6 przypomnień etykiety Zoom na następne spotkanie

Opublikowany: 2021-01-15

Może to nowy rok, ale dziesiątki milionów Amerykanów nadal będzie pracować zdalnie w 2021 roku.

Jak wszyscy możemy się domyślać, oznacza to więcej spotkań w Zoom , Google Hangouts i innym oprogramowaniu do wideokonferencji.

Podczas gdy Twój zespół prawdopodobnie spędził wiele godzin (i godzin) razem na rozmowach Zoom w 2020 roku, jest jeden aspekt wideokonferencji, który mógł odejść, gdy pracownicy dostosowali się do tej nowej normy – etykieta Zoom.

W tym poście przedstawimy kilka kluczowych elementów etykiety Zoom, abyś mógł pojawić się na tegorocznych spotkaniach w jak najbardziej przygotowany, uprzejmy i profesjonalny sposób.

Co to jest etykieta Zoom?

Etykieta Zoom to zachowanie profesjonalnego opanowania i zachowania podczas rozmowy Zoom lub wideokonferencji. Ponieważ spotkania Zoom mogą znacznie różnić się od ich osobistych odpowiedników, istnieje dodatkowy zestaw oczekiwań, których musimy przestrzegać, aby jak najlepiej zaprezentować się naszym współpracownikom.

Wskazówka 1: Zamknij inne aplikacje

przybory do pisania

Podczas spotkań osobistych oczekuje się, że zamkniemy nasze laptopy, chyba że udostępniamy treści na ekranie uczestnikom lub robimy notatki. Jednak w przypadku spotkań Zoom zamknięcie laptopa jest niemożliwe.

Aby jednak nie rozpraszać się i mieć pewność, że poświęcasz pełną uwagę spotkaniu, następną najlepszą rzeczą do zrobienia jest zamknięcie wszystkich innych okien i aplikacji oprócz Zoom (chyba że prowadzisz prezentacje lub robisz notatki). Oznacza to, że powinieneś zamknąć Slacka, zminimalizować skrzynkę e-mail i zamknąć wszystkie otwarte aplikacje do obsługi wiadomości. Tak jak podczas spotkań osobistych, Twoje wiadomości będą na Ciebie czekać.

Wskazówka dla profesjonalistów: jeśli martwisz się, że współpracownicy myślą, że jesteś poza komputerem w ciągu dnia pracy, spróbuj zintegrować swój Kalendarz Google ze Slackiem, aby automatycznie ustawić swój status na nieobecny i powiadomić współpracowników, że jesteś na spotkaniu.

Porada 2: Wyłącz drugi monitor

Podwójne monitory to doskonały sposób na zwiększenie wydajności, ponieważ mogą zwiększyć produktywność nawet o 30% .

Nie są jednak idealne, jeśli chodzi o skupienie się na spotkaniach Zoom.

Kiedy drugi monitor jest włączony, sprawdzanie poczty (lub – bądźmy szczerzy – Twittera) i stracenie koncentracji na spotkaniu jest zbyt kuszące. Aby odtworzyć wrażenia z osobistego spotkania i zwiększyć koncentrację na rozmówcy lub dyskusji, odłącz laptopa od drugiego monitora. W przeciwnym razie twoje oczy mogą ulec pokusie odwrócenia się na bok, dając innym uczestnikom znać, że nie jesteś zainteresowany daną sprawą.

kamera internetowa z kobietą na ekranie

Porada 3: Trzymaj aparat włączony

Jedną z wielu zalet pracy zdalnej jest mniejszy nacisk na prezentację – zwłaszcza gdy podczas spotkań Zoom prywatność jest dostępna za jednym kliknięciem przycisku „Wyłącz kamerę”.

