Piątkowe znaleziska: 6 pomysłów na ostateczne przyjęcie po wydarzeniu

Opublikowany: 2021-08-08

Konferencje wielodniowe. Całodniowe spotkania networkingowe. Sympozja biznesowe. Dziś te wydarzenia nie kończą się po zwykłych panelach, pytaniach i odpowiedziach, wprowadzaniu nowych produktów i demonstracjach technologii.

Imprezy i przyjęcia po wydarzeniu stały się powszechnym przedłużeniem wielu wydarzeń, a także okazją dla marek do wywarcia trwałego wrażenia na uczestnikach. Organizowanie spotkań po wydarzeniu wymaga wszystkich umiejętności planowania wydarzeń, z niewielką zmianą priorytetów i zadań, aby odróżnić wydarzenie od głównego wydarzenia. Poniżej przedstawiamy 6 wskazówek, które pomogą Ci zaprojektować przyjęcie po imprezie lub po imprezie, na którą każdy chce wziąć udział.

Jak zaplanować after-party to wielki hit

1. Zablokuj lokale after-party wcześnie

Jeśli planujesz przyjęcie dla firmy na zakończenie targów lub konferencji, pamiętaj, że jesteś jedną z wielu firm, które mają ten sam pomysł. Jeśli chcesz zarezerwować najgorętsze miejsce w pobliżu konferencji, koniecznie wcześnie rozpocznij badania i negocjacje. Przeglądaj strony pozyskiwania miejsca wydarzenia, takie jak sieć dostawców CVENT, aby znaleźć najlepsze lokalizacje w pobliżu miejsca konferencji.

Nawet jeśli planujesz główne wydarzenie, utwórz osobny plik w swoim oprogramowaniu do planowania wydarzeń na afterparty. Harmonogramy planowania wydarzeń będą inne, a oddzielenie imprezy po zakończeniu imprezy pomoże zorganizować Tobie i Twojemu zespołowi. Zacznij pisać i wysyłać swoje zapytania ofertowe do lokali, firm cateringowych i firm rozrywkowych JAK NAJSZYBCIEJ, abyś mógł szybko przejść do finalizowania umów — miejmy nadzieję, że z najlepszymi wyborami.

Idealnie byłoby zorganizować afterparty w innym miejscu niż główne wydarzenie, jako sposób na wywołanie szumu, umożliwienie gościom poznania miasta poza centrum konferencyjnym i wyróżnienie go jako wyjątkowej oferty. Po prostu nie wybieraj miejsca, do którego trudno jest dotrzeć, i jasno określ najłatwiejsze sposoby, aby się tam dostać, albo ryzykujesz niestawieniem się.

Istnieją korzyści z organizacji przyjęcia po wydarzeniu w przestrzeni eventowej w centrum konferencyjnym lub tuż obok. Możesz skierować uwagę gości na lokalizację imprezy podczas głównej części konferencji, logistyka zwykle nie stanowi problemu, a jeśli jesteś planistą pracującym nad większym wydarzeniem – możesz otrzymać zniżkę. Jeśli trzymasz go w miejscu, ważne jest, aby wykazać się kreatywnością w wystroju, aby odróżnić after party od głównego wydarzenia.

Ożyw niewiarygodne afterparty

Rozpocznij bezpłatnie

2. Spraw, aby imprezy po wydarzeniu były strefą bez presji

Niezależnie od tego, czy było to jednodniowe wydarzenie, kilkudniowa konferencja, czy tygodniowy festiwal filmowy, ważne wydarzenia wyczerpują uczestników i prezenterów. Mogą wprowadzać nowy produkt lub nawiązywać kontakty z rówieśnikami w swojej branży. Sympozja firmowe mogą obejmować zajęcia „back-to-back”, które wymagają stałego skupienia.

