인보이스 대 영수증: 주요 차이점 및 발송 시기

프리랜서는 종종 많은 작업을 수행하며 비용 추적, 송장 발송 및 영수증 제공과 같은 부기 작업은 모두 프리랜서 비즈니스를 유지하는 데 중요한 부분입니다.

돈을 벌어야 하는 거 맞지?

비즈니스 전문 용어는 특히 창의적인 기술을 사용하기 위해 프리랜서가 된 사람에게 위협적일 수 있습니다. 인보이스 대 영수증과 같이 유사한 것을 혼동하기 쉽습니다. 둘 다 고객 청구 및 지불과 관련이 있지만 약간 다른 용도로 사용됩니다.

절대 두려워하지 마! 이 기사에서는 인보이스와 영수증의 차이점을 분석합니다. 각각의 용도와 전송해야 하는 시기에 대해 알아보겠습니다. 해당 문서가 어떻게 생겼는지에 대한 아이디어도 제공합니다.

송장과 영수증: 어떻게 다른가

송장과 영수증에 대해 이야기해 보겠습니다.

송장은 거래 문서입니다. 귀하가 수행한 작업과 고객이 지불하기로 동의한 금액에 대해 자세히 설명합니다. 송장은 양 당사자가 수입과 비용을 추적할 때 참조할 수 있는 명확한 기록을 나타냅니다. (여기에서 인보이스의 목적에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.)

반면에 영수증은 돈의 교환을 나타냅니다. 고객이 특정 날짜에 일정 금액을 지불했음을 나타냅니다. 모든 고객이 영수증을 요구하는 것은 아니지만 일부 고객은 영수증을 요구합니다.

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요컨대, 인보이스 vs 영수증 = 지불 요청 vs 지불 증명서.

인보이스는 지불을 받기 전에 보내고 영수증은 나중에 보냅니다.

송장과 영수증의 중요성

서류 없이는 사업을 할 수 없습니다.

인보이스를 보내는 것은 대부분의 경우 지불을 받는 유일한 방법입니다. 작업이 완료되고 지불해야 하는 신호입니다. 그러나 지불을 받는 것이 인보이스 시스템을 사용해야 하는 유일한 이유는 아닙니다.

송장은 양 당사자의 재무 정보를 추적하는 데 도움이 됩니다. 송장과 영수증은 날짜, 제공되는 서비스, 초과 비용 등 필요하거나 포함하고 싶은 만큼의 세부 정보를 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 나중에 소득을 다시 참조해야 하는 경우 모든 정보를 얻을 수 있습니다. 이용 가능한 정보.

인보이스는 세금 목적으로도 중요합니다. 간단한 세금 양식에 대한 누계만 필요하지만 감사를 받거나 고객의 소득 보고서와 귀하의 보고서 사이에 분쟁이 있는 경우 자세한 송장을 참조하여 무슨 일이 일어났는지 알아낼 수 있습니다.

그것이 송장의 중요성을 확신하기에 충분하지 않다면 송장이 제공하는 모든 정보를 고려하십시오. 스프레드시트나 인기 있는 송장 발행 소프트웨어와 같이 읽을 수 있는 형식으로 모든 것을 추적하면 자신의 비즈니스에 대해 많은 것을 배울 수 있습니다.

어떤 고객이 가장 수익성이 있습니까? 누가 정시에 지불합니까? 누가하지? 귀하의 고객은 특정 산업 분야에서 오는 경향이 있습니까? 갚지 않는 시간을 어디에서 보내고 있습니까? 더 많은 청구 가능 시간을 아웃소싱하고 확보할 수 있는 큰 수익 마진을 가진 작업이 있습니까? 이 모든 정보는 의미 있는 방식으로 비즈니스를 성장시키는 데 사용할 수 있습니다.

그렇다면 송장과 영수증은 어떻습니까? 영수증은 귀하와 귀하의 고객 모두에게 지불이 이루어졌음을 보여주기 위해 똑같이 중요합니다.

영수증은 제공된 서비스에 대한 단순한 기록이 아니라 지불이 이루어졌다는 증거입니다. 돈을 교환할 때마다 고객에게 공식 영수증을 발행하면 분쟁이 발생하지 않습니다.

영수증은 귀하와 함께 일하는 회사 또는 개인 모두에게 법적 보호를 제공합니다. 고객이 지불에 대해 이의를 제기하고자 하는 경우 합의된 금액을 이미 지불했다는 증거를 제시할 수 있습니다. 또한 고객이 자신의 비용을 추적할 수 있도록 도와줍니다.

적절한 인보이스를 만드는 방법

인보이스를 만드는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

기본적으로 템플릿을 사용하여 수동으로 수행하거나 소프트웨어 서비스를 사용하여 수행하는 두 가지 방법이 있습니다.

한 번에 소수의 고객만 받는 소규모 회사나 프리랜서의 경우 수동으로 인보이스를 만드는 것이 큰 문제가 아닐 수 있습니다. Excel, Numbers 또는 Google Sheets와 같은 프로그램을 사용하여 적절한 정보로 채워질 수 있는 템플릿을 만들 수 있습니다. 이 프로그램은 기본 계산을 수행하며 저렴하거나 무료로 사용할 수 있습니다.

이 경로를 사용하는 경우 클라이언트가 파일을 읽는 데 문제가 없도록 PDF와 같은 범용 형식으로 내보내십시오. 그리고 무엇을 언제 어디서 보냈는지 세심하게 기록해 두면 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

FreshBooks, Bonsai 또는 AND.CO와 같은 소프트웨어를 사용하면 학습 곡선이 있을 수 있으며 여기에 약간의 돈을 투자할 수 있지만 매월 소수의 송장을 보내는 경우 장기적으로 가치가 있을 수 있습니다. .

