13のリモート企業がお気に入りのコラボレーションツールを共有[専門家のまとめ]

公開: 2020-12-16

近年、多くの業界で在宅勤務が増加しています。 利便性、時間とお金の節約、生産性の向上、集中力と柔軟性の向上など、多くの利点があります。 労働者の65%にとって、在宅勤務は彼らの仕事をさらに好きになる理由です。 FlexJobsの調査によると、在宅勤務は最も需要の高いタイプの柔軟な勤務形態(80%)であり、次に柔軟なスケジュール(71%)が続きます。

ただし、2020年の事業主にとって、会社をリモートモードに完全にまたは部分的に切り替えることは、さらに多くの理由で存続戦略になる可能性があります。 今では、コストを削減し、多国籍事業を立ち上げ、外国のパートナーと協力するための賢い方法であるだけではありません。 リモートワークは、世界的大流行に対処するために必要な社会的距離をチームに適応させ、提供する方法でもあります。

幸いなことに、シームレスなオンライン操作と仕事関連のコミュニケーションを可能にする十分なツールとプラットフォームがあります。 リモートの従業員を管理するときは、使用する生産性ツールとオンラインコラボレーションツール、およびそれらがどこからでも会社を管理するのにどのように役立つかを知ることが重要です。

13のリモート企業に、ビジネスで検討できるお気に入りのコラボレーションツールを共有するように依頼しました。

ジョナサンホロウェイ、試験なし

100%離れた場所にある企業として、コラボレーションはGoogleの一連の製品に大きく依存しています。 GoogleスプレッドシートとGoogleドキュメントは私たちにとって巨大です。 彼らのスイートには、ビデオチャットから電話会議、ファイル共有、ドキュメントコラボレーションまで、必要なものがすべて揃っています。

過去に、Slack、Trello、Airtableなどの他の製品を試しました。 少数の異なるサービスを管理するよりも、すべてのニーズに対応できる1つの場所を用意するのが最も簡単であることがわかりました。

私たちは2013年から事業を展開しており、2015年には完全に遠隔地になります。私たちはデジタル生命保険ブローカーです。 私たちの地域で有能な人材を見つけるのに苦労していたため、遠隔地の営業担当者の方が簡単であることがわかりました。 それ以来、私たちは人々にオフィスに来ることを要求する必要はないと判断しました。 それはあなたが従業員に提供できる一番の特典です。

ケイティ・ホーガン、ギビングアシスタント

私たちは、遠隔地の従業員とつながる方法を常に考えています。 上位2つのツールは、それぞれ異なる目的を果たすSlackGoogleハングアウトです。

会社全体が参加するように招待されているリモコンへのインスタントメッセージングには、専用のSlackチャネルを使用しています。

ビデオチャットでは、可能な限りGoogleハングアウトを使用します。

グレッグマーサー、ジャングルスカウト

昨年まで、私たちは完全にリモートのチームでしたが、現在でもチームの約半分だけがオフィスにいます(オースティン、バンクーバー、深センに拠点を置いています)。

チームとして、 SlackZoomAirtableGoogleDriveを多用しています。 Slackを使用して、迅速で日常的なコミュニケーションを行ったり、誕生日や業績を祝ったり、ランダムに冗談を言ったりします。 ミーティングにはズームを使用します。 Airtableは、個人およびチームのタスク、および特定のプロジェクトで行われた進捗状況を追跡するために使用されます。 ファイル共有の場合、チームとしてよく行うように、Googleドライブを一度に共有して共同作業するのが最も簡単です。

Rhiannon Payne、Sea Foam Media

社内のビジネスおよび販売プロセスを円滑に保つために、次のツールを使用しています。

  • Trello (プロジェクトおよびタスク管理)
  • たるみ(内部コミュニケーション)
  • テレグラム(外部クライアント通信)
  • Googleドキュメント
  • Qwilr (クライアントの提案)
  • HelloSign (契約)
  • MailChimp (メールキャンペーン)

