월요일 동기 부여: 이벤트 계획 이메일 아웃리치 템플릿 및 실제로 작동하는 팁

이메일을 사용하여 훨씬 더 멋진 예산을 보유한 멋진 고객과 이벤트 계획 명단을 쌓을 준비가 되셨습니까? 경험 많은 이벤트 기획자를 위한 이러한 팁과 예는 관계 구축, 계약 성사 및 온라인 네트워킹에 대한 더 큰 통찰력을 제공합니다.

20가지 이벤트 계획 이메일 모범 사례 팁

이러한 전략을 사용하여 첫 번째 시도에서 열기 및 응답률을 최대화하고 이벤트 계획 비즈니스 이메일 주소가 스팸으로 분류되는 것을 방지하십시오.

시작하기 전에 간단한 팁: 계정이 아닌 이메일 주소를 어떻게 말했는지 알아차리셨나요? 이벤트 계획 비즈니스 이름을 다른 제공자에게 가져간 경우에도 일상적인 일상 연락처 및 기존 고객에게 메시지를 전달하는 데 여전히 문제가 있습니다. 그러나 여기에 나열된 예방 조치를 취하는 한 괜찮을 것입니다.

1. 처음 10-20개의 이메일에 대해 완전히 고유한 메시지를 만들어 계정을 준비하십시오.

그렇지 않으면 이메일 계정이 스팸으로 분류될 위험이 있습니다. 그러나 각각에 대한 템플릿을 사용하면 여전히 시간을 절약할 수 있습니다. 템플릿 내에서 작성하는 각 문장이 받는 사람에게 완전히 고유하고 각 문장을 보내는 시간을 변경해야 합니다.

2. 시간이 지남에 따라 보내는 이메일의 양을 천천히 늘려 스팸 필터를 피하십시오.

매일 같은 시간에 수십 개의 이메일을 보내는 것과 같은 비정상적인 행동을 보이는 계정은 매우 빨리 폐쇄됩니다. 이메일 제공업체를 행복하게 하려면 매일 하루에 한두 개의 이메일만 보내는 것부터 시작하십시오. 목표에 도달할 때까지 격주로 하루에 2~3개의 메시지를 늘리십시오.

3. 잠재 고객이 귀하와 직접 약속을 잡을 수 있도록 항상 디지털 캘린더에 대한 링크를 포함하십시오.

아직 마음에 드는 앱이 없다면 높은 평점을 받은 약속 예약 앱 중 하나를 사용해 보세요.

4. 이메일 제목은 항상 대화식이어야 하며 10단어 미만이어야 합니다.

제목 줄의 품질에 따라 이메일이 열릴지 아니면 휴지통에 들어갈지 결정됩니다. 짧고, 달콤하고, 개인적인 것들은 독자들에게 당신이 컴퓨터 프로그램이 아니라 사람이라는 것을 안심시키는 데 도움이 됩니다.

5. 이메일 탐색 도구를 사용하여 반송 메일이 너무 많이 발생하지 않도록 합니다.

어떤 이유로든 반송되는 이메일을 많이 보내면 이메일 주소가 차단될 수도 있습니다. 따라서 보내기를 누르기 전에 VoilaNorbert 또는 Hunter.io와 같은 앱을 통해 각 연락처를 실행하십시오. 그들은 더 최신의 다른 주소를 제안할 수도 있습니다.

6. 이메일을 보낼 시간에 매달리지 말고 일관성을 유지하는 데 집중하세요.

예, 화요일 아침이나 수요일 오후에 이메일을 보내면 누군가에게 연락하여 응답을 받는 것이 더 나을 것입니다. 그러나 이러한 청구를 둘러싼 데이터는 개별 직업의 일정 습관, 산업별 편차 또는 수령인의 평균 연령 범위를 설명하지 않습니다. 따라서 언제 해야 하든 관계없이 홍보 활동을 습관화하십시오.

7. 보내는 모든 메시지에 대해 최소한 한 번은 후속 조치를 취하도록 계획하십시오.

그리고 야망이 더 크다면 드립 캠페인이 더 좋을 것입니다.

8. 공식 소개 이메일에 3문장 이하로 사용하세요.

