Friday Finds: 궁극의 이벤트 후 리셉션을 위한 6가지 아이디어

게시 됨: 2021-08-08

여러 날 회의. 하루 종일 네트워킹 회의. 비즈니스 심포지엄. 오늘날 이러한 이벤트는 일반적인 패널, Q&A, 신제품 출시 및 기술 시연 후에 끝나지 않습니다.

애프터 파티 및 이벤트 후 리셉션은 많은 이벤트의 일반적인 확장일 뿐만 아니라 브랜드가 참석자에게 지속적인 인상을 줄 수 있는 기회가 되었습니다. 행사 후 모임을 조직하려면 모든 행사 계획 기술이 필요하며, 주요 행사와 사건을 구별하기 위해 우선 순위와 작업을 약간 변경해야 합니다. 여기에서는 모두가 참석하고 싶어하는 애프터 파티 또는 이벤트 후 리셉션을 디자인하는 데 도움이 되는 6가지 팁을 제시합니다.

엄청난 히트를 친 애프터 파티를 계획하는 방법

1. 애프터 파티 장소 조기 폐쇄

무역 박람회나 컨퍼런스의 절정에 있는 회사의 행사 후 리셉션을 계획하고 있다면 동일한 아이디어를 가진 많은 회사 중 하나라는 사실을 기억하십시오. 컨퍼런스 근처에서 가장 인기 있는 장소를 예약하려면 조사와 협상을 일찍 시작하는 것이 중요합니다. CVENT 공급업체 네트워크와 같은 이벤트 장소 소싱 사이트를 탐색하여 회의 장소 근처의 최고 위치를 찾으십시오.

메인 이벤트를 계획 중이더라도 애프터 파티를 위해 이벤트 계획 소프트웨어에서 별도의 파일을 만드십시오. 이벤트 계획 일정은 다르며 애프터 파티를 분리하면 귀하와 귀하의 팀을 조직화하는 데 도움이 됩니다. RFP를 작성하여 가능한 한 빨리 장소, 케이터링 업체 및 엔터테인먼트 회사에 보내기 시작하여 최고의 선택으로 계약을 마무리하는 단계로 빠르게 이동할 수 있습니다.

이상적으로는 애프터 파티를 메인 이벤트가 아닌 별도의 장소에서 개최하여 버즈를 생성하고, 참석자에게 컨퍼런스 센터 외부의 도시 경험을 제공하고, 특별 제공으로 구별할 수 있습니다. 접근하기 어려운 장소를 선택하지 말고 가장 쉬운 방법을 명확하게 지정하십시오. 그렇지 않으면 노쇼의 위험이 있습니다.

행사 후 리셉션을 컨퍼런스 센터 내 또는 바로 옆 행사장에서 개최하면 이점이 있습니다. 컨퍼런스의 주요 부분에서 게스트의 관심을 파티 장소로 안내할 수 있습니다. 일반적으로 물류는 문제가 되지 않으며, 대규모 이벤트를 진행하는 기획자라면 할인된 요금을 받을 수 있습니다. 행사장 내에서 개최하는 경우, 메인 이벤트와 애프터 파티를 차별화하기 위해 장식을 창의적으로 만드는 것이 중요합니다.

믿을 수 없는 애프터 파티에 활기를 불어넣다

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2. 이벤트 후 파티를 압박하지 않는 공간으로 만드십시오.

1일 행사든, 여러 날에 걸친 회의든, 일주일 간의 영화제든, 주요 행사는 참석자와 발표자 모두에게 고갈됩니다. 그들은 신제품을 출시하거나 동종 업계의 동료들과 네트워킹을 할 수 있습니다. 회사 심포지엄에는 지속적인 집중이 필요한 연속 수업이 포함될 수 있습니다.

