두 가지 가상 이벤트를 계획한 방법 + 무료 이벤트 계획 워크북

가상 회의를 조직하는 것은 그 자체로 짐승입니다. 기술이 행사 당일 실패하지 않도록 하려면 충분한 계획, 여러 스프레드시트 및 많은 테스트가 필요합니다.

다른 많은 조직과 마찬가지로 올해 ACCESS라는 대면 이벤트를 가상 이벤트로 전환해야 했습니다. 우리는 가상 환경과 접근성 문제를 해결하는 데 중점을 둔 두 회의를 주최했습니다.

ACCESS의 목표는 디지털 접근성에 대한 인식을 확산하고 전문가에게 디지털 환경에서 번창할 수 있는 도구와 연결을 제공하는 것입니다.

오늘은 다음 가상 이벤트를 계획하는 데 도움이 되도록 ACCESS를 실행한 방법에 대해 설명합니다.

대면 대 가상: 어느 쪽이 더 높은 ROI를 가집니까?

이벤트의 성공을 측정하는 데 사용할 수 있는 KPI(핵심 성과 지표)가 많이 있습니다. 3Play에서는 등록, 출석, 신규 고객 및 참석자 피드백을 기반으로 측정합니다.

가상 이벤트의 경우 이벤트 중 및 이벤트 후 참여도 조사합니다.

등록 및 출석

가상 이벤트만큼 등록 규모를 능가하는 것은 없습니다. 직접 행사에 비해 100개 이상의 국가에서 10배 더 많은 등록자가 있습니다(보통 누군가가 우리의 소박한 직접 행사에 참석하기 위해 주 외부에서 여행하는 경우 흥분합니다).

또한 5월의 첫 번째 가상 이벤트부터 가을 이벤트까지 등록이 77% 증가했습니다. 등록자의 절반 이상이 완전히 새로운 리드였습니다.

등록자의 이러한 증가는 다음과 같은 이유 때문입니다.

• 무료 참석 : 등록자의 경우 무료 이벤트 등록에 대한 위험이 없습니다. 우리의 목표는 접근성 메시지를 전파하고 ACCESS 브랜드를 지속적으로 구축하는 것입니다.
• 가상 환경 : 간단히 말해서 가상 환경은 사람들이 콘텐츠에 더 쉽게 액세스하고 참석할 수 있는 유연성을 높여줍니다.
• 관련 콘텐츠 : 우리는 다루는 주제가 사람들이 지금 직면하고 있는 문제를 해결했는지 확인했습니다.
• 프로모션 전략 : 이메일은 우리의 주된 커뮤니케이션 수단이었습니다. 그러나 우리는 또한 관련 포럼, 소셜 미디어에 이벤트에 대해 게시하고 Instagram에서 유료 프로모션을 사용했습니다.
• 행사 표창 : 우리의 봄 행사는 성공적이었고 두 번째 행사를 위해 입소문을 일으켰다고 생각합니다.
• 홈페이지 프로모션 : 홈페이지 팝업창을 생성하고 홈페이지에 이벤트 등록 버튼을 추가하였습니다. 이를 통해 이벤트 인지도와 등록 수가 증가했습니다.
• 발표자 프로모션 : 발표자 에게 이벤트를 홍보할 수 있는 추적 가능한 링크를 제공하고 모든 소셜 게시물에 태그를 지정했습니다. 이것은 또한 등록자를 유치하는 데 도움이 되었습니다.

출석률을 높인 방법

참석률을 높이는 것이 두 번째 가상 이벤트의 주요 목표였습니다.

이메일, Slack 및 일일 경품을 활용하여 가을 이벤트의 참석률을 22% 높일 수 있었습니다.

유연한 일정

우리는 모든 시간대를 수용하고 세션 사이에 충분한 휴식을 제공하도록 했습니다. 가상 이벤트를 사용하면 다른 회의, 작업 및 인터넷 방해 요소와 경쟁하게 됩니다. 일정을 분산하면 사람들이 이벤트를 중심으로 계획을 세울 수 있습니다.