메시지를 대충 훑어보는 바쁜 기업 고객에게 연락하려는 경우 특히 그렇습니다. 그들이 서두르고 있다고 생각되면 "이벤트 플래너"라는 제목과 CTA를 굵게 표시하여 눈에 띄게 만드십시오.

9. 비즈니스 세부 정보 및 포트폴리오 링크가 포함된 전문 ​​이메일 서명을 추가합니다.

Wisestamp는 멋지게 보이고 사용자 정의할 수 있는 무료 버전을 제공합니다. 사진, 이메일 주소, 전화번호, 웹사이트 링크를 포함하세요.

10. CTA의 경우 수신자에게 예비 회의를 주선하도록 요청하십시오.

이메일의 요점은 그들의 주의를 끌고, 그들이 당신을 필요로 하는지 확인하고, (그들이 필요하다고 가정할 때) 나중보다 빨리 다음 단계로 넘어가는 것이어야 합니다.

11. 각 수신자의 회사 웹 사이트 사본의 어조와 스타일을 자신의 메시지에 반영하십시오.

그것은 당신이 말 그대로 그 언어를 말하는 것처럼 느껴지기 때문에 당신이 말하는 사람이 당신과 관계를 맺도록 도와주는 인기 있는 판매 기술입니다.

12. 세일즈 피치가 아닌 대화를 만드는 것을 목표로 하세요.

그렇게 하는 가장 좋은 방법은 한 문장의 소개(자신이 누구인지, 무엇을 하는지, 왜 연결하려고 생각했는지)로 시작하여 구체적인 질문으로 이어지는 것입니다. 예를 들어, 이벤트를 계획할 사람이 필요한지 묻는 것은 너무 일반적이지만, 내년 연례 로드쇼를 위한 전략을 수립하기 위해 경험 많은 이벤트 기획자가 필요한지 묻는 것은 당신이 어디에서나 새로운 비즈니스를 추진하는 것 이상의 것에 관심이 있다는 것을 증명합니다. 찾을 수 있습니다.

13. 텍스트가 대화와 실제처럼 들리는지 확인하십시오.

지금은 지나치게 형식적이거나 공손할 때가 아닙니다. 이 사람을 사무실로 걸어가면 그들에게 무슨 말을 하시겠습니까? 이를 사용하여 메시지 본문을 작성하는 방법을 결정합니다.

14. Google 알리미를 설정하여 이메일을 보낸 사람들의 소식을 확인하세요.

즉시 응답을 받지 못하더라도 프로모션, 새로운 투자 자금 또는 출시 예정 제품이 발표되는 즉시 축하해줌으로써 시간이 지남에 따라 관계를 구축할 수 있습니다.

15. 링크를 보내려면 링크가 포함되어 있는지 확인하십시오.

그것은 더 전문적으로 보이고 플래그가 될 가능성이 적습니다.

16. 편지 병합을 건너뛰고 메시지에 이름이나 세부 정보를 수동으로 입력합니다.

엉망인 형식은 모든 사람의 입에 나쁜 맛을 남깁니다. "Sarah"를 입력할 시간이 없다고 해서 잠재적인 이벤트 계획 고객 리드를 태울 위험을 감수하지 마십시오.

17. 당신이 제공하는 것이 실제로 회사나 개인과 관련이 있는지 확인하십시오.

5분 동안 회사의 올해 행사 일정을 검토하십시오. 또는 비공개 이벤트에 집중하는 경우 소셜 미디어를 미리 확인하여 이름을 알리십시오.

18. 모든 수신자를 위한 개인화된 랜딩 페이지 피치를 만듭니다.

이것은 포함된 링크로 사용할 수 있습니다. 랜딩 페이지를 사용하면 이메일이 얼마나 효과적인지 쉽게 추적하고 필요에 맞는 추가 세부 정보를 제공할 수 있습니다.

19. 이메일 분석 소프트웨어를 사용하여 제목 줄과 링크의 클릭률을 추적합니다.

이벤트 플래너를 위한 이 킬러 이메일 추적 도구는 전략을 즉시 개선하는 데 도움이 됩니다.