이벤트 후 리셉션과 애프터 파티를 손님을 위해 편안하고 즐겁게 만드는 것을 목표로 하십시오. 네트워크에 대한 압박이 없어야 하며 게스트가 사교 활동을 주도해야 합니다. (쇄빙선과 활동을 네트워킹할 수 있는 시간과 장소가 있습니다. 이것은 그 중 하나가 아닙니다.) 장소가 더 소란스러운 파티를 위한 공간과 함께 낮은 키 대화를 위한 내성적인 조용한 공간을 제공하는지 확인하십시오.

3. 뛰어난 이벤트 후 독점 제공

회의나 회의가 끝날 때 손님에게 나타날 충분한 이유를 제공해야 합니다. 이 애프터 파티는 나머지 네트워킹 오찬 및 패널 토론과 어떻게 다릅니까? 여기에서 선택은 물론 예산에 따라 다르지만 제한된 예산으로도 놀라운 요소를 만들 수 있습니다. 다음은 사람들이 계속 사용할 수 있는 고유한 제품에 대한 몇 가지 아이디어입니다.

  • VIP . 애프터 파티의 특별 게스트로 1차 행사의 유명 인사를 초대합니다. 손님들은 행사 프로그램의 CEO 및 유명 인사들과 함께 빵을 나눌 수 있는 기회를 좋아할 것입니다.
  • 스웨그 . 애프터 파티에서만 제공되는 이벤트와 관련된 스웨그 제공을 만듭니다. 이것은 노래 다운로드를 위한 독점 코드, 회의 연사가 저술한 책 또는 브랜드 칵테일 셰이커일 수 있습니다.
  • 스페셜티 칵테일. 레스토랑 장소나 바 케이터링 회사에 이 행사를 위한 독창적인 칵테일을 만들고 애프터 파티와 관련된 음료 이름을 지정해 달라고 요청하십시오.
  • Snapchat 주문형 지오필터. 애프터 파티를 위한 Snapchat 지오필터를 디자인하고 장소를 위한 지오펜스를 만드세요. 이벤트 주제에 맞게 간단하게 유지하고 리드 타임을 확보하세요. Snapchat의 승인은 영업일 기준 1일이 소요됩니다.
  • 몰입형 테마. 애프터 파티는 아니었지만 Smirnoff가 브랜드의 "그래픽" Smirnoff Experience를 위해 만화책 테마로 올인한 방법을 이해할 수 있을 것입니다. 공간 전체에 단일 색상을 사용하거나 Roaring 20s, steampunk 또는 빈티지 라이브러리와 같은 연극 테마를 만들어 드라마를 만듭니다.
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4. 행사 후 리셉션을 홍보하여 ​​흥분을 조성하십시오.

다양한 채널을 통한 마케팅은 "추가! 추가의!" 이벤트 후 리셉션 요구 사항을 향상하십시오. 장소, 시간, 엔터테인먼트 및 음식 제공을 확정하고 나면 마케팅 캠페인을 시작해야 합니다. 행사 후 야회를 특별하게 만드는 요소(예: 엔터테인먼트, 옥상 전망 또는 현지 요리사의 농장 직판 메뉴)를 요약하고 대담하고 매력적인 글꼴로 철자하십시오. 고려해야 할 마케팅 아이디어는 다음과 같습니다.

  • 이메일 캠페인. 필수 구성 요소에는 이벤트 공간의 생생한 사진과 메인 컨퍼런스에서 장소가 얼마나 쉽게 도달할 수 있는지 전달하는 것이 포함됩니다. "5분 도보" 또는 "차량 공유로 10분"과 같은 문구를 구체적으로 사용하십시오.
  • 소셜 미디어 캠페인. 모든 플랫폼을 사용할 필요는 없지만 타겟 고객에게 인기 있는 플랫폼을 선택하세요. Facebook은 베이비 붐 세대에게 어필하는 것으로 잘 알려져 있으며 Snapchat과 Instagram은 Y 및 Z 세대의 플랫폼입니다.
  • 애프터 파티 해시태그. 참석자들이 대회 준비에 대한 기대감을 공유할 수 있도록 행사 후 리셉션에 알아볼 수 있는 해시태그를 제공하세요.
  • 지오펜싱. 이는 이벤트 기간 동안 많은 참석자가 귀하의 애프터 파티에 참석하기로 결정하는 수일 간의 회의 및 축제에만 유용합니다. 지오펜싱을 사용하면 홍보된 소셜 미디어 캠페인이 지정된 영역(예: 회의 센터 내) 내 모바일 장치에만 표시됩니다.

