門の焦点と同様に、個々の従業員のワークステーションを配置する場所も重要です。 たとえば、マーケティングやテクノロジーなど、急速に変化する業界のチームは、コミュニケーションを促進する環境で互いに近くにいる必要があります。 しかし、研究の多いポジションと編集には、中断がほとんどない静かなコーナーが必要になる場合があります。 オフィスの座席を割り当てる際に留意すべき点：

• 一般に、創造性と頻繁なアイデアの跳ね返りに依存するチームメンバーは、コラボレーションを強化するために近くに座る必要があります。 クリエイティブクラスターの恩恵を受ける役割には、R＆Dチームやマーケティングチームが含まれる場合があります。
• 個人には、最も生産的に働くさまざまな方法があります。 多くの場合、チームを近づけることが正しい選択ですが、パフォーマンスの高い人が、騒ぎから離れて作業するのが最善であると言った場合は注意が必要です。
• 労働者を戦略的に着席させます。 ハーバードビジネススクールとビジネスサービスソリューション会社のCornerstoneOnDemandによる調査では、特定の労働者をまとめるために座席表を配置すると、生産性と作業品質が向上することがわかりました。 この調査では、生産性の高い/質の低い作業の座席作業員が、生産性の低い/品質の高い作業の座席作業員の近くで、両方のタイプの従業員のパフォーマンスが向上することがわかりました。 一方、調査では、平均的なパフォーマーを互いに近づけることが理想的であることが明らかになりました。

3.従業員の福利をサポートするオフィススペースを作成します

従業員は人生の約3分の1を仕事に費やしています。 彼らが自分の仕事やワークスペースについてどのように感じているかは、生産性、従業員の定着率、そして業界で最も優秀で優秀な人材を引き付ける能力に影響を与えます。 レイアウトと設備が従業員の福利をどのように高めることができるかを次に示します。

• 光がありますように。 自然光は労働者にとってますます重要になっています。 スペースと窓が許す限り、最も多くの従業員が自然光の近くに来るようにワークスペースを設計してください。
• オフィス全体に植物と緑を追加します。
• 従業員が短時間、昼寝をしたり、瞑想したり、仕事から焦点を移したりできる「充電室」を作成します。
• 座っている状態から立っている状態に移行する机を考えてみましょう。
• 動きを促進するために、さまざまな座席とテーブルのオプションを提供します。 時々、風景の変化は従業員の生産性を維持するのに役立ちます。

4.生産性を高めるために、「静かな」プライベートワークスペースを含めます

従業員は、集中的な作業期間のために信頼できる場所を必要としています。 共同スペースに対する静かなゾーンの比率は、ここでも、従業員のプロジェクトの種類によって異なります。 たとえば、データアナリスト、ビジネスストラテジスト、ライターは、ブレーンストーミングセッションと会議の合間に中断することなく仕事に飛び込むことができるスペースを必要としています。 一方、人事マネージャーとプロジェクトマネージャーの仕事は、通常、1日を通して共同作業を行います。

従業員に必要な静けさを与えるオフィスレイアウトを設計するためのヒント：

• お互いに近くで長期間集中する必要があるグループ従業員。
• 可能であれば、同僚の会話が邪魔にならないように、角を曲がったところや共同スペースとは別の部屋で静かにする必要がある従業員を探します。
• 会議やセールスコール用の防音室を作成します。 Googleのアムステルダムオフィスには、オフィスの他の部分を邪魔しない会議のために、オフィスの周りにかわいいキャラバンがあります。
• 静かにする必要のある従業員のために、1つの快適ゾーン（ソファと柔らかい椅子付き）を指定して、より協力的な同僚のように1日を通して景色の変化を楽しむことができるようにします。

ボーナスのヒント：仕事に集中する方法についてのニューヨークタイムズとのこのインタビューで、生産性の専門家であるCal Newportから、デスクを超えた「ディープフォーカス」の鍵を学びましょう。

5.オフィスの座席配置は、固定ではなく流動的であると考えてください

今日、オフィスの再設計の時間枠は数十年ではなく数年です。 いくつかの会社は、数ヶ月ごとにオフィスの座席配置を変更することさえあります。 カヤックは新入社員をオフィスの座席を移動する機会として利用し、ゲーム会社のバルブは従業員がモバイルワークステーションを車輪に乗せた新しいプロジェクトに最適な場所に転居できるようにします。

すべての職場でローリングデスクが可能というわけではありませんが、人材とオフィスマネージャーは「変更する」という考え方を採用する必要があります。 机や共同テーブルの場所が生産性を損なう場合は、最適な設定について従業員に相談し、変更を加えてください。 敏捷性はサービスと従業員にとって不可欠です。オフィススペースはこの価値を反映している必要があります。

7つの簡単なステップでオフィスの座席表を設計する方法

フロアプランメーカーを使用すると、サンフランシスコからシンガポールまで、ビジネス全体のオフィスの設計と改修を想像するのに役立ちます。 レイアウトおよび座席配置ツールを使用すると、紙にスケッチする場合よりも効率的にデザインを作成して変更を加えることができます。 このツールを使用して、将来の再設計のために複数のオフィスのレイアウトを保存したり、設計プロセス中にチームメンバーとアイデアやインスピレーションを共有したりできます。

