労働時間を追跡する必要がある理由（雇用者と従業員の両方として）

毎年、タイムトラッキングは、単なる給与以上のビジネスにとってますます重要であることが証明されています。 仕事と労働力が進化するにつれて、プロジェクト管理、見積もりの​​作成、従業員の進捗状況と作業習慣の分析に役立つことがわかったため、労働時間を追跡する必要もあります。

そのため、この記事では、現代の職場でタイムトラッキングが不可欠である理由を証明することに着手しました。 タイムトラッカーの必要性の全体的な変化と、それが雇用主と従業員にそれぞれどのようなメリットをもたらすかについて読むことができます。

タイムトラッキングの重要性

Covid-19のパンデミックが2020年の初めに突然景観を変えた方法を考えると、在宅勤務もより多くの人々にとって現実になる可能性があります。スタンフォードのエコノミスト、ニコラスブルームは、これを問題の高まりと見なし、 」。 不吉に聞こえますが、タイムトラッキングのような単純な解決策は、打撃を和らげることができます。

少なくともしばらくの間、リモートワークの実践はここにとどまっているようです。 つまり、何らかの形で生産性が低下するということです。 残業が増え、労働力管理と重複し、時間の盗難、時間の浪費などが発生します。 したがって、生産性の災害を回避するには、CEOと従業員が一緒になって時間を追跡することに慣れる必要があります。

ここClockifyでは、特に時間を追跡する必要がある理由のリストと、開始するためのいくつかの方法をまとめました。

雇用主として時間を追跡する理由

雇用主が時間を追跡するとき、彼らは主に2つの理由でそれを行います。

• 補償、および
• 労働力管理

最初に、従業員への支払いに関して、労働時間の追跡が重要である理由について説明します。 その後、生産性、プロジェクト管理、ワークロード管理などにどのように役立つかを見ていきます。

給与と残業の時間の追跡

タイムトラッキングの最初の大きな理由は、時給で従業員に公正な報酬を提供することです。 この場合のタイムトラッキングの重要性を見てみましょう。

有料時間

さまざまな種類の従業員報酬（時間単位、給与、コミッション、ボーナス）の中で、時間単位は財務目的で時間追跡を必要とするものです。

スタッフが時間単位で作業している場合、特に残業や休暇を考慮している場合、誰が何をどのくらいの期間行ったかを見失いがちです。 そして、彼らが支払いを受ける必要があるとき、あなたは誰もが彼らが働いたのと同じくらい多くを稼いでいることを確認したいです。 言うまでもなく、統計的には、平均労働時間は大きく変化しています。

Clockifyのような無料の稼働時間トラッカーは、ここでいくつかのベースをカバーできます。

• 各従業員の時給を定義できます。
• 従業員はタイムシートにタスクを入力して、毎日の概要を明確にすることができます。
• 後で正確に計算するために、タイマーを使用してタスクの作業時間を追跡します。
• 信頼できるデータを確保するために、一貫して毎日時間を追跡します。

• 最後に、それはあなたが入れた期間と時給に応じて自動的に賃金を計算します。

この非常に簡単な方法で、従業員は勤務時間の記録を保持し、給与の問題が少なくなります。

時間とともに

通常、時間外労働者は残業代や補償時間の対象にもなります。

残業代を使用すると、州法により、残業に費やされる時間ごとに1時間あたりの時給がどれだけ増加するかが規定されます。

代償時間があるので、従業員は追加の賃金の代わりに残業時間と引き換えに休暇を取ることを決めることができます。

• 残業法

時間外労働の場合、あなたまたはあなたの従業員は、通常の勤務時間外に働いた時間を追跡する必要があります。 残業にどれだけの時間が費やされたかについての「紙の証跡」がなければ、法的な影響が生じる可能性があります。

事業を行っている国に応じて、EUタイムトラッキング法、カリフォルニア残業法、またはUSFLSA労働時間規制を調べる必要があります。 それぞれの概要：

• 週あたりの労働時間;
• 最大許容残業;
• 残業を文書化する方法;
• シフトあたりの時間数や従業員が残業できる日数など。

時間追跡は、従業員が1日、1週間、または1か月にどれだけ働いているかを明確で合法的に追跡するために不可欠です。 それはあなたがすべての労働法と規制に準拠し続けることを確実にします。 そして、パンデミックが2020年を揺るがす中、米国労働省は、タイムトラッキングに関する雇用者の義務に関するガイドを更新しました。