우리는 하루에 2~3개의 세션을 계획했고 중간에 30~60분의 휴식을 취했습니다. 첫 번째 세션은 항상 오전 11시(동부 표준시)로 유럽 참석자들을 수용할 수 있었습니다. 오후에는 오후 2-3시(동부 표준시)와 3:30-4:30(동부 표준시)에 세션을 제공했습니다.

일정의 유연성을 높이고 Zoom의 피로를 피하기 위해 이벤트를 3일에 걸쳐 분산합니다. 우리는 또한 매일 같은 일정을 유지하려고 노력했습니다.

캘린더 및 일일 이메일에 추가

행사 2주 전에 참석자들이 개인 캘린더에 세션을 추가할 수 있도록 허용했습니다. 또한 이벤트 일주일 전에 알림 이메일을 보냈습니다.

또한 전체 일정과 Zoom 룸으로 직접 연결되는 링크가 포함된 일일 이메일을 제공했습니다.

라이브 및 주문형 세션

우리 세션의 대부분은 라이브였으며 많은 연사들이 이를 최대한 활용했습니다. Zoom 채팅을 통해 세션 전반에 걸쳐 참여를 독려하고 모든 세션이 끝날 때 10-15분의 Q&A 시간을 할당했습니다.

또한 참석자가 세션 사이에 액세스할 수 있는 미니 주문형 세션도 제공했습니다.

또한 모든 세션을 녹음했습니다.

일일 상품 및 퀴즈

라이브 세션에 참가한 참석자는 Amazon 기프트 카드를 받기 위해 무작위로 선택되었습니다. 우리는 매일 이메일로 경쟁에 대해 알렸습니다.

우리는 또한 라이브 세션의 자료를 다루는 일일 퀴즈를 만들었습니다.

Slack 채널 프로모션

ACCESS Slack 채널 내에서 Zoom 확장 기능을 통합하여 세션이 시작될 때 참석자가 직접 참여할 수 있도록 했습니다. 채널의 모든 사람에게 알리기 위해 @here 태그를 사용하도록 했습니다.

우리의 참여 전략

이벤트 기획자라면 가상 환경에서 커뮤니티를 육성하는 데 어려움을 겪고 있다는 사실을 잘 알고 있을 것입니다. 이는 오프라인 이벤트에서와 동일하지 않습니다. 네트워킹은 이벤트 참석에 큰 영향을 미치므로 창의력을 발휘해야 했습니다.

"유사한" 네트워킹 환경을 조성하기 위해 우리는 질문을 게시하고, 경품을 제공하고, 주제별 채널을 갖고, 연사들과 세션 후 Q&A를 갖는 이벤트별 Slack 채널을 만들었습니다. 모든 이메일과 라이브 세션에서 채널을 홍보했습니다.

그러나 이것은 마법의 해결책이 아니었습니다. 모든 참석자가 참석한 것은 아니며 우리가 참여하지 않은 순간도 있었습니다. 우리는 무엇을 다르게 할 것인가? 이벤트 플랫폼과 네트워킹 채널을 통합하는 솔루션을 찾으면 참석자가 별도의 소프트웨어를 다운로드하거나 이벤트 허브를 떠날 필요가 없기 때문에 참여가 크게 증가할 것이라고 믿습니다.

신규 고객을 전환시켰습니까?

대면이든 가상이든 모든 이벤트를 실행하는 것은 엄청난 작업입니다. 그 노력이 가치가 있었습니까? 전적으로!

접근성 메시지를 전파하고 문제를 해결할 수 있었을 뿐만 아니라 커뮤니티에 새로운 3Playa를 추가할 수도 있었습니다.

등록자 중 32%가 "신규 획득"되었으며 이벤트 이후 한 달도 채 되지 않아 96명의 신규 고객이 추가되었습니다.

Let's Talk Money: 가상 이벤트 비용은 얼마입니까?

오프라인 이벤트에 비해 가상 이벤트는 훨씬 저렴합니다. 물론, 우리는 플랫폼에 투자하지 않았지만 이벤트가 커짐에 따라 고려하게 될 것입니다. 또한 월간 웨비나로 인해 이미 Pro-Zoom 계정이 있었습니다.

