定期的な請求書とは何ですか？ +簡単なお金のために1つを設定する方法
公開: 2021-06-28ビジネスを運営する上での最大の課題の1つは、効果的な支払いシステムを作成することです。 請求書の後には、通常、無限のフォローアップメールとクライアントへの電話が続きます。 現金の安全性と膨大なリソースが不足している中小企業にとって、支払いの遅延はすべて懸念される可能性があります。
請求プロセス全体を自動化し、双方に利益をもたらす方法で会社に事前に請求する方法があったとしたらどうでしょうか。 ここで、定期的な請求書が役立ちます。
これにより、請求書が定期的にクライアントに送信されるシステムを作成できます。 これらは通常、合意された金額でクレジットカードにリンクされており、双方が支払いを把握するのに役立ちます。
このガイドでは、定期的な請求書の利点のいくつかと、請求システムを設定する方法について説明します。 また、システムがお客様のビジネスに適しているかどうかも確認します。 飛び込みましょう！
定期的な請求書とは何ですか？
定期的な請求書は、定期的にクライアントに自動的に送信される請求書です。 これらには同じ請求書の詳細が含まれており、定期的に同じサービスを提供する企業に最適です。
これは、リマインダーや手動で請求書を送信する手間をかけずに、クライアントに定期的に請求する効率的なシステムを作成するのに役立ちます。
通常、定期的な請求書を使用するビジネスは、レンタル会社、サブスクリプションベースのサービス、マーケティング会社、およびコンサルタントです。 ただし、これらの業界だけに限定されるものではありません。 サービスにほとんどまたはまったく変更を加えない会社は、請求プロセスを合理化するために定期的な請求書を設定できます。
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たとえば、小規模なSEO代理店を所有している場合は、固定のマーケティングパッケージをクライアントに提供できます。 パッケージには、月額の標準価格が設定されている可能性があります。 同じ詳細で毎月請求書を作成する代わりに、クライアントに請求する定期的な請求書を使用するだけです。
企業は、クライアントから定期的に請求される許可を得た後、定期的な請求書を使用できます。 その後、請求は契約の終了日まで、またはクライアントが請求プロセスを変更することを決定するまで続きます。
定期的な請求書は多くの場合自動化されており、ソフトウェアに依存して作業を行います。 クライアントの詳細をテンプレートに設定して、腰を下ろすだけです。 請求書を毎月自動送信するか、クライアントに送信する前に1回限りのジョブに変更を加えるかを選択できます。
定期的な請求書は、主に2つの点で標準の請求書と異なります。
1つは、標準の請求書の詳細がサービスによって異なります。 標準の請求書はそれぞれ異なり、サービスの提供後に作成されます。
2つ目は、定期的な請求書のほとんどの詳細が事前に決定されており、クライアントが焦点を当てているパッケージに基づいています。 ただし、標準の請求書の詳細はサービス後に記入されます。 場合によっては、クライアントが請求書の改訂を要求することさえあります。
定期的な請求書は、定期的にパッケージ化されたサービスを提供する中小企業の定番です。 次のセクションでは、この課金システムを使用する利点のいくつかを見ていきます。
定期的な請求書を使用する利点
定期的な請求書は、会計プロセスを合理化するのに役立ちます。 このシステムを使用する利点のいくつかを見てみましょう。
1.キャッシュフローを改善します
定期的な請求書は定期的に収入を提供します。 キャッシュフローは毎月着実に増加し、経常収益によるコストと費用をカバーするのに役立ちます。
入金される金額を知ることは、正確なキャッシュフロー予測を行うのにも役立ちます。 定期的な請求書がキャッシュフロー予測の唯一の基礎であるべきだと言っているのではありません。 しかし、それはあなたが毎月いくらのお金を銀行に預けることができるかを知るのに役立ちます。
毎月の収入を計算すると、計画費用も管理しやすくなります。 保証された月収は、経費をどこでどのように計画するかについて、情報に基づいたビジネス上の意思決定を行うのに役立ちます。