Trelloは、非常にシンプルでありながら高度にカスタマイズ可能であるため、俊敏性と拡張性を維持できるため、ここでは真のMVPです。 私のプロジェクトマネージャーと私は、過去1年間、Trelloを最大限に活用するためのさまざまな戦略のA / Bテストに多くの時間を費やしてきました。現在、プロセスは適切にダイヤルインされていますが、最適化のための新しいアイデアを常に受け​​入れています。さらに物事。

また、Trelloボードをカスタマイズして、セールスファネルの管理に役立てています。これは、新しいクライアントリードやパートナーシップの機会が絶えず発生しているためです。 また、Trelloを無料で使用できるようになります。また、Premium Slackなどの他のツールにすでに多くの費用を費やしているため、毎月のコスト削減が大きな影響を及ぼします。

Trelloを使い始めたばかりの人にとっては、カスタマイズ可能であるため、恐ろしいことがあります。 チームのボード、リスト、カード、チェックリストの設定を開始する方法については、YouTubeチュートリアルビデオをご覧になることをお勧めします。 ボードを使用して、創造的なアイデアを頭に入れたり、達成するための個人的なタスクのリストを保持したりすることもできます。

デビッドアレクサンダー、マゼプレス

世界中のフリーランサーやクライアントのチームと協力しているWeb開発者およびデジタルマーケティング担当者として、コラボレーションツールを使用して、作業を可能な限り効率的に行うことが重要です。

私たちが選んだツールはAsanaです。これは、そのユーザーフレンドリーなユーザーインターフェイスと、新しい同僚やクライアントのオンボーディングが非常に簡単なためです。

Asanaは、タスク管理、カレンダー、再利用可能なチェックリスト、進行状況レポートなど、必要なすべての重要な機能を提供しますが、ワークフローをカスタマイズして、カスタムフィールド、タスクの依存関係、その他の機能を含めることもできます。私たちの能力を最大限に発揮します。

私が接触する企業の数は、チームとしてのコミュニケーションの主な手段が驚異的であり、修正する必要がある根本的な非効率性として常に指摘しているため、依然として内部メールに依存しています。

答え? プロジェクト管理およびコラボレーションツールを使用して、詳細が失われることが多い長々とした電子メールではなく、特定の詳細についてより詳細な会話を可能にするため。

優れたツールはたくさんありますが、私たちにとって、Asanaはすべてのチェックボックスをオンにしますが、 GoogleドライブEvernote 、およびAsanaとの連携で機能するその他の外部サービスなどの統合も使用します。

グレッグ・ドーバン、元帳ベネット

Ledger Bennettは、受賞歴のある多国籍B2Bマーケティング代理店であり、グローバル企業およびスケールアップビジネスにサービスを提供しています。 私たちは、クライアントにより良いサービスを提供するために、リモートワークとコラボレーションの文化を構築しました。 4つの場所(英国2か所と米国2か所)に加えて、クライアントオフィス、遠隔地、在宅勤務のほか、特定の日に従業員の50%が個々の場所に定期的に勤務します。

私たちが抱えていた最大の課題の1つは、コラボレーション、適切なタイミングでの専門家の意見、およびプロジェクトのすべての利害関係者の可視性を促進することです。 標準製品ではなくサービスビジネスであるため、これは、8時間の時差にまたがるさまざまな場所によって悪化します。

これを行うために、さまざまなツールを使用しています。 内部的には、タスクの割り当てにAsanaを使用し、容量計画にSynergistを使用しています。 また、 SlackWhatsAppSkype (クライアントが使用するものは何でも)の組み合わせを使用して、内部だけでなく外部のクライアントとのコラボレーションを改善します。

しかし、これまでで最も重要な部分は、すべての通話で必須のビデオカメラに関するポリシーです。 私たちは常にSkypeグループやビデオ通話に参加しており、ビデオボイスメールを残すことさえ簡単です。 この対面の可視性は、場所に関係なく1つの企業チームとして文化を構築するために重要であるだけでなく、達成しようとしていることのニュアンスをより効果的に伝えるのに役立ちます。

全体的な利点は、24時間近くのカバレッジと、1つの場所で達成できるよりも幅広い経験と知識のるつぼを提供することで、実質的に2営業日で作業を迅速に進めることができることです。

