高度なコラボレーションを実現するリモートワークスペースで生産性を向上させる方法

公開: 2019-01-14

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ワークスペースがミレニアル世代とその放浪癖の考え方に支配されているこのデジタル時代では、「コラボレーション」という用語は新しい意味を持ちます。

あなたはおそらく、フリーランスとリモートワークがミレニアル世代の間で上昇傾向にあることを知っているでしょう。 インターネットを介してコラボレーションすることで、世界中の離れた場所(エキゾチックな場所でも)から共同作業できるのは素晴らしいことですが、正しく行われなかったとしても、生産性が低下する可能性があります。

シックスシグマとかんばんの最近では、管理者(および一般的な雇用者)は生産性を非常に真剣に受け止めています。 そして、なぜ彼らはすべきではないのですか? 今日のあらゆる業界の企業と企業間の競争はばかげています。 さらに、今日では、雇用主と従業員の両方が「ワークライフバランス」を非常に優先する傾向があります。 したがって、雇用主は確かに従業員を最大限に活用し、生産性を最大限に最適化することを望んでいます。

従来の職場での生産性は、次のようなさまざまな要因の関数でした。

  • デスクの設計:従業員のデスクは彼らの中心的な作業スペースであり、コミュニケーションを促進し、プライバシーを確​​保できるように慎重に設計する必要があります。 秘訣は、2つの間の適切なバランスをとることです。
  • オフィス環境:オフィスの一般的なデザインも、従業員の生産性に大きな役割を果たします。 それは単なる人間工学以上のものに影響を及ぼし、従業員の全体的な健康と幸福に大きな影響を与える可能性があります。 したがって、適切な照明、換気、および空調を備えていることは、適切に設計された会議室、廊下、およびラウンジを備えていることと同じくらい重要です。
  • パーソナライズ:スペースをパーソナライズすることで、作品との感情的なつながりを高めることができると考えられています。 机のおもちゃやフォトフレームなどの小さくて整頓された身の回り品は、従業員がよりくつろげるようになり、集中力を高め、生産性を高めるのに役立ちます。
  • 労働文化:前向きな企業文化の創造は、労働者の生産性のレベルに直接関係しています。 これは非常に単純に否定できない事実ですが、それでも大企業は見落としがちです。 ポジティブな職場文化とは、従業員の帰属意識を育み、頻繁に休憩して充電し、さまざまなチーム間のオープンコラボレーションを促進する文化です。
  • ソフトウェアツール:労働者が利用できるソフトウェアツール(および一般的なリソース)の品質は、労働者の生産性と生産性のレベルに影響を与える重要な要素です。

これらは、通常の企業オフィスで働く従業員の生産性に影響を与える多くの要因のほんの一部です。

ただし、バハマのホームオフィスやビーチハウスなどのリモートワークスペースについて話すとき、デスクの設計と作業環境のボスは従業員です。 その後、ワークスペースは(デフォルトで)パーソナライズされ、好みに応じて最適化されるため、これらは生産性に影響を与える制御可能な要素ではなくなります。 実際のところ、ミネソタ大学による2017年の調査では、「創造的な天才」は雑然とした忙しいワークスペースを好むことが示唆されています。

もちろん、快適でありながら真面目な理想的なホームオフィスを設計するためのヒントや戦術は常にあります。

しかし、それでも変わらないのは、実際のタスクを実行するためにワーカーが使用しているソフトウェアです。 通常、ソフトウェアツールは会社全体で標準化されているため、雇用主はこの点で従業員の生産性に影響を与える上で重要な役割を果たします。

簡単に言えば、テレコミューターの高度なコラボレーションを実現する仮想ワークスペースで生産性を向上させるには、会社がソフトウェアを選択する必要があります。 ただし、テクノロジーに精通したミレニアル世代にとって、ソフトウェアはタスクを完了するための単なるツールではありません。 建築、インテリアデザイン、構造設計など、生産性の高い物理ワークスペースの設計に多くの思考プロセスが入るのと同じように、仮想ワークスペースについても同じことが言えます。

