화요일 팁: 27가지 최고의 시간 절약 이벤트 계획 요령

이벤트 플래너는 어떻게 개선할 수 있습니까? 물론 시간을 절약할 수 있는 훌륭한 이벤트 계획 팁과 요령도 있습니다! 우리는 이 아이디어 목록에서 현대 이벤트 기획자에게 알려진 가장 창의적이고 효과적인 27가지 생산성 전략을 수집하여 이벤트 프로세스에 놀라움과 영감을 주고 궁극적으로 정보를 제공할 것입니다.

시간을 절약할 수 있는 새로운 이벤트 계획의 비밀을 알아보세요.

1. 막바지 이벤트나 계약 변경에 관한 규칙이 있습니다.

막판 이벤트 변경을 처리하는 방법은 여러 가지가 있지만 예방이 핵심입니다. 따라서 계약서에는 1-3개월 후, 1-4주 후 및 1주일 후 중대한 변경 사항이 발생할 때 발생하는 규칙을 포함해야 합니다. 또한 서면으로 작업 범위도 확인하십시오.

2. 소규모 행사에서 새로운 직원을 시험 운전하십시오.

이벤트 직원과 함께 일하는 것 자체가 기술입니다. 최소한 한 번은 더 작고 덜 집중적인 행사에서 어떻게 수행할 수 있는지 보기 전까지는 가장 중요한 행사를 위해 신입 직원을 채용하지 마십시오.

3. 파트너, 스폰서 및 팀에 마감 알림 밈을 보냅니다.

밈은 인간의 두뇌에 과학적으로 입증된 효과가 있습니다. 따라서 모든 사람이 귀하의 친절한 알림 이메일을 비밀리에 싫어하더라도 밈을 추가하면 뇌의 기억 형성 센터를 트리거하는 데 도움이 될 수 있습니다(밈은 정의상 의미 없는 이미지에 의미를 할당하기 때문입니다). 거의 부족과 같은 공유에서(또는 최소한 인식할 수 있음) 이 특정 비트의 미시적 정보를 알게 되었습니다.

4. 이벤트 벤더가 연체료를 지불하도록 합니다.

좋은 돈을 버리는 것만큼 사람 밑에서 불을 피우는 것도 없습니다. 고객과 함께 사용하는 것과 동일한 연체료 매개변수 및 수치로 이벤트 벤더를 설정하십시오(수수료의 규모는 중요하지 않습니다. 존재 자체만으로도 그들의 마음에 두려움을 심어주기에 충분해야 함).

5. 챗봇을 사용하여 이벤트 참석자와 소통합니다.

이벤트 전에 챗봇을 사용하여 이벤트 브랜드 목소리와 어조를 확립하고 고객 서비스 지원을 제공하며 설문 조사 또는 설문 조사와 같은 것을 통해 청중에 대한 데이터를 수집하십시오.

6. 이벤트 직원 교육 비디오를 만듭니다.

행사를 앞두고 있는 주에 직원들이 중요한 날을 준비하기 위해 검토할 수 있는(그리고 가급적이면 퀴즈를 풀 수 있는) 암호로 보호된 비디오 세트에 대한 링크를 보내십시오. 다음은 이벤트에 직접 적용할 직원 교육 비디오 사용에 대한 몇 가지 아이디어입니다.

7. 모든 이벤트 소셜 미디어 피드를 하나의 플랫폼으로 모으십시오.

Buffer, HootSuite 및 Everypost와 같은 도구는 여러 채널을 단일 대시보드로 통합하므로 6개 사이트 간에 전환하지 않고도 배포 중인 콘텐츠와 이벤트 청중이 이에 반응하는 방식을 한눈에 볼 수 있습니다.

8. 올인원 이벤트 관리 도구를 받으세요.

최고의 이벤트 관리 소프트웨어 옵션은 예산 편성, 이벤트 장소 검색, 평면도 또는 레이아웃 설계, 주요 이해 관계자와의 협업, 이벤트 자체 마케팅 지원과 같은 작업을 수행하는 데 도움이 되어야 합니다.