次の手順に従って、Social Tablesのフロアプランツールを使用して、チームと共有できることを誇りに思うオフィスレイアウトを設計します。

ステップ1：新しいイベントを作成する

左側のメニューから[イベント]を選択し、右上隅にある[+イベントの作成]を選択します。 シカゴの会社のオフィスを再設計するには、イベントに「シカゴオフィスレイアウト」などの名前を付けます。 必要なときにこれらのファイルに簡単にアクセスできるようにする必要があります。 オフィスの設計または改修のタイムラインに合わせて追跡するイベントの日付を追加します。

ステップ2：オフィスレイアウトを作成またはアップロードする

オフィスがシンプルな長方形の場合は、スペースの長さと幅を入力して開始できます。 ただし、ほとんどの場合、オフィスの既存の平面図を.pdf、.jpg、または.png形式でアップロードすることをお勧めします。 これにより、スペースを最大限に活用できるように、レイアウトにすべての隅、会議室、および玄関ホールが含まれるようになります。 オフィスマネージャーはレイアウトを持っている必要があります、またはあなたがあなたのオフィススペースを借りるならばあなたはビルマネージャーに連絡することができます。

ステップ3：オフィスデザインビジョンボードを作成する

「ファイルのアップロード」セクションを使用して、プロジェクトのビジョンボードを作成します。 ドキュメントに画像を追加し、ドキュメントをイベントにアップロードします。 これは、選択したオフィス家具の写真を保存したり、他のオフィスからインスピレーションを得たりするのに最適な場所です。

ステップ4：オフィスの従業員のリストを作成する

従業員をゲストとしてオフィスを再設計するための「出席者」リストを作成します。 左側のメニューから[ストレージ]を選択し、右上隅にある[+新規]を選択します。 その後、CSVファイルを使用してオフィス内のすべての従業員を一度に追加することも、1人ずつ追加することもできます。

メモセクションを使用して、座席の配置に影響を与える詳細を含めます。たとえば、互いに近くにワークスペースが必要なプロジェクトチームのメンバーや、入り口の近くにいる必要がある受付係を特定します。

ステップ5：オフィスのレイアウトを設計する

これは楽しい部分です！ 「シカゴオフィスレイアウト」を選択し、左側のメニューから椅子の画像（オブジェクト）を選択します。 オプションを調べて、必要なオブジェクトを選択し、それをレイアウトにドラッグして、スペース内のどこに配置するかをクリックして、オフィスのデザインを形にします。 長方形のテーブル、オットマン、ソファ、コーヒーテーブル、シダなどからお選びいただけます。 移動しながら移動および再配置でき、変更が不明な場合はバージョンを保存できます。 設計プロセスをガイドするためのヒントをさらにいくつか示します。

• 階段、ドア、窓、および障害物や恒久的な備品をスペースに追加することから始めます。
• あなたがスペースのために想像するものに最も近いテーブルと椅子の形を選んでください。
• または、カスタマイズされたオブジェクトを作成できます。
• 「Bar」、「Beverage Station」、「Coffee Table」などの「Food＆Beverage」オブジェクトを使用して、共同のコーヒー、スナック、および飲料ゾーンを作成します。
• 「オーディオ＆ビジュアル」を使用して、ビデオ会議用のコンセントと照明、および投影スクリーンとテレビの場所を指定します。
• 「管理者とビジネス」を使用し、「フリップチャート」または「イーゼル」を選択してホワイトボードを指定します。
• 「家具」の下には、「ソファ」と「ラブシート」のオプションがあり、快適なコラボレーションや静かなゾーンの設計に最適です。
• クリエイティブになりましょう！ 「管理とビジネス」の下の「カードテーブル」を選択して、楽しみとゲームのためのオフィスエリアを指定します。 「植物」メニューから選択して、オフィスに緑を追加します。 （グリーンオフィスは、認知機能と従業員の健康にもプラスの影響を及ぼします。）

ステップ6：オフィスの座席表を作成する

[オブジェクト]を選択し、左側のメニューの下部にある3つの水平ドットを選択して、従業員をワークステーションに一致させます。 「参加者」を選択すると、前に作成した従業員名のリストが表示されます。 名前を選択し、彼らが座る机をクリックします。

ステップ7：オフィスのレイアウトと座席表を共有する

Social Tableのフロアプランメーカーを使用すると、オフィスのレイアウトを意思決定者やチームメンバーに簡単に送信できます。 デザインを共有するには、「シカゴオフィスレイアウト」で右上隅のPDFアイコンを使用して共有可能なPDFを作成します。

別の州や国でオフィスを設計する場合は、レイアウトを共有すると特に役立ちます。 毎日この空間で働く従業員は、遠くからは気づかないデザインや座席配置の問題に気付くかもしれません。 また、改善されたオフィスレイアウトについての興奮を高めるのに役立つ方法でもあります。

会社のオフィスを簡単に設計（および再設計）する準備はできていますか？ SocialTablesのイベントレイアウトソフトウェアで可能性を探ります。

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