Jednak niezależnie od tego, czy jest to spotkanie w całej firmie, czy rozmowa jeden na jeden z menedżerem, wyłączenie kamery nie zawsze robi najlepsze wrażenie. Na przykład:

  • Współpracownicy mogą postrzegać Cię jako psychicznie lub fizycznie nieobecnego na dużym spotkaniu zespołu, ponieważ nie ma możliwości zweryfikowania Twojej obecności lub zaangażowania.
  • Może się to wydać bezosobowe – szczególnie jeśli pracujesz jeden na jednego lub w małej grupie – ponieważ twoi współpracownicy nadal polegają na ograniczonej mowie ciała i mimice, którą są w stanie obserwować przez kamerę. Pamiętaj, że te spotkania to jedyny czas, kiedy wielu widzi swoich współpracowników, więc nie ograniczaj ich już ograniczonego czasu ze sobą.
  • Stanowi przeszkodę w dostępie dla tych, którzy czytają z ruchu warg – i chociaż czytanie z ruchu warg w Zoom nie jest idealne , trzymanie aparatu włączonego może wyjaśnić pewne nieporozumienia lub nieporozumienia, ponieważ ludzie widzą, co mówisz.

Porada 4: Wyłącz mikrofon, gdy nie mówisz

Ten pies, dzieciak czy syrena w tle potrafią być prawdziwym zabójcą nastroju podczas poważnego spotkania biznesowego.

Chociaż te przerwy są nieuniknione w pracy zdalnej, ograniczanie ich jest podstawową etykietą Zoom – i można je ograniczyć, po prostu wyciszając się, gdy nie zabierasz głosu na spotkaniu zespołu.

Wyciszanie nie tylko zmniejsza te zakłócenia, ale jest również pomocne dla osób, które mają problemy z wyraźnym słyszeniem mówcy. Pomyśl o tych, którzy mają roboty budowlane lub drogowe za ich oknami lub tych, którzy mają problemy ze słyszeniem i mają trudności z rozróżnieniem słów mówcy, nawet bez rozpraszających dźwięków w tle. Z dodatkowymi rozproszeniami, spotkanie Zoom staje się jeszcze trudniejsze.

Porada dla profesjonalistów: Wskazówka 5: Przestrzegaj godzin rozpoczęcia i zakończenia spotkania

zegar

W biurze łatwo zapamiętać zakończenie spotkania, gdy osoba czekająca na salę konferencyjną zapuka do drzwi.

W Zoomie to nie jest takie proste. Chociaż nikt nie czeka z niecierpliwością, aż zakończysz dyskusję w celu użycia numeru identyfikacyjnego spotkania, istnieje szansa, że ​​uczestnicy spotkania będą mieli innego Zooma, do którego mogą wskoczyć zaraz po tym, na którym aktualnie się znajdujesz.

Z tego powodu upewnij się, że szanujesz czas rozpoczęcia i zakończenia oraz odzywaj się, gdy ktoś tego nie robi. Proste „przepraszam, że przerywam, ale minęły dwie minuty – czy moglibyśmy się przegrupować dziś po południu, kiedy wszyscy będziemy znowu wolni?” może uratować komuś ogromny ból głowy.

not Porada dla profesjonalistów: nie Jeśli prowadzisz bogatą i ważną dyskusję, którą chcesz kontynuować, po prostu zapytaj uczestników, czy mają czas na rozmowę przez dodatkowe 5-10 minut, zanim założysz, że tak.

Wskazówka #6: Użyj napisów na żywo

Komputer

Ostatni element etykiety Zoom jest korzystny dla tych, którzy potrzebują dodatkowego poziomu przejrzystości podczas spotkania – automatyczne napisy na żywo .

Niezależnie od tego, czy pomagają skupić się na spotkaniu, czy sprawiają, że ktoś, kto ma problemy ze słyszeniem, może zrozumieć, co się mówi, dzięki napisom spotkania Zoom są bardziej dostępne.

Proces ich konfigurowania jest również prosty — w tym poście na blogu wyjaśniamy proces konfigurowania podpisów spotkań Zoom .

Zapamiętaj swoją etykietę

Spotkania Zoom i wideokonferencje zbliżają tę zdalną siłę roboczą w sposób, który podtrzymuje kulturę pracy i przyjaźnie w biurze – ale może się to zdarzyć tylko wtedy, gdy będziemy pamiętać o przestrzeganiu tych prostych, ale podstawowych zasad etykiety Zoom.

Podczas następnej rozmowy wideo pamiętaj, aby przestrzegać tych sześciu przypomnień, aby zapewnić sobie i współpracownikom lepsze wrażenia z korzystania z funkcji Zoom.

Kompletny przewodnik po spotkaniach Zoom dla osób niepełnosprawnych — pobierz przewodnik CTA