Jak uniknąć przeciążenia współpracą w zespole treści

Współpraca, która przez lata była podstawą wysoce produktywnych i szybkich zespołów, była przedmiotem wielu rozwiązań technologicznych.

Jednak ciągłe przerwy i wielozadaniowość wpływają na produktywność, jak szczegółowo opisano w badaniach podkreślonych w artykule The Collaboration Curse w The Economist. Rozpraszanie uwagi środowiska, w którym zespoły są zachęcane do wnoszenia wkładu, pozostawia niewiele czasu na krytyczne myślenie, które może mieć rzeczywisty wpływ na sukces organizacji.

Problem polega na tym, że wiele tak zwanych rozwiązań do współpracy, takich jak poczta e-mail, Slack itp., Obsługuje komunikację, ale w rzeczywistości nie pomaga we wspólnej pracy.

Czy to może być powód, dla którego Wasze kreatywne zespoły zakładają słuchawki i mówią „po prostu przestańcie ze mną współpracować”?

Świetna twórczość wymaga współpracy

Większość projektów dotyczących treści obejmuje trzy rodzaje współpracowników:

1. Kreacje są inspirowane briefem i tworzą wiele wersji na podstawie opinii, aż do zatwierdzenia zasobów.
2. Menedżerowie wyznaczają kreatywny kierunek i ściśle nadzorują program, aby dotrzymywać czasu, budżetu i koncentrować się na realizacji określonych celów biznesowych.
3. Zainteresowane strony mogą być dodatkowymi recenzentami lub ostatecznie zatwierdzić ostateczne wyniki. Zawsze potrzebują wysokiego poziomu zrozumienia tego, jak projekt pasuje do ogólnej marki i planów firmy.

Każdy z tych współpracowników polega na aktywnym zaangażowaniu innych w proces twórczy, który rzadko przebiega liniowo. To nigdy nie jest łatwe, ale jest kluczowym elementem tworzenia wspaniałej pracy twórczej.

Ale gdy proces przeglądu i zatwierdzania odbywa się na wielu uniwersalnych narzędziach do współpracy biznesowej, może szybko wymknąć się spod kontroli. Kreacje są atakowane przez losowe serie opinii przesyłanych do ich skrzynek odbiorczych i pokojów rozmów. Menedżerowie mają trudności z utrzymaniem wszystkich zespołów na tej samej stronie lub muszą biegać za osobami zatwierdzającymi. Interesariusze nie mają wglądu w to, co dzieje się we wszystkich inicjatywach dotyczących treści, bez żądania czasochłonnej aktualizacji e-mailowej lub siedzenia na odrętwiającym spotkaniu na temat statusu.

W tym modelu współpracy każdy czuje się przytłoczony i zestresowany. Prowadzi to do utraty czasu, zmarnowanych pieniędzy, a ostatecznie do niższej jakości twórczości, która nie zapewnia pożądanych wyników biznesowych. Jako liderzy musimy traktować pielęgnowanie kreatywności naszych zespołów jako najwyższy priorytet.

3 wskazówki dotyczące bezstresowej twórczej współpracy

Kiedy współpraca przebiega dobrze, 85% z nas twierdzi, że może to być najlepsza część naszych dni. Jednak kiedy jest źle, 56% twierdzi, że jest najgorszy.

Świetna współpraca polega na ludziach - edukowaniu ich o tym, co działa i używaniu bardziej przemyślanego podejścia do narzędzi, które stosujemy - w celu poprawy jakości i wpływu tworzonych treści. Oto moje trzy wskazówki dotyczące bardziej bezstresowej twórczej współpracy.

1. Przełam wąskie gardła

Zespół kreatywny, który ma problemy z dostarczeniem odpowiedniej jakości materiałów wyjściowych, blokuje marketing, a co za tym idzie, przepływ przychodów Twojej firmy. W niedawnym badaniu 48% firm stwierdziło, że wzrost przychodów ucierpiał, ponieważ nie były w stanie wystarczająco szybko dostarczać wysokiej jakości treści.

Tak jak najbliższy wylot samolotu może znajdować się za tobą, wąskie gardła mogą nie znajdować się w kierunku, w którym patrzysz. Jam może zacząć się od Twojego kreatywnego zespołu. Sześćdziesiąt procent kreacji ma problemy z interpretacją opinii recenzentów, a ponad jedna czwarta twierdzi, że recenzje rzadko się zdarzają. A może największym wąskim gardłem jest dystrybucja zatwierdzonych zasobów do właścicieli kanałów i / lub zespołów na rynku. A może dzieje się tak, ponieważ zespoły sprzedaży i wsparcia nie są przeszkolone w zakresie najlepszego wykorzystania nowych treści?

Określenie, gdzie tkwią prawdziwe wąskie gardła, jest kluczowym pierwszym krokiem do odblokowania przepływu treści i rozwinięcia bezstresowej współpracy.

2. Naucz ludzi, jak wyrażać opinie

Ponieważ ponad połowa firm odnotowuje wzrost liczby interesariuszy oceniających kreatywne projekty, wyzwanie związane z uzyskaniem praktycznej informacji zwrotnej rośnie. Działy sprzedaży, wsparcia lub inne działy, które mogą prosić o zawartość, mogły nie mieć możliwości rozwinięcia tej umiejętności dostarczania jasnych, praktycznych informacji zwrotnych.

Niedawno przeczytałem interesujący post producenta wideo, który powiedział, że musi przeszkolić swój zespół marketingowy w zakresie przekazywania opinii. Poprosił ich, aby byli bardziej precyzyjni w swoich komentarzach („bardziej emocjonalne… ale jakie emocje?”), Rozumiejąc, że terminy techniczne mogą oznaczać inne rzeczy dla laika niż dla montażysty wideo.

Zainwestowanie trochę czasu w edukację nowych graczy w zakresie kreatywnej współpracy, jak najlepiej przekazywać praktyczne informacje zwrotne, to czas dobrze spędzony.

3. Współpracuj w kontekście

Otrzymywanie opinii na temat kreatywnego projektu wraz z różnymi tematami i rozrywkami znajdującymi się w typowej skrzynce odbiorczej nie jest produktywne. Gorzej, gdy kreacja otrzymuje więcej komentarzy przez Slack, a jeszcze więcej przez telefon. Ta kakofonia nie tylko tworzy dodatkową pracę dla twórcy, który musi zinterpretować wszystkie te opinie w praktyczną wersję, ale także oznacza, że ​​nie ma systemu rejestrowania wszystkich zaangażowanych w śledzenie zmian i postępów.

Opracuj jeden system współpracy - pozwól twórczości istnieć obok zebranych komentarzy i zatwierdzeń. Dzięki temu cały zespół - twórcy, menedżerowie i interesariusze - pozostaje na tej samej stronie i pozwala uniknąć kosztownych nieporozumień.

Wniosek

Dobra współpraca zależy od zaufania. Stwórz wiarygodny proces, w którym wyeliminowane zostaną wąskie gardła, a współpracownicy wiedzą, jak oferować przydatne informacje zwrotne, pracując na tej samej stronie.

Zajęcie się procesem kreatywnej współpracy poprzez edukację i bardziej wyspecjalizowane narzędzia stworzy odpowiedni kontekst, aby zapewnić lepsze wyniki kreatywne i biznesowe.

Chcesz, aby Twój zespół treści pomyślnie współpracował? Pomóż im nauczyć się tego samego języka, zabierając ich do Content Marketing World w dniach 5-8 września w Cleveland w stanie Ohio. Dla grup dostępne są specjalne rabaty.

Zdjęcie na okładce według Startup Stock Photos