Siedem wyzwań, przed którymi stają wirtualne zespoły
Opublikowany: 2020-12-16Zespoły wirtualne stanowią obecnie znaczny procent siły roboczej w firmach IT i szybko stają się integralną częścią globalnego krajobrazu biznesowego. Jak każdy nowy model biznesowy, zespoły wirtualne stanowią wyzwanie dla firm, które wzywają do zmiany strategii zarządzania.
Jasna komunikacja jest niezbędna podczas transakcji biznesowych i jest jednym ze sposobów budowania silnych relacji z klientami. Może to jednak stanowić wyzwanie w zarządzaniu wirtualnymi zespołami offshore o różnej orientacji kulturowej i językowej, chyba że wcześniej zostaną ustalone wytyczne dotyczące komunikacji w celu rozwiązania tej dysproporcji.
Oto siedem największych wyzwań, przed którymi stoją teraz wirtualne zespoły.
1. Języki i różnice międzykulturowe
Zdalne zespoły pochodzą z różnych zakątków świata i niosą ze sobą swoje kulturowe pochodzenie i orientację. Perspektywy kulturowe ludzi mają ogromny wpływ na ich styl pracy i etykę.
Może to powodować nieporozumienia lub konflikty podczas wspólnej pracy w wielokulturowym układzie, takim jak wirtualny zespół na morzu, który musi współpracować z wewnętrzną grupą.
Hierarchia w operacjach zespołowych może również napotkać przeszkody ze względu na różne rozumienie władzy w różnych kulturach, co może prowadzić do urazy i negatywnie wpływać na produktywność.
Kobiety wciąż napotykają przeszkody podczas prowadzenia drużyn. Mężczyźni z niektórych kultur mogą nienawidzić przyjmowania instrukcji od kobiet liderów lub menedżerów. Poza tym pojawia się problem językowy. Angielski może być powszechnym językiem biznesowym, ale różne kultury używają go inaczej.
Jak radzić sobie z problemami międzykulturowymi?
Aby efektywnie zarządzać wielokulturowym wirtualnym zespołem, zainwestuj w szkolenie międzykulturowe po zakończeniu rekrutacji. Niech każdy zrozumie cechy kulturowe innych, nawet jeśli powierzchownie, aby umożliwić tworzenie więzi zespołowej.
Jak zarządzać zdalnym zespołem WordPress
Szkolenie pomoże również liderom zespołów zarządzać poszczególnymi członkami z szacunkiem, uwzględniając różnice kulturowe. Ustal wytyczne dotyczące zarządzania oczekiwaniami wydajności, kanałami komunikacji i jasnym mechanizmem rozwiązywania konfliktów, aby promować ducha zespołowego.
Utwórz witrynę do komunikacji wewnętrznej lub kanał czatu, na którym członkowie zespołu mogą publikować swoje opinie lub pytania. Im bardziej są zróżnicowane, tym lepiej będą działać, jeśli zostaną odpowiednio połączone
Komunikacja kryzysowa: inspirujące przykłady jedenastu marek
2. Nieistotne narzędzia i luki technologiczne
Duża liczba pracowników zdalnych wprowadza do systemu równie wiele nowych narzędzi, co stanowi wyzwanie w zakresie ochrony danych dla wewnętrznego zespołu IT. Czasami przestarzali i wirtualni pracownicy bez zgody IT mogą używać potencjalnie szkodliwych narzędzi w systemie, ponieważ wszystko, na czym im zależy, to wykonanie ich pracy.
Korzystanie z wielu narzędzi i aplikacji bez kontroli wewnętrznej może przytłoczyć każdą firmę informatyczną, a niektóre pozostają niezauważone i stanowią zagrożenie dla wrażliwych danych. Może nie jest to celowe, ale konsekwencja luk technologicznych na całym świecie.
13 zdalnych firm udostępnia swoje ulubione narzędzia do współpracy [Expert Roundup]
Jak podejść do narzędzi i technologii?
Aby przeciwdziałać temu potencjalnemu zagrożeniu i jednocześnie ułatwić swoim zdalnym pracownikom, wprowadź wytyczne dotyczące korzystania z narzędzi i aplikacji w systemie firmy. Ewentualnie zezwolić starszym członkom zespołu na zatwierdzenie dowolnego narzędzia lub aplikacji, z których może skorzystać pracownik zdalny, zanim to zrobi.
W ten sposób Twoja firma może zaplanować ścisły system bezpieczeństwa i taki, który może w pełni kontrolować poprzez scentralizowany dostęp i zarządzanie tożsamością, co zapewnia większe bezpieczeństwo.