20. 잠재 고객의 비즈니스를 진정으로 이해하고 있음을 보여주는 산업별 지식을 뿌립니다.

최고의 경쟁자, 해당 업계의 인기 이벤트, 최근 게시한 블로그 또는 소셜 미디어 게시물, LinkedIn에서 팔로우하는 틈새 인플루언서를 참조하여 메시지에 더욱 개인적인 느낌을 더하십시오.

5가지 특정 이메일 템플릿 및 사용 방법

접근 방식은 항상 받는 사람과의 관계를 기반으로 해야 합니다. 그러나 서로를 얼마나 잘 알고 있더라도(만약 있다면) 그들의 사업을 시작하는 방법은 많이 있습니다.

1. 당신은 이 사람을 만난 적이 없고 그들은 당신이 누구인지 모른다

안녕하세요 [이름]님,

제 이름은 [당신의 이름]입니다. 저는 [수취인과 가장 관련이 있는 이벤트 유형 또는 이벤트 틈새]를 전문으로 하는 경험 많은 이벤트 기획자 입니다. 나는 [귀하의 웹사이트를 보았거나/이 회의에서 연설을 보았거나/주변적으로 알고 있는 다른 방법을 봤습니다] – 귀하 또는 [브랜드 이름(해당되는 경우)]이 [이벤트 유형]을 곧 계획하는 데 도움이 필요하십니까?

그렇다면 이 링크를 따라 이번 주 또는 다음 주에 저와 빠른 5분 전화 통화 를 예약 하여 대화를 계속하십시오.

정말 고마워,

[당신의 이름]

작동 이유:

그것은 당신이 누구인지, 당신이 하는 일, 당신이 그들을 어떻게 아는지(심지어 "그들을 알지 못하더라도"), 당신이 그들에게 구체적으로 이메일을 보내는 이유, 공을 굴리기 위해 필요한 다음 단계를 설명합니다.

고려해야 할 사항:

• 브랜드와 개인적인 관계가 있는 경우(해당 제품을 사용한 적이 있고, 바이러스성 비디오가 하루를 즐겁게 해주고, 스타일이 마음에 든다면) 이를 "당신이 그들을 아는 방법"으로 사용하십시오.
• 비공개 이벤트 고객에게 메시지를 보내는 경우 누가 당신을 추천했는지, 구체적으로 왜 그들을 사랑하는지(아마도 그들이 당신이 사랑하는 이웃이거나 최고의 바나나 머핀을 굽는 친구일 수 있음) 두 사람을 결속시키는 데 초점을 맞춥니다. 관문.

2. 프로 행사에서 우연히 만난 적이 있다

[이름]님, 안녕하세요.

[이벤트]때 저를 기억하실지 모르겠지만 저는 [이벤트 기획사명]의 오너 [이름]입니다. [대화 참조]를 언급하셨습니다. 이 문제에 대해 여전히 도움이 필요하십니까?

그렇다면 빨리 연결하고 싶습니다. 내 서명에 있는 링크를 사용하여 가장 적합한 시간을 예약하십시오.

건배,

[당신의 이름]

작동 이유:

마지막 만남에 대한 특정 정보를 언급하면 ​​그들이 당신을 기억하는 데 도움이 될 것입니다. 그리고 그들이 그렇지 않더라도, 당신이 실제로 그들을 만났고 그들에게 어떤 교활한 전술도 시도하지 않았음을 증명하는 좋은 방법입니다.

고려해야 할 사항:

• 이메일 서명과 계정 프로필의 사진이 최신인지 확인하여 알아볼 수 있도록 하십시오. 처음 만난 이후로 외모가 크게 바뀌지 않는 한. 이 경우 처음에 악수를 한 것처럼 보이는 사진을 사용하고 있는지 확인하세요.
• 첫 번째 대화가 직업적인 것보다 개인적인 삶에 관한 것이었다면 계속해서 자녀의 축구 경기나 최근 애완동물 입양에 대해 후속 조치를 취하십시오. 그런 다음 이벤트 계획 서비스에 대해 연락하고 있음을 알리십시오.

3. 멀리서 그들의 작품에 감탄했습니다.

안녕하세요 [이름]님.