2.支払いをスピードアップします
中小企業にとって最大のハードルの1つは、期限内に支払いを受け取ることです。 定期的な請求書は、無限の電子メールとフォローアップを切り抜けるのに役立ちます。 ほとんどの定期的な支払いは事前に決定されているため、クライアントは支払いの期日をより正確に把握し、より適切な計画を立てることができます。
定期的に請求書を送信することで、支払いルーチンを促進できます。 クライアントがいつ支払うことが期待されているかを知っているとき、それは彼らが彼らの支払いスケジュールをよりよく計画するのを助けるかもしれません。
ルーチンが確立されると、支払いの失敗が少なくなる可能性があります。 それはあなたが厄介なフォローアップを避けるのを助け、時間を節約します。 クライアントにとって、彼らは支払いをすることを覚えている必要はなく、延滞料を避けることができます。 お互いに有利！
これに加えて、一部の定期的な請求書では、クライアントのクレジットカードにリンクすることもできます。 これを行うと、支払いプロセスが両方の当事者にとってより便利になります。
3.時間を節約します
定期的な請求書は、2つの主な方法で時間を節約するのに役立ちます。 1つは、支払いの追跡に費やす時間が少なくなることです。 2つ目は、毎月最初から請求書を作成することを回避するのに役立ちます。
請求書を自動送信するように設定する場合でも、ドラフトを修正する場合でも、作業の重複を避けるのに役立ちます。 また、他のアクティビティのためにリソースを解放するのにも役立ちます。
毎月新しい請求書を作成するのに時間はかかりませんが、リソースに負担がかかります。 これは、特にリソースが限られている中小企業に当てはまります。 この時間は、マーケティングや販売などの他の機能でより有効に活用できます。
4.ミスを減らす
請求書を作成するたびに、間違いを犯すリスクがあります。 請求の自動化されたシステムを作成すると、ミスを減らすのに役立ちます。
オンライン請求書ソフトウェアを使用して、請求書テンプレートを作成し、スケジュールを設定し、必要に応じて変更を加えます。 これは、人的エラーの余地がほとんどない、またはまったくない自動化されたプロセスを作成するのに役立ちます。
注文が変更された場合は変更を確認できますが、メインの請求書は変更されません。 これは、エラーが少なくなり、重複する作業がなくなることを意味します。
5.顧客との関係を改善する
一定期間にわたって、タイムリーな請求書と少ない支払いフォローアップは、クライアントとのより良い関係につながります。 特に長期の顧客の場合、支払いのフォローアップは厄介な場合があります。
定期的な請求書を設定すると、あなたとクライアントが支払いスケジュールをより適切に管理するのに役立ちます。 クレジットカードをお支払いシステムにリンクすることで、お支払いが保証されます。 支払いを追跡するのではなく、成果物に集中するのに役立ちます。
また、クライアントがアドホックサプライヤーではなく、拡張チームの一部としてあなたを見るのに役立ちます。 定期的に請求することで、あなたは彼らの予算の一部になり、彼らの計画プロセスの自然な延長になる傾向があります。
6.統合と複数のゲートウェイオプション
ほとんどの課金ソフトウェアでは、顧客関係管理プラットフォーム、会計システム、支払いゲートウェイなどの他のシステムと統合することもできます。
これらにより、各クライアントの記録の完全な概要を把握し、透明性を高めることができます。 これにより、チームはクライアントのより良いスナップショットを取得し、コラボレーションを促進できます。
定期的な請求ソフトウェアでは、複数の支払いオプションから選択することもできます。 1つのゲートウェイに障害が発生した場合、クライアントはいつでも別の支払いモードを選択できます。 それは彼らに柔軟性を与え、あなたが1つの支払いシステムのどんなグリッチと失敗からでも保護することを可能にします。
定期的なデバイスの一貫性と正確性は、スムーズな支払いスケジュールを作成するのに役立ちます。 それは時間を節約し、不必要なフォローアップを減らすので、クライアントとあなたの両方に利益をもたらします。
次のセクションでは、作業用の定期的な請求書システムを設定する方法について説明します。