Staraj się, aby Twoje przyjęcia po wydarzeniu i afterparty były wyluzowane i zabawne dla gości. Nie powinno być presji na nawiązywanie kontaktów, a goście powinni przejąć inicjatywę w kontaktach towarzyskich. (Jest czas i miejsce na networkingowe lodołamacze i zajęcia. To nie jest jedno z nich.) Upewnij się, że miejsce oferuje przyjazne dla introwertyków strefy ciszy, w których odbywają się ciche rozmowy, a także miejsca na bardziej hałaśliwe imprezy.

3. Oferuj wyjątkowe ekskluzywne oferty po wydarzeniu

Musisz dać swoim gościom dobry powód do pojawienia się, gdy konferencja lub spotkanie dobiega końca. Czym to after-party różni się od reszty networkingowych lunchów i dyskusji panelowych? Twoje wybory będą się oczywiście różnić w zależności od budżetu, ale możesz również stworzyć czynnik wow przy ograniczonym budżecie. Oto kilka pomysłów na wyjątkowe oferty, za którymi ludzie będą się trzymać:

  • VIP-y . Zaproś luminarzy z imprezy podstawowej jako specjalnych gości afterparty. Goście będą zachwyceni możliwością łamania chleba z prezesami i celebrytami z programu wydarzenia.
  • Łup . Stwórz ofertę łupów związaną z wydarzeniem, która jest dostępna tylko na afterparty. Może to być ekskluzywny kod do pobrania piosenki, książka napisana przez prelegenta na konferencji lub markowy shaker do koktajli.
  • Koktajl specjalny. Poproś lokal restauracyjny lub firmę cateringową baru o stworzenie oryginalnego koktajlu na tę okazję i nadanie napoju nazwy nawiązującej do afterparty.
  • Geofiltry Snapchata na żądanie. Zaprojektuj geofiltr Snapchat na swoje afterparty i stwórz geofence dla miejsca. Zachowaj prostotę, zgodnie z tematem wydarzenia i daj sobie trochę czasu na realizację — zatwierdzenie przez Snapchat zajmuje jeden dzień roboczy.
  • Wciągający motyw. Chociaż nie było to after-party, z pewnością docenisz, jak Smirnoff wszedł na całość z motywem komiksowym dla „Graficznego” doświadczenia marki Smirnoff. Twórz dramaty, używając jednego koloru w całej przestrzeni lub tworząc motyw teatralny, taki jak Roaring 20s, steampunk lub biblioteka vintage.
19 Trendy Shacking Up Wydarzenia w 2019 roku

4. Promuj swoje przyjęcie po wydarzeniu, aby wzbudzić emocje

Marketing w różnych kanałach daje Ci „Ekstra! Dodatkowy!" zwiększyć swoje potrzeby w zakresie odbioru po wydarzeniu. Po sfinalizowaniu oferty miejsca, czasu, rozrywki i jedzenia, Twoja kampania marketingowa powinna się rozpocząć. Zastanów się, co sprawia, że ​​Twój wieczór po wydarzeniu jest wyjątkowy (czy to rozrywka, widok na dach, czy menu degustacyjne lokalnego szefa kuchni na stole) i przeliteruj to odważną i atrakcyjną czcionką. Oto pomysły marketingowe do rozważenia:

  • Kampanie e-mailowe. Niezbędne elementy obejmują żywe zdjęcia przestrzeni wydarzenia i informują, jak łatwo jest dotrzeć do miejsca z głównej konferencji. Używaj konkretnych wyrażeń, takich jak „Pięciominutowy spacer” lub „Dziesięć minut wspólnego przejazdu”.
  • Kampanie w mediach społecznościowych. Nie musisz korzystać z każdej platformy, ale wybieraj te, które są popularne wśród docelowych odbiorców. Facebook jest dobrze znany z tego, że jest atrakcyjny dla Baby Boomers, a Snapchat i Instagram to platformy generacji Y i Z.
  • Poimprezowe hashtagi. Daj swojemu przyjęciu po wydarzeniu rozpoznawalny hashtag, aby uczestnicy mogli zacząć dzielić się swoimi oczekiwaniami w trakcie przygotowań.
  • Geofencing. Jest to przydatne tylko w przypadku wielodniowych konferencji i festiwali, na których wielu uczestników zdecyduje się wziąć udział w imprezie towarzyszącej wydarzeniu. Dzięki geofencingowi Twoje promowane kampanie w mediach społecznościowych będą wyświetlane tylko na urządzeniach mobilnych w wyznaczonym obszarze (tj. W centrum konferencyjnym).