5. 가능한 한 현지 풍미를 포함하십시오.

위에서 언급한 현지 셰프의 농장 직판 시식 메뉴가 여기에 적합합니다. 현지 양조장에서 비행기를 타는 것도 마찬가지입니다. 또는 현지 와인과 치즈 시음. 현지 공연자도 훌륭한 선택입니다.

핵심은 이벤트 참석자가 집으로 돌아갈 수 없거나 최소한 노력 없이는 식음료 또는 엔터테인먼트를 선택하는 것입니다. 탐색할 추가 옵션은 다음과 같습니다.

  • 어쿠스틱 포크 록 밴드, 래퍼, 피아니스트 및 카바레 가수 중 무엇을 선택하든 라이브 음악이 있는 이벤트는 재미있고 축제 분위기를 자아냅니다.
  • 군중을 뚫고 트릭을 수행할 수 있는 뛰어난 현지 마술사나 성인을 대상으로 하는 페이스 페인팅 아티스트를 고용하는 경우에도 마찬가지입니다.
  • 뉴올리언스에서의 애프터 파티를 위해 킬러 포보이즈(Killer Po'boys)를 즐겨보세요. 행사 참석자들은 지역 박람회를 한 번 더 즐길 수 있는 기회를 갖게 될 것입니다.
  • 시카고에서? 손님들을 위해 딥디쉬 피자를 가능한 한 가까이에서 주문하여 여전히 끈적끈적합니다.
  • 안뜰이나 기타 야외 공간에서 열리는 행사 후 리셉션을 위해 좋아하는 지역 푸드 트럭을 고용하십시오.

6. 참석자로부터 직접 피드백을 구하십시오.

이벤트나 컨퍼런스가 진정으로 끝날 때까지 이벤트 후 설문조사를 보류하십시오. 사람들은 여전히 ​​행사를 즐기고 있으며 그들이 떠나기 전에 숙제를 고맙게 여기지 않을 것입니다. 그러나 이벤트 주최자와 기획자는 실시간 상호 작용을 통해 파티를 순회하고 게스트와 대화를 즐기고 게스트가 이벤트에 어떻게 반응하는지 확인해야 합니다.

많은 경우에, 특히 긍정적인 경험을 하고 있는 손님은 애프터 파티를 어떻게 즐기고 있는지 자연스럽게 공유합니다. 그러나 두꺼워지면 신체 언어와 방의 에너지를 얻을 수 있습니다. 대화가 흐르고 사람들이 웃고 웃을 때 행사 후 리셉션이 잘 진행되고 있음을 알 수 있습니다. 참여, 관심 및 감사의 또 다른 표시로 애프터 파티 해시 태그를 주시하십시오.

이벤트의 성공에 대한 느낌을 얻는 것 외에도 이것은 과도한 태도를 교정할 수 있는 좋은 기회입니다. 또는 케이터링 업체가 샴페인과 에피타이저로 구성된 쟁반을 새로 고치는 데 너무 많은 시간을 할애하고 있습니다. 이러한 문제는 즉시 해결할 수 있습니다.

또한 다음 회차 계획을 개선하는 데 도움이 됩니다.

이벤트 애프터 파티는 다른 이벤트만큼 많은 계획이 필요하지만 성공적인 파티에는 종종 독특한 삶의 기쁨이 있습니다. 이것은 사람들이 사건의 끝을 즐기고 즐기면서 조직하고 심지어 즐기는 것을 특별한 즐거움으로 만듭니다.

이벤트 후 리셉션 레이아웃을 올바르게 설정하십시오.

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