나는 [Company Name]에서 일하는 당신의 열렬한 팬입니다. 나는 [당신이 좋아하는 것]과 당신이 [당신이 실제로 그것을 알고 있음을 증명하고 - 당신이 일할 수 있다면 - 약간의 산업 지식을 과시하는 그들의 작업에 대한 구체적인 세부 사항]을 좋아합니다.

곧 팀에 합류할 경험 많은 이벤트 기획자를 찾고 있습니까? 그렇다면 협력할 기회가 있었으면 좋겠습니다! 어느 쪽이든 알려주세요.

시간 내 줘서 고마워,

[당신의 이름]

작동 이유:

공허한 아첨은 사회적으로 눈살을 찌푸리게 하지만 이 특정 틈새 시장에 대한 고급 지식의 시연으로 뒷받침되는 레이저 중심의 칭찬은 전문가 수준의 콜드 이메일 숙달입니다.

고려해야 할 사항:

• 이 템플릿은 마케팅 또는 이벤트 부서의 고용 결정을 내리는 사람들에게 가장 적합합니다.
• 당신이 말하는 것을 정말로 의미하는 경우에만 이 접근 방식을 사용하십시오.

4. 공통점이 있다

[이름]님, 안녕하세요.

저는 [사람 이름]의 [친한 친구/동료/관계 유형]입니다. 그들은 당신이 당신의 다가오는 [이벤트 유형]을 위한 경험 많은 이벤트 기획자를 찾고 있다고 언급했고 우리가 연결해야 한다고 말했습니다. 관심이 있으시면 여기에서 저와 빠른 전화 통화를 예약하십시오.

어느 쪽이든 감사합니다.

[당신의 이름]

작동 이유:

입소문 추천은 프리랜서에게 가장 수익성이 높은 리소스이므로 이 간단한 접근 방식은 성공할 가능성이 높습니다. 두 사람이 어떻게 연결되어 있는지부터 시작하여 톤을 설정하고 이메일 미리보기에 표시되므로 주소를 인식하지 못하는 경우 메시지가 휴지통에 들어가는 것을 방지할 수 있습니다.

고려해야 할 사항:

• LinkedIn 또는 Facebook과 같은 사이트에서 상호 연결을 참조할 수도 있습니다.
• (물리적 또는 디지털 영역에서) 공통된 사람이 한 명도 없더라도 공통 관심사, 취미 또는 고향에서 벗어나십시오. 공통점이 있을 수 있는 거의 모든 것이 가능합니다.

5. 당신은 실제로 그들과 함께 일한 적이 있지만 오랜만입니다.

안녕하세요 [이름]님,

[서로 어떻게 아는지]에서 저를 기억하십니까? 나는 당신이 [마지막으로 말한 이후의 시간 프레임] 잘 지냈기를 바랍니다. 이제 이벤트 기획자로서 더 많은 경험을 하게 되었기 때문에 포트폴리오를 확장하고 내가 좋아하는 사람들이 마케팅/판매 목표를 달성하도록 도울 수 있는 방법을 찾고 있습니다.

내가 당신을 도울 수 있는 예정된 이벤트가 있다면(또는 그냥 따라잡고 싶은 경우라도) 이번 주나 다음 주에 만나서 커피를 마시거나 전화로 이야기하고 싶습니다!

곧 채팅,

[이름]

작동 이유:

이 템플릿은 개인적인 주제와 전문적인 주제의 균형을 유지하여 독자가 관계에 집중할 수 있도록 합니다.

고려해야 할 사항:

• 어떻게 하면 이 사람을 가장 잘 섬길 수 있고 잘못될 수 없다는 마음가짐으로 이 의사소통에 접근하십시오.
• 연락이 끊긴 사람에게 연락을 취하는 것은 약간 신경이 쓰일 수 있지만 그들이 당신의 소식을 듣고 진심으로 놀라고 기뻐할 수 있으므로 시도해 볼 가치가 있습니다.

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이벤트 계획 비즈니스를 다양화하고 성장시킬 때인지 아직 파악하고 있지 않다면 계속해서 추천을 수집하고 다음에 무엇을 할 것인지 결정하는 동안 전략적 파트너십 마케팅 전술에 발을 담그십시오.