위기를 피하기 위해 올바른 형태의 문제 관리를 사용하는 방법

게시 됨: 2021-05-24

문제는 여러 가지 이유로 프로젝트를 방해하여 프로젝트가 의도한 결과를 계속 달성하지 못하게 하는 원인입니다. 이것은 언제 어디서나 누구에게나 일어날 수 있는 일이며 여기에서 문제 관리가 필요합니다. 예상치 못한 상황에 대비하고 대처하는 방법을 알려줍니다.

이러한 문제 중 일부는 아주 쉽게 제거할 수 없지만 올바르게 행동하면 피해를 제한할 수 있습니다. 프로젝트 관리자로서 더 강해질 수 있는 방법을 알아보세요.

목차

  1. 이들문제그리고 위기의 차이점은 무엇인가요?
  2. 프로젝트 관리자 체크리스트: 문제가 위기입니까?
  3. 문제를 어떻게 추적합니까?
  4. 문제 관리 프로세스를 어떻게 적용할 수 있습니까?
    1. 모든 것을 주시하세요
    2. 위기 관리
    3. 커뮤니케이션은 필수
    4. 일이 항상 손에서 벗어날 수 있습니다
  5. 결론

이들문제그리고 위기의 차이점은 무엇인가요?

문제를 위기와 혼동하지 마십시오. 문제는 사실 위기의 전조입니다. 의사 소통의 부족이나 잘못된 결정으로 인해 문제가 해결되지 않을 수 있습니다. 위기라는 단어는 직원들이 잘 받아들이지 못할 수도 있는 공황 상태를 빠르게 유발하므로 이러한 용어를 사용할 때 매우 주의하십시오.

위기는 회사에서 즉시 경험하고 장기적으로 느낄 것입니다. 반면에 문제는 배경으로 사라질 수 있으므로 전체 팀을 참여시킬 필요가 없습니다 .

그렇다면 문제나 위기가 언제 있는지 어떻게 알 수 있습니까? 모든 직원을 한자리에 모아서 의견을 의논합니다. 지극히 주관적인 내용이므로 과민반응의 위험이 있습니다. 이것이 공개될 경우 언론의 손에 들어가 전체 상황을 폭파시킬 위험이 있다. 회사의 평판이 나빠지고 잠재 고객이 귀하를 피할 것입니다. 나쁜 언론은 거의 항상 위기로 이어집니다.

이에 대한 좋은 예가 Delhaize 플라스틱 위기입니다. 회사는 빌딩 블록 캠페인을 시작했지만 고객은 불필요한 플라스틱 포장에 분노했습니다. 소셜 미디어를 통해 부정적인 반응이 들어왔고 Delhaize는 즉시 대응할 수 밖에 없음을 깨달았습니다.

주말 동안 그들은 직원과 고객 모두와 소통할 수 있는 방법을 찾았습니다. 그들은 실수가 있었다는 것을 인정했지만 회사는 곧 필요한 조정을 했습니다. 모든 사람이 이를 통해 얻을 수 있는 중요한 교훈은 효과적이고 신속하게 의사 소통해야 하며 메시지가 항상 완벽할 필요는 없다는 것입니다.

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프로젝트 관리자 체크리스트: 문제가 위기입니까?

문제를 처리하고 있는지 아니면 위기를 처리하고 있는지 확실하지 않습니까? 아래 체크리스트를 사용하여 구별하십시오. 위기를 해결하기 어려울 수 있지만 문제를 해결하는 것은 실제로 올바른 접근 방식으로 쉬운 작업이 될 수 있습니다.

  • 문제는 감정적으로 연결된 문제입니까? 예를 들면 어린이, 동물의 고통, 인종 차별, 발달 지원 등과 관련이 있는지 여부가 될 수 있습니다.
  • 이해 관계자는 문제가 귀하의 회사와 관련되어 있다고 생각하는 것이 얼마나 그럴듯합니까? (대중은 이 문제가 귀하의 회사와 연결되어 있다고 상상할 수 있습니까?) 예를 들어 소셜 미디어 플랫폼이 개인 정보 보호에 대한 접근 방식에 대해 비판을 받거나 지속 가능한 척하는 회사가 있을 수 있습니다.
  • 문제가 미디어에서 쉽게 묘사되는가? 예를 들어 Suit Supply의 광고 캠페인이 여성에게 비우호적이거나 세금, 에너지 가격 등과 같이 미디어에서 이미 강조된 문제가 있을 수 있습니다.
  • 다른 문제/위기와의 연관성은 무엇입니까? 예를 들어 Harvey Weinstein의 성희롱을 둘러싼 스캔들. 그 후 많은 사람들이 같은 행위로 기소되었습니다.
  • 메신저의 영향력은? 영향력 있는 이익 단체의 예로는 NGO, Test-Achat 또는 노동 조합이 있습니다.
  • 문제가 얼마나 역동적입니까? 역동적으로 변하는 문제의 가장 좋은 예는 시위대입니다. 한 주에는 데모에 100명의 참가자가 있을 수 있고 몇 주 후에는 다른 위치에서 수천 명의 시위자가 있을 수 있습니다.
  • 당신은 문제로부터 회사로서 얼마나 고립되어 있습니까? 예를 들어, 잘 고려된 이유(자동차 산업)로 인해 특정 부문에서 중복이 있을 수 있습니다. 분야는 공통적인 문제가 있기 때문에 연맹이나 협회를 통해 소통하는 것이 가장 좋을 것입니다.
  • 문제를 쉽게 해결할 수 있습니까? 앞서 언급한 Delhaize의 패키징 문제가 그 예입니다. 함께 앉아서 빠르게 행동하면 문제가 쉽게 해결됩니다.