9. 컴퓨터에서 문자 메시지를 설정합니다.

데스크탑의 이메일과 휴대전화의 메시지를 동시에 모니터링해야 하는 것은 정말 산만하므로 대신 모든 것을 한 곳에 보관하십시오. 이미 Mac이 있는 경우 iMessage를 사용할 수 있습니다. 그러나 PC가 있거나 Apple 전화가 없는 사람과 통신하는 경우 다음 지침을 따르십시오.

10. 이벤트 커뮤니케이션을 중앙 집중화합니다.

평균적인 사람은 하루 중 28%를 이메일을 보내고 답장하는 데 보냅니다. 모두가 문서를 공유하고, 메시지 스레드를 통합하고, 받은 편지함을 열지 않고도 프로젝트 상태에 대한 실시간 업데이트를 받을 수 있는 단일 이벤트 서비스 솔루션을 구현하여 귀하와 전체 팀의 시간을 절약할 수 있습니다.

11. 얼굴 분석 소프트웨어가 시장 조사를 수행하도록 하십시오.

얼굴 인식은 수동 이벤트 게스트 체크인을 줄이고 이벤트 보안을 강화하며 프로그래밍 히트 맵을 생성하고 새로운 리드를 깔끔하게 수집하는 데 사용할 수 있습니다.

12. 긴급성과 중요성에 따라 할 일 목록을 구성하십시오.

Eisenhower Matrix라는 별명을 가진 이 유용한 그래픽은 해야 할 일 목록을 정리하고 가장 중요한 작업(즉, 긴급 하고 중요한 작업)만 먼저 처리하는 데 도움이 됩니다.

13. 회사 내에서 정보에 입각한 타이 브레이커를 지정하십시오.

이벤트 이해 관계자 간의 의견 불일치는 때때로 발생하지만 이러한 솔루션을 위해 노력하면 계획한 일정의 더 많은 부분을 차지할 가능성이 있습니다. 지정된 의사 결정 리더가 상황의 모든 세부 사항을 알고 있고, 양측을 편견 없이 관찰할 수 있으며, 압박을 잘 받는지 확인하십시오.

14. 근무일에 대한 매우 상세한 일정을 만드십시오.

15분 블록을 사용하여 활동을 계획하고, 휴식을 계획하고 유사한 작업을 동일한 시간 단위로 그룹화하는 것을 기억하십시오.

15. 공개 캘린더에서 솔로 작업 시간을 차단하여 방해를 거부합니다.

이러한 방식으로 시간을 차단하면 작업을 계속하는 동안 다른 팀 구성원이 사용자의 경계를 존중하도록 할 수 있습니다.

16. 각 백업 공급업체로부터 주문, 타이밍 및 문서 요구 사항을 얻으십시오.

공급업체에 문제가 발생하면 막판 문제일 가능성이 큽니다. 따라서 이벤트에 필요한 모든 유형의 공급업체에 대해 이벤트 계획 바인더에서 사용할 수 있는 모든 관련 세부 정보와 함께 최소 3개의 백업 선택 항목이 있어야 합니다.

17. 워크플로 점검을 수행합니다.

매일 하는 일을 추적하면 일과 삶의 균형이 개선될 수 있지만 현재 프로세스의 약점을 식별하는 데 도움이 될 수도 있습니다. 예를 들어 더 많은 관리 작업을 위임하거나 더 짧은 회의를 수행해야 할 수 있습니다.

18. 향후 행사를 위해 잠재적인 연사 및 발표자 목록에 지속적으로 추가합니다.

귀하의 업계에서 영향력 있는 사람들, 훌륭한 강사 또는 공개적으로 귀하의 브랜드와 협력하는 데 관심을 표명한 사람들의 이름을 수집하십시오. 연사를 예약할 때 LinkedIn과 연락처 목록을 뒤져 사람을 찾는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다. 목록을 참조하기만 하면 됩니다!

19. 현재 일정이 두 배로 늘어난 경우 프로세스를 간소화할 방법을 시각화합니다.