Możesz także zainwestować w narzędzia i sprzęt i dostarczyć je swoim wirtualnym zespołom, aby zachować spójność struktury systemu. Dzięki umowie pożyczki z pracownikami firma może zapewnić odpowiednie narzędzia niskim kosztem.
3. Różne strefy czasowe i czasy reakcji
Praca w różnych strefach czasowych znacznie utrudnia stałą współpracę, która jest niezbędna podczas pracy zespołowej nad jednym projektem. Wirtualny zespół może być oddzielony od centrali nawet o siedem godzin, co oznacza, że będą chwile, kiedy jedna grupa będzie pracować, a druga w łóżku.
Komplikuje to spotkania konsultacyjne niezbędne do oceny postępów i kierowania nimi. Komunikacja w czasie rzeczywistym, która jest kluczowa dla zarządzania projektami, nie może być skuteczna, a krytyczne wiadomości są odbierane kilka godzin później i mogą zostać przeoczone.
Obsługa problemu ze strefą czasową
Ponieważ trendy marketingowe w małych firmach skłaniają się w kierunku obecności w Internecie, ważne jest, aby nauczyć się obsługiwać strefy czasowe przez cały czas. Aby zachować sprawny przepływ pracy między zespołem zdalnym a biurem domowym, należy dostosować godziny pracy i, jeśli to możliwe, wprowadzić układ zmianowy.
Ponad 100 statystyk i trendów marketingowych dla małych firm w 2020 r
Znajdź dogodną porę dnia, o której wszystkie zespoły muszą zebrać się online, aby wspólnie zaangażować się w czasie rzeczywistym. Informuj o harmonogramach i terminach wszystkich członków zespołu i udostępniaj otwarte kanały, z których mogą korzystać w celu uzyskania wyjaśnień lub zgłoszeń.
Dzięki takiej strukturze każdy pracownik odegra swoją rolę w odpowiednim czasie, niezależnie od swojej strefy czasowej. Ważne jest również, aby co najmniej jedna osoba była online 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu w biurze domowym, aby zapewnić wsparcie w razie potrzeby.
4. Brak zaufania
Nieufność jest szkodliwa w każdym środowisku pracy, zarówno wirtualnym, jak i fizycznym. Stawia pracowników przeciwko sobie, zamiast pracować razem dla wspólnego celu. W wirtualnym otoczeniu może to wynikać z nieporozumień na temat osób, których fizycznie nie widać i których możesz uznać za gorszych.
Może to być konsekwencją różnic kulturowych lub po prostu myśleniem, że mogłeś wykonać lepszą robotę niż osoba z zewnątrz. Właściciel projektu może również nabrać nieufności, zwłaszcza gdy wydaje pieniądze na siłę roboczą, nad którą nie ma bezpośredniej kontroli.
Jak stworzyć zaufanie
Zaufanie do biznesu nie może być przecenione i może pomóc zwiększyć produktywność zespołu poza utrzymywaniem razem wirtualnych zespołów. Jako właściciel projektu planuj wizyty, aby wchodzić w interakcje z zespołami zleconymi na zewnątrz, aby usunąć wszelkie uczucia nieufności.
Te wizyty są równie ważne, gdy projekt dotyczy tworzenia stron internetowych, ponieważ dyskusje w cztery oczy mogą pomóc zespołowi lepiej zrozumieć koncepcję i oczekiwania. Ocenisz również wydatki projektu z pierwszej ręki i odłożysz na bok wszelkie obawy przed niewłaściwym wykorzystaniem.
Ustal jasną misję, ustal przejrzyste narzędzia do zarządzania zadaniami i zachęcaj do współpracy w kierunku wspólnego celu. Dzięki temu zdobędziesz zaufanie milenialsów, którzy stanowią większość siły roboczej IT.
5. Niska produktywność
Wirtualne zespoły pracujące z odległych lokalizacji mają tendencję do relaksu lub po prostu odkładania zadań z powodu braku nadzoru. Liberalne środowisko może prowadzić do lenistwa i złego wykorzystania czasu bez kierowanego planowania. Pracownicy mogą również przekroczyć wymagania projektu lub zająć się zadaniami, które nie zostały im przydzielone, a tym samym doświadczać wypalenia zawodowego i frustracji.
Wszystko to negatywnie wpływa na produktywność w postaci przekroczonych terminów i niepełnych zadań. Brak nadzoru na miejscu stanowi wyzwanie dla produktywności, jeśli pracownicy zdalni nie są odpowiednio prowadzeni.
Przewodnik pracy zdalnej dla przedsiębiorstw
Wskazówki dotyczące wspierania produktywności
Aby poprawić produktywność w wirtualnych zespołach, upewnij się, że zadania są jasno zdefiniowane z określonymi celami, harmonogramami i oczekiwaniami. O ile okazujesz szacunek dla ich prywatności, żądaj regularnych wizyt kontrolnych w celu oceny postępów i odpowiedzialności.