優れたユーザーエクスペリエンス(UX)を提供し、生産性を向上させるソフトウェアを作成するには、かなりの創造性とデザイン思考が必要です。 さらに、ゴージャスなユーザーインターフェイス(UI)を備えたソフトウェアは、作業者がより多くのことを実行するように動機付けます。

それでは、優れたUI / UXで生産性を向上させることに関して、群衆から本当に際立っているいくつかのリモートコラボレーションツールを簡単に見てみましょう。 ボーナスとして、リストされているツールはポケットにやさしいですが、品質を損なうことはありません。



リモートコラボレーションツール

迅速で鮮明なコミュニケーションのためのツール

やり取りのメールはコミュニケーションの目的を果たしますが、インターネット上で音声通話、ビデオ通話、画面共有、インスタントメッセージングなどのオールインワンのコミュニケーションサービスを提供するツールやアプリ(無料および有料)は無数にあります。 。 しかし、注目に値するのはほんの一握りであり、面倒な作業を増やすのではなく、実際に生産性を向上させます。

ご想像のとおり、Slackがここでチャートを支配しています。 競争力のある価格設定と、必要になる可能性のあるすべての機能を備えた魅力的な無料プランを備えたSlackが、インスタントメッセンジャーのグローバルベンチマークであることは不思議ではありません。

リモートコラボレーションツールを使用して生産性を向上させる方法

人気のある高品質の代替品には、すべての機能を備えているが、インターフェースと直感性の点でSlackよりもわずかに劣っていると感じるGoogleハングアウトとSkypeが含まれます。

共同タスク管理のためのツール

同じページにいることは、特にあなたとあなたの同僚が何千マイルも離れている場合、難しい場合があります。 ありがたいことに、作業を合理化し、進捗状況を追跡し、チーム全体の生産性と説明責任を促進するのに役立つアプリがあります。

Asanaは、高度な機能の集中砲火であなたを圧倒せず、きちんと設計されたパッケージでカレンダーの作成、タスクの割り当て、優先順位の設定などのすべての基本を提供するだけなので、注目に値するものの1つです。 Trelloは、直感的なボードとドラッグアンドドロップカードを使用して、プロジェクト管理にかんばんアプローチを採用する優れた代替手段です。

リモートコラボレーションツールを使用して生産性を向上させる方法

どちらも非常に予算にやさしく、Trelloの無料プランはスタートアップや中小企業にとって十分すぎるほどです。

共同ドキュメント用のツール

文書がなければビジネスや会社は存在しません。 ドキュメントは面倒な場合がありますが、優れたユーザーインターフェイスは、物事を面白くし、スピードアップするのに役立ちます。


Googleドライブは、コラボレーション環境でドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォームを作成する際に、間違いなくトップの座に値します。 高速、無料、ユーザーフレンドリーで、コラボレーションのしやすさ(リアルタイムも)は他の追随を許しません。

リモートコラボレーションツールを使用して生産性を向上させる方法

PDFについて考えるとき、あなたはAdobeについて考えます。 それは仕事を成し遂げるためのすべての機能を備えています。 ただし、それは少し高価であり、インターフェイスは当たり障りのないです。 また、貧弱なユーザーインターフェイスは、全体的な生産性に何の影響も及ぼしません。

リモートコラボレーションツールを使用して生産性を向上させる方法

幸いなことに、ミニマルでクリーンなデザインで完全に無料のIcecream PDF Editorなど、Adobeの無料の代替手段があります(PDFテキスト編集を含む)。 これにより、リモートで共同作業する場合に非常に便利な注釈(コメントやメモの追加)が可能になります。

まとめ

インターネットの出現により、私たちは世界中のどこからでも一緒に仕事をすることができるようになりました。 目的の場所で快適に作業しながら最大の効率を確保することは、私たちが使用するソフトウェアに帰着します。 この投稿では、適切な機能と美しいインターフェースを備えたフリーミアムツールとアプリについて詳しく説明します。これらのツールとアプリは、効果的にコラボレーションし、在宅勤務時の生産性を向上させます。

画像:Shutterstock