ナタリー・アサナシアディス、Ormi Media

私たちのお気に入りのツールは、 Gスイートの傘下にあるすべてのものです。 複数のタイムゾーンでプロジェクトに協力する専門家がいるため、整理された状態を維持することが効率の鍵となります。

プロジェクトとキャンペーンの管理、チームへのアクティビティの割り当てにタスクを使用するためにGoogleスプレッドシートを使用し、コラボレーションと追いつくためにハングアウトを使用します。 これは私たちが使用するツールとしては群を抜いて最高であり、すべてが1つの傘の下にあるため、100種類のタブやツールを開くことはできません。 メールタブや特定のキャンペーンスプレッドシートからすべてを行うことができます。

クリサントスハジブラヒム、プロドスコア

Prodoscoreは完全に「仮想」の会社であり、従業員は全米に広がっています。 ご想像のとおり、コラボレーションツールは、関連するすべての問題について接続を維持し、最新の状態に保つために非常に重要です。

コラボレーションスイートとしてGoogleのG-Suiteを選択しましたが、これは非常にうまく機能しています。 手頃な価格でプロフェッショナルで使いやすく、すべての通信要件を満たす必要があるため、スケーリングできます。 最良の属性は、他の誰かが作成者であったとしても、ドキュメントを紛失したり、すぐに見つけたりすることを心配する必要がないことです。

オリー・スミス、ExpertSure

私たちのチームが世界中に広がっている完全にリモートの会社として、私たちが効果的なチームとして機能できるようにするために、いくつかの優れたオンラインコラボレーションツールが必要です。 私の傑出したものはSlackアプリケーションでなければなりません。 この素晴らしいツールは、次の方法で私たちを支援します。

  1. コラボレーションの促進–これまで透明性とコラボレーションの障害となっていた多くの障壁を取り除きます。 創設者兼CEOとして、それぞれの役割に干渉することなく、私のチームが何を考えているかについての洞察を得ることができます。
  2. Webトラフィックが半分に削減されました– Slackは、メールの受信トレイを埋めるために使用されていたやり取りのほとんどを排除します。
  3. これにより、1対1のプロセス簡素化できました。これにより、1対1の会議を簡単に設定でき、チームメンバーとの会話の履歴記録として機能します。

琥珀色のハインド、ロードウォリアークリエイティブ

私たちのチームが効率的にコラボレーションできるようにする一番のツールは、 Basecampです。 プロジェクト管理ツールをプロセスに導入する前の日について考えると、私は震え、それらに戻らなければならないことを恐れます。

Basecampは、社内およびクライアントとのすべてのコミュニケーションの集中ハブであり、すべてを文書化してカレンダーに記録します。これにより、スケジュールと整理が維持され、パートナーと私がBasecampプロジェクトを共有して個人を管理することもできます。生活!

リモートチームに役立つ他の2つのツールには、リアルタイムで簡単にドキュメントのコラボレーションを可能にするG Suiteと、チームとクライアントの対面会議を開催する方法であるZoomがあります。

これらのツールに加えて、パスワードで保護されたWordPressサイトとして構築された、社内のナレッジベース/従業員の操作マニュアルも作成し、継続的に追加しています。 プロセスと基準を文書化することは、私たちの成功と、新入社員が加わったときの立ち上げ時間を最小限に抑えるために不可欠です。

新入社員が最初の日に同僚に影を落とす余裕がないため、新しいチームメンバーをスムーズに取り込むには、十分に文書化されたプロセスを持つことが不可欠です。 WordPressがイントラネットやその他の非公開のWebサイトに使用できることに気付いていない人も多いかもしれませんが、WordPressはあらゆる種類の用途に最適なツールであり、操作マニュアルを作成したため、ニーズにぴったりでした。

ハムナ・アムジャド、リデスター

リモートチームである私たちは、多くのコラボレーションツールを使用して、すべてのチームメンバーが同じページに表示され、すべてが会社の議題に従って調整されるようにします。 最も広く使用されているツールは、ドキュメント用のGoogleドキュメント、コミュニケーション用のSlack、ファイル共有用のGoogleドライブです。 しかし最近、 Trelloの使用を開始し、ワークフローの管理、コラボレーションの改善、生産性の向上にどのように役立ったかを気に入っています。