定期的な請求書を設定するにはどうすればよいですか？
定期的な請求書を設定するには、最初にソフトウェアで請求書を作成する必要があります。 正確な手順は選択したソフトウェアによって異なりますが、基本は同じです。
FreshBooksを例にとってみましょう。 最初のステップは、請求書を作成することです。これは、定期的な請求書テンプレートに変換できます（下の画像）。
定期的な請求書を作成するには、次の手順に従います。
1.日付を選択します
請求書を作成したら、請求書の日付と頻度を設定する必要があります。 定期的なスケジュールで、最初の請求書が生成される次の発行日を選択します。
日付は通常、契約に応じて、月の最後または初めになります。 次に、請求書を生成する頻度を入力します。 年次、月次、または週次のオプションから選択できます。 また、6週間ごとのようにカスタム範囲を設定することもできます。
次に、必要な請求書の数を設定します。 それはあなたの契約の長さと無限（より延長された契約）からx個の請求書（より小さなプロジェクト）までの範囲に依存します。
2.集計した作品を挿入します
日付を設定したら、クライアントに請求する作業を追加します。 ここでは、メモ、遅延料金、またはクライアントに関連するその他の条件を追加できます。
請求ソフトウェアを使用すると、その特定のクライアントに関連付けられているすべての作業と経費を自動的に追加することもできます。 定期的な請求書を設定する際に、「行を追加」ボタンをクリックしてから、「未請求の時間と費用をインポートする」を選択します（下の画像）。
ここでは、3つのオプションから選択できます。すべての未請求の時間と費用、未請求の時間のみ、または未請求の費用のみです。 これらの費用の期間を設定すると、ソフトウェアがすべての費用と時間を自動的に追跡して請求書を生成します。
3.未払いの合計を含める
次に、クライアントによる合計を含めます。 最終的な金額には、特定の期間中に追跡されたすべての費用と時間が含まれます。
ここでは、追加料金や完了した作業を追加することもできます。 上の画像に示すように、請求額は定期的な請求書テンプレートに表示されます。
4.適用するクライアントを追加し、定期的に設定します
定期的な請求書を開始するには、クライアントを追加します。 配信オプションで、「請求書を自動的に送信する」または「請求書の下書きを作成して手動で送信する」のいずれかを選択します。 2番目のオプションは、指定された間隔でプロジェクトに費やした作業または時間を追加する必要がある請求書用です。
請求書を定期的に設定します。 定期的な請求書テンプレートを簡単に表示できます（上の画像を参照）。
定期的な請求書テンプレートが修正されたら、ただ座ってソフトウェアに任せてください。 ほとんどのソフトウェアプログラムはさまざまなサービスを提供していますが、いくつかのベストプラクティスは、この課金システムを最大限に活用するのに役立ちます。
次のセクションでは、定期的な請求システムを設計する際に留意すべきいくつかのヒントを見ていきます。
定期的な請求書のベストプラクティス
ほとんどの定期的なソフトウェアには、効果的なシステムの作成に役立つ標準的な対策がすでに用意されています。 ただし、いつ請求するか、支払いを最も適切に保護する方法などのいくつかの側面は、支払いの気密システムを作成し、あなたとクライアントの両方に利益をもたらす透明なシステムを作成するのに役立ちます。
いくつかのヒントを念頭に置いて、ソフトウェアを最大限に活用してください。 これらは、請求サイクルをさらに合理化するのに役立ちます。
1.請求書のタイミング
会社にはさまざまな支払いサイクルがあります。月の初めを好む会社もあれば、月末に従業員やベンダーに支払う会社もあります。 お住まいの地域の基準に従って請求サイクルを調整してください。
定期的な請求書はすべて健全な支払いルーチンを確立することであるため、自然な支払いスキームに基づいて支払いを計画することはあなたのビジネスに役立ちます。 クライアントは、あなたを社内支払いの延長として見る可能性があります。
2.定期的な請求については常に書面による確認を取得します
定期的な請求では、クライアントのクレジットカード情報やその他の詳細が使用されます。 これに加えて、定期的に請求するためにクライアントからの書面による同意も持っていることを確認してください。