이 훌륭한 심리 훈련은 상상할 수 있는 가장 압박이 심한 상황에서 작업량이 완전히 최대화된 상태에서 발생하는 일정 문제를 어떻게 처리하고 극복할 수 있는지 알아내도록 합니다. 파킨슨의 법칙을 이기는 가장 좋은 방법입니다.

20. 모든 이벤트 자원 봉사자가 담당할 기대 사항 및 작업 목록을 만들고 미리 공유하십시오.

행사 당일, 질문에 답하고 행사 자원봉사자들을 세세하게 관리하는 것은 너무 많은 시간이 소요됩니다. 또한, 그들은 당신이 그들을 위해 준비하는 것에 대해 정말로 감사할 것입니다(그것은 당신의 자원 봉사자를 행복하게 만드는 가장 좋은 방법 중 하나입니다).

21. 이벤트 체크인 프로세스를 자동화하십시오.

훌륭한 이벤트 체크인 앱을 선택하여 프로세스 속도를 높이십시오. 생산성 향상을 위해 이벤트 직원에게 프로그램 사용 방법을 교육하는 데 걸리는 시간을 더욱 줄여주는 사용자 친화적인 기능을 찾으십시오.

22. 데스크톱 화면을 전화기에 공유합니다.

Chrome to Mobile과 같은 도구를 사용하면 열려 있는 모든 탭을 한 기기에서 다른 기기로 쉽게 동기화할 수 있습니다. 이는 회의에 참석하거나 행사장을 오가는 길에 또는 단순히 이러한 탭을 저장해야 할 때 유용합니다. 나중에 볼 수 있도록 특정 페이지.

23. 단일 협업 플랫폼을 통해 발표자와 프레젠테이션을 구성합니다.

이메일을 사용하여 발표자 질문에 답하고, 개요를 승인하고, 사진이나 약력을 수집하는 것은 효율적이지 않습니다. 따라서 모든 발표자를 감독할 수 있는 하나의 디지털 영역으로 모으는 단일 도구를 사용하는 것이 가장 좋습니다.

24. 처음부터 구축하는 대신 이벤트 등록 웹사이트 빌더를 사용하십시오.

또한 맞춤형 솔루션을 사용하면 청중 정보를 수집하고 높은 보안 수준을 유지하며 이벤트 전략을 강화하고 새로운 생산성 계획을 완성하는 데 충분한 시간 절약 보너스 기능을 제공하기가 더 쉬워집니다.

25. 이벤트 앱에 QR 스캐너를 추가합니다.

이벤트에 QR 코드를 사용하면 사람들을 더 쉽게 확인할 수 있으며 일정에 대한 추가 요구 없이 부스나 후원자가 가치 있고 리드를 생성하는 이벤트 활동을 수행하는 데 도움이 됩니다.

26. 템플릿을 사용하여 이벤트 설문조사 및 설문조사를 만듭니다.

모바일 이벤트 설문조사 앱을 참석자, 후원자 또는 이해관계자 이벤트 설문조사 질문과 결합합니다.

27. 이메일 정렬 도구가 받은 편지함의 우선 순위를 지정하도록 합니다.

Gmail이 있다면 Sortd와 같은 도구를 사용해 보십시오. 이메일을 기반으로 작업을 구성하기 위해 사용자 지정 가능한 열을 사용하여 받은 편지함을 할 일 목록으로 바꾸는 데 도움이 됩니다. 다른 이메일 제공업체를 사용하는 경우 기본 색상 코딩을 넘어 실제로 유용한 조직 도움말을 제공할 수 있는 확장 프로그램을 찾으십시오.

더 많은 이벤트 계획 비밀

이벤트 기획자로서 생산적인 더 많은 방법을 찾으려면 일반적인 문제와 솔루션이 나오기 전에 이를 처리하는 방법을 읽어보십시오. 또한 이 사용자 지정 가능한 이벤트 체크리스트를 사용하여 시간을 절약하거나 다음 대규모 프로젝트가 균형 잡힌 생산성 계획을 세우기 시작하기 전에 이메일 커뮤니케이션 기술을 연마할 수 있습니다.