出典：statista.com

• 残業代

トピックからあまり逸脱することなく、要するに、残業代は国ごとに異なり、週単位と日単位の労働時間に基づいています。

たとえば、カリフォルニア州の残業法では、雇用主は平日と土曜日に時給の1.5倍を支払う必要があります。 従業員との契約や残業時間によって料金は異なります。

• 代償時間

最後に、残業時間の休暇中に従業員に「支払い」を行うことができます。 これは補償時間と呼ばれ、さまざまな要因が従業員が適格かどうか、およびその計算方法に影響を与える可能性があります。

ただし、その場合でも、残業に基づいて従業員がどれだけの休暇​​を取ることができるかを知るには、信頼できるタイムトラッカーが必要になります。

また、適切なタイムトラッキングアプリを見つけるためのサポートが必要な場合は、それぞれがもたらすすべてのメリットを含む広範なリストを用意しています。

労働力管理および時間を追跡するその他の理由

タイムトラッキングは違反を防ぎます

従業員が勤務時間に対してどのように補償されるかを規制するために施行されているさまざまな法律や規制について説明しました。 ただし、その理由は、適切な給与を確実に提供するためだけでなく、企業自体が違反を回避できるようにするためです。

雇用主は無意識のうちに賃金と時間の違反をする可能性があります。 Tittle and Perlmuterエージェンシーによると、最も一般的なものは次のとおりです。

1. 未払いの最低賃金
2. 働いた時間の支払いに失敗する
3. 従業員の誤分類
4. 誤算された残業

罰則は、逃した賃金の支払いからその3倍まで、そして6か月から1年までの範囲に及ぶ可能性があります。

NCSLの公式サイトでは、米国の各州の違反と罰則について詳しく説明しています。

定期的に働いている時間を追跡し、収集したデータに基づいて給与を計算するだけで、時間と賃金の両方の違反を防ぐことができます。

休暇を取る従業員にはタイムトラッキングが必要です

家族医療休暇法は、従業員に年間最大12週間の無給の（ただし雇用は確保された）休暇を与える法律です。 ただし、従業員が読みやすくなるためには、いくつかの要件を満たす必要があります。 このリストには、過去12か月間に雇用主のために1,250時間働いたことも含まれています。これは、週に約24時間に相当します。

ご覧のとおり、労働時間の追跡は、従業員が家族の世話をするために無給休暇を取りたい場合、私的責任、健康問題などにも役立ちます。証拠を提供する責任は雇用主にあるため、必要なデータがなければ、アーカイブをさかのぼって掘り下げることがたくさんある可能性があります。

時間の追跡は時間の盗難を防ぎます

時間の盗難は、従業員が自分が投入していない労働時間の支払いを受け入れるときに発生します。これはいくつかの方法で発生します。

• 柔軟なスケジュールで余裕を使用する（特にリモートワークで）。
• 自分だけでなく、同僚の出勤と退勤。
• 延長された休憩;
• 勤務時間中のエンターテインメント等の閲覧

従業員の時間を追跡した後、時間の盗難は簡単に追跡および解決できます。 あなたは行動のパターンに気づき始め、それに応じてそれらに対処し始めます。

時間を追跡することは、より良い仕事の見積もりをするのに役立ちます

プロジェクト（または製品）の成功の多くは、会社が期限をどれだけうまく処理したかにかかっています。

プロジェクトが順調に進み、予想されるコストを超えないようにするには、多くの準備と見積もりが必要です。 チームはマイルストーンを作成し、その中で、成功する結果を生み出すために必要なフレームワークに適合するように、より短い期限を設定します。 そして、作業が開始されると、タイムトラッキングが不可欠になります。

チームが作業するとき、ソフトウェアは、それらの見積もりがどこで間違っていたか、そしてどこで完全にうまく機能したかを理解するのに役立ちます。 たとえば、従業員がタスクを完了するのに1日長くかかり、次の締め切りに向けて無意識のうちにチーム全体を困惑させる可能性があります。

しかし同時に、これらの見積もりの​​範囲内で作業した時間を追跡すると、生産性が低下していることがわかります。 そして、レーダーのブリップのように、それらを登録するときに、特定の問題について学び、それらを修正するためにチームに相談することができます。