Trelloのボード、リスト、カードを使用して、プロジェクトを整理し、優先順位を付けます。 やることリストを設定したり、タスクを委任したり、他の人にフィードバックを提供したりできます。 これにより、大量のメールをやり取りする必要がなくなり、より重要なことに集中する時間を節約できました。 ボード上で、誰かが取り組んでいるプロジェクトとその進捗状況を簡単に確認できます。 これは、私たちが物事を常に把握し、より効率的に作業するのに役立ちます。 さらに、Trelloは、Googleドライブ、Slack、Evernoteなどの他のお気に入りのツールと統合できます。これは大きなプラスです。

Siddhartha Gupta、Mercer-Mettl

  • Facebookの職場

Workplace by Facebookの助けを借りて、あなたは生産性やエンゲージメントではなく、距離によってチームメンバーから離れているだけです。 多くの場合、リモートワーカーはいくつかの楽しいアクティビティを見逃しますが、シームレスなAI対応の機能とプロセスにより、すべてが非常に簡単に見えます。 職場は、他のソーシャルメディアプラットフォームと同じくらいエキサイティングなので、使い方が楽しいです。

ニュースフィードポータルで継続的な更新を取得し、いつでもライブビデオを開始し、ビデオ会議を実施し、モバイル、ラップトップ、タブレットなど、すべてのデバイスでインスタントメッセージングを活用できます。 アドオンとして、Office 365などの他のツールを修正し、外出先でさまざまな問題を追跡することもできます。

  • WhatsApp

多くの場合、プロの救世主の1人としてのステータスを無視されているのがWhatsAppです。 過小評価されていますが、その遍在性と可用性により、世界中で最も愛され、依存しているツールの1つになっています。さまざまなプロジェクトのワークグループを作成したり、作業の進捗状況について人々にメッセージを送信したり、画像やビデオを共有したり、ビデオ会議を開いたりできます。 これは、人々が専門的な取り組みや取り組みを行うのに大いに役立つ最もシンプルなツールです。

  • アサナ

あなたの職業生活がチームベースの仕事に大きく依存している場合-マネージャーへの報告、またはあなたに報告している人々がいる場合-そしてリモートで作業している間彼らからの継続的な更新が必要な場合-Asanaはあなたにぴったりのツールです。 何が起こっているのか、完了したプロジェクトの数、作業の提出をまだ保留している人、ドキュメント、グラフィック、ビデオなどのさまざまな添付ファイルを簡単に確認できるため、専門的な取り組みにはさまざまな用途があります-オールインワンゴー。

ウィリアム・リポフスキー、第1四半期財務

First Quarter Financeで、私たちのお気に入りのオンラインコラボレーションツールはSlackです。 研究者、ライター、編集者の完全にリモートのチームは、コラボレーションとコミュニケーションの両方に常にSlackを使用しています。 編集者は、数回の編集を通じてドラフトを送信しながら、情報を共有したり、アイデアを相互に交換したり、ライターと交換したりできます。 チームとして、スタイルガイドやポリシーの変更などについて、意見を共有する機会を均等に与えられたすべての人と話し合うことができます。これは、人口の多いビデオ会議や音声通話では不可能な場合があります。

コミュニケーションのツールとして、Slackは私たちの日常のワークフローの不可欠な部分であり、リモート組織にとってのSlackの利点は明らかです。 チームが世界中に分散している場合、お互いのオフィスに立ち寄ったり、会議室に集まって情報を共有したりすることはできません。 Slackを使用すると、問題や質問に1対1で、またはグループとして迅速かつ効率的に対処できます。 通知が必要なすべての人にSlackメッセージを送信するよりも、スタッフが新しいポリシーやプロジェクトに対応できるようにするための迅速な方法はありません。

インタビューしたリモート企業が共有する最もお気に入りのオンラインコラボレーションツールです。 ビジネスを運営するためにどのオンラインコラボレーションツールを使用していますか? 以下のコメントでお知らせください!