귀하는 이러한 서비스에 대해 비용을 지불하게 되지만 귀하가 전문적으로 보이도록 도와줄 것입니다. 대부분의 서비스는 프로그램에서 바로 고객에게 인보이스를 보내며 일부 서비스는 지불을 받기 위해 자동 후속 조치를 수행합니다. 좋은 인보이스 발행 소프트웨어는 필요한 모든 것을 추적하여 나중에 정보를 쉽게 찾고 인보이스와 영수증의 차이점을 말하거나 세금 양식을 생성할 수도 있습니다.

다음을 포함하는 것을 잊지 마십시오.

• 송장이 생성된 날짜
• 마감일 조건
• 완료된 작업에 대한 설명
• 총액
• 고객 정보
• 송장 추적 번호
• 판매세(해당되는 경우)
• 청구서의 일부 결제 여부, 연체료, 할인 등 기타 필요한 정보

어떤 종류의 송장 일정을 고객과 미리 합의해야 합니다. 대규모 프로젝트의 경우 월별, 분기별로 또는 대규모 이정표가 충족될 때 송장을 보낼 수 있습니다. 소규모 프로젝트의 경우 프로젝트가 완료되면 송장을 보내는 것이 일반적입니다.

영수증에 포함되어야 하는 내용

인보이스와 영수증을 비교할 때 영수증은 훨씬 간단합니다. 영수증의 주요 목적은 단순히 지불 증명서를 보여주는 것입니다.

영수증이 무엇인지 또는 무엇을 포함해야 하는지에 대한 법적 정의는 없습니다. 즉, 영수증이 위에서 언급한 법적 보호를 제공하기를 원하므로 단순히 "내 고객이 XX달러를 지불했습니다."

인보이스와 영수증을 보고 대부분의 정보를 빼면 기본적으로 영수증의 모양만 남게 됩니다. 그러나 영수증에는 최소한 몇 가지 세부 정보가 포함되어야 합니다. 지불한 서비스, 지불 날짜 및 지불 방법을 나열해야 합니다. 신용 카드 번호나 개인 정보는 포함하지 말고 수표, 신용 카드, Venmo, PayPal, Stripe 또는 기타 항목인지 여부를 말하는 것이 나중에 도움이 됩니다.

또한 지불 증명을 확인하기 위해 손으로 쓴 서명이나 일종의 전자 서명을 제공해야 합니다. 이 디지털 시대에도 서명에는 법적 무게가 있습니다.

원하는 경우 영수증은 송장을 가져 와서 어떤 방식으로든 "지불"로 표시한 다음 고객에게 보내는 것만큼 쉬울 수 있습니다.

완벽한 영수증을 만드는 가장 쉽고 쉬운 방법 중 하나는 고객에게 목적에 필요한 정보가 무엇인지 묻는 것입니다. 그렇게 하면 앞뒤가 맞지 않는 좌절이나 좌절이 없을 것입니다.

부기 소프트웨어를 사용하는 경우 영수증은 일반적으로 인보이스처럼 자동 생성될 수 있습니다. 고객이 송장과 영수증을 혼동하지 않도록 적절한 문서를 적절한 시간에 보내도록 하십시오.

소프트웨어 솔루션은 일반적으로 지불이 수신되는 즉시 영수증을 보내므로 대신 수동 템플릿을 사용하는 경우 적시에 영수증을 보내야 합니다. 이메일을 명확하게 표시하는 것도 도움이 됩니다. 고객이 인보이스를 빠르게 지불하면 인보이스와 영수증을 식별하기 어려울 수 있습니다.

결론

청구 또는 비용 추적을 전혀 수행하지 않았다면 송장과 영수증이 모두 비즈니스에서 중요한 역할을 한다는 것을 알고 있습니다. 각각에 수반되는 내용과 이점을 활용하는 방법을 숙지하는 것은 프리랜스 제품을 확장하는 데 매우 중요합니다.

인보이스 대 영수증 질문이 여전히 답답해 보인다면, 당신을 위해 모든 힘든 일을 처리할 사용하기 쉬운 회계 소프트웨어를 구입하는 것이 가장 좋습니다.

청구서의 결론은 모든 것을 추적해야 한다는 것입니다. 송장과 영수증을 보내야 할 때와 같은 세부 사항에 주의를 기울이면 비즈니스를 현명하게 구성하는 데 도움이 됩니다. 판매 기록, 지불 기록, 비용 기록, 지불 누락 기록, 프로젝트 소요 시간 기록을 보관하십시오.

이 모든 정보는 스프레드시트나 부기 소프트웨어에 입력하는 데 몇 분 밖에 걸리지 않으며 백엔드에서 매우 유용할 수 있습니다.

거기에 송장 대 영수증이 있습니다. 이제 저글링할 일이 한 가지 줄어듭니다. 바로 비즈니스로 돌아가십시오.

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Kylie Jackson Burgener는 세 아이의 엄마이자 프리랜서 컨설턴트로 홍보, 글쓰기 및 콘텐츠 마케팅을 전문으로 합니다. 그녀는 피아노 교사와 학생을 위한 레벨 피아노 악보 시스템인 Measured Melodys의 공동 설립자입니다. 그녀는 가족과 함께 노스캐롤라이나 주 롤리에 살고 있습니다.
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