문제를 어떻게 추적합니까?

미래의 문제를 항상 예측할 수는 없다고 해서 회사로서 예측할 수 없다는 의미는 아닙니다. 프로젝트를 시작하기 전에 문제 식별 및 문제 분석 섹션을 통합하는 전략적 계획이 있어야 합니다.

프로젝트의 목표와 어떤 문제 추적 시스템 또는 문제 관리 소프트웨어를 사용하여 문제를 트리거하고 감지할지 신중하게 생각해야 합니다. 문제를 식별한 후에는 자세한 문제 해결 프로세스에서 사전에 계획했던 연락할 사람 목록을 다시 참조하십시오. 이 작업의 경우 일반적으로 프로젝트 관리자, 프로젝트 후원자 또는 프로젝트 임원이 제어합니다.

다음으로, 충돌을 보고하는 방법에 대해 신중하게 생각하십시오. 문제 설명이 가능한 한 상세하고 현재 상황을 적절하게 반영하는지 확인합니다. 마지막으로 문제가 효과적으로 해결되었는지 확인하고 확인할 수 있는 방법을 찾아야 합니다.

갈등 자체를 넘어서 생각해야 한다는 것을 명심하십시오. 문제가 확대되고 최악의 시나리오는 어떻게 됩니까?

문제 관리 프로세스를 어떻게 적용할 수 있습니까?

모든 것을 주시하세요

문제가 발생하면 갈등을 먼저 처리하고 가능한 한 빨리 프로젝트를 계속할 수 있도록 현재 활동을 잠시 중단하십시오. 모든 프로젝트가 진행되는 동안 프로젝트 팀의 모든 구성원이 진행 상황을 추적하고 모든 작업에 대한 자세한 기록을 유지하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 잠재적인 솔루션을 쉽게 찾을 수 있을 뿐만 아니라 문제를 분석하고 다음에 어떻게 다르게 할 수 있는지도 알 수 있습니다.

자신뿐만 아니라 회사에도 좋은 일입니다. 실수가 다시 발생하면 더 나은 조치를 취할 수 있도록 실수를 기반으로 프로젝트의 조직이나 구조를 조정할 수 있습니다. 모든 프로젝트 후에 '프로젝트의 교훈 분석'을 작성하는 것을 고려하십시오.

위기 관리

위험 관리는 모든 비즈니스의 일부입니다. 문제를 관리하거나 해결하는 것보다 나은 점은 무엇입니까? 전혀 발생하지 않도록 방지합니다. 프로젝트 목표를 작성한 후에는 위험 관리 프로세스를 작성하십시오. 이러한 프로세스는 프로젝트에 대한 피해, 성공적인 프로젝트를 보장하지 않는 피해, 부정적인 영향을 미칠 수 있는 해결되지 않은 문제 및 발생할 수 있는 기타 모든 위험을 식별하기 위해 존재합니다.

참고: 또한 문제 관리를 잘한다는 것은 문제가 해결되지 않은 상태로 남아 있는 사례가 없다는 것을 의미합니다. 위험 관리 프로세스에 대해 말하고 다음 프로젝트에 대한 미래의 문제나 위기를 설정하지 않으려면 문제가 발생하는 즉시 해결하십시오.

커뮤니케이션은 필수

특히 문제가 발생하면 팀 전체가 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 있는지 확인하십시오. 프로세스 전반에 걸쳐 서로 연락을 유지하십시오. 일부 팀원은 특정 문제에 대한 이전 경험이 있을 수 있으므로 피드백을 요청하는 것이 부적절하지 않습니다.

모든 프로젝트에서 문제가 발생하며 시기적절한 감지가 필수적이라는 점을 직원에게 알리십시오. 회의를 조직하고 동료의 말을 듣는 것을 일상화하십시오. 위기 관리 기관과 같은 외부 기관의 도움을 받을 수도 있습니다.

일이 항상 손에서 벗어날 수 있습니다

모든 프로젝트 관리자는 아마도 다른 팀에서 외부 도움이 필요한 상황에 직면합니다. 올바른 사람들의 도움을 요청하지 않으면 문제가 위기로 바뀔 수 있습니다. 훌륭한 프로젝트 문제 관리는 솔루션이 때때로 다른 곳에서 발견될 수 있다는 것을 깨닫는 것입니다. 문제가 확대되는 것을 방지하기 위해 필요한 모든 수단을 사용합니다.

결론

모든 프로젝트에는 문제가 있습니다. 프로젝트 관리자로서 이러한 문제를 처리하고 유사한 상황을 피하는 방법을 배우는 것은 귀하에게 달려 있습니다.

문제와 위기라는 단어는 완전히 다른 두 개념이라는 것을 깨닫는 것이 중요합니다. 위기는 빨리 벗어날 수 없는 상황이므로 이 용어를 사용할 때 주의해야 합니다. 직원들에게 공황 상태를 유발할 수 있으며 이는 어떤 경우에도 피해야 합니다.

한 팀으로 생각하고 함께 앉아서 토론하며 성장합니다. 밝은 부분이 있으며 문제는 항상 해결할 수 있습니다. 시기 적절하고 올바른 방식으로 대응함으로써 오늘날의 작업 환경에서 혼란을 피할 수 있습니다.