5. W miarę możliwości uwzględniaj lokalny smak

To menu degustacyjne od gospodarstwa do stołu przygotowane przez lokalnego szefa kuchni, o którym mowa powyżej, pasowałoby tutaj. Podobnie byłoby z lotami z lokalnego browaru. Lub degustację lokalnego wina i sera. Lokalni wykonawcy to również świetna opcja.

Kluczem do sukcesu jest wybór oferty gastronomicznej lub rozrywkowej, której uczestnicy imprezy nie mogą wrócić do domu, a przynajmniej bez wysiłku. Oto więcej opcji do zbadania:

  • Niezależnie od tego, czy wybierzesz akustyczny zespół folk-rockowy, rapera, czy pianistę i piosenkarza kabaretowego – imprezy z muzyką na żywo nabierają zabawnego i świątecznego charakteru.
  • To samo, jeśli zatrudnisz wybitnego lokalnego magika, który potrafi wykonywać sztuczki w tłumie, lub artystów malujących twarze, którzy zaspokajają potrzeby dorosłych.
  • Nab Killer Po'boys na twoje afterparty w Nowym Orleanie. Uczestnicy wydarzenia docenią jeszcze jedną szansę na cieszenie się lokalnymi targami.
  • W Chicago? Zamów pizzę z głębokim daniem dla swoich gości z jak najbliższej odległości, aby nadal była lepka.
  • Wynajmij ulubiony regionalny food truck na przyjęcia po imprezie na dziedzińcu lub w innej przestrzeni na świeżym powietrzu.

6. Poszukuj bezpośrednich informacji zwrotnych od uczestników

Wstrzymaj się z tymi ankietami po wydarzeniu, aż wydarzenie lub konferencja naprawdę się skończy. Ludzie nadal cieszą się z tego wydarzenia i nie docenią pracy domowej przed wyjazdem. Jednak organizatorzy wydarzeń i planiści powinni krążyć po imprezie, cieszyć się rozmowami z gośćmi i określać, w jaki sposób goście reagują na wydarzenie poprzez interakcje w czasie rzeczywistym.

W wielu przypadkach Twoi goście spontanicznie podzielą się tym, jak dobrze bawią się na afterparty – zwłaszcza ci, którzy mają pozytywne doświadczenia. Ale przebywanie w środku pozwala również wychwycić mowę ciała i energię pomieszczenia. Będziesz wiedział, że odbiór po wydarzeniu przebiega dobrze, gdy rozmowa się toczy, a ludzie uśmiechają się i śmieją. Miej oko na hashtag po imprezie jako kolejny wskaźnik zaangażowania, zainteresowania i uznania.

Poza wyczuciem sukcesu imprezy, jest to dobra okazja do skorygowania apodyktycznego kursu, w przeciwnym razie firmy cateringowe poświęcają zbyt dużo czasu na odświeżanie tac z szampanem i przystawkami – problemy, które można natychmiast rozwiązać.

Pomoże to również w ulepszeniu planowania po imprezie w następnej rundzie.

Imprezy po wydarzeniach wymagają tyle samo planowania, co inne imprezy, ale udane imprezy często dają wyjątkową radość życia. Sprawia to, że organizowanie, a nawet cieszenie się niektórymi, sprawia im szczególną przyjemność, gdy ludzie odpoczywają i rozkoszują się zakończeniem romansu.

Popraw układ recepcji po wydarzeniu

Zacznij teraz

Gotowy na zorganizowanie niesamowitego after party? Dowiedz się, jak oprogramowanie do planowania wydarzeń może zaoszczędzić czas na każdym kroku. Lub bądź na bieżąco z najnowszymi sztuczkami w mediach społecznościowych dla planistów wydarzeń.