プロジェクト見積もりの​​タイムトラッキングは、問題を早期に特定するのに不思議であり、エラーが時間、エネルギー、およびお金を浪費する前に問題に対処することができます。

彼らが言うように–時間のステッチは9を節約します。

Clockifyを使用してプロジェクトの見積もりを追跡する例

従業員の時間を追跡することで、より良いマネージャーになることができます

CEO、プロジェクトマネージャー、マネージャー全体、さらにはHRでさえ、ワークフォースマネジメントをよりよく把握したいと思うでしょう。

従業員の労働時間を追跡すると、誰がどの部門で何をしているのかについての一般的な概要がわかります。 これは圧倒的に聞こえるかもしれませんが、仕事が会社全体にどのように分散されているかを理解するのにも役立ちます。

タイムシートでタスクがチェックされると、どのチームがプレートに多すぎてオフロードが必要であるか、どのチームがより多くのタスクを引き受けることができるかに気付き始めます。

この場合、タイムトラッキングはワークロードのバランスを取るのに役立つため、マイルストーンに遅れずについていくと同時に、過労や退屈をすることはありません。

無駄な時間を特定します

時間の盗難とは異なり、無駄な時間は、従業員の生産性の現状と、それが生産/ワークフローにどのように影響するかに関係しています。

無駄な時間は、人々がパフォーマンスを低下させ始めるマイナーな違反であり、その結果、締め切りに間に合わず、生産時間が長くなります。 無駄な時間は時間の盗難と同じようにあなたの財政に影響を与えませんが、それは長期的には同じように危険である可能性があります。

時間を無駄にしている場所とその量を見つけるためのタイムトラッキングにより、従業員のタイムシートは、必要なすべての情報のロックを解除します。休憩時間、さまざまな時間帯に作業するタスクの種類、出勤と退勤の時間などです。 。それは、何人かの人々がどこでモチベーションを失い始めるか、何時に、または彼らが休憩を取る頻度と彼らがどれくらい続くかについてあなたに概観を与えます。

人々が職場でモチベーションを失う理由は複数あります。 そして、これらの問題を解決するには、時間の追跡以上のものが必要です。

ただし、パフォーマンスの向上を開始するために必要なデータを提供することにより、どの個人とチームが同様に支援を必要としているかを特定するのに役立ちます。

従業員として時間を追跡する理由

もちろん、タイムトラッキングのメリットを享受しているのは雇用主や企業だけではありません。 従業員、フリーランサー、および独立請負業者は同様に、それがもたらすのと同じ利点を享受します。 次のリストには、労働時間の追跡を開始する必要がある理由のほんの一部が含まれています。

また、作業時間と時間追跡に関して最もよく寄せられる48の質問の参照ページを作成しました。

時間を無駄にしている場所がわかれば、ワークライフバランスを改善できます。

ニコラス・ブルームはまた、2020年3月の調査回答者の半数だけが自宅で効率的に仕事ができると答えたと述べました。 そして、主にコンピューターで仕事をしているのは主に労働者でした。

誰もがリモートワークに順応する準備ができているわけではありません。 ただし、プッシュが必要になると、可能な限りシームレスに調整できるようにすべてを行う必要があります。

タイムトラッキングは、コンピューターに閉じ込められた長い夜を避けたり、オフィスに通勤する必要がなくなったために目を開けた瞬間に仕事を始めたりするのを防ぐのに役立ちます。 他の人が個人的な事柄で仕事の途中であなたを邪魔したことは何回ありますか？ それが子供だったのか、洗濯機だったのか、家族からの電話だったのか、それとも近所の人だったのか。

労働時間を追跡する場合、一種の規律と組織を課します。 タイムシートに記入すると、特に日中に気が散るときに、実際の作業にどれだけの時間がかかるかに気付くようになるからです。 タイムトラッカーは、このようにして、将来の日を計画し、それらの非常に必要な境界を設定するためのベースを設定できます。

タイムトラッキングにより、緊急時対応計画が改善されます

タイムトラッキングが実際に緊急時対応計画を立てるのに役立つことをご存知ですか？ 場合によっては、勤務時間を追跡することで、職場での不当な扱いから身を守ることができます。