우리 법안에는 연사 비용, 참석자 상금, 연사 선물, 유료 검색(Instagram에서) 및 라이브 캡션(최대 정확도를 위해 휴먼 솔루션 사용)이 포함되었습니다.

전반적으로 우리는 대면 이벤트보다 12배 적은 비용을 지출했습니다.

참석자 피드백

참석자들은 일일 퀴즈와 행사 후 설문조사를 통해 행사 전반에 걸쳐 피드백을 제공할 기회가 주어졌습니다.

다음은 청중들이 가장 즐겼던 것입니다.

• 형식: “여러 날짜와 시간에 걸쳐 배포된 방식이 마음에 들었습니다. 덕분에 작업 일정에 세션을 맞출 수 있었습니다.
• 주문형 및 라이브 콘텐츠 모두: "라이브 세션 사이에 주문형 세션을 즐길 수 있어 좋았습니다."
• 세션 및 연사: “세션이 모든 전문가 수준을 수용한 방식에 감사드립니다.

또 다른 큰 승리는 슬라이드를 미리 제공한 것입니다. 이것은 접근성이 좋은 방법일 뿐만 아니라 참석자가 메모를 할 수 있도록 합니다. 또한 프레젠테이션에서 언급된 모든 링크를 보내도록 했습니다.

이벤트를 개선할 수 있는 부분에 대해 질문했을 때 참석자들은 접근성 공급업체와 연결하고 Zoom 플랫폼 및 기능에 익숙해지는 연습 세션을 갖고 참석 인증서를 받을 수 있는 공간을 갖고 싶다고 말했습니다.

두 번째 가상 이벤트에서 얻은 3가지 교훈

자체 가상 회의를 주최할 생각이라면 이 교훈이 계획을 조금 더 쉽게 만드는 데 도움이 되기를 바랍니다.

1. 모든 사람이 사용 중인 플랫폼에 익숙하다고 가정하지 마십시오 . Zoom, Slack 및 WordPress는 모두 인기 있는 인터넷 도구이지만 모든 사람이 그 기능에 익숙하지 않습니다. Slack 플랫폼에 대한 개요 비디오를 제공했지만 Zoom이나 이벤트 웹사이트 탐색 방법에 대해서는 다루지 않았습니다. 향후 이벤트를 위해 모든 도구에 대한 자습서를 제공하여 참석자가 자신감을 갖고 경험을 최대한 활용할 수 있도록 준비할 수 있습니다.
2. 관련 벤더와 스폰서 또는 파트너 포함 : 많은 사람들이 직접 회의에 참석하여 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있는 새로운 벤더를 찾습니다. 가상 회의도 다르지 않아야 합니다. 참석자 설문조사에서 알 수 있듯이 사람들은 새로운 공급업체를 찾고 싶어합니다.
3. 눈에 띄는 방법 찾기 : 현재 가상 이벤트 공간에는 많은 경쟁이 있습니다. 이벤트를 어떻게 다르게 만들 수 있습니까? 두 번째 이벤트는 비디오 접근성에 대한 포괄적인 과정으로 구성되었으며 "과정" 언어를 수용했습니다. 연사 대신 강사가 있었습니다. 의제는 코스 일정이라고 했습니다. 또한 요청 시 일일 퀴즈와 수료 증명서를 제공했습니다. 우리는 이것이 이벤트의 가치에 크게 기여했으며 놀라운 연사들과 함께 강력한 의제를 구축하는 데 도움이 되었다고 믿습니다.

액세스 2021

우리는 이미 2월에 다음 이벤트를 계획 중이며, 많은 참여 바랍니다!

두 행사 중 하나에 참석할 수 없었다면 5월에 가상 환경에서의 접근성 문제에 초점을 맞춘 ACCESS at Home 이벤트와 비디오 접근성에 초점을 맞춘 ACCESS Fall 과정을 확인하십시오.

가상 회의를 계획하면서 어떤 교훈을 얻었습니까? 댓글로 알려주세요!