W przypadku płatności opartych na rozliczanych godzinach możesz chcieć użyć narzędzi do śledzenia czasu, aby mieć oko na zdalne zespoły. Śledzenie czasu pomoże Ci również ustalić terminy realizacji podobnych zadań w przyszłości. Aby zwiększyć wydajność, poproś pracowników o przestrzeganie regularnych godzin w ich strefach czasowych, aby uniknąć wypalenia.
Zaplanowane kontrole grupowe nie tylko pomogą w określeniu ogólnego stanu postępów, ale także zachęcą osoby z opóźnieniem do nadrobienia zaległości. Dzięki temu każdy członek jest świadomy swojej roli i jasno określa, czego się od niego oczekuje.
Do 2019 roku DevriX rozszerzył swój międzynarodowy zespół do ponad 50 osób na 3 kontynentach.
6. Ograniczenia budżetowe
Budżet jest poważnym ograniczeniem w przypadku outsourcingu projektów rozwoju oprogramowania. W biurze domowym sprawy są łatwe w obsłudze. Niezależnie od zakupionego sprzętu, oprogramowania lub narzędzi pozostaje własnością firmy do użytku w biurze.
Kiedy pracownicy odchodzą, przychodzący mogą korzystać z tego samego sprzętu bez konieczności zakupu nowych zapasów. Wirtualne zespoły mają jeden stały atut, którego poszukują firmy - jest nim talent. Jednak pracownikom tym może brakować niezbędnych narzędzi do wykonania projektu i to właściciel musi przygotować ich pod kątem wydajności. Może to stanowić wyzwanie dla obu stron i konieczne jest wyjście z sytuacji.
Równoważenie ograniczeń i szans
Jeśli masz do czynienia z indywidualnymi talentami technicznymi, być może będziesz musiał pójść o krok dalej i kupić im niezbędny sprzęt na wzajemnie uzgodnionych warunkach. Możesz zawrzeć w umowie klauzulę pożyczki, aby ułatwić zakup tych narzędzi na korzystniejszych warunkach spłaty.
Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz wpływać na specyfikacje tego, co kupują, pod kątem zgodności z Twoim systemem. Alternatywnie, jeśli okaże się to kosztowne, możesz zlecić firmie outsourcing usług technologicznych, które rekrutują i ułatwiają pracę takim pracownikom w centrach technologicznych. Wiąże się to również z zaletami usług zarządzania, które pozwalają skoncentrować się na innych aspektach działalności.
7. Wyzwania związane z odwracaniem uwagi
Niezależne wirtualne zespoły pracujące z wielu miejsc stają przed wyzwaniem, jakim jest rozproszenie uwagi, które wpływa na wydajność. Przyjaciele wpadający na rozmowę lub zabierający cię mogą zakłócić Twój harmonogram pracy.
Rodzina w domu lub hałas z zewnątrz mogą być ciągłym rozpraszaniem uwagi, co może wpływać na proces myślowy, wpływając na kreatywność. Stworzenie dobrej strony internetowej, oprogramowania lub jakichkolwiek produktów związanych z IT wymaga czasu i koncentracji oraz wymaga sprzyjającego środowiska.
Pomóż pracownikom radzić sobie z otoczeniem
Możesz chcieć dowiedzieć się, czy miejsce pracy przeznaczone dla Twojego talentu technicznego sprzyja wydajnej, terminowej i wysokiej jakości pracy. Porozmawiaj z potencjalnym pracownikiem zdalnym, aby uzgodnić oczekiwane standardy i wytyczne dotyczące projektu.
Jeśli wyrazi zaniepokojenie stosownością swojego środowiska pracy, przedyskutuj, jak najlepiej pomóc ze względu na wydajność.
Przekonaj talent technologiczny, że pomimo pracy zdalnej musi poważnie potraktować projekt, przestrzegając dyscypliny, jak w biurze. Wyznaczone przez Ciebie standardy muszą być zaprojektowane tak, aby wymusić dyscyplinę podczas pracy nad projektem.
Wniosek
Praca zdalna nie jest przypadkową, swobodną formą pracy, jak wielu może przyjąć, ale poważnym zawodem o wysokich talentach. Niesie ze sobą w równym stopniu dużą odpowiedzialność, jak i stres. Zarządzanie czasem i samodyscyplina są bardzo ważne dla osoby aspirującej do pracy w wirtualnych zespołach i decydujące o sukcesie lub porażce.
Tiffany Harper
Autor gościnny