1.不当に増加したワークロードの場合

雇用主がより多くの義務を積み始めていることに気づき始めたら、それらのタスクを時間追跡するだけで十分な証拠を集めることができます。 単純な仕事に費やされた時間のアーカイブは、あなたの実際の仕事があなたの職務記述書にない仕事のために後部座席をとったことの正当な証拠です。

2.無給の残業

同様に、あなたが残業に追い込まれたが、公正に補償されていない場合、雇用主と交渉したり、時間と賃金の違反を申請したりする場合は、残業時間の説明が重要です。 残業代の対象となるために満たす必要のある条件を覚えておいてください。

3.FMLAの適格性

雇用保障が保証された無給休暇を取得したい場合は、家族医療休暇法により確実に取得できます。 ただし、条件の1つでは、過去1年間に雇用主のために1,250時間働いたことがある必要があります。 週に約24時間になります。

FMLAの法廷紛争で、学校の教師はメンタルヘルスの理由で休暇を取ることを望んでいました。 必要な労働時間を満たさなかったために却下されたとき、彼はその問題を法廷に持ち込み、修正を求めた。 学校の弁護士は、授業の準備や成績評価などの在宅作業を行っても、1,250時間を費やすことができなかったことを証明することができました。 上訴は却下された。

企業が自分たちを守るためにきれいな記録を維持するためにできることをすることを知っておくことが重要です。 彼らの従業員も同じことをするかもしれません。

4.公平に補償されます

繰り返しになりますが、時給で仕事をしている場合、時間の追跡はあなたの仕事の生命線になります。 それはあなたが投資された努力とエネルギーに対して適切に支払われる保険です。 もちろん、企業はあなたを捕まえるために必要な悪ではありませんが、間違いはあります。 特にリモートワークで。

勤務時間を個別に記録しておくと、優れたセーフティネットになります。 また、すでにタイムトラッカーを使用している場合は、できるだけ熱心に、具体的に記入してください。 あなたの将来の自己はそれをあなたに感謝します。

タスクに費やした時間を追跡すると、自分自身をより適切に整理するのに役立ちます

言うまでもなく、労働時間を追跡することはあなたの生産性に違いの世界をもたらします。

それはあなたにあなたの時間をよりコントロールしていると感じることへのその小さなプッシュを与えます。 1日の終わりにタイムシートを見ると、最も生産性が高かった場所や、状況が改善された可能性のある場所を簡単に見つけることができます。

この種の内省は、特に今日、より生産的になるための鍵です。

間違いを分析し、次にタイムシートに記入し始めるときにそれらを改善することで、ストレスのない就業日に一歩近づくことができます。 少なくとも組織側では。

チームタイムシートアプリを使用すると、同僚はあなたに迷惑をかけないようになります

これで、リモートで作業するかどうかに関係なく、同僚やマネージャーからの電子メールやチャットメッセージに多くの時間がかかる可能性があることに同意できます。 特に、彼らが私たちの仕事をどこまで進めているか、または彼らが必要とする情報を持っているかどうかなどを私たちに尋ねる場合はそうです。

チームタイムトラッカーを使用する場合、利用可能かどうかはタイムシートに記載されているタスクに依存することを早い段階で知らせることで、これらの気晴らしの一部を防ぐことができます。

たとえば、Clockifyでは、チームメンバーはお互いの進行中のタスクと完了したタスクを確認できます。 したがって、同僚がその特定のページを開くと、その同僚はあなたが現在取り組んでいることを確認できます。 特定のラベルを使用することで、タスクの緊急度を簡単に示したり、タスクにメモを追加したりできます。 例：「フルフォーカスが必要です。邪魔しないでください」。

Clockifyでは、ワークスペース内の同僚を簡単に検索して、彼らのタスクを確認できます。

最終的な考え

時間を追跡する理由は複数あります。 冒頭で述べたように、仕事の状況は劇的に変化したため、収集できる限り多くのデータに依存する必要があります。 特に、ほとんどがリモートワークに移行する場合。 タイムトラッキングは、作業の安定性を維持するための最も信頼できる方法の1つです。 これは、作業の整理、問題点の特定、従業員と雇用主が1日を通して費やす時間に関する情報を提供するのに役立ちます。

タイムトラッキングは、時の試練に耐える不可欠な作業ツールであり、現代の職場で生き残るために私たちが持っている最も用途の広い武器です。