あなたの主な契約は請求の期間をカバーするかもしれませんが、彼らの財務情報の使用について書面による合意を持つことは、後で紛争を避けるための素晴らしい方法です。
また、いつ、どのくらいの期間、合意された支払いを引き出すかについても言及する必要があります。
3.契約に1回限りの仕事をする
定期的な請求書は通常、バンドルパッケージに使用されますが、特定の月にクライアントに対して1回限りのジョブを実行することになる場合もあります。
これを書面による契約に含めるようにしてください。 ここで考慮すべきことが2つあります。 1つは、同じ支払い方法を使用することです。 2つ目は、1回限りのジョブがサブスクリプションサービスと一緒に請求されることです。
定期的な請求書はあなたのビジネスに適していますか？
あなたがeコマースプラットフォームであろうとソフトウェア会社であろうと、定期的な請求書システムはすべてのビジネスに適しています。 間違いなく、定期的なサービスを提供する企業に最適です。
これは、支払いプロセスを自動化および高速化し、あなたとクライアントの両方に利益をもたらす優れた方法です。 それは彼らが彼らの費用を計画し、クライアントの支払いスケジュールを確立するのを助け、彼らが延滞料や他の料金を避けるのを助けます。
これらは、定期的な請求システムから大幅に恩恵を受けることができるビジネスタイプの一部です。
- 投稿数やコンテンツターゲット数が決まっているデジタルマーケティングエージェンシーなど、月次サービスを提供している企業。
- ソフトウェアや機械の維持管理などのサポートを提供する月次保守会社。
- 毎月のトレーニングまたは学習ワークショップを提供する企業。 これらは通常、一定の間隔で提供される固定数のセッションです。
- ライセンス料または月額プランでサブスクリプションベースのサービスまたはバンドルを提供するソフトウェア会社。
定期的な請求書の最大の利点は、柔軟性があり、ニーズに合わせて調整できることです。 たとえば、季節営業の場合やクライアントへのサービスを停止している場合は、定期的な請求書を一時停止し、戻ったときに再開します。
あなたがフリーランサーであろうと中小企業であろうと、定期的な請求システムは健全な支払い習慣を確立するための素晴らしい方法です。 それはあなたの支払いを保護するだけでなく、あなたがあなたの請求を定期的に行うのを助けます。 顧客に支払いについて通知したい場合は、定期的な請求書と同時に定期的な電子メールを送信するのは簡単です。
最後に
定期的な請求システムは、支払い後の実行や健全な支払いルーチンの作成を回避するための優れた方法です。 それはあなたが時間を節約し、ミスを減らし、そしてあなたのビジネスのために健全なキャッシュフローを生み出すのを助けます。
それはクライアントが彼らの費用を計画するのを助けます、そしてそれは支払いのためのより少ないフォローアップの呼びかけで、あなたとのより良い仕事上の関係につながります。 システムは支払いの事前承認を必要とするため、支払いの保証にも役立ちます。
ソフトウェアに応じて、請求スケジュールを作成できます。 テンプレートを作成し、ソフトウェアに詳細を入力させるだけです。 その後、時計仕掛けのように請求書をクライアントに自動的に送信します。
クライアントの財務詳細の使用について書面による許可を得ていることを確認してください。 支払いサイクルの前後に請求スケジュールを計画することも、効果的なシステムの作成に役立ちます。 何を求めている？ 今すぐシステムをセットアップしてください！
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Jimmy Rodriguezは、完全に無料のエンタープライズグレードのeコマースソリューションであるShift4ShopのCOOです。 彼は、コンバージョンを促進し、業績を向上させるデジタルマーケティング戦略と最適化されたショッピング体験を開発することにより、インターネット小売業者がオンラインで成功するのを支援することに専念しています。
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