火曜日のヒント：27の時間節約イベント計画の秘訣

イベントプランナーはどのように改善できますか？ もちろん、いくつかの素晴らしい時間を節約するイベント計画のヒントとコツがあります！ このアイデアのリストには、現代のイベントプランナーに知られている最も創造的で効果的な生産性戦略が27個集められており、イベントプロセスを驚かせ、刺激し、最終的には情報を提供します。

新しい時間を節約するイベント計画の秘密を拾う

1.直前のイベントまたは契約の変更に関するルールを用意します。

直前のイベント変更を処理する方法はたくさんありますが、予防が重要です。 したがって、契約には、1〜3か月後、1〜4週間後、および1週間後の日に重大な変更が発生した場合に何が起こるかについてのルールを含めるようにしてください。 また、作業範囲も書面で取得してください。

2.小​​規模なイベントで新しいスタッフを試乗します。

イベントスタッフと協力すること自体がスキルです。 最も重要なイベントのスタッフに、少なくとも1回は小規模で強度の低いイベントでどのようにパフォーマンスを発揮できるかを確認するまで、新入社員を配置しないでください。

3.締め切りのリマインダーミームをパートナー、スポンサー、およびチームに送信します。

ミームは人間の脳に科学的に証明された効果を持っています。 したがって、誰もがあなたの友好的なリマインダーメールを密かに嫌っていますが、ミームを追加すると、脳の記憶形成の中心をトリガーし（定義上、ミームは他の意味のない画像に意味を割り当てているため）、参加者が参加したコミュニティのより大きな感覚を感じるのに役立ちます共有のようなほとんど部族の中で（または少なくとも認識できる）、この特定のミクロ情報を知るようになりました。

4.イベントベンダーに延滞料を支払わせる。

良いお金を捨てるほど人の下で火をつけるものはありません。 クライアントで使用するのと同じ延滞料のパラメーターと数値を使用してイベントベンダーを設定します（料金の大きさは関係ありません。それは彼らの心に恐怖を与えるのに十分な存在であるはずです）。

5.チャットボットを使用してイベント参加者と通信します。

イベントの前にチャットボットを使用して、イベントブランドの声とトーンを確立し、カスタマーサービスのサポートを提供し、投票や調査などを通じて視聴者に関するデータを収集します。

6.イベントスタッフのトレーニングビデオを作成します。

イベントの前の週に、パスワードで保護されたビデオセットへのリンクを送信します。このビデオセットは、スタッフが大事な日の準備をするために確認できます（できればクイズに答えることができます）。 イベントに直接適用する従業員トレーニングビデオを使用するためのアイデアをいくつか紹介します。

7.すべてのイベントソーシャルメディアフィードを1つのプラットフォームにファネルします。

Buffer、HootSuite、Everypostなどのツールは、複数のチャネルを1つのダッシュボードに統合するため、半ダースのサイトを切り替えることなく、配信しているコンテンツとイベントの視聴者がそれにどのように反応しているかを俯瞰できます。

8.オールインワンのイベント管理ツールを入手します。

最高のイベント管理ソフトウェアオプションは、予算の作成、イベント会場の検索、フロアプランまたはレイアウトの設計、主要な利害関係者とのコラボレーション、イベント自体のマーケティングなどのタスクの実行に役立ちます。

9.コンピューターからテキストメッセージを設定します。

デスクトップ上の電子メールと電話上のメッセージを同時に監視しなければならないのは本当に気が散るので、代わりにそれらをすべて1か所に保管してみてください。 すでにMacをお持ちの場合は、おそらくiMessageを使用できます。 ただし、PCを使用している場合、またはAppleの電話を持っていない人と通信している場合は、次の手順に従ってください。

10.イベントコミュニケーションを一元化します。

平均的な人は、1日の仕事の28％を、メールの送受信だけに費やしています。 受信トレイを開かなくても、ドキュメントを共有したり、メッセージスレッドを統合したり、プロジェクトのステータスをリアルタイムで更新したりできる単一のイベントサービスソリューションを実装することで、あなたとチーム全体の時間を節約できます。

11.顔分析ソフトウェアに市場調査を任せましょう。

顔認識を使用して、イベントのゲストの手動チェックインを減らし、イベントのセキュリティを強化し、プログラミングヒートマップを作成し、新しいリードをきちんと集めることができます。

12.緊急性と重要性ごとにToDoリストを整理します。

アイゼンハワーマトリックスの愛称で呼ばれるこの便利なグラフィックは、やることリストを整理し、最も重要なタスク（つまり、緊急かつ重要なタスク）のみに最初に取り組むのに役立ちます。

13.情報に基づいたタイブレーカーを社内に割り当てます。

イベントの利害関係者間の意見の不一致は時々発生しますが、それらのソリューションに向けて取り組むことは、あなたが計画したタイムラインのより大きな部分を占める可能性があります。 指定された意思決定リーダーが状況のすべての詳細を知っており、双方を公平に観察でき、プレッシャーの下で良好であることを確認してください。

14.勤務日の非常に詳細なスケジュールを作成します。

15分のブロックを使用して活動を計画します。 休憩をスケジュールし、同様のタスクを同じ時間のチャンクにグループ化することを忘れないでください。

15.公開カレンダーでの単独作業時間をブロックして、中断を拒否します。

このように時間をブロックすることで、他のチームメンバーがあなたの仕事を続けている間あなたの境界を尊重するようになります。

16.各バックアップベンダーから注文、タイミング、およびドキュメントの要件を取得します。

ベンダーに問題が発生した場合は、土壇場で問題が発生する可能性があります。 したがって、イベントに必要なすべてのタイプのベンダーのイベント計画バインダーで利用可能なすべての関連する詳細を含む、少なくとも3つのバックアップの選択肢があります。

17.ワークフローのオーバーホールを行います。

毎日何をしているかを追跡することは、ワークライフバランスの改善につながる可能性がありますが、現在のプロセスの弱点を特定するのにも役立ちます。 たとえば、より多くの管理タスクを委任したり、より短い会議を実施したりする必要がある場合があります。

18.将来のイベントのために、潜在的な講演者とプレゼンターのリストに一貫して追加します。

あなたの業界に影響力のある人、優れた講師である人、またはあなたのブランドと公に協力することに興味を示した人の名前を集めてください。 スピーカーを予約するときは、LinkedInや連絡先リストを調べて誰かを見つけるのに何時間も費やす必要はありません。リストを参照するだけです。

19.現在のスケジュールが2倍になった場合に、プロセスを合理化する方法を視覚化します。

この素晴らしい心理的エクササイズは、想像できる最も高圧の状況で、完全に最大化されたワークロードに伴うスケジューリングの課題に対処し、克服する方法を理解することを強制します。 これは、パーキンソンの法則を打ち負かすための最良の方法です。

20.すべてのイベントボランティアが責任を負う期待とタスクのリストを作成します（そしてそれを事前に彼らと共有します）。

イベント当日は、質問に答えたり、イベントのボランティアを細かく管理したりするのに時間がかかりすぎます。 さらに、彼らはあなたが彼らのために準備することを本当に感謝します（それはあなたのボランティアを幸せにするための最良の方法の1つです）。

21.イベントのチェックインプロセスを自動化します。

優れたイベントチェックインアプリを選択して、プロセスをスピードアップします。 追加の生産性パンチを詰め込みたい場合は、プログラムの使用方法をイベントスタッフにトレーニングするのにかかる時間をさらに短縮する、ユーザーフレンドリーな機能を探してください。

22.デスクトップ画面を携帯電話と共有します。

Chrome to Mobileなどのツールを使用すると、開いているすべてのタブを1つのデバイスから別のデバイスに簡単に同期できます。これは、会議に行くとき、会場に出入りするとき、または単にこれらを保存する必要があるときに役立ちます。後で表示するための特定のページ。

23.スピーカーをまとめ、単一のコラボレーションプラットフォームを介してプレゼンテーションを整理します。

メールを使用してスピーカーの質問に回答したり、概要を承認したり、写真や経歴を収集したりするのは効率的ではありません。そのため、すべてのスピーカーを1つのデジタル領域にまとめて監視できる単一のツールを使用するのが最善です。

24.最初から作成するのではなく、イベント登録Webサイトビルダーを使用します。

さらに、カスタマイズ可能なソリューションを使用すると、オーディエンス情報の収集、高いセキュリティレベルの維持、イベント戦略の強化、および新しい生産性計画を完全に完成させるのに十分な時間節約ボーナス機能の提供が容易になります。

25.イベントアプリにQRスキャナーを追加します。

イベントにQRコードを使用すると、チェックインが簡単になり、ブースやスポンサーが、スケジュールに追加の要求をすることなく、価値のあるリード生成イベントアクティビティを実行できるようになります。

26.テンプレートを使用して、イベント調査と投票を作成します。

モバイルイベント調査アプリを、参加者、スポンサー、または利害関係者のイベント調査の質問と組み合わせます。

27.メールの並べ替えツールに受信トレイの優先順位を付けてもらいます。

Gmailをお持ちの場合は、Sortedなどのツールを試してみてください。 カスタマイズ可能な列を使用してメールに基づいてタスクを整理し、受信トレイをToDoリストに変えるのに役立ちます。 別の電子メールプロバイダーを使用している場合は、基本的な色分けを超えて、実際に役立つ組織のヘルプを提供できる拡張機能を探してください。

さらに多くのイベント計画の秘密

イベントプランナーとして生産性を高めるためのさらに多くの方法を見つけたい場合は、一般的な問題と解決策を見つける前に、それらを処理する方法を読んでみてください。 また、このカスタマイズ可能なイベントチェックリストを使用することで時間を節約したり、次の大きなプロジェクトが充実した生産性計画の作成を開始する前にメールコミュニケーションスキルを